راهکارهایی برای دیجیتالی کردن فرآیندهای تصمیم‌گیری و امضای مدارک در سازمان

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

در عصر اطلاعات و فناوری، تحول دیجیتال یک گام ضروری برای سازمان‌ها در مسیر پیشرفت و نوآوری است که می‌تواند به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت خدمات منجر شود زیرا با استفاده از ابزارها و فناوری‌های نوین، سازمان‌ها می‌توانند به سرعت به نیازهای متغیر بازار پاسخ دهند و در عین حال امنیت فرآیندهای خود را حفظ کنند. هدف از اجرای پروژه‌های اتوماسیون در سازمان‌ها نیز، به جریان انداختن و بهبود فرایندهای سازمانی در بستر فناوری است. در این راستا، یکی از مهم‌ترین مراحل در هر فرآیند سازمانی، تصمیم گیری، تأیید و امضای اسناد و مدارک است که به دو شیوه‌ سنتی و الکترونیکی انجام می‌گردد.

در این مقاله از فراگستر، به بررسی جنبه‌های مختلف تحول دیجیتال و تأثیر آن بر فرآیندهای سازمانی خواهیم پرداخت و سپس راهکارهایی را که اتوماسیون فراگستر برای دیجیتالی نمودن یکی از پرتکرارترین فرایندهای جاری در سازمان‌ها یعنی تأیید و امضای اسناد، ارائه داده است، بیان می‌کنیم.

دیجیتالی نمودن فرآیندها یا تحول دیجیتال چیست؟

دیجیتالی کردن فرآیندها یا تحول دیجیتال به معنای استفاده از فناوری‌های نوین دیجیتال برای بهبود و تغییر اساسی در نحوه انجام کارها و فرآیندها در یک سازمان یا کسب ‌وکار است.

این تغییرات برای سازمان‌هایی که به سمت دیجیتالی نمودن فرآیندها حرکت نموده‌اند، می‌تواند شامل دستاوردهای ذیل باشد:

• بهبود فرآیندهای موجود: با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، فرآیندهای سنتی و دستی به فرآیندهای خودکار و کارآمدتر تبدیل می‌شوند. به عنوان مثال، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها برای مدیریت ارتباط افراد سازمان با یکدیگر و همچنین کاتالیزه نمودن ارتباط کاربران سازمان با مشتریان یا سایر ذینفعان سازمان به جای روش‌های سنتی ثبت و ارسال اطلاعات.
• ایجاد مدل‌های کسب‌وکار جدید: فناوری‌های دیجیتال امکان ایجاد محصولات و خدمات جدید و همچنین ارائه آنها به روش‌های نوین را فراهم می‌کنند. به عنوان مثال، ارائه خدمات آنلاین به جای مراجعه حضوری به سازمان.
• بهبود تجربه مشتری: با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، سازمان‌ها می‌توانند تجربه بهتری را برای مشتریان خود فراهم کنند. به عنوان مثال، ارائه خدمات پشتیبانی آنلاین 24*7.
• افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها: با دیجیتالی سازی فرآیندها و استفاده از فناوری‌های دیجیتال، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش و هزینه‌های خود را کاهش دهند.
• ایجاد نوآوری: تحول دیجیتال، بستری را برای نوآوری و ایجاد ایده‌های جدید فراهم می‌کند.

به طور خلاصه، تحول دیجیتال به معنای استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای ایجاد تغییرات بنیادی در نحوه عملکرد یک سازمان و ارائه ارزش بیشتر به مشتریان است.

مؤلفه‌های کلیدی دیجیتالی نمودن فرآیندها

• بهره برداری از فناوری: استفاده از فناوری‌های نوین مانند سیستم‌های اطلاعاتی، امضای دیجیتال، اینترنت، رایانش ابری، داده‌های بزرگ و ….
• شناخت فرآیندها: بررسی و شناخت، بازنگری و بهبود فرآیندهای موجود.
• نیروی انسانی: آموزش و توانمندسازی کارکنان برای استفاده از فناوری‌های جدید.
• فرهنگ سازمانی: ایجاد فرهنگ سازمانی که از نوآوری و تغییر استقبال کند با استفاده از آموزش و معرفی روش‌های جاری در دنیای امروز.

مزایای دیجیتالی نمودن فرآیندها

• افزایش سرعت و کارایی: دیجیتالی سازی فرآیندها باعث افزایش سرعت و کارایی در انجام کارها می‌شود.
• کاهش هزینه‌ها: با بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش استفاده از منابع فیزیکی، هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
• بهبود تصمیم‌گیری: دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز، امکان تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر را فراهم می‌کند.
• افزایش رضایت مشتری: ارائه خدمات بهتر و شخصی‌سازی‌شده، باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود.
• رقابت‌پذیری بیشتر: در بازار رقابتی امروز، سازمان‌هایی که از تحول دیجیتال بهره می‌برند، جایگاه بهتری خواهند داشت.

مورد کاوی یک نمونه دیجیتالی نمودن فرآیندها

امضا اسناد سازمانی یکی از پرتکرارترین فرایندهای جاری در سازمان‌های مختلف می‌باشد، فرآیند امضای اسناد به معنای اعلام موافقت و پذیرش مفاد سند توسط فرد یا افراد ذینفع است. این فرایند نشان می‌دهد که امضاکننده، محتوای سند را مطالعه کرده و با آن موافق است و مسئولیت‌های ناشی از آن را می‌پذیرد.

فرایند امضای اسناد به طور کلی به دو دسته سنتی (فیزیکی) و امضای الکترونیکی تقسیم می‌شود. در هر دو حالت، هدف اصلی، تأیید هویت امضاکننده و تأیید محتوای سند است. در اینجا به توضیح هر دو فرایند می‌پردازیم:

فرایند امضای سنتی (فیزیکی):

این روش، روشی قدیمی و رایج است که شامل مراحل زیر می‌شود:

• تهیه سند: ابتدا سند مورد نظر به صورت فیزیکی (روی کاغذ) تهیه و چاپ می‌شود.
• مطالعه سند: طرفین قرارداد یا افراد ذینفع، سند را به دقت مطالعه می‌کنند تا از مفاد آن آگاه شوند.
• امضا:  فرد یا افراد ذینفع، سند را با دستخط خود امضا می‌کنند. معمولاً در انتهای سند محلی برای امضا در نظر گرفته می‌شود.
• گواهی امضا (در صورت لزوم): در برخی موارد، برای افزایش اعتبار سند، امضا توسط دفاتر اسناد رسمی یا مراجع قانونی دیگر گواهی می‌شود. این کار با حضور فرد امضاکننده در دفترخانه و تطبیق هویت او انجام می‌شود.
• نگهداری سند: سند امضا شده به صورت فیزیکی، بایگانی و نگهداری می‌شود.

فرایند امضای الکترونیکی:

این روش نوین، با استفاده از فناوری‌های دیجیتال، امکان امضای اسناد را به صورت الکترونیکی فراهم می‌کند. فرایند کلی به شرح زیر است:

• تهیه سند الکترونیکی: سند مورد نظر به صورت دیجیتالی (مانند فایل PDF) تهیه می‌شود.
• استفاده از نرم‌افزار یا پلتفرم امضای الکترونیکی: سند در یک نرم‌افزار یا پلتفرم مخصوص امضای الکترونیکی بارگذاری می‌شود.
• احراز هویت: فرد امضاکننده با استفاده از روش‌های مختلف مانند رمز عبور، کارت هوشمند، اثر انگشت یا سایر روش‌های بیومتریک، هویت خود را احراز می‌کند.
• امضای الکترونیکی: فرد با استفاده از ابزارهای موجود در نرم‌افزار، سند را به صورت الکترونیکی امضا می‌کند. این امضا می‌تواند به صورت یک تصویر از امضای دستخط، یک کد دیجیتال یا سایر فرمت‌های الکترونیکی باشد.
• تأیید امضا: سیستم به طور خودکار، صحت و اعتبار امضای الکترونیکی را بررسی و تأیید می‌کند.
• ذخیره و نگهداری سند: سند امضا شده به صورت الکترونیکی ذخیره و نگهداری می‌شود.

انواع امضای الکترونیکی:

امضای الکترونیکی انواع مختلفی دارد که بر اساس سطح امنیت و اعتبار آنها دسته‌بندی می‌شوند:

• امضای الکترونیکی ساده: ساده‌ترین نوع امضا است که می‌تواند شامل نام، تصویر امضا یا یک علامت باشد. این نوع امضا از امنیت بالایی برخوردار نیست.

• امضای الکترونیکی پیشرفته: از امنیت بالاتری نسبت به امضای ساده برخوردار است و معمولاً با استفاده از گواهی‌های دیجیتال و زیرساخت کلید عمومی (PKI) ایجاد می‌شود.

• امضای الکترونیکی تأییدشده (مورد تأیید): بالاترین سطح امنیت را دارد و توسط یک مرجع مورد اعتماد (مانند مراکز صدور گواهی دیجیتال) تأیید می‌شود. این نوع امضا از نظر قانونی معادل امضای دستخط در نظر گرفته می‌شود.

مزایای امضای الکترونیکی نسبت به امضای سنتی:

• سرعت و کارایی: امضای الکترونیکی بسیار سریع‌تر از امضای سنتی است و نیازی به جابجایی فیزیکی اسناد نیست.
• کاهش هزینه‌ها: هزینه‌های مربوط به چاپ، کاغذ، ارسال و بایگانی اسناد کاهش می‌یابد.
• امنیت بیشتر: امضای الکترونیکی با استفاده از رمزنگاری و فناوری‌های امنیتی، از جعل و تقلب جلوگیری می‌کند.
• دسترسی آسان: اسناد امضا شده به راحتی قابل دسترسی و مدیریت هستند.
• سازگاری با محیط زیست: با کاهش مصرف کاغذ، به حفظ محیط زیست کمک می‌شود.

در نهایت، انتخاب روش امضا (سنتی یا الکترونیکی) بستگی به نوع سند، الزامات قانونی و توافق طرفین دارد. با این حال، با پیشرفت فناوری و افزایش استفاده از ابزارهای دیجیتال، امضای الکترونیکی به تدریج جایگزین روش سنتی می‌شود.

پیاده سازی آسان گردش اسناد حاوی چند امضا و استفاده از امضای الکترونیکی در اتوماسیون اداری فراگستر

در سازمان‌ها علاوه بر مکاتبات وارده یا صادره و همچنین مکاتبات فی مابین اعضای سازمان، اطلاعات دیگری نیز در گردش هستند که پیش‌نیاز امکان گردش آنها، لزوم وجود امکانی جهت تعریف نامحدودی از تاییدات و امضاها در مسیر گردش می‌باشد.

بعنوان مثال تصور کنید می‌خواهید یک صورتجلسه را در بستر اتوماسیون سازمان به گردش درآورید و صورتجلسه بین حاضرین در جلسه به گردش درآمده و امضا شود یا اینکه می‌خواهید یک قرارداد یا تفاهم نامه‌ای را در سیستم بین افراد مختلف به جریان بیندازید و ایشان حسب تعریف جایگاه سازمانی و اولویت نسبت به درج نظر، تایید و یا امضای خود بر روی آن اقدام نمایند.

اتوماسیون اداری فراگستر به شما کمک می‌کند به راحتی  اسنادی مانند قراردادها و یا صورتجلسه‌هایتان را با امکان تعریف نامحدود تاییدها و امضاها بصورت امن و سریع در سازمان به گردش درآورید.

از امکانات اتوماسیون اداری فراگستر در این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:

اخذ نامحدود تایید و یا امضا از کاربران در هنگام گردش اسناد

بوسیله این قابلیت می‌توانید برای مستنداتی مانند صورتجلسه، قالب را با امضای نامحدود (از آنجایی که تعداد حاضرین در جلسه متغیر بوده و ما نمی‎خواهیم قالب‌های تکراری تعریف کنیم) تعریف و مسیر اخذ تاییدات و امضاها را تعیین نمایید.

تعریف مسیر و الگوی پیش فرض اخذ تاییدات و امضاهای کاربرها در قالب سند

علاوه بر امکان اخذ نامحدود امضا از کاربران، مسیر و الگوی اخذ تاییدات و امضاهای کاربران نیز قابل تعریف است و سیستم بر اساس آن الگو، نسبت به اخذ و درج تاییدات و امضاها، مستندات را به گردش درمی‌آورد.

بوسیله این قابلیت به راحتی می‌توانید یک قالب، فرضا تحت عنوان روکش قرارداد در سیستم تعریف کنید و تعیین نمایید که فرضا این قالب 4 ایستگاه جهت تایید و امضا دارد که 2 تای اول آن جهت اخذ تاییدات کاربران مشخص شده باشد و 2 تای بعدی جهت امضا است.

پشتیبانی از امضای دیجیتال در هنگام امضا مدارک و اسناد

پشتیبانی از توکن سخت افزاری امضای دیجیتال در اتوماسیون اداری فراگستر، به کاربران این امکان را می‌دهد تا عملیات‌های اصلی در نرم‌افزار را با حفظ امنیت کامل اجرا نمایند به عنوان مثال امضا اسناد در اتوماسیون، صرفاً می‌تواند در صورت اتصال توکن سخت‌افزاری مجاز باشد که در این صورت احراز هویت کاربر امضا کننده بصورت دیجیتالی صورت می‌پذیرد و امکان هرگونه سوء استفاده و دسترسی غیر مجاز به امضا غیرممکن می‌گردد.

جمع‌بندی

در دنیای امروز، دیجیتالی کردن فرآیندها به‌عنوان یک راهکار کلیدی برای بهبود و تغییر اساسی در نحوه انجام کارها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. این تحول، با استفاده از فناوری‌های نوین، توانایی تبدیل فرآیندهای پیچیده و زمان‌بر به فرآیندهای کارآمد، امن و سریع را فراهم می‌آورد.

دیجیتالی کردن فرآیندهای تصمیم‌گیری و امضای مدارک و اسناد، به‌ویژه، گامی ضروری برای افزایش امنیت و بهبود عملکرد در سازمان‌ها به شمار می‌رود. در همین راستا، امضای الکترونیکی هم نقش بسزایی در تسهیل این فرآیندها ایفا می‌کند. با استفاده از امضای الکترونیکی، سازمان‌ها می‌توانند اسناد را به‌صورت آنلاین امضا کرده و از قابلیت‌های امنیتی پیشرفته‌ای مانند رمزنگاری و احراز هویت بهره‌مند شوند.

زیرسیستم تأییدهای نامحدود و چند امضایی در اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر، ابزاری مؤثر است که پیاده سازی آسان گردش اسناد حاوی چند امضا و استفاده از امضای الکترونیکی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کند تا قراردادها و صورتجلسات را به‌صورت امن‌تر و سریع‌تر به گردش درآورند و از مزایای دیجیتالی شدن فرآیندها بهره‌مند شوند.