بایگانی اسناد چیست؟ بررسی 6 مرحله پیاده سازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

حتما برای شما هم پیش آمده که به یک پیش‌فاکتور یا سندی مربوط به یکی از مشتریان قدیمی خود احتیاج پیدا کرده‌ باشید و نتوانید آن را پیدا کنید. علت این سردرگمی عدم استفاده از یک سیستم بایگانی مناسب است. حتما می‌پرسید سیستم بایگانی اسناد و مدارک چیست و چه راهکارهایی برای خودکارسازی آن وجود دارد؟ در این مقاله به تعریف بایگانی اسناد و دلایل اهمیت خودکارسازی آن خواهیم پرداخت.

راهکار اتوماسیون بایگانی اسناد که به آن سیستم مدیریت مستندات نیز گفته می‌شود، به سازمان شما برای محافظت از اسناد، اطمینان از رعایت قوانین و ساده‌سازی کارهای روزانه کمک می‌کند و امکان اجرای انواع بایگانی اسناد را برای شما فراهم می‌کند. بدون سیستم مدیریت مستندات، مجبور خواهید بود تا برای پیدا کردن یک گزارش مالی مربوط به چند سال قبل، در میان انبوهی از جعبه‌ها و در انباری که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرد، ساعت‌ها به جستجو بپردازید.

اگر چنین تجربه‌های ناخوشایندی داشته‌اید یا می‌خواهید از وقوع آنها جلوگیری کنید، به یک راهکار برای بایگانی اسناد در سازمان خود نیاز خواهید داشت. در این مقاله با استفاده از بهترین تجربیات موجود در این زمینه، به معرفی 6 مرحله جهت پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد در سازمان خواهیم پرداخت.

بایگانی اسناد و مدارک چیست؟

بایگانی اسناد و مدارک فرآیندی است که طی آن پرونده‌هایی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره می‌شوند. کلمه کلیدی در تعریف اسناد در اینجا “راکد” است، زیرا اسنادی بایگانی می‌شوند که ثابت بوده و تغییر نمی‌کنند. به عنوان مثال، زمانی که در حال عقد قرارداد با یک فروشنده هستید و چندین پیش‌نویس را تغییر داده و برای یکدیگر ارسال می‌کنید، با یک سند جاری سروکار دارید. اما به محض امضای قرارداد، یک سند دائمی و ثابت خواهید داشت.

تفاوت اسناد راکد و جاری، به درک تمایز میان “اسناد بایگانی شده” و “نسخه‌های پشتیبان” نیز کمک می‌کنند. اغلب مردم به اشتباه تصور می‌کنند که این 2 یک چیز هستند. درک تفاوت این 2 برای دانستن اینکه بایگانی اسناد و مدارک چیست، ضروری است.

اسناد بایگانی شده اسنادی هستند که تغییر نمی‌کنند، اما نسخه‌های پشتیبان (یا بک‌آپ‌ها) صرفا راهکاری برای ذخیره موقت اسناد هستند تا در صورت خراب یا گم‌شدن آنها، امکان بازیابی اطلاعات را برای مدیران سیستم فراهم کنند. نسخه‌های پشتیبان به صورت دوره‌ای، معمولا هر روز یا هر هفته، به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت شبکه یا وب‌سایت شما تغییر کرده و به‌روزرسانی می‌شوند. بنابراین، آگاهی از تفاوت بین پشتیبان‌گیری از اسناد و بایگانی آنها، در مدیریت اسناد کسب و کار ضروری است.

امکان بایگانی اسناد در اتوماسیون، به عنوان بخشی از خط مشی مدیریت محتوا در سازمان، مزایای زیادی برای شما به همراه خواهد داشت، از جمله آزادسازی منابع، کاهش هزینه‌ها و کمک به پیروی از قوانین و مقررات. در ادامه به معرفی 6 مرحله جهت پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد خواهیم پرداخت.

چرا به بایگانی اسناد و مدارک نیازمندیم؟

بایگانی اسناد و مدارک مزایای زیادی داشته و نقش مهمی در موفقیت یک سازمان دارند. اهمیت استفاده از یک سیستم متمرکز و ساختاریافته برای بایگانی اسناد نیز به دلیل برخی از همین مزایاست. به عنوان مثال بایگانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد و مدارک خود را بهتر حفظ کنند و میزان گم‌شدن اسناد را به حداقل می‌رساند، امنیت اسناد را بهبود می‌بخشد و در صورت وقوع یک دعوای حقوقی یا نیاز به حسابرسی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند مدارک قانونی و مستندات مربوطه را تهیه کنند.

علت دیگر اهمیت بایگانی اسناد، نیاز سازمان‌ها به انطباق با قوانین و مقررات دولتی است. سازمان‌ها برای انطباق با این قوانین و مستند ساختن سوابق و فعالیت‌های خود، مجبور به حفظ اسناد و مدارک می‌شوند. اما نگهداشتن این اسناد به شکل منظم و قابل استفاده، هزینه‌های زیادی برای جمع‌آوری، نگهداری، نیروی انسانی و غیره دارد. یک سیستم منظم بایگانی، به‌ویژه بایگانی دیجیتال، این هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد و با منظم نگه داشتن آنها، کارکنان را از صرف وقت روی آنها بی‌نیاز کرده و بهره‌وری آنها را افزایش می‌دهد.

بایگانی اسناد همچنین باعث آسان‌تر شدن دسترسی به داده‌ها می‌شود. زمانی که شما از یک سیستم منظم برای بایگانی استفاده نمی‌کنید، پیدا کردن هر سند (اعم از دیجیتالی یا کاغذی) در میان انبوه اسنادی که در سازمان شما تولید می‌شود کاری چالش‌برانگیز و زمان‌بر خواهد بود. بایگانی نه تنها دسترسی به اسناد را تسهیل می‌کند، بلکه از دیگر مزایای آن تجمیع آنهاست. در هر سازمان روزانه اسناد زیادی تولید می‌شوند که نیاز به مراقبت و نگهداری دارند. جمع‌آوری دستی و نامنظم تمامی این اسناد هزینه زیادی بر دوش سازمان شما خواهد گذاشت. سیستم‌های بایگانی راهی برای ادغام این داده‌ها هستند. برخی از نرم‌افزارهای بایگانی دیجیتال حتی به شما امکان می‌دهند این اسناد و داده‌های آنها را فشرده کنید تا هزینه ذخیره‌سازی آنها هم کمتر شود.

مراحل پیاده‌سازی سیستم مدیریت مستندات در سازمان

حال که دانستید بایگانی اسناد و مدارک چیست، نوبت آشنایی با نحوه پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت اسناد است. نرم افزار مدیریت اسناد به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شود و علاوه بر آرشیو اسناد، مدیریت دقیق آنها را ممکن می‌کند. پیاده‌سازی چنین سیستمی هزینه‌بر خواهد بود، اما مزایای ذکر شده برای این راهکار، به راحتی این هزینه را جبران می‌کند. در ادامه، به بررسی 6 مرحله ضروری جهت پیاده‌سازی سیستم بایگانی اسناد و مدارک خواهیم پرداخت:

مرحله اول: ارزیابی وضعیت اولیه

در مرحله اول باید مشخص کنید که سیستم فعلی جهت مدیریت و رسیدگی به اسناد کدام است. آیا این سیستم ثابت، موقت یا ترکیبی از این 2 است؟ این مساله در مورد تمامی مراحل نحوه تولید، دریافت، پردازش، ذخیره‌سازی و حذف اسناد اهمیت دارد.

شما همچنین باید اسناد موجود خود را فهرست کنید تا تعداد آنها مشخص شود. همچنین لازم است کلیه اسناد را بر اساس کارکرد آنها، مانند مالی، پرسنلی، بیمه، ارسالی و دریافتی و غیره طبقه بندی کنید.

مرحله دوم: مشخص کردن هدف از بایگانی

اهداف خود از بایگانی اسناد را به صراحت مشخص کنید. آیا می‌خواهید هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهید؟ آیا به دنبال رعایت قوانین مربوط به ثبت و امنیت داده‌ها هستید؟ آیا می‌خواهید باعث تسهیل فرآیندهای اداری روزانه شوید؟ آیا به دنبال دسترسی آسان‌تر به اسناد قدیمی از طریق بایگانی دیجیتالی اسناد هستید؟ یا صرفا می‌خواهید بهره‌وری کسب و کارتان را افزایش دهید؟ شما باید صراحتاً این موارد را اولویت‌بندی کنید تا در تلاش‌های بایگانی خود موفق باشید.

همچنین باید نقش‌های سازمانی مرتبط با سیستم بایگانی را مشخص کنید. چه کسی بر فرآیند ابتدایی بایگانی نظارت می‌کند و چه کسی آن را در آینده مدیریت خواهد کرد؟ از چه سطح مجوزهایی برای محدود کردن دسترسی به داده‌های بایگانی‌شده استفاده خواهید کرد؟ چگونه می‌توانید همکاری کارکنان را در استفاده از این سیستم افزایش دهید؟

مرحله سوم: تعیین زمان نگهداری اسناد

پس از اینکه اهداف بایگانی خود را شناسایی کرده و مشخص کردید که چه کسی این اهداف را اجرا و بر آنها نظارت می‌کند، باید زمان‌بندی نگهداری اسناد سازمانی خود را تعیین کنید. آنچه در مورد این زمان‌بندی قطعی است این است که شما باید کپی دائمی از اسنادی مانند گزارش‌ها و فعالیت‌های مالی سالانه داشته باشید، اما تقریبا هیچ سند دیگری بیش از 10 سال طول عمر ندارد.

با این وجود، یک برنامه زمان‌بندی استاندارد برای نگهداری تمامی اسناد سازمانی وجود ندارد. پیش از طراحی زمان‌بندی نگهداری اسناد در سازمان خود، باید در مورد قوانین و دستورالعمل‌های لازم‌الاجرای محلی، دولتی و یا مربوط به صنایع خاص، تحقیق کنید. این مساله به ویژه در مورد اسناد مالیاتی اهمیت بیشتری دارد.

بعد از اینکه این برنامه زمان‌بندی تعیین شد، باید تمام اسنادی را که نیازی به بایگانی ندارند یا هرگز به طور دائم ذخیره نمی‌شوند، مانند نامه‌های ناخواسته، کاتالوگ فروشندگان و کپی‌های تکراری را از بین ببرید.

مرحله چهارم: تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی

با دیجیتالی کردن تمام فایل‌های کاغذی، هزینه‌ها و فضای ذخیره سازی مورد نیاز را کاهش می‌دهید و مرتب‌سازی و سهولت دسترسی به آنها را نیز بهبود می‌بخشید. در صورت تمایل می‌توانید فایل‌های کاغذی برخی از اسناد را نگه دارید، اما برای حفظ امنیت آنها، حتما یک نسخه دیجیتالی از آنها تهیه کنید. در این مرحله، استفاده از خدمات تخصصی شرکت‌های دیگر، حداقل برای تنظیم ابتدایی سیستم بایگانی شما، بسیار نتیجه‌بخش‌تر از اتکا به کارکنان خودتان خواهد بود.

همچنین توصیه می‌شود که برای تضمین دسترسی راحت به این پرونده‌ها در آینده، آنها را در فرمت‌های فایل باز مانند PDF  ذخیره کنید. اگر فایل‌ها را در فرمت‌های اختصاصی ذخیره کنید، ممکن است در آینده نتوانید از آنها به راحتی استفاده کنید. همچنین به یاد داشته باشید که برای هر فایل دیجیتالی، از فراداده (یا Metadata) برای راحت‌تر کردن کسب اطلاعات درباره محتویات آن استفاده کنید. فراداده با داشتن اطلاعاتی مانند عنوان سند، نویسنده، توضیحات مختصر، کلمات کلیدی و موارد دیگر به سازماندهی فایل‌ها و ساده‌تر شدن دسترسی بعدی به آنها کمک می‌کند.

مرحله پنجم: انتخاب روش و ابزار ذخیره‌سازی

امن‌ترین روش برای بایگانی اسناد، داشتن یک نسخه فیزیکی در خارج از محل سازمان و یا ذخیره اطلاعات آنها به صورت الکترونیکی به کمک شرکت‎‌های تامین‌کننده این خدمات است. این تاسیسات در برابر حوادث متعدد انسانی و طبیعی از جمله دسترسی غیرمجاز، سرقت، سیل و زلزله محافظت می‌شوند. استفاده از یک آرشیو امن نسبت به بایگانی در محل دفتر شرکت، روش بهتری برای نگهداری طولانی مدت از اسناد شماست.

ذخیره اطلاعات الکترونیکی با سه روش ذخیره‌سازی اصلی ممکن است: هارد دیسک، نوار و ابری. هر کدام از این ابزارهای ذخیره‌سازی، مزایا و معایب خود را دارند که مربوط به یکپارچگی، امنیت و سهولت دسترسی به آنها توسط نرم افزارهای مدیریت اسناد است.

مرحله ششم: ارزیابی عملکرد سیستم بایگانی

نگهداری و بایگانی اسناد یک فرایند مداوم است. بنابراین باید هر سال رویه‌های مربوط به بایگانی در سازمان خود را به عنوان بخشی از خط مشی کلی خود در مدیریت محتوای سازمانی، مجددا ارزیابی کنید تا از کیفیت آنها اطمینان حاصل کنید و در صورت لزوم بتوانید تغییرات لازم را اعمال کنید.

برای نگهداری و بایگانی موثر اسناد، همکاری همه کارکنان ضرورت دارد. بنابراین توصیه می‌شود برای افزایش مشارکت آنها از استراتژی‌های ارتباطی مانند آمورش خط‌‌مشی سازمان در هنگام استخدام کارکنان و دوره‌های آموزشی سالانه استفاده کنید.

همچنین لازم است تا به صورت دوره‌ای مجوزهای دسترسی و یکپارچگی و سلامت اسناد بایگانی شده خود را بازبینی و بررسی کنید. بدترین اتفاقی که می‌تواند بیفتد این است که به یک سند برای یک پرونده حقوقی یا برای حسابرسی مالیاتی و امثال اینها احتیاج داشته باشید، اما به خاطر مشکل در ذخیره و بایگانی، نتوانید به آن دسترسی پیدا کنید.

کلام آخر

حال که دانستید بایگانی اسناد و مدارک چیست و استفاده از راهکارهای مدیریت اسناد در سازمان چه مزایایی دارد، برای راه‌اندازی سیستم مدیریت مستندات خود، وقت را هدر ندهید! مدیریت مستندات بسیار شبیه بیمه است. خوب نیست منتظر بمانید تا بحرانی رخ دهد و متوجه شوید که به بیمه نیاز داشتید. همین موضوع در مورد سیستم‌های مدیریت اسناد و بایگانی در سازمان‌ها نیز صدق می‌کند.

بنابراین لازم است تا خط مشی مدیریت اسناد دیجیتالی خود را تدوین و اجرا کنید. به این ترتیب نه تنها پرونده‌های بایگانی شده شما به طور ایمن ذخیره می‌شوند، بلکه هزینه‌ها را کاهش می‌دهید، خواهید توانست مقررات را بهتر رعایت کنید و به اطلاعات قدیمی دسترسی آسان‌تری خواهید داشت. یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

سوالات متداول مشتریان

۱- بایگانی اسناد و مدارک یعنی چه؟

بایگانی اسناد و مدارک فرآیندی است که طی آن پرونده‌ها، اسناد و مدارکی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره می‌شوند.

۲- چرا به بایگانی اسناد و مدارک نیاز داریم؟

زیرا بایگانی اسناد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد و مدارک خود را بهتر و با ایمنی بیشتری حفظ کنند، به آنها راحت‌تر و سریع‌تر دسترسی داشته باشند و هزینه کمتری برای نگهداری آنها پرداخت کنند.

۳- مراحل پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی کدام است؟

پیاده‌سازی یک سیستم بایگانی 6 مرحله اصلی دارد که عبارتند از: ارزیابی وضعیت اولیه، مشخص کردن اهداف بایگانی، تعیین زمان نگهداری اسناد، دیجیتالی‌سازی اسناد، انتخاب روش و ابزار ذخیره‌سازی و ارزیابی دوره‌ای عملکرد سیستم بایگانی.