یکی از قابلیت‌های هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما اجازه می‌دهد تا با تعریف یک سری قوانین، بتوانید نامه‌ها و ارجاعات دریافتی در کارتابل خود را به طور خودکار و هوشمند تقسیم‌بندی کنید. در این مقاله به شما نحوه تعیین این قوانین را به صورت قدم به قدم نشان می‌دهیم.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام می‌شود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.
آیا دنبال این هستید که ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار می‌دهیم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمان‌های بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام می‌شود. این سازمان‌ها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، می‌توانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
هر کسب و کاری دارای یک چارت یا ساختار سازمانی است که در آن نقش‌های مختلف کارکنان تعریف می‌شود. این سوال برای بسیاری از کاربران و مشتریان فراگستر وجود دارد که تعریف این نقش‌ها در اتوماسیون اداری چگونه انجام می‌شود. مسلما اولین پیش‌نیاز برای انجام این کار، داشتن یک چارت سازمانی است. اتوماسیون فراگستر به شما اجازه می‌دهد که چارت سازمان خود را در سامانه تعریف کرده و نقش‌های مختلف کارکنان و افرادی که این نقش‌ها را برعهده می‌گیرند، مشخص کنید. به علاوه در اتوماسیون فراگستر، شما می‌توانید برای هر یک از کاربران چندین نقش یا سمت سازمانی تعریف کنید.
با رواج بیشتر تجارت الکترونیک به صورت آنلاین، بسیاری از قراردادها و تراکنش‌هایی که قبلاً روی کاغذ امضاء و به صورت فیزیکی تحویل داده می‌شدند، حالا با اسناد و گردش کارهای کاملاً دیجیتال جایگزین شده‌اند. با این حال، اسناد دیجیتال نیز از خطر دزدی یا دستکاری اطلاعات در امان نیستند. برای کاهش خطر این نوع سوءاستفاده‌ها، کسب‌وکارها به ابزارهایی نیاز دارند که بتواند اصالت و ایمنی اسناد، داده‌ها و ارتباطات حیاتی خود را تأیید و فرستنده آنها را احراز هویت کنند. ابزار رایجی که برای این منظور استفاده می‌شود، امضای دیجیتال است. در این مقاله با تعریف امضای دیجیتال و کاربردهای آن آشنا خواهید شد.
اتوماسیون اداری فراگستر با امکان ثبت خودکار و مشاهده ایمیل‌های دریافتی در کارتابل اتوماسیون به کاربران امکان می‌دهد تا بتوانند ایمیل‌های خود را در کنار سایر نامه‌ها و فعالیت‌های خود، از داخل کارتابل پیگیری کنند.
یکی از قابلیت های خوب و کاربردی اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان ایجاد نامه مشابه از روی یک نامه قدیمی است. اما اگر بخواهید نامه مشابه خود را در یک قالب و سربرگ متفاوت بسازید، چطور؟ نسخه 7 اتوماسیون کسب و کار فراگستر، این قابلیت را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با همراه باشید.
یکی از قابلیت‌های خوب اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما امکان می‌دهد تا بتوانید متن ارجاع‌های دریافتی خود را ذیل ردیف نامه در کارتابل خود و بدون نیاز به باز کردن هر نامه مشاهده کنید.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمان‌ها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
