گاهی پیش می آید که برای ارجاع مکاتبات، نیاز داریم تا سطوح دسترسی به ارجاعات و بخشهای مختلف نامه را تغییر دهیم؛ به عنوان مثال کاری کنیم که فرد گیرنده ارجاعات قبلی را مشاهده نکند و یا مثلا به پیوستها یا نامههای مرتبط دسترسی نداشته باشد. اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت دسترسی به ارجاع نامه و مشخصات آن، امکانات مختلفی را فراهم کرده، و در این مقاله به معرفی آنها و نحوه استفاده از این قابلیتها میپردازیم.
خرید و پیادهسازی اتوماسیون اداری، فرایندی مهم و حیاتی برای سازمانها و کسب و کارها محسوب میگردد؛ در همین راستا دریافت اطلاعات کافی و شناخت کامل قابلیتها و ویژگیهای اتوماسیون اداری نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. شرکت فراگستر قبل از فروش و پیادهسازی اتوماسیون اداری، جلسات مشاوره رایگان برگزار میکند که در آن علاوه بر معرفی قابلیتها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر، نیازهای سازمانها و کسب و کارها نیز شناسایی میشود و مشتریان نیز میتوانند تمامی سوالات، ابهامات و نیازهای خود را در این جلسات بیان کنند.
در ادامه این مقاله که نتیجه بررسی بیش از ۳۰۰۰ سوال مشتریان در جلسات دمو است، ۲۰ سوال متداول و مهمی که مشتریان قبل از خرید اتوماسیون اداری از تیم فروش و پشتیبانی میپرسند را برای شما جمعآوری کردهایم، تا علاوه بر افزایش دانش و آگاهی پیرامون اتوماسیون اداری فراگستر، دید بهتر و کاملتری نسبت به سوالاتی که باید در جلسه مشاوره و دموی رایگان پرسیده شوند، به دست بیاورید.
صورتجلسات اداری جزو آن دسته از اسناد و مکاتبات اداریاند که نیازمند گردش در سازمان و اخذ تاییدات و امضاهای لازم هستند، اما به دلیل ماهیتی که دارند نمیتوان برای آنها الگوی مسیر امضای مشخص و یا تعداد محدودی امضا یا تاییدات مشخص کرد؛ زیرا در هر جلسه افراد شرکتکننده و تعداد آنها متغیر است و صورتجلسات نیز باید متناسب با شرکتکنندگان در سازمان به گردش در بیایند و امضاها و تاییدات لازم را دریافت نمایند. اتوماسیون اداری فراگستر به منظور مقابله با این چالش، قابلیت اخذ تاییدات و امضاهای نامحدود را در اختیار سازمانها و کسب و کارها گذاشته است، تا به سادگی صورتجلسات خود را بدون الگوی مسیر امضای ثابت در سازمان به گردش در بیاورند. در این مقاله نحوه گردش صورتجلسات اداری در اتوماسیون اداری فراگستر و اخذ تاییدات و امضاهای نامحدود را باهم بررسی خواهیم کرد.
جستجو و دسترسی سریع به مکاتبات و مستندات در اتوماسیون اداری، یکی از نقاط قوت و همچنین عوامل تاثیرگذار در افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد اعضای سازمان محسوب میگردد؛ هر کدام از سامانههای اتوماسیون اداری از سیستمها و الگوریتمهای مختلفی برای توسعه قابلیت “جستجو در اتوماسیون اداری” استفاده میکنند. سرعت و دقت دو عامل مهم و حیاتی در جستجو مکاتبات و مستندات هستند و توسعه سیستمهای جستجو برای ارائه نتایج دقیق در کمترین زمان ممکن، یکی از اهداف شرکتهای توسعهدهنده اتوماسیون اداری است.
اتوماسیون اداری فراگستر در راستای افزایش رضایت کاربران و بهبود تجربه کاربری، روشهای مختلفی را برای جستجو در اتوماسیون اداری فراهم کرده است؛ در این مقاله قصد داریم تا انواع روشها و ترفندها برای جستجو در اتوماسیون فراگستر را باهم بررسی کنیم.
سازمانها و کسب و کارها از فرایندهای بسیار متنوعی برخوردار هستند، که هر کدام از آنها اهداف و کاربرد خود را دارند؛ یکی از فرایندهای اساسی و بسیار پرکاربرد در سازمان ها و کسب و کارها، فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری در واحدها و بخشهای سازمانی است. فرایند گردش اسناد و مکاتبات اداری به زبان ساده یعنی به جریان انداختن نامهها، مستندات و مکاتبات در بخشهای مختلف سازمان و رسیدگی به آنها؛ وجود این فرایند و مدیریت و خودکارسازی آن، اهمیت بسیار بالایی در سازمان دارد، زیرا گردش اسناد و مکاتبات اداری، نقش بسیار مهمی در مدیریت مکاتبات و اسناد، توزیع و گردش آنها در سازمان و همچنین بهبود مدیریت ارتباطات درون سازمانی دارد. فرایند گردش اسناد از مراحل مختلفی تشکیل شده و مزایای متنوعی نیز به همراه دارد، که در ادامه به بررسی آنها میپردازیم.
یکی از مشکلات و دغدغههایی که سازمانها و کسب و کارها هنگام استفاده از اتوماسیون اداری با آن مواجه هستند، عدم امکان جستجو و سرچ متون در نامهها و اسناد تصویری است؛ اسناد، مدارک و نامههایی که به صورت اسکن شده و تصویری در اتوماسیون اداری به گردش در میآیند، امکان جستجوی متن آنها وجود ندارد، زیرا سیستم قادر به تشخیص حروف و کلمات موجود در تصویر نیست، اما اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن فناوری OCR فارسی این مشکل را بر طرف کرده است. در ادامه این مقاله علاوه بر بررسی امکان سرچ در متون اسناد به وسیله OCR فراگستر، به بررسی مفهوم OCR نیز میپردازیم؛ با ما همراه باشید.
یک شرکت ارائهدهنده نرمافزار اتوماسیون اداری باید بر حسب شرایط خاص و نیاز مشتری بتواند از راههای مختلف او را پشتیبانی نماید و خدمات موردنیاز را در زمان مناسب به مشتری ارائه کند. در واقع خرید یک نرمافزار پایان پروسه قرارداد شما با این شرکت نیست. بلکه خود آغاز مسیری است که بعد از آن تعامل و همکاری شما با این شرکت افزایش یافته و بسیاری از نکات و موارد غیرقابل پیشبینی شما را به سمت کمک گرفتن از شرکت ارائهدهنده نرمافزار اتوماسیون اداری خواهد برد.
بسیاری از سازمان ها علاقهمندند تا درخواستهای روتین سازمانیشان از جمله درخواست مرخصی، درخواست ماموریت و … به جای این که به صورت مکاتبهای و کاغذی پیگیری گردد، از طریق فرمهای الکترونیکی و در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری به گردش درآید و این فرآیند در کمترین زمان ممکن انجام گیرد.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.