در اتوماسیون کسب و کار فراگستر، به سادگی امکان طراحی و پیاده سازی فرمهای الکترونیکی متنوعی از جمله فرم نظرسنجی و فرم آزمون و … فراهم شده است. این فرم‌ها که ماهیت گردآوری داده دارند، بدون نیاز به گردش فرم در کارتابل کاربران، بصورت مستقل و خارج از محیط نامه، از طریق ویجتی در میز کار اتوماسیون، در اختیار کاربران قرار می‌گیرند.
بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهایی که قصد پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر را دارند، پیش از آن از سیستم‌ها و سامانه‌های دیگری استفاده می‌کردند و هنگام مهاجرت به سامانه اتوماسیون فراگستر، نیاز دارند اطلاعات و داده‌های قدیمی به سیستم جدید منتقل شوند؛ فرایند تبدیل و انتقال داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های قدیمی به سیستم‌های جدید، کانورت Convert نام دارد. این فرایند موجب افزایش سرعت در پیاده‌سازی نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین حفظ اطلاعات و سوابق سیستم قدیمی در سامانه جدید می‌گردد؛ در صورت نیاز به فرایند Convert، اطلاعات قبلی به فرمت‌های قابل شناسایی در اتوماسیون اداری فراگستر تبدیل شده و سپس به پایگاه داده جدید این سامانه منتقل می‌گردند.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری در راستای تداوم فرایندها و افزایش سرعت رسیدگی به پاسخگویی نامه‌ها و مکاتبات، امکان تعیین جانشینی در اتوماسیون اداری است؛ با استفاده از این قابلیت، افرادی که در سازمان غایب هستند و یا قادر به انجام وظایف خود نیستند، به صورت موقت و یا دائم، کاربر یا کاربران دیگری را به عنوان جانشین انتخاب می‌کنند تا خللی در اجرای فرایندها و رسیدگی به مکاتبات و درخواست‌ها صورت نگیرد. در این مقاله ضمن تعریف مفهوم جانشینی در اتوماسیون اداری، نحوه انجام این کار و استفاده از این قابلیت را نیز در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر آموزش می‌دهیم.
مدیریت و گردش قراردادها در سازمان یکی از قابلیت‌های بسیار کاربردی در اتوماسیون اداری محسوب می‌شود؛ قراردادها با توجه به ماهیتی که دارند، نیازمند الگوی مسیر امضای مشخص و گیرندگان و امضاکنندگان ثابتی هستند، تا بر اساس این الگو متناسب با ترتیبی که برای آن تعریف شده در سازمان به گردش در بیایند و تاییدات و امضاهای لازم را دریافت نمایند. اتوماسیون اداری فراگستر با استفاده از زیرسیستم چندامضایی، امکان تعریف الگوی مسیر امضا و گردش قراردادها و مکاتبات بر اساس مسیر تعریف شده را فراهم کرده است و دیگر نیازی به ارسال دستی قراردادها و اخذ امضا نیست و فرایند گردش و تایید قراردادها به صورت الکترونیکی و تسهیل شده صورت می‌گیرد. در این مقاله قصد داریم تا نحوه تعریف الگوی مسیر امضا و گردش قرارداد ها در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر را باهم بررسی کنیم.
در بسیاری از سازمان‌ها زمانی که ارباب رجوع برای ملاقات با یک فرد یا حضور در یک واحد به سازمان مراجعه می‌کند، واحد حراست یا نگهبانی، یک فرم در قالب برگه کاغذی پر می‌کند که در آن مشخصات ارباب رجوع نوشته شده و در هنگام خروج از سازمان نیز آن برگه با امضا فرد ملاقات شونده از ارباب رجوع دریافت می‌شود. استفاده از برگه‌های کاغذی می‌تواند منجر به بی‌نظمی و آشفتگی در روند کنترل تردد مراجعین شود و زمان زیادی از آن‌ها بگیرد.
فرم مدیریت کنترل تردد مراجعین در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان اتوماسیون کسب و کار فراگستر انتخاب مناسب و هوشمندانه‌ای برای آن دست از سازمان‌هاییست که تمایل دارند درخواست ورود مراجعین به سازمان و ملاقات با افراد یا حضور در واحد های سازمانی را بصورت کاملاً مکانیزه اجرا نمایند.
نرمافزار فرمساز سازمانی فراگستر ابزاری قدرتمند برای ایجاد انواع فرمهای آنلاین است که کاربران با استفاده از آن می‌توانند با حداقل آگاهی از مفاهیم برنامه نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop انواع فرمهای مرتبط با کسب و کارشان را طراحی کنند. علاوه بر آن، بمنظور بهره برداری سریعتر و آسانتر از فرمساز سازمانی فراگستر، 12 نمونه فرم آماده در اختیار سازمان‌های بهره‌بردار است که کاربران می‌توانند از این فرمهای نمونه به عنوان پایه ای برای ایجاد فرمهای خود استفاده کنند و آن‌ها را مطابق نیازهای خاص سازمان خود، ویرایش و سفارشی‌سازی کنند.
یکی از قابلیت‌های بسیار مهم در نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری مکاتبـات و درخواست‌ها در سازمان است؛ انواع مختلفی از نامه‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها به گردش در می‌آیند، اما برخی از آن‌ها بیشتر از بقیه نیاز به پیگیری دارند، مانند نامه‌های اقدامی. روش‌های مختلفی برای پیگیری نامه های اقدامی و مشاهده فعالیت‌های صورت گرفته بر روی آن‌ها در اتوماسیون اداری وجود دارد و در این مقاله قصد داریم تا نحوه پیگیری این دسته از نامه‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر را به شما آموزش دهیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
گاهی پیش می آید که برای ارجاع مکاتبات، نیاز داریم تا سطوح دسترسی به ارجاعات و بخش‌های مختلف نامه را تغییر دهیم؛ به عنوان مثال کاری کنیم که فرد گیرنده ارجاعات قبلی را مشاهده نکند و یا مثلا به پیوست‌ها یا نامه‌های مرتبط دسترسی نداشته باشد. اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت دسترسی به ارجاع نامه و مشخصات آن، امکانات مختلفی را فراهم کرده، و در این مقاله به معرفی آن‌ها و نحوه استفاده از این قابلیت‌ها می‌پردازیم.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمان‌ها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
