پاراف اصطلاحی است مربوط به نامه اداری که در ادارات و سازمان‌های ایرانی زیاد میشنویم. پاراف کردن نامه‌ها هم در مکاتبات کاغذی و هم در نامه‌های الکترونیکی کاربرد دارد. اما آیا می‌دانید پاراف کردن به چه معناست و نحوه انجام آن در اتوماسیون اداری چگونه است؟
گاهی ممکن هست بخواهید نامه یا ارجاعی را به صورت مخفیانه و به دور از دید دیگران برای مخاطبان خود ارسال کنید. در این حالت سامانه ای که از آن استفاده می‌کنید باید از مکاتبات دارای طبقه بندی (در سطوح عادی، محرمانه، سری و …) پشتیبانی کند. سامانه اتوماسیون مکاتبات فراگستر با پشتیبانی از طبقه‌بندی اسناد محرمانه، قابلیت ارجاع محرمانه را برای شما بوجود می‌آورد. در این مقاله در مورد نحوه استفاده از قابلیت ارجاع محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر و نکات مربوط به آن صحبت می‌کنیم.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامه‌ای، آن نامه بصورت خودکار در پرونده‌ای که مشخص می‌کنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند.
گاهی وقت‌ها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
یکی از قابلیت‌های هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر این است که به شما اجازه می‌دهد تا با تعریف یک سری قوانین، بتوانید نامه‌ها و ارجاعات دریافتی در کارتابل خود را به طور خودکار و هوشمند تقسیم‌بندی کنید. در این مقاله به شما نحوه تعیین این قوانین را به صورت قدم به قدم نشان می‌دهیم.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام می‌شود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.
یکی از انواع نامه‌های مرسوم اداری، معرفی نامه است. اگر تا به حال برای انجام یک کار اداری اقدام کرده باشید حتما با این موضوع مواجه شده‌اید که برای انجام یک کار مجبور شوید به چندین سازمان مراجعه کنید. در واقع بوروکراسی اداری از یک سو و پیچیدگی و تخصصی شدن کارها از سوی دیگر، باعث شده تا شما مجبور به مراجعه به چندین سازمان یا واحد سازمانی شوید. از آنجایی که ارتباط با سازمان‌ها نیز باید به طور رسمی و مکتوب باشد نیازمند استفاده از نامه اداری خواهید بود. در این حالت سازمان‌ها و واحدهای سازمانی برای ارجاع کار شما به یک سازمان یا واحد دیگر از یک معرفی نامه اداری استفاده می‌کنند. در این مقاله به تعریف معرفی نامه اداری و انواع آن پرداخته و نمونه‌ای از هر کدام را برای شما می‌آوریم.
آیا دنبال این هستید که ثبت و شماره‌گذاری نامه‌هایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار می‌دهیم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شماره‌گذاری، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمان‌های بزرگ‌تر توسط واحدهای دبیرخانه انجام می‌شود. این سازمان‌ها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفه‌ای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شماره‌گذاری ساده مکاتبات خود به‌صورت دیجیتالی، می‌توانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمان‌ها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.
