یکی از مهمترین قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری در راستای تداوم فرایندها و افزایش سرعت رسیدگی به پاسخگویی نامهها و مکاتبات، امکان تعیین جانشینی در اتوماسیون اداری است؛ با استفاده از این قابلیت، افرادی که در سازمان غایب هستند و یا قادر به انجام وظایف خود نیستند، به صورت موقت و یا دائم، کاربر یا کاربران دیگری را به عنوان جانشین انتخاب میکنند تا خللی در اجرای فرایندها و رسیدگی به مکاتبات و درخواستها صورت نگیرد. در این مقاله ضمن تعریف مفهوم جانشینی در اتوماسیون اداری، نحوه انجام این کار و استفاده از این قابلیت را نیز در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر آموزش میدهیم.
یکی از قابلیتهای بسیار مهم در نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری مکاتبـات و درخواستها در سازمان است؛ انواع مختلفی از نامهها در سازمانها و کسب و کارها به گردش در میآیند، اما برخی از آنها بیشتر از بقیه نیاز به پیگیری دارند، مانند نامههای اقدامی. روشهای مختلفی برای پیگیری نامه های اقدامی و مشاهده فعالیتهای صورت گرفته بر روی آنها در اتوماسیون اداری وجود دارد و در این مقاله قصد داریم تا نحوه پیگیری این دسته از نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر را به شما آموزش دهیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
یکی از مشکلات و دغدغههایی که سازمانها و کسب و کارها هنگام استفاده از اتوماسیون اداری با آن مواجه هستند، عدم امکان جستجو و سرچ متون در نامهها و اسناد تصویری است؛ اسناد، مدارک و نامههایی که به صورت اسکن شده و تصویری در اتوماسیون اداری به گردش در میآیند، امکان جستجوی متن آنها وجود ندارد، زیرا سیستم قادر به تشخیص حروف و کلمات موجود در تصویر نیست، اما اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن فناوری OCR فارسی این مشکل را بر طرف کرده است. در ادامه این مقاله علاوه بر بررسی امکان سرچ در متون اسناد به وسیله OCR فراگستر، به بررسی مفهوم OCR نیز میپردازیم؛ با ما همراه باشید.
مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی یکی از فرایندهای معمول و پرتکرار در سازمانها و کسب و کارها مختلف محسوب میشود و وجود یک سیستم مکاتباتی سریع، امن و یکپارچه، یکی از مهمترین فاکتورهای دخیل در این فرایند است. یکی از دغدغههای موجود در سازمانها و کسب و کارهایی که شعب و ادارات مختلفی دارند، نامه نگاری بین واحدها سازمانی است؛ در ادامه این مقاله به بررسی دغدغهها و نیازهای مدیران و سازمانها برای سازماندهی و مدیریت نامه نگاری و مکاتبات بین واحدهای سازمان و شعب مختلف آن میپردازیم.
در طول انجام هر کار یا پروژه سازمانی، مکاتبات مختلفی صورت میگیرد، گاهی این مکاتبات حاوی اسناد و مدارک مرتبط و مورد نیاز برای انجام کار یا پروژه هستند و گاهی نیز جنبه اطلاعرسانی و یا اقدامی دارند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با اتصال و یکپارچه سازی سیستمهای مدیریت کارتابل و دیگر زیرسیستمهای اتوماسیون، امکان ایجاد ارتباط یک نامه با مستندات، رویدادها، کارها و فرمها را فراهم کرده است. برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
ارسال و دریافت انواع نامهها و مدیریت آنها، یکی از اصلیترین کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمانها و کسب و کارهای مختلف میباشد؛ از طرفی هر کدام از سازمانها و کسب و کارها با توجه به شرایط و سامانهها و امکاناتی که دارند، از راههای مختلفی برای ارسال یا دریافت نامه استفاده میکنند.
در همین راستا یک اتوماسیون اداری خوب باید قادر به دریافت/ارسال نامهها از راههای مختلف باشد؛ به بیان دیگر، با یک اتوماسیون اداری خوب باید بتوانید نامههای درون سازمانی یا برون سازمانی خود را از طریق روشها و شیوههای گوناگون، ارسال، دریافت و مدیریت کنید. در این مقاله، به معرفی و بررسی شیوههای ارسال نامه در سیستم اتوماسیون اداری و همچنین دریافت آنها، خواهیم پرداخت؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
نامه اداری ابزاری برای برقراری ارتباط رسمی در درون و بیرون سازمان میباشد و حاوی موضوعاتی اداری و رسمی است؛ دستهبندیها و انواع مختلفی از نامههای اداری در سازمانها نگارش و ارسال میگردند و اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری برای تسهیل و تقویت ارتباطات درون/برون سازمانی، باید قابلیت نگارش و مدیریت انواع مختلف نامههای اداری را داشته باشد.
سازماندهی اسناد به فرایندی میگویند که در آن اسناد بر اساس فاکتورهای مختلفی ترتیببندی، دستهبندی و تنظیم میشوند؛ روشهای گوناگونی برای سازماندهی اسناد وجود دارد، که هر کدام از آنها مزایا و معایب خود را دارند و شرکتها و سازمانها بر اساس نیاز خود، یکی از روشهای سازماندهی اسناد را انتخاب میکنند. سوال اصلی که مطرح میشود، این است که چگونه اسناد خود را سازماندهی کنیم؟ یا اینکه انواع روشهای سازماندهی اسناد کدامند؟ برای یافتن پاسخ این سوالات و آشنایی کامل با سازماندهی اسناد، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
اتوماسیون فراگستر
پروژههای موفق اتوماسیون فراگستر
شرکت فراگستر
تماس با فراگستر
تهران، خیابان مطهری،خیابان کوه نور، خیابان سمنانی (هفتم) – پلاک 11
تلفن: 42623-021
فکس: 88172998-021
info@faragostar.net
کدپستی: 1587695611
درباره فراگستر
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هماکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرمافزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته میشود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژههای موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 2600 سازمان با گستردگی 600 هزار کاربر با نرمافزار فراگستر، بهرهوری تیمشان را افزایش دادهاند.