چه نرم افزارهایی برای سیستم سازی کسب و کار مناسب است؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

سیستم‌سازی برای هر کسب و کاری که به دنبال رشد سریع و نظم بخشیدن به فعالیت‌های خود است، ضرورت دارد. نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار، ابزارهایی هستند که با نظم‌دهی به فرآیندهای کاری و استانداردسازی آنها، باعث افزایش بهر‌وری و کاهش خطاهای انسانی می‌شوند. این نرم افزارها ضمن افزایش بهر‌وری سازمان، از بسیاری از خطاهای انسانی نیز جلوگیری می‌کنند. در این مقاله ضمن تعریف نرم افزار سیستم سازی کسب و کار، به معرفی بهترین نمونه‌های آن می‌پردازیم.

نرم افزار سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم به مجموعه‌ای از سازوکارهایی گفته می‌شود که از پیش تعریف شده و استاندارد هستند و بدون نیاز به آزمون و خطا توسط افراد قابل استفاده می‌باشند. چنین سیستم‌هایی اگر خودکار نیز باشند، بدون نیاز به نیروی انسانی قابل اجرا خواهند بود و به کسب و کارها امکان می‌دهند تا به راحتی به مشتریان خود خدمت‌رسانی کنند. سیستم‌سازی و خودکارسازی فرآیندها می‌تواند به صورت غیر مستقیم بهره‌وری و سوددهی یک کسب و کار را نیز افزایش دهند.

نرم‌افزارهای سیستم‌سازی هم ابزارهایی هستند که به فرآیندهای سازمانی نظم داده و استاندارد می‌کنند و در صورت خودکارسازی، خواهند توانست تا آنها را بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی اجرا کنند. این نرم‌افزارها باعث می‌شوند کارها با حداقل اشتباه، سوء‌تفاهم و خطاهای انسانی انجام شود. نرم‌افزارهای سیستم‌سازی کسب و‌ کار شامل تمام نرم افزارهایی است که برای نظم‌دهی به فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شوند و به سازمان امکان می‌دهد تا با کمترین میزان نظارت و دخالت مدیران، کارها را به‌خوبی پیش ببرند. در نگاه اول، شاید نرم افزارهای سیستم‌سازی کسب و کار خیلی هیجان انگیز به نظر نرسند، اما برای مدیرانی که به دنبال افزایش بهره‌وری و رشد کسب و کار خود هستند، استفاده از این ابزارها بسیار جذاب خواهد بود.

نرم افزار سیستم سازی کسب و کار چه تفاوتی با اتوماسیون دارد؟

نرم‌افزارهای سیستم‌سازی و نرم افزارهای اتوماسیون شباهت‌های زیادی با یکدیگر دارند و به نوعی خویشاوند محسوب می‌شوند. تا جایی که بسیاری از افراد این 2 نوع نرم افزار را یکی می‌دانند، اما آنها در واقع با هم تفاوت دارند. نرم افزارهای اتوماسیون، علاوه بر سیستم‌سازی فرآیندها و فعالیت‌های سازمان، به خودکارسازی آنها نیز می‌پردازند و معمولاً شامل افراد، ماشین‌ها و رایانه‌ها می‌شوند. اما نرم افزارهای سیستم‌سازی لزوماً فعالیت‌ها را خودکارسازی نمی‌کنند و بسیاری از سیستم‌ها ممکن است شامل هیچ فرآیند خودکاری نباشند.

به عنوان نمونه، نرم افزارهای اتوماسیون بازاریابی می‌توانند ایمیل‌های تبلیغاتی و پست‌های شبکه‌های اجتماعی را به صورت خودکار ارسال کنند. مسلماً در چنین نرم افزاری، بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام می‌شود، هر چند برخی از مراحل آن مانند نگارش متن تبلیغات و تهیه تصاویر گرافیکی، همچنان به صورت دستی و توسط انسان‌ها انجام می‌شود. اما سازوکارهایی مانند نرم افزارهای مدیریت کارها و تیم‌ها که تنها به مدیریت تبلیغات یک سازمان کمک می‌کنند، شامل خودکارسازی کارها نمی‌شوند و تنها به فعالیت‌های شما نظم می‌دهند.

چه کسب و کاری را می‌توان سیستم سازی شده دانست؟

یک کسب و کار سیستم‌سازی شده، کسب و کاری است که فرآیندهای کاری خود را برای به حداکثر رساندن کارایی آنها، به صورت استانداردسازی شده تعریف کرده است. به این ترتیب، مدیران و کارکنان سازمان برای انجام وظایف خود سازوکارهایی از پیش تعریف شده در اختیار خواهند داشت تا کارها را به سرعت، موثر و بدون سرعت انجام دهند. این کسب و کارها ممکن است برخی از رویه‌های استانداردشان را خودکارسازی نیز کرده باشند تا بدون نیاز به انجام دستی آنها، قابل تکمیل باشند.

البته میزان ظرفیت و استعداد سیستم‌سازی در سازمان‌ها می‌تواند متفاوت باشد و برخی از کسب‌وکارها ممکن است تنها تا حدودی استانداردسازی شده باشند. مسلماً هر چه هوش مصنوعی و ابزارهای یادگیری ماشینی قوی‌تر شوند، قابلیت بیشتری برای سیستم‌سازی فرآیندها به وجود می‌آید، زیرا نیاز به تصمیم‌گیری انسانی برای رویدادهای غیرمترقبه کمتر خواهد شد. در هر حال، کسب و کارهایی که سیستم‌سازی شده‌اند، عملکرد، سود، رشد و بهره‌وری بیشتری را تجربه می‌کنند و در عین حال با صرف زمان، هزینه و کار کمتری رشد کرده و اداره می‌شوند.

نرم افزارهای سیستم سازی انواع متنوعی دارند

انواع نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار کدامند؟

سیستم‌سازی در بخش‌های مختلف کسب و کار قابل انجام است. بنابراین بسته به انواع فعالیت‌ها و فرآیندهای کاری در هر کسب و کار، نرم افزارهای سیستم سازی متنوعی می‌تواند وجود داشته باشد. کاملترین و گسترده‌ترین شکل نرم افزارهای سیستم‌سازی را می‌توان نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) و نرم افزارهای اتوماسیون اداری دانست. اما نرم افزارهای متعدد دیگری نیز برای استانداردسازی و سیستمی کردن فعالیت‌های واحدهای خاص سازمانی وجود دارد. در ادامه به معرفی عمده‌ترین نرم‌افزارهای سیستم‌سازی کسب و کارها که توسط اغلب سازمان استفاده می‌شوند، می‌پردازیم.

نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

ارتباط مناسب با مشترییان از مهم‌ترین ضرورت‌ها برای موفقیت هر کسب و کار است و به سازمان کمک می‌کند تا وفاداری مشتریان را نسبت به خود افزایش دهد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM یکی از نرم افزار سیستم سازی کسب و کار است که فرآیندهای فروش و ارتباط با مشتری را در سازمان استانداردسازی و منظم می‌کند. به طوری که دیگر پیگیری مشتریان به فراموشی سپرده نمی‌شود، سفارش هیچ مشتری به تعویق نمی‌افتد، مشتریان خوش حساب و بدحساب از یکدیگر تفیکیک می‌شوند و رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.

نرم افزار CRM به شما کمک می­کند تا مسیر تعامل هر یک از مشتریان کسب و کار خود را دنبال نموده و در مراحل گوناگون این مسیر، همراه‎شان باشید. کسب و کار شما با آگاهی از این که هر یک از خریداران در کدام نقطه از چرخه‎ فروش قرار دارند، قادر خواهد بود تا بازاریابی و تجربه‎ مشتری از فروش را به­ طور موثری سفارشی‌ کرده و با ایجاد حس رضایت در مشتریان، آن­ها را به سمت مذاکره و نهایتاً خرید سوق دهد. این ابزار به شما کمک خواهد کرد تا برای تعامل با مشتریان خود، مسیری هموار و مطلوب فراهم نموده و به این ترتیب، از بازگشت آن ‎ها اطمینان یابید!

نرم ‎افزارهای اتوماسیون اداری

هدف از استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار، نظم دادن به آنهاست، به‌طوری‌که هر شخص کارها را بر مبانی سلیقه­ خود انجام ندهد و یا نیازی به فکر کردن و ابداع روش انجام آنها نداشته باشد. اصلی‌ترین نرم‌افزارهایی که برای استانداردسازی عمده فعالیت‌های سازمانی استفاده می‌شوند، نرم افزارهای اتوماسیون اداری و نرم افزارهای اتوماسیون مدیریت فرآیندها (BPMS) هستند که کارهای تکراری را تعریف، استاندارد و خودکارسازی می‌کنند. با این حال، همواره بخشی از فعالیت‌های سازمانی مانند مکاتبات اداری وجود دارند که در حالت عادی از استاندارد خاصی پیروی نمی‌کنند و مبدا و مقصد آنها مشخص نیست. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون گردش مکاتبات ابزاری است که به منظم‌‎سازی و سیستمی کردن این فرآیندها می‌‌پردازد.

در واقع، هر چند که مکاتبات اداری به صورت موردی انجام می‌شوند و نیاز به نقش‌آفرینی کاربر دارند، اما اتوماسیون اداری می‌تواند فرآیند ارسال و پیگیری آنها را استانداردسازی کند. از این نظر، تفاوت اتوماسیون اداری با BPMS این است که انجام آندسته از کارهای تکراری را که فرآیند و گردش منظمی ندارند استاندارد می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل تمام جلسات، ایمیل‌ها، مکالمات آنلاین و سایر ارتباطاتی باشند که ارسال و پیگیری آنها استاندارد نیست. بنابراین کارکرد اصلی اتوماسیون اداری، سیستم سازی فرآیند گردش مکاتبات و نحوه پیگیری آنهاست و به کاربران امکان می‌دهد از یک رویه خاص برای ارسال و پیگیری مکاتبات خود استفاده کرده و کارایی آنها را افزایش دهند.

نرم ­افزارهای هوش تجاری

کسب و کارها باید وضعیت خود را بطور مداوم مورد پایش و سنجش قرار دهند تا قبل از اینکه خطرات و ریسک­ ها آنها را مورد تهدید جدی قرار دهند، بتوانند آنها را شناسایی کرده و راهکارهایی برای مقابله با آنها اتخاذ نمایند. البته این موضوع فقط در مورد تهدیدها نیست بلکه در مورد فرصت­ ها نیز صدق می‌کند و یک سازمان نیاز دارد تا آنها را قبل از رقبا تشخیص داده و تصاحب کنند. بدیهی است برای این منظور نمی­توان بر اساس ذهن مدیران و صاحبان کسب و کار عمل کرد و باید بر مبنای گزارشات علمی و بر اساس روندهای گذشته اقدام به تصمیم­گیری نمود.

در حالت عادی برای تهیه گزارشات مدیریتی رویه و نظم مشخصی وجود ندارد و فرآیند کار تا حدود زیادی بسته به محل قرارگیری داده‌ها، میزان پراکندگی آنها، فرمت آنها و در نهایت پردازش‌هایی است که به تشخیص تحلیل‌گر انجام می‌شود. در این حالت نیروی انسانی شما باید در مورد انواع پایگاه‌های داده، ابزارهای گزارش‌ساز و مواردی اینچنینی، اطلاعات زیادی داشته باشد تا بتواند گزارشات مورد نظر مدیریت شرکت و سازمان را تهیه کند. اما نرم افزارهای هوش تجاری مسیر جمع آوری اطلاعات و نحوه پردازش آنها را منظم و از پیش تعریف شده می‌کنند و این قابلیت را دارند که به سادگی و با چند کلیک ساده، گزارشات مورد نیاز سازمان را در اشکال مختلف در داشبوردها نمایش دهند. با استفاده از این نرم ­افزارها نیاز به ابداع روش‌‎های جدید توسط تحلیل‌گر برای انجام آنها نخواهد بود و مدیران می‌توانند به سرعت به گزارش‌های مورد نیاز خود دست‌یافته و تصمیمات هوشمندانه را سریع‌تر بگیرند.

نرم ‎افزارهای مالی و حسابداری

اگر سازوکارهایی برای مدیریت دقیق حساب‌های مالی خود ندارید و محاسبات مالی، وصول مطالبات و تسویه حساب‌های شما به شکل سیستمی صورت نمی‌گیرد، به ابزارهایی برای سیستم سازی مالی نیاز دارید. نرم افزارهای مالی و حسابداری یکی از این نوع ابزارهاست که مدیریت جریان نقدی، بودجه‌بندی و تسویه‌حساب‌ها را به شکل سیستمی برای شما انجام می‌دهد. از سایر مزایای سیستم سازی امور مالی در سازمان این است که فرآیند محاسبات مالی شما استاندارد می‌شود، قراردادهای سازمان دقیق‌تر شده و دغدغه‌ها و مشکلات مالی سازمان نیز کاهش می‌یابد.

نرم افزارهای مدیریت پروژه و تیم‌ها

هر سازمانی برای موفقیت در پروژه ها و طرح‌های خود نیازمند استفاده از سازوکارهایی برای سیستم‌سازی مدیریت پروژه‌ها و تیم‌های خود است. یکی از ابزارهایی که می‌تواند مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها را منظم و ساختارمند کند، نرم افزارهای مدیریت پروژه است. این نرم افزارها به سازمان کمک می‌کنند تا تمامی پروژه‌ها را اعم از کوچک و بزرگ مدیریت کرده و بر پیشرفت لحظه به لحظه آنها نظارت داشته باشند. از سایر مزایای این نرم‌افزارها می‌توان به بهبود مدیریت عملکرد تیم ها و کارکنان، هماهنگی بهتر کارها و افزایش موفقیت پروژه‌ها در دستیابی به نتایج مورد انتظار اشاره کرد.

نرم افزارهای مدیریت فرآیندها (BPMS)

سیستم‌سازی فرآیندها و رویه‌های سازمان یعنی ترتیب و نظم انجام آنها مشخص شود تا کارایی آنها بیشتر شده و میزان خطای آنها کاهش پیدا کند. نرم‌افزار مدیریت فرآیندها یا BPMS ابزاری که به شما اجازه می‌دهد تمامی فرآیندهای سازمان خود را استانداردسازی کنید و تفاوت آن با سایر نرم افزارهای سیستم‌سازی کسب و کار این است که قابلیت استانداردسازی حتی ریزترین فعالیت‌ها را دارد و آنها را خودکارسازی نیز می‌کند. نرم افزارهای BPMS انواع متعددی دارند، ولی عموماً از سازوکار و ابزارهای مشابهی مانند مدل‌سازها و زبان BPMN برای کمک به استانداردسازی رویه‌ها و خودکارسازی آنها استفاده می‌کنند.

یکی از معروفترین و کاربردترین آنها، نرم افزار پروسس میکر است که نرم افزار BPMS فراگستر نیز نسخه بومی شده همین ابزار است. با استفاده از این ابزار شما می‌توانید فرآیندهای متنوعی را در که در سازمان شما در جریان است با استفاده از زبان BPMN 2.0 مدل‌سازی کرده و به صورت استاندارد تعریف و خودکارسازی کنید. این فعالیت‌ها می‌تواند از استخدام و آموزش نیروی انسانی گرفته تا فرآیند اخذ تسهیلات در یک بانک را شامل شود. اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین راهکارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در ایران است که استفاده از آن توسط سازمان‎‌های متعدد ایرانی در صنایع و حوزه متنوع نشان از انعطاف‌پذیری بالای BPMS به عنوان ابزاری برای سیستم‌سازی فرآیندهای کسب و کار و صد البته کیفیت بالای محصول و قوت خدمات پس از فروش شرکت فراگستر دارد.

نرم افزارهای اتوماسیون رباتیک فرآیند

همانطور که تا به اینجا خواندید، سیستم‌های مختلفی برای اتوماسیون و استانداردسازی فرآیندهای سازمانی وجود دارد و بسیاری از فرآیندها را می‌توان با استفادده از نرم ­افزارهای BPMS یا اتوماسیون مکاتبات استانداردسازی و خودکار کرد. با این حال، برخی از کارهای تکراری و روزانه را که معمولاً به صورت دستی انجام می‌شوند می‌توان با استفاده از ربات‌های نرم افزاری بسیار ساده مانند چت‌بات‌ها انجام داد. این ربات‌های نرم افزاری که نرم افزارهای اتوماسیون رباتیک فرآیند نیز نامیده می‌شوند، برای انجام وظایف کوچک و تکراری بسیار مناسب هستند.

در دنیای اتوماسیون گردش کار، BPM یک رویکرد جامع برای بهینه‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری از ابتدا تا انتها است. در حالی که نرم افزارهای اتوماسیون روباتیک فرآیند یا Robotic Process Automation (RPA) یک فناوری است که با وظایف کوچکتر و تکراری که توسط ربات‌ها انجام می‌شود که فقط بخشی از یک فرآیند تجاری را تشکیل می‌دهند سر و کار دارد. هم اکنون در بسیاری از کسب و کارها ربات ­های موجود در خطوط تولید کارهای مختلفی را انجام می­دهند که باعث شده است وابستگی به نیروی انسانی کمتر شده و دقت خیلی اقدامات بیشتر شوند. برای کارهای سیستمی هم می‌توان چنین اقداماتی انجام داد. یعنی می‌توانیم با استفاده از ربات‌ها، کارهایی را که یک کارمند در پشت سیستم انجام می‌دهد سیستمی و خودکاری کنیم.

کلام آخر

سیستم سازی کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند تا با کار کمتر، دستاوردها و سود بیشتری داشته باشد و ضمن حفظ روحیه کارکنان، نیاز به نظارت بر آنها را کاهش داده و از خطاهای انسانی جلوگیری کند. دستیابی به سیستم‌سازی، ضمن نیاز به تفکر سیستمی، یادگیری سازمانی و نیروهای متخصص، به ابزارهایی نیز نیاز دارد. نرم افزارهای سیستم سازی کسب و کار مانند اتوماسیون اداری، بهترین نمونه این ابزارها هستند که ضمن دیجیتالی کردن بسیاری از فعالیت‎‌های سازمان، فرآیندها و رویه‌های کاری را در واحدهای مختلف سازمان شما استاندارد می‌کنند. البته استفاده از این ابزارها مستلزم بررسی دوره‌ای سازوکارهای ایجاد شده و نتایج آنها و انجام بهینه‌سازی لازم است.