امروزه رهبران سازمانی،راهکارهای نرم افزاری BPMS را به عنوان یک جزء اساسی در عملکرد سازمان به شمار می آورند. در سال های اخیر، کسب و کارها بیش از پیش با چالشهای برآمده از محیط های پرتلاطم و متغیر کنونی مواجه شده اند؛ محیط هایی که به سرعت از حالت متمرکز و بسته، به فضاهایی توزیع شده و باز تغییر ماهیت داده اند و به تبع آن، فرایندهای کسب و کار نیز به واسطه تراکنش های داخلی بین اجزای خود و نیز ارتباط با فرایندهای دیگر، روز به روز پیچیده تر شده اند. در نتیجه سازمان ها بایستی جهت انطباق با محیط های پیچیده جدید، توجه بیشتری به پشتیبانی از مدیریت فرایندهای کسب و کار خود معطوف دارند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی مدیریتی است که در آن، سازمان متناسب با نیاز های و خواسته ها تنظیم میشود. از نگاه کلی، «کارایی» و «اثر بخشی» سازمان در این سیستم ها به شکل قابل توجهی افزایش می یابد.
در ادامه توضیحی در خصوص نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر آمده است بدیهی است توضیحات تکمیلی در مستندات تخصصی این نرم افزار ارائه می گردد و این بخش صرفاً جهت آشنایی با امکانات و قابلیهای این نرم افزار و خدماتی که ارائه می نماید ذکر شده است.
مهم ترین ویژگی نرم افزار BPMS، اجرای فرآیندها طبق واقعیت و با قابلیت شناخت گلوگاه ها و رفع آن میباشد.
موتور BPMS شامل مجموعه ابزارهای قدرتمندی است که میتواند تا سطح بالایی نیاز های اجرای فرآیند را پوشش دهد.
موتور BPMS در ۷ مرحله فرآیند کاری سازمان را درک و آنرا به اجرا در می آورد. این ۷ مرحله عبارتند از:

۱-۱- طراحی مدل فرآیند

برای طراحی فرآیند محیطی ساده و با کارایی بالا در اختیار کاربر قرار میگیرد. کاربر با استفاده از زبان استاندارد BPMN فرآیند را طراحی مینماید. امکان شکستن یک فرآیند در چند زیر فرآیند به سادگی در این سیستم محیا شده است و کاربر میتواند برای ایجاد نظم در مدل فرآیند یک فرآیند بزرگ را به چند قسمت تقسیم نموده و به شکل ساده تری مدل فرآیند را به سیستم ارائه کند. در زیر نمونه ساده ای از این مرحله نمایش داده شده است.

۱-۲- طراحی مدل داده

یکی از بخش های قدرتمند نرم افزار BPMS قابلیت طراحی مدل داده برای یک فرآیند میباشد. به عبارتی در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف میگردد. مدل داده تعریف شده را میتوان در فرآیند اصلی و یا سایر فرآیند ها استفاده نمود. بنابراین با این قابلیت میتوان با نرم افزار BPMS بسیاری از برنامه های کاربردی سازمان را به صورت یکپارچه طراحی نمود و بین تمامی فرم های سازمان و فرآیند های آن نیز یکپارچگی ایجاد کرد. همچنین در این مدل داده میتوان موجودیت های دیگری از سایر پایگاه داده سازمان اضافه کرد (این پایگاه های داده میتوانند MS SQL Server  و یا Oracle باشند).

۱-۳- طراحی فرم ها

طراحی فرم های سازمانی به صورت دلخواه از ویژگی های مهم این نرم افزار است. محیطی ساده که میتوان با Drag and Drop به طراحی فرم های سازمانی پرداخت. از ویژگی های اساسی این نرم افزار که باعث افزایش سرعت و سهولت در طراحی فرآیند میگردد محیط تحت ویندوز برای طراحی فرم های سازمانی است (هرچند که این فرم ها به صورت تحت وب برای کاربر نمایان میشوند ولی برای سادگی هر چه بیشتر، از محیط ویندوز برای طراحی فرآیندها بهره گرفته شده است. در طراحی فرم ها برای هر فعالیت فرآیند میتوان شکلی دلخواه از فرم را به کاربر نمایش داد. به سادگی میتوان فیلد ها را نسبت به سطح دسترسی کاربر «فقط خواندنی» نمود و یا نمایش آنها را کنترل نمود. در خاتمه این محیط به گونه ای طراحی گردیده که هیچ محدودیتی برای طراحی یک فرم را ایجاد نسازد و قابلیت های وسیعی برای کاربر طراحی شده است که در اینجا به چند قابلیت آن اشاره شده است:

• ساخت بخش های مشترک بین فرم ها (یکبار انجام کار و چندین بار استفاده)
• قابلیت نمایش، یا اعمال تغییرات بر اساس شروط خاص (این شروط کاملا در اختیار کاربر میباشد)
• قابلیت طراحی فرم های به صورت Master/Detail
• کنترل های پیشرفته جستجو
• پشتیبانی از تمامی مولفه های استاندارد طراحی فرم (مانند Radio Buttons، Drop Down، Drop List، Search Box و …)
• ….

۱-۴- تعیین قواعد کسب و کار

در فرآیند کار همواره شروطی وجود دارد که مسیر اجرای فرآیند را تعیین مینماید. در این قسمت قواعد مربوط به هر شرط که نماد آن لوزی است، تعیین میشود. در این قسمت فرآیندی که در بخش اول طراحی شده است نمایان میشود و کاربر میتواند از قواعد ساده یا بسیار پیشرفته برای تعیین مسیریابی فرآیند استفاده نماید. در قواعد پیشرفته ای که کاربر میتواند تعریف نماید امکان مراجعه به سایر سیستم های سازمانی نیز فراهم گردیده، برای مثال میتوان برای تعیین مسیر فرآیند به سیستم حسابداری مراجعه نمود و وضعیت خاصی در حساب مشتری چک کرد و بر اساس آن مسیر فرآیند را تعیین نمود. برای مراجعه با سایر سیستم ها برای حفظ امنیت بیشتر و جلوگیری از مخطوش شدن اطلاعات از Web Service ها استفاده میگردد. در این بخش کاربر میتواند با استفاده از نماد های گرافیکی ساده به تعریف شروط بپردازد و در صورت نیاز و جهت رفع هرگونه محدودیت قابلیت استفاده از زبان استاندارد C# یا javascript نیز فراهم گردیده است.

۱-۵- تعیین ایفا کنندگان فعالیت ها

هر فعالیت از فرآیند را افراد خاصی در سازمان به انجام میرسانند که به آن ایفا کنندگان گفته میشود. در این بخش از نرم افزار ایفا کنندگان فعالیت های تعریف شده در فرآیند تعیین میگردند. ایفا کنندگان میتوانند به طور مستقیم یا با پیروی از منطق خاصی انتخاب شوند. برای انتخاب ایفا کنندگان با استفاده از شروط اختصاصی، ابزارهای گرافیکی و ساده ای برای کاربر مهیا گردیده و قابلیت استفاده از وب سرویس ها نیز در این بخش مهیا گردیده است.

۱-۶- یکپارچگی با سایر سیستم ها یا پایگاه های داده

این بخش به صورت اختیاری در سیستم تعبیه شده است. این بخش میتواند برای بالابردن سطح یکپارچگی با سایر سیستم های کاربردی سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال در خاتمه فرآیند مرخصی نیاز است سوابق آن در سیستم حقوق و دستمزد (که توسط شرکت دیگری ارائه گردیده است) ثبت گردد. با استفاده از این قابلیت میتوان در حین فرآیند، سیستم های سازمانی را نیز به یکدیگر متصل نمود که برای تبادل اطلاعات در این بخش نیز استاندارد وب سرویس پشتیبانی شده است.

۱-7- اجرای فرآیند

طی ۶ گام گذشته، فرآیند به طور کامل تعریف گردیده و اکنون کاربر به استفاده از فرآیند تعریف شده بپردازد. کاربر در سیستم میتواند یک جریان کار جدید ایجاد نماید و پس از تکمیل فرم آنرا به مرحله بعدی بفرستد. مسیر فرم به صورت خودکار توسط موتور BPMS هدایت میشود. هر کاربر نسبت به سطح دسترسی میتواند گزارشات خاصی از فرآیند را برای خود ایجاد نماید.