BPMS یا Sharepoint و یا هردو؟ حق انتخاب با شماست!

زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه

انتخاب صحیح تکنولوژی بعنوان سرآغازی برای بهبود فرآیند می­تواند بسیار چالش برانگیز باشد. از این­رو رسیدن به مراحل بالای کمال فرآیند برای سازمان­ها، چالش­های پیرامون دپارتمان­های مختلف، جریان­های کار چند مرحله­‌ای پیچیده و قابلیت جابجایی، صاحبان کسب و کار را مجبور به اتخاذ و مد نظر قراردادن بستری مناسب جهت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) برای اولین بار می­کنند. وقتی­که بحث مربوط به بهینه‌­سازی فرآیند می­شود، سیستم­های کسب و کار سه گزینه اصلی پیش­رو دارند: تصحیح دستورالعمل­ها بوسیله توسعه داخلی، در نظر گرفتن تکنولوژی جریان کار تاکتیکی [هوشمند] و یا حرکت به سمت BPMS. برای هزاران استفاده کننده از SharePoint این موضوع حتی بیشتر حائز اهمیت است که: آیا می­توانم از طریق ابزارهای جریان کار موجود و SharePoint به آن چیزی که مد نظرم هست نائل شوم؟ اگر خیر، علت آن چیست؟ چه گزینه­‌هایی پیش­ رو دارم؟ این مقاله نکات مثبت و منفی این مسئله را نشان می­دهد. در انتها، این شما هستید که می­بایست درک روشنی از مسیری که مناسب شماست داشته باشید.

Sharepoint – مقدمه

­بدون شک SharePoint در بین سازمان­ها دارای محبوبیت خاصی است. سهولت استفاده، قابلیت­های غنی و صدها میلیون کاربر منجر به اتخاذ گسترده قابلیت­های فراوان آن شده است. از مدیریت محتوا و ابزارهای کمکی گرفته تا پرتال­ها و اینترانت­ها باعث شده است که SharePoint برای افراد مختلف قابلیت­های گوناگونی داشته باشد. برای تعدادی از این افراد این مسئله شامل جریان کار نیز می­شود. برای تیم­هایی که در سطح c کار می­کنند، حرکت به سمت BPM سوالاتی به وجود میاورد از قبیل:

• قابلیت­های جریان کار SharePoint چقدر قدرتمند هستند؟ آیا قابل ارائه به BPM هستند؟
• در صورتیکه SharePoint در دسترس نباشد، چطور استفاده از آن در BPMS مستقل توجیه می­شود؟
• چه گزینه‌­های یکپارچه­ سازی وجود دارند؟ و چقدر قدرتمند می­باشند؟
• چطور می­توان افراد یک کسب و کار را پشتیبانی نمایم که فرآیندهای خود را اصلاح و یا ایجاد نمایند؟
• چطور می­توانم در آینده استراتژی خود را برای بهبود فرآیند و پیشرفت کار اثبات نمایم؟

برای پاسخ به هرکدام از این سوالات، اجازه دهید تعریف خود را از “جریان کار” و BPM ارائه دهیم.

جریان کار SharePoint و راه حل­های BPM

این اصطلاحات معمولاً با یکدیگر ترکیب شده و گاهی بجای یکدیگر نیز استفاده می­شوند. اما برای انتخاب ابزار مناسب برای سازمان می­بایست تعریف دقیق و ریزبینانه‌­ای ارائه شود. در اکثریت مراحل و بطور کلی بر این امر اتفاق نظر وجود دارد که جریان کار برای مدل­سازی توالی حرکت­های ساده طراحی شده است، در حالیکه BPM قادر است از پس بیشتر فعالیت­های پیچیده نیز برآید. اما اجازه دهید یک قدم جلوتر رویم. بنا بر گفته تحلیل­گران:

از سوی دیگر

حال فرض کنید که تکنولوژی جریان کار می­تواند به شما در جهت طراحی یک سری از وظایف کمک نماید. سپس شما را قادر می­سازد که آن­ها را به یک فرآیند از پیش تعیین شده تسری دهید. از طریق اخطارها و اطلاعیه­ ها می­توانید موقعیت فرآیندهای خود را رصد کنید، ضمن اینکه گزارش­های مربوطه این امکان را به شما می­دهند که نحوه اجرای آن­ها را نیز به تصویر بکشید.

جدول زیر مقایسه ­ای بین جریان کار و BPM برپایه قابلیت ها و تناسب فعالیت ها می باشد:

” راه حل BPM آدیداس تحت عنوان یک استراتژی “پورتال دوگانه” طراحی گردید. با استفاده از SharePoint از مزایای غنی یک کاربر با تجربه بهره می­بریم که یکپارچگی قواعد و جریان کار را بدون فدا کردن سرعت توسعه در سطح مطلوبی حفظ می­‌نماید. سیستم BPM بیزاجی (BIZAGI ) رابط کاربری‌های ما را قادر می­سازد تا بصورت شفاف و روشن از طریق پرتال SharePoint برای کل سازمان طراحی و فراهم شوند.”

همگی این موارد به این موضوع اشاره دارد که SharePoint کیفیت و قابلیت­های مفیدی دارد که می­تواند در آینده از طریق سرمایه ­گذاری در BPMS ارتقاء یابند. برای اینکه متوجه شویم که SharePoint در کجای محدوده BPM و جریان کار قرار دارد، اجازه دهید که آن را از طریق “خوب” و “نه خیلی خوب” توصیف نماییم:

خوب

بعنوان یک محصول مستقل جریان کار، SharePoint بخوبی عمل می­کند و می­تواند جهت توسعه نرم­ افزارهای جریان کار قدرتمند استفاده شود، که این امر می­تواند باعث ساده­‌سازی و خودکار شدن فرآیندهای کسب و کار ساده و دارای فرم­های خاص مانند تاییدیه‌ها، مدیریت پرونده‌ها، نرم­ افزارهای ساده منابع انسانی، IT و مالی شود.

بد

بعنوان یک قطب اصلی جهت گرد هم آوردن دپارتمان­ها و نرم­ افزارها، SharePoint یک بستر مناسب، آشنا و ضروری از اطلاعات را تنها در سطح ارتباطی ارائه می­دهد. ضمن این که فرآیندهای جریان کار SharePoint بوسیله­‌ی مرزبندیهای مجموعه محدوده می‌­شوند. از این­رو در هر جریان کاری که نیاز است مرزبندی­ های سازمانی لحاظ شوند، مدیریت مجموعه­ ها دشوار می­شود. بمنظور اشتراک­ گذاری اطلاعات بین مجموعه‌­ها مثل بودجه که بین بازاریابی، اداره مرکزی و مالی که هر کدام از مجموعه­ ها از سایت­های خودشان استفاده می­کنند، فرآیند جریان کار نیاز به کد گذاری رایجی دارد، که در اینجا یک نرم­ افزار واحد مورد نیاز است که بر پایه جریان کار ویندوز (WWF) قرار داشته باشد. که در آن فرآیندهای جریان کار یا محدود به توالی یا محدود به الگوهای ماشین هر قسمت می­شوند.

لذا در اینجا یک نقطه اصطکاکی وجود دارد: SharePoint بعنوان یک وسیله میانی یا مانند یک اتوبوس سرویس دهنده سازمانی (ESB) عمل نمی­کند، لذا یک پلتفرم یکپارچه­ سازی اختصاصی را نیز فراهم نمی­کند. این بدان معنا است که هر گونه تلاشی جهت اشتراک ­گذاری اطلاعات بین مرزهای یک سایت بدون ارتباط واحد کد بندی شده نمی­تواند اتفاق بیفتد. در نتیجه هر اقدامی هزینه­ بر و ناپایدار خواهد بود و قابلیت­های SharePoint محدود به دپارتمان و بصورت محلی خواهد بود نه بصورت سازمانی.

زشت

محدودیت­های SharePoint ساخته شده بر پایه جریان کار وقتی­که در مقابل سناریوهای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار سازمان قرار می­گیرند به سرعت نمایان می­شوند. تعدادی از فرآیندها بسیار پیچیده هستند یا نوسان دارند که می­بایست توسط جریان­های کار اصلی و خاص SharePoint پشتیبانی شوند. برای مثال، پشتیبانی برای کاربرانی که اشتباهی مرتکب شده­ اند و نیاز دارند که به مرحله قبلی بازگردند وجود ندارد.

تاییدیه ­های چند مرحله ­ای نیز مانند برگشت به عقب تاییدیه ­های قبلی نویسنده یا مسیر قبلی پشتیبانی ­نمی­شوند.

سرانجام می­توان گفت جریان­های کار SharePoint از نوع برنامه ­های اجرایی هستند و نمی­توانند در هنگام اجرا با آن­ها منطبق شد. مسئله اصلی در اینجا این است که هر تغییری در محیط کسب و کار (به روز شدن سیاست­ها، تغییر در قوانین) بدون کد گذاری در طی جریان کاری تغییر داده نمی­شوند، که این امر باعث سخت ­تر شدن پشتیبانی از بهبود در فرآیند به صورت سریع و مداوم می­شود.

آیا SharePoint و BPM می­توانند با یکدیگر کار کنند؟

اگر تا به حال از SharePoint استفاده کرده باشید، شرکت خوبی هستید. گارتنر تخمین می­زند که ۸۰% از شرکت­های لیست Fortune 500 از این تکنولوژی استفاده کرده­ اند. ارائه دهندگان BPM هوشمند با فراهم کردن یکپارچگی خیلی ساده، چالشی را به وجود آورده­ اند که به کسب و کارها این اجازه را می­دهد که از سرمایه ­گذاری بی­رقیب مایکروسافت استفاده نمایند و از قابلیت­های آن مانند سهولت استفاده، همکاری، یکپارچگی و رابط کاربری مناسب با استفاده از هسته اصلی BPM سود جویند. در خیلی از موارد، این سیستم بدون هزینه زیادی عمل می­نماید و به سرعت در سازمان تسری می­یابد.

این یکپارچگی از طریق ابزارهای تحت وب به دست می­اید: مانند یک نرم­ افزار ساده که براحتی با استفاده از یک Drag&Drop در محیط کاری SharePoint نصب می­شود. شرکت BIZAGI قطعات تحت وب SharePoint را در سه ماهه اول سال ۲۰۱۴ ارائه کرد. چیزی که قابلیت این ابزارها را خاص می­کند، روشی است که طی آن فرم­های HTML جهت فراهم آوردن تجربه کاربری سریع بصورت مداوم ترجمه می­شوند. هنگام کار با SharePoint افراد صاحب کسب و کار فرآیندهای خودشان را که در قالب یک آیکون نمایش داده شده ملاحظه می­کنند، آیکونی که قابلیت کلیک شدن، ادیت و به اشتراک گذاشتن بر اساس نظر کاربر و متناسب با صفحه کاربری آن­ها را دارا می­باشد.

این روش­های لایه ­بندی شده بسیار موثر هستند بخصوص زمانی­که سازمان یک BPM حرفه­‌ای را پیاده ­سازی نموده و حال قصد دارد که نتایج مثبت آنرا در یک محیط SharePoint استقرار یافته انتقال دهد. این همان موردی است که در مجموعه آدیداس بر پایه BPM BIZAGI و SharePoint استانداردسازی گردید. با طراحی استراتژی “پرتال دوگانه” ، SharePoint مانند یک رابط بین مولد BPM و رابط کاربری عمل نمود. این روش به هیچ وجه جایگزینی برای قابلیت­های BPMS جامع که معمولاً در پشت صحنه اتفاق می­افتد نمی ­باشد، بلکه بعنوان یک رابط کاربری ساده برای قسمت­های مشخصی از کسب و کار عمل می­کند که از دسترسی آسان به جریان کار شرکت بهره می ­برد.

روش های همگانی BPM

مزایای یک سیستم SharePoint و BIZAGI BPMS یکپارچه:

• نصب آسان و سریع از طریق یک رابط Drag&Drop- ابزارهای از پیش تعیین شده تحت وب BIZAGI می­توانند به محیط­ های کاری SharePoint بدون نیاز به کد گذاری اضافه شوند.
• طیف وسیعی از توابع BPM میانی – کاربران می­توانند وضعیت­های جدیدی ایجاد نمایند، بروی فعالیت­های در حال اجرا کار کنند و به صندوق ورودی فرآیندشان دسترسی پیدا نمایند. همه این موارد مستقیماً از طریق پرتال اینترانت آن­ها قابل دسترسی است.
• محیط آشنای ویندوز – قابلیت شخصی­ سازی شکل و ظاهر
• “کلیک و اشتراک­ گذاری” – این امکان را به پردازش­ها می­دهد که در طی مجموعه خودشان به اشتراک گذاشته شوند.
• انتشار غنی- از طریق گزینه­ های متعدد مانند: PDF, WORD, VISIO, XPDL, WEB, WIKI و…
• همکاری کسب و کار پیشرفته- سیستم BIZAGI مانند رهبر یک ارکستر عمل می­نماید که در آن تمام فعالیت­های مرتبط با پردازش، اجرا می­شوند و فوراً در SharePoint قابل دسترسی می­باشند. کارمندان نیز می­توانند از پرتال SharePoint خودشان برای فعالیت­های پردازش محور استفاده کنند، در حالیکه پردازش اطلاعات به صورت متمرکز و ایمن توسط BIZAGI مدیریت می­شود.

Sharepoint، BPMS یا هر دو؟ حق انتخاب با شماست!

قبل از اینکه به بحث نتیجه ­گیری برسیم، بهتر است در مورد مباحثی که تا اینجا پوشش داده شده است، مروری داشته باشیم. اول از همه اینکه، SharePoint و BPMS ممکن است که قابلیت­های ظاهری مشابهی داشته باشند، اما در پس این ظاهر داستان کاملاً متفاوتی از هم دارند. تکیه بر بستر WWF بدان معنا است که هر حرکت مستقیم و خطی جریان کار نیازمند کد گذاری است.

دوم اینکه، در حالیکه SharePoint یک نقطه شروع بسیار خوبی می­باشد، اما از ارائه هر گونه تکنولوژی BMP حقیقی به صورت مستقیم محروم است.

سوم اینکه، برای کسب و کارهایی با یک ساختار BPMS استوار، SharePoint یک بستر مناسب برای استفاده از توانایی ­های BPM ارائه می­دهد. در این مواقع، یک لایه یکپارچه می­تواند پشتیبانی پایداری از کاربران SharePoint که می­خواهند فرآیندهای کسب و کار خود را در محیط مایکروسافت مدل­سازی و اجرا کنند، فراهم می­آورد.

در آخرین قسمت، چندین چک لیست ساده را گرد هم می­آوریم تا به ما در بررسی موقعیت کسب و کار شما در محدوده جریان کار به BPM کمک نماید.

سیستم SharePoint را انتخاب کنید:

• اگر شما نیاز به یک مدل کسب و کار واحد و تعاملی دارید که در سطح محلی و با یک جریان کار واضح برای پشتیبانی از تغییرات اداره می­شود.
• برای تجمیع محتوا- ایجاد اینترانت­ها، ساختن پرتال کسب و کار، مدیریت محتوا و ارتقاء همکاری.
• ایجاد تاییدیه ­های جریان کار- آرشیو مدارک SharePoint گزینه­ های منعطفی دارد که این امکان را در اختیار می­گذارند تا مدارک قبل از انتشار برای مخاطبان تایید شوند.

• برای ایجاد جریان کار پایه‌­ای: SharePoint این امکان را به “کاربرانی که نیاز به سیستم قدرتمند دارند” می­دهد که جریان کار سه حالته­ای را  ایجاد نمایند (Out of The Box ) (ایجاد، جمع ­آوری فیدبک­ها، امضاء).
• زمانی­که قابلیت­های OTB به صورت ماکزیمم ارائه می­شوند و شخصی ­سازی­ها به صورت دقیق مدیریت می شود.
• اگر نیازی به یکپارچه­ سازی تنگاتنگ با دیگر سیستم­های اطلاعاتی، پردازش­های پیچیده، مدل­سازی، بهینه ­سازی و رصد ندارید.

یک روش طبقه ­بندی شده SharePoint به همراه گزینه BPMS سوم شخص را انتخاب کنید به منظور:

• استفاده از سرمایه­ گذاری عظیم مایکروسافت در کاربری ساده، همکاری و روابط کاری در حالیکه قابلیت­های اصلی BPM اضافه می­گردد. روش­های طبقه ­بندی شده می­توانند ارزان­تر باشند و سریع­تر تسری یابند به نسبت یک BPMS جامع سنتی (بسته به شرایط).
• انتقال و نشر قابلیت­های BPM موجود به محیط SharePoint استقرار یافته.
• اجرا اتوماسیون فرآیند کسب و کار قدرتمند و ارتقاء فرآیند کسب و کار (BPI)

سیستم BPMS را انتخاب کنید برای:

• سفارشی کردن جریان کار با یکپارچه ساختن آن با بقیه سیستم­های فعلی یا قدیم سازمان.
• ترسیم کردن نیازهای اساسی و مطابقت آنها در سطح فعالیتها با یک دید جامع از تمامی نقاط تماس
• تسریع فرآیندها از طریق موبایل ها، دسکتاپ ها و لپ تاپ ها
• مرتب کردن فرآیندها و همکاری­ها که پشتیبانی و بهبود سریع را تضمین نماید
• ارائه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد بر کد گذاری و IT
• پشتیبانی جامع از فرآیند اصلی مثل آن­هایی که بر پایه مستندات نیستند

روش­های BPM بطور معمول همراه با مولدهای قواعد کسب وکار هستند که می­توانند فرآیندها را با استدلال تعریف و هدایت نمایند که این امر مستقل از جریان کار می­باشد و انعطاف بیشتر و پشتیبانی سریع­تر از تغییرات را به همراه دارند. بیشتر روش­های BPM قابلیت­های یکپارچه­ سازی در قالب نرم ­افزارها و یا ارتباط دهنده ­های OTB که در اکثر سازمان­های بزرگ تسری یافته­اند را دربر میگیرند­. علاوه بر این BPMS سازمانی این قابلیت را دارند که فرآیندهای کسب و کار پیچیده را براحتی در تمام دپارتمان­ها، شرکای خارجی، مشتریان و در کل اکو سیستم کسب و کار گسترش دهند.

خلاصه و قدم­های آتی

برای بعضی، جریان کار SharePoint ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که کسب و کارشان لازم دارد. برای بعضی دیگر، یک روش طبقه­ بندی شده می­تواند یک مسیر موثر جهت گسترش منافع این سرمایه­ گذاری نرم ­افزاری به همراه فراهم کردن سیستم پردازشی مناسب به مرزهای گسترده­ تری باشد. هرچند که برای اکثریت، واقعیت­های دنیای در حال تغییر به منزله افزایش سفارشی­ سازی و توسعه مجموعه می­باشد، که هر قدم آن همراه می­شود با گسترش قابلیت­های جریان کار SharePoint استاندارد و نزدیک کردن آن به BPMS. انتخاب رویکرد درست در حال حاضر می­تواند باعث از بین رفتن سردرگمی در آینده شود. ضمن اینکه می­تواند به کنترل هزینه ­ها، افزایش سرعت توسعه و سرانجام به بهتر شدن امر کسب و کار کمک شایانی نماید.

منبع مقاله: https://download.bizagi.com/docs/BPM-vs-Sharepoint.pdf