کاهش هزینه‌های عملیاتی برای هر کسب و کاری اهمیت دارد. اما در حالی که سازمان‌های کوچک و بزرگ هر 2 با هزینه عملیاتی بالا دست و پنجه نرم می‌کنند، کاهش این هزینه‌ها برای کسب‌وکارهای جدید مهم‌تر است، زیرا آنها هنوز درآمد کافی برای پرداخت هزینه‌های بالای عملیات‌های خود را ندارند. استفاده از روش های کاهش هزینه می‌تواند به آنها کمک کند تا سود خود را به طور چشمگیری افزایش دهند؛ هر چند صحبت از این کار آسان‌تر از انجام دادن آن است. در ادامه انواع به روش های کاهش هزینه در سازمان می‌پردازیم.
تخلفات و فساد اداری همیشه در سیستم‌های سنتی اداری رایج بوده‌‌اند. زیرا در این سیستم‌ها، سازوکار بهینه‌ای برای انجام کارها و نظارت دقیقی برای پیشگیری از فساد اداری وجود نداشت. بهترین راه برای کاهش فساد اداری، پیشگیری از آن است و یکی از بهترین روش‌های پیشگیری از فساد اداری، بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است. اما شاید بپرسید، اتوماسیون اداری چگونه باعث کاهش فساد اداری می‌شود؟ برای پاسخ به این پرسش با ما همراه باشید.
در مقاله‌های قبلی خواندید که بایگانی اسناد چیست و با مراحل پیاده‌سازی سیستم های بایگانی اسناد آشنا شدید. بایگانی اسناد و مدارک سازمانی نقش مهمی در عملکرد صحیح سازمان دارد. مدارک و اسناد سازمانی، هم برای استناد در آینده مورد استفاده قرار می‌گیرند و هم باعث افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان در قبال وظایف خود می‌شوند. به همین دلیل نیز، بایگانی اسناد سازمانی اهمیت زیادی دارد. در این مقاله پس از تعریف واحد بایگانی و انواع بایگانی اسناد، به معرفی روش های بایگانی اسناد و مدارک در سازمان و نحوه بایگانی اسناد در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر می‌پردازیم.
دبیرخانه و مدیریت مستندات (یا همان بایگانی اسناد) مفاهیمی نزدیک به هم هستند. علت اصلی آن هم این است که در گذشته در برخی سازمانها، تنها یک واحد سازمانی مسئول انجام هر 2 این کارها بود. اما امروزه، با خودکارسازی و تفکیک بسیاری از عملیات‌های سازمانی، تفاوت این 2 نیز پر رنگ‌تر شده است. برای اینکه تفاوت آنها را به خوبی درک کنید، تعاریف، وظایف و نرم‌افزارهای آنها را برای شما مقایسه می‌کنیم.
بسیاری از سازمانها با اتوماسیون و فواید آن آشنا هستند. اما تعداد کمی از آنها درباره هایپر اتوماسیون یا ابر اتوماسیون شنیده‌اند. این اصطلاح ممکن است کمی شبیه داستان‌های علمی تخیلی به نظر برسد، اما کاربردهای واقعی دارد و استفاده از آن در میان سازمانها رو به گسترش است. هایپراتوماسیون در واقع عبارت است از استفاده همزمان از چندین فناوری اتوماسیون مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی (ML) برای خودکارسازی فرآیندها. برای آشنایی با هایپر اتوماسیون و مزایا و چالش‌های آن با وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اگر تا به حال درگیر نامه‌نگاری‌های اداری شده باشید، حتما با موضوع پیوست نامه نیز سر و کار داشته‌اید. پیوست در نامه اداری زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که نیاز باشد همراه نامه اصلی، سند، فایل یا نامه دیگری نیز ارسال شود. در این مقاله در مورد تعریف پیوست در نامه اداری و نکات مربوط به استفاده از آن خواهید خواند.
در هر کسب و کار، انواع سمت های سازمانی متعددی وجود دارد که بخشی اساسی از عملیات آن هستند. از افراد مجرب تیم مدیریت اجرایی گرفته تا کارکنان سطوح ابتدایی سازمان، هر کدام از این سمت‌ها شامل وظایف خاصی است که به موفقیت شرکت کمک می‌کند. یادگیری در مورد سمت های مختلف در یک کسب و کار می‌تواند به شما کمک کند تا یک مسیر شغلی تعریف شده برای خود یا برای سازمان خود ایجاد کنید. در این مقاله، چندین سمت سازمانی کلیدی در هر کسب و کار، وظایف آنها و اینکه چگونه به موفقیت یک کسب و کار کمک می‌کنند را بررسی می‌کنیم.
حجم مکاتبات اداری در سازمانها و کسب و کارهای می‌تواند بسیار زیاد باشد و این موضوع تفکیک و شناسایی نامه‌ها را بسیار سخت می‌کند. سازمانها برای رفع این مشکل از دفاتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور یا نامه‌نما می‌گویند. این دفاتر در ابتدا طی سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی و با پیشنهاد و طرح فرانسوی‌ها و بلژیکی‌ها برای اصلاح نظام بایگانی ایران مورد استفاده قرار گرفتند. پس از آن ادارات دولتی در ایران موظف شدند که دفاتر اندیکاتور و اندکس داشته باشند و هنوز هم در بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله در مورد دفتر اندیکاتور، نحوه شماره گذاری در دفتر اندیکاتور و تفاوت آن با دفتر اندکس خواهید خواند.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرم‌افزار فراگستر، بهره‌وری تیمشان را افزایش داده‌اند.
