گاهی وقت‌ها کاربران اتوماسیون نیاز دارند تا بتوانند نامه‌ای را که در مورد موضوعی خاص (یا با هر شرط دیگری) دریافت می‌کنند، به محض دریافت، بطور خودکار همراه با شرح اقدام و سایر تنظیمات لازم به کاربر یا کاربران دیگری ارجاع دهند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای آنها فراهم می‌کند.
در هر سازمانی، کارکنان به دلایل متفاوت و در زمان‌های مختلف به مرخصی نیاز پیدا می‌کنند. به همین دلیل ثبت درخواست مرخصی توسط آنها، از فعالیت‌های اداری رایج است. در گذشته، این درخواست‌ها به صورت کاغذی و با مراجعه حضوری کارکنان به مدیران و پیگیری از آنها انجام می‌شد که زمان زیادی می‌برد. اما امروزه با دیجیتالی شدن کارها شما می‌توانید تمامی این مراحل را به صورت کامپیوتری و با استفاده از سیستم‌های اتوماسیون انجام دهید. استفاده از سیستم‌هایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، باعث کاهش کاغذبازی و مراجعات حضوری برای این درخواست‌ها می‌شود و با خودکارسازی گردش‌کارها، به آنها سرعت می‌بخشد. در این مقاله، روش‌های ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر را برای شما معرفی می‌کنیم.
گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا از دریافت یک نامه خاص از یک شخص بخصوص (یا هر شرط دیگری که خودشان تعیین خواهند کرد) حتی اگر در سامانه اتوماسیون کسب و کار وارد هم نشده باشند، باخبر شوند. اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت تنظیم قوانین کارتابل، این امکان را برای شما فراهم می‌کند.
آیا میدانستید که به محض تعریف یک رویداد جدید در تقویم سازمانی سامانه اتوماسیون کسب و کار فراگستر، آن رویداد به صورت یک اطلاعیه در کارتابل فرد یا افرد مرتبط با رویداد (مدعوین) ارسال خواهد شد؟
یکی از ویژگی‌های هر نرم افزار سازمانی موفق این است که امکانات متعدد و جامعی را به‌صورت یکجا اختیار سازمان ها قرار می‌دهد. به‌عنوان مثال در نرم‌افزار Google Workspace شما می‌توانید به امکانات جانبی متعددی از قبیل برقراری تماس، پوشه‌های ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسات آنلاین و … در یک محیط کارتابل اصلی دسترسی داشته باشید. چنین حالتی باعث می‌شود که کاربران برای استفاده از قابلیت‌ها و امکانات مختلف گوگل، مجبور نباشند که از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شوند. اتوماسیون اداری فراگستر نیز به طور مداوم در حال اضافه‌کردن امکانات متعدد و ایجاد دسترسی به آنها در کارتابل سامانه است. یکی از این موارد، ایجاد دسترسی به امکانات مربوط به زیرسیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر است که به سازمانها اجازه می‌دهد با سرعت و به‌راحتی اسناد سازمانی خود را بایگانی کنند. در ادامه در مورد روش‌های بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر صحبت می‌کنیم.
طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد محرمانه برای هر سازمانی ضروری است. در حالی که در مکاتبات کاغذی به راحتی می‌توان میزان محرمانگی نامه ها را با مهر و موم خاص آن مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از مکاتبات سازمان‌های امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر انجام می‌شود. این مساله امکان طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل می‌کند. با اتوماسیون فراگستر شما می‌توانید اسناد و مکاتبات دیجیتالی سازمان خود را نیز طبقه بندی کنید. برای آشنایی با تعریف سند محرمانه و نحوه طبقه‌بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، محلی است که شما می‌توانید در آن، نامه‌ها و ارجاعات دریافتی خود را مشاهده کنید. یکی از قابلیت‌های سامانه فراگستر، هوشمند بودن کارتابل آن است. به این معنی که شما می‌توانید برای آن قوانینی تعریف کنید که بر اساس آنها، نامه‌های دریافتی را به صورت خودکار دسته‌بندی کند. به عنوان مثال می‌توانید قانونی تعریف کنید که اگر نامه‌ای از سمت “مدیر مالی” با موضوعی که شامل عبارت “صورت‌حساب” است، دریافت کردید، این نامه به طور خودکار وارد یک پوشه خاص با عنوان “صورت‌حساب‌های دریافتی” شود. در این مقاله در مورد نحوه تعیین قوانین کارتابل اتوماسیون فراگستر خواهید خواند.
مکاتبات الکترونیکی در سازمان از راه‌های متعددی انجام می‌شود. یکی از این راه‌ها استفاده از نرم افزارهای پست الکترونیک یا ایمیل است. با این حال بسیاری از کاربران سازمانی نیاز دارند که بتوانند نامه‌های دریافتی از طریق ایمیل را به صورت نامه رسمی در سیستم‌های اتوماسیون اداری ثبت کرده و آنها را برای انجام اقدامات مربوطه در سازمان به گردش دربیاورند. این دسته از امکانات اتوماسیون فراگستر در زیرسیستم مدیریت پست الکترونیک فراگستر گنجانده شده است. یکی از امکاناتی که این زیرسیستم در اختیار شما قرار می‌دهد، امکان ثبت ایمیل‌های دریافتی به عنوان نامه است. در ادامه این مقاله نحوه تبدیل ایمیل های دریافتی به نامه در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی می‌کنیم.
شرکت فراگستر که در سال 1380 بصورت سهامی خاص تاسیس گردید، با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا، هم‌اکنون در زمره شرکتهای برتر ارائه دهنده نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار در کشور شناخته می‌شود. ما شرکتی دانش بنیان، دارای رتبه یک شورایعالی انفورماتیک و همچنین تندیس طلایی رعایت حقوق مصرف کنندگان در طی 5 سال متوالی هستیم. در کارنامه فراگستر اجرای پروژه‌های موفق با سازمانها و نهادهای بزرگی مانند بانک ملی ایران، ایرانسل، دیوان عدالت اداری و … وجود دارد. در حال حاضر بیش از 3000 سازمان با گستردگی بیش از یک میلیون کاربر با نرم‌افزار فراگستر، بهره‌وری تیمشان را افزایش داده‌اند.
