مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه
استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌وری بیشتر سازمان می‌شود، دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست به دنبال دارد. برای اینکه بیشتر با اهمیت اتوماسیون اداری آشنا شوید، در ادامه به برخی از مزایای اتوماسیون اداری اشاره میکنیم.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
- حذف میزان قابل ملاحظه ای از مکاتبات کاغذی در سازمان
- انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
- برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
- به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
- پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
- ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
- پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت در راستای طرح تکریم ارباب رجوع
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
- صرفه‌جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
چرا اتوماسیون اداری فراگستر را پیشنهاد میکنیم؟
زمانی که با تعریف اتوماسیون اداری و مزایای آن آشنا شدید، نوبت به انتخاب راهکاری مناسب برای اتوماسیون سازمان شما می‌رسد. با توجه به رشد سریع فناوری باید راهکاری را برای اتوماسیون اداری انتخاب کنید که همواره پهلو به پهلوی گسترش فناوری توسعه می‌یابد و قابلیت بروزرسانی با سیستم‌های جدید را دارا باشد.
فراگستر در کنار طراحی بروز، سیستم اتوماسیون اداری خود را بر اساس مدیریت فرایندها نیز پیاده‌سازی می‌کند. این دو سیستم در کنار هم میتوانند نیاز هر سازمان و شرکتی را پاسخگو باشند. از دیگر فناوری‌های جدیدی که فراگستر در اتوماسیون اداری خود بکار گرفته میتوان به موتور جستجوی معنایی (بهجو)، تبدیل گفتار به متن، پیگیری کارها در اتوماسیون با ربات تلگرام، نسخه جدید موبایل، نویزگیر تصاویر، نرم افزار دبیرخانه، رایانش ابری و سینک سرور اشاره کرد.
