داستان موفقیت اجرای پروژه BPMS در بهمن لیزینگ
زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه
معرفی بهمن لیزینگ:
شرکت بهمن لیزینگ (سهامی عام) در آذرماه ۱۳۸۱ با سرمایه‌گذاری مستقیم شرکت گروه بهمن تأسیس گردید. شرکت دارای مجوز فعالیت از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران بوده و عضو مؤثر انجمن و کانون شرکت‌های لیزینگ ایران می‌باشد.اهداف اولیه تأسیس شرکت،عبارت‌اند از :
- توسعه بازار فروش محصولات گروه بهمن از طریق ایجاد تسهیلات ویژه برای واگذاری خودرو به‌صورت اجاره به‌شرط تملیک و یا فروش اقساطی جهت سازمانها، نهادها، مؤسسات دولتی و عمومی و افراد
- انعطافپذیری در برابر درخواست‌های مشتریان
- مدیریت استفاده بهینه از سرمایه
- تحقق رفاه اجتماعی و کمک به اشتغال پایدار
- حمایت از تولیدات و صنایع داخلی
این شرکت حدود ۱۲۴ نفر پرسنل دارد و یکی از بزرگ‌ترین مراکز لیزینگ خودرو در ایران به شمار می‌رود.
وضعیت بهمن لیزینگ قبل از استقرار نرم‌افزار BPMS
از ابتدا تأسیس شرکت هر واحدی برای خود از نرم‌افزارهای ساده‌ای مثل اکسل استفاده می‌کرد و برخی از واحدها هم به‌صورت سنتی و دستی کار می‌کردند. بعد از تغییر مدیریت مجموعه و به دستور ایشان اکثر واحدهای سازمان شروع به استفاده از نرم‌افزارهای شرکت همکاران سیستم نمودند و همچنان اکثر نرم‌افزارهای تخصصی شرکت از مجموعه همکاران سیستم می‌باشد.
هدف بهمن لیزینگ از خرید نرم‌افزار BPMS
هدف ما از خرید این نرم‌افزار، پوشش خلأهای موجود در نرم‌افزارهای موجود در سازمان بود. از طرفی یکسری از فعالیت‌های مهم مجموعه مثل وصول مطالبات و تسویه همچنان به‌صورت دستی انجام می‌شد که یکی دیگر از اهداف سازمان از خرید این برنامه مکانیزه کردن این نوع فعالیت‌ها بود. به همین جهت ما از مکانیزه کردن فرایند پذیرش کار با نرم‌افزار BPMS را آغاز کردیم.
ساخت اولین فرایند در سازمان چقدر طول کشید و چند نفر در این کار همکاری داشتند؟
ساخت فرایند پذیرش حدود ۲ ماه و با همکاری ۲ نفر به سرانجام رسید. البته ساخت فرایند فقط به عهده خود من بود و نفر دیگر بیشتر وظیفه تحلیل فرایند و مصاحبه با نفرات سازمان جهت بهبود فرایند را به عهده داشت.
فرایند پذیرش را توضیح دهید و بفرمایید چه ارزش‌افزوده‌هایی در سازمان به همراه داشته است؟
روال کار به این صورت است که مشتری دریکی از نمایندگی‌ها محصول و نحوه پرداخت (تعداد اقساط، بیمه و… ) را انتخاب می‌کرد و کارشناس نمایندگی اطلاعات متقاضی و ضامن و اسکن مدارک و فیش‌ها و.. را تکمیل و خرید را مایید می‌کرد و بعد به تائید مدیر فروش و مدیر حسابداری و مدیرعامل می‌رسد. بعدازاین مرحله از جُنگ تصاویر، محصول خود را انتخاب کرده و نمایندگی درخواست محصول و نحوه پرداخت متقاضی را باهم مطابقت می‌دهد و در صورت تائید وارد کمیته اعتبار سنجی می‌شود . در صورت تائید این مرحله یک اس ام اس برای مشتری و یک کار جدید وارد کارتابل کارشناس پذیرش ستاد مرکزی می شود و بعد از چند روز اسناد فیزیکی از سمت نمایندگی برای مرکز ارسال می شود و در صورت تائید این مرحله اطلاعات مشتری و پایه فروش آن در سیستم همکاران به‌صورت اتوماتیک درج می‌شود.
در روال گذشته، زمانی که شخص می‌خواست محصول موردنظر را انتخاب کند، نمایندگی از موجودی مرکز اطلاع نداشته و باید ابتدا به‌صورت تلفنی استعلام می‌گرفت. بعد از طی مراحل تائید در نمایندگی، کار چندین روزبه تعویق می‌افتاد تا اسناد فیزیکی به مرکز برسد و این قضیه برای مشتری خیلی رضایت‌بخش نبود.
در حالت فعلی و با استفاده از BPMS نمایندگی در هرکجا از کشور به‌صورت آنلاین از موجودی انبار مطلع می‌شود. مجدداً تأکید می¬شود که اطلاعات مربوط به موجودی کالا در سیستم انبار شرکت همکاران وجود دارد که از طریق یکپارچگی BPMS با این سیستم مشکل مذکور برطرف شده است.
بعد از طی مراحل تائید، فایل مشتری وارد کارتابل کارشناس مستقر در مرکز می‌شود. کارشناس در طول مدت ارسال اسناد فیزیکی، بررسی‌ها و اقدامات لازم را بر روی فایل های الصاق شده انجام می‌دهد و فقط مرحله مقایسه اصل با اسکن اسناد می‌ماند که در کمترین زمان انجام می‌شود.
مزیت دیگری که ایجادشده است این است که کارشناس مرکز اگر نواقصی روی پرونده ببیند بلافاصله از طریق فرایند به نماینده و مشتری اطلاع‌رسانی می‌نماید ولی در روال قبلی تازه بعد از رسیدن اسناد فیزیکی به مرکز، فایل بررسی و مجدد به دلیل عدم تکمیل پرونده، اطلاعات عودت داده می‌شود که این قضیه بسیار زمان‌بر بود وازدید مشتری اصلاً قابل‌قبول نبود.
در حال حاضر این روند چندروزه به حدود دو ساعت کاهش‌یافته است و این دستاورد بزرگی برای بهمن لیزینگ بشمار می‌رود. بهمن لیزینگ اولین لیزینگ در کشور است که به‌صورت مکانیزه فرایند پذیرش را انجام می‌دهد و مطمئناً در جلب رضایت مشتریان تأثیر بسزایی خواهد داشت. همچنین با استفاده از قابلیت‌های موجود در کارتابل جدید BPMS به‌زودی شاهد ثبت درخواست متقاضی به‌صورت مستقیم از سایت بهمن لیزینگ و شروع همزمان فرایند پذیرش خواهیم بود.
تابه‌حال چقدر این فرایند تغییر کرده است و آیا در زمان اعمال تغییرات با مشکل خاصی روبه‌رو شدید؟
تابه‌حال ۴ ورژن جهت بهبود فرایند بر روی فرایند اصلی زده‌شده و تمامی تغییرات در مدت همین دو ماه رخ‌داده است و این سیستم نشان داده است که به‌راحتی از پس اعمال تغییرات برآمده است.
نحوه ارائه خدمات پشتیبانی از زمان نصب نرم‌افزار تا به امروز چگونه ارزیابی می‌کنید؟
صادقانه بگویم یکی از نکات حائز اهمیت برای من این بود، که بعد از تمام شدن خدمات پشتیبانی و تا زمان عقد قرارداد جدید پشتیبانی، هر زمان نیاز به همراهی همکان واحد خدمات پس از فروش فراگستر داشتیم، بسیار صمیمانه و دلسوزانه مانند قبل به ما مشاوره و خدمات ارائه کردند.
در ابتدا کار با نرم‌افزار، کارتابل قدیم دچار برخی از مشکلات بود ولی با تلاش کارشناسان و مدیران واحد توسعه و پشتیبانی شرکت فراگستر، کارتابل جدید با UI و قابلیت‌های بسیار خوب ارائه شد که در کل باعث جلب رضایتمندی بیشتری شد.
آخرین سؤال، از چه نرم‌افزارهایی بازدید کردید و چرا نرم‌افزار BPMS فراگستر را انتخاب کردید؟
۴ سال پیش در یک سمیناری که در خصوص اتوماسیون اداری و دبیرخانه بود با فراگسترآشنا شدیم. در آنجا همکاران شما دموی نرم‌افزار BPMS را به ما ارائه کردند و ما تازه با این برنامه آشنا شدیم. در آن زمان ما به دنبال خرید ERP بودیم. در همان زمان همکاران شما به ما پیشنهاد دادید که به‌جای خرید ERP از BPMS استفاده کنید ولی ما به دلیل اینکه دستور و مجوز خرید ERP را از مدیرعامل گرفته بودیم از خرید BPMS منصرف شدیم.
در همان زمان مدیریت سازمان عوض شد و ما با تائید مدیریت جدید تصمیم به خرید BPMS گرفتیم. ابتدا سراغ Singularity رفتیم ولی به علت قیمت بالای این نرم‌افزار که۴ سال پیش حدود ۲۰۰میلیون قیمت دادند و برخی مشکلات دیگر از خرید این محصول صرف‌نظر کردیم. بعدازآن تنها گزینه خوب و قابل قبولی که برای ما مطرح بود فراگستر بود و این نرم‌افزار را از شما خریداری کردیم.
سخن آخر:
از تمامی همکاران فراگستر ازجمله تیم مهندسی فروش این شرکت گرفته تا تیم آموزش، پشتیبانی و توسعه تشکر می‌کنم که همیشه در کنار ما بودند و به‌جرئت می‌توانم بگویم که اجرای این پروژه در کنار دوستان خوب فراگستر یکی از تجربیات خوب و موفق همراه با خاطرات شیرین در زندگی کاری بنده محسوب می‌شود.
تاریخ مصاحبه: ۱۳۹۴/۰۴/۰۹
