نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر

نرم افزار دبیرخانه فراگستر یک سیستم تحت وب است که تمامی وظایف واحدهای دبیرخانه سازمان‌ها از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. خودکارسازی این وظایف باعث می‌شود تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر شود.

از ویژگی‌های متمایز سیستم دبیرخانه فراگستر این است که فرآیند ثبت نامه وارده و صادره و سایر فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه را با سرعتی بسیار بالا انجام می‌دهد و به این ترتیب مدیریت نامه های اداری را تسهیل می‌کند. مزیت دیگر این نرم افزار، قابلیت بایگانی و طبقه بندی اسناد و مکاتبات است که برای بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی مفید خواهند بود.

در ادامه شما را با مهمترین قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر آشنا خواهیم کرد و سپس جدیدترین قابلیت‌ها و امکانات تخصصی آن را همراه با جزئیات برای شما می‌آوریم.

فهرست قابلیت ها و امکانات نرم افزار دبیرخانه فراگستر

فهرست نامه‌ها

در فهرست نامه‌ها کاربران دبیرخانه، دید کاملی نسبت به مکاتبات ثبت شده از طرق مختلف خواهند داشت، در این فهرست روش‌های مختلفی تعبیه شده تا کاربران دبیرخانه بتوانند در سریعترین زمان ممکن نامه‌ها را ثبت نمایند و در صورت لزوم آنها را  جستجو و ارجاع یا بایگانی نمایند. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • معرفی دبیرخانه‌ها با فرمت‌های شماره گذاری متنوع متناسب با نیاز سازمان
  • ثبت نامه‌ها بصورت سریع از طریق گیشه
  • سازگار با انواع اسکنر‌های تکی یا فیدردار
  • شخصی‌سازی فرم ثبت نامه متناسب با نیاز کاربر
  • شخصی‌سازی ترتیب و سایز ستون‌ها در فهرست نامه‌ها متناسب با نیاز کاربر
  • ارسال الکترونیکی نامه‌ها توسط فکس، ایمیل و یا ECE از فهرست نامه‌ها
  • انواع چاپ‌های متنوع برای نامه‌ها (دارای سربرگ، بدون سربرگ، تبدیل به PDF و…)
  • چاپ و بارگذاری رسید تحویل برای نامه‌ها
  • جستجو آسان و سریع و ارجاع مجدد نامه‌ها به سایر کاربران
  • صدور فیش از طریق پیامک یا ایمیل به آورندگان نامه بصورت کاملاً الکترونیکی
فهرست نامه‌ها در نرم افزار دبیرخانه فراگستر
فهرست بسته‌ها در سیستم دبیرخانه فراگستر

فهرست بسته‌ها

در سیستم دبیرخانه فراگستر بخشی تخصصی و جداگانه به منظور ثبت و مدیریت بسته‌ها در دبیرخانه‌های سازمان تعبیه گردیده است. سازمانهایی که در دبیرخانه اقدام به ثبت یا  ارسال بسته می‌نمایند می‌توانند از این بخش نسبت به مدیریت منظم اطلاعات بسته‌های ثبت شده در سازمان اقدام نمایند. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • ثبت انواع بسته‌ها با تعیین اطلاعات تخصصی مرتبط بصورت سریع از طریق گیشه
  • ثبت اطلاعات رسید یا عودت بسته‌ها
  • ارجاع اطلاعات بسته‌های ثبت شده بین دبیرخانه‌های سازمان
  • ثبت نامه‌های درون بسته‌ها و ایجاد ارتباط بین بسته و نامه‌ها
  • چاپ رسید تحویل برای بسته‌ها و بارگزاری رسید‌ها توسط بارکد خوان
  • شخصی‌سازی فرم ثبت بسته متناسب با نیاز کاربر
  • شخصی‌سازی ترتیب و سایز ستون‌ها در فهرست بسته‌ها متناسب با نیاز کاربر

فهرست فکس‌ها

یکی از مبادی مهم دریافت و ارسال نامه‌ها در سازمان‌ها فکس می‌باشد. در فهرست فکس‌های دبیرخانه فراگستر، کاربر فهرست فکس‌های دریافتی را مشاهده می‌نماید و می‌تواند به سادگی اقدام به ثبت و ارسال آنها به کارتابل گیرندگان درون سازمانی نماید. هچنین این فهرست شامل بخش‌های فکس‌های ارسالی، فکس‌های ثبت شده، فکس‌های حذف شده نیز می‌باشد. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • مجزاسازی فکس‌‎های تعریف شده برای سازمان به ازای دبیرخانه‌های مختلف
  • ثبت سریع نامه از روی فکس‌های دریافت شده و ارجاع و گردش آنها در سطح سازمان
  • ثبت صفحات فکس‌های دریافتی در نامه‌های مختلف
  • ارجاع و گردش فکس‌های دریافتی از طریق ارسال فایل (File Transfer) در سطح سازمان
  • مشاهده و مدیریت فهرست فکس‌های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده
  • مانیتورینگ وضعیت فکس‌های ارسالی
  • مشاهده فهرست فکس‌های ثبت شده و دسترسی به نامه‌های ثبت شده از روی فکس
  • حذف دائم یا موقت فکس‌های غیر لازم با انتقال آنها به فهرست فکس‌های حذف شده
فهرست فکس‌ها در دبیرخانه فراگستر
فهرست ایمیل‌های دبیرخانه تحت وب فراگستر

فهرست ایمیل‌ها

پست الکترونیکی یا ایمیل یکی از روش‌های مرسوم برای ارسال و دریافت نامه‌ها در سازمان‌ها می‌باشد. در فهرست ایمیل‌های دبیرخانه فراگستر، کاربر فهرست ایمیل‌های دریافتی را مشاهده می‌نماید و میتواند به سادگی اقدام به ثبت و ارسال آنها به کارتابل گیرندگان درون سازمانی نماید. هچنین این فهرست شامل بخش‌های ایمیل‌های ارسالی، ایمیل‌های ثبت شده، ایمیل‌های حذف شده نیز می‌باشد. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • مجزاسازی آدرس پست الکترونیکی‌های تعریف شده برای سازمان به ازای دبیرخانه‌های مختلف
  • ثبت سریع نامه از روی ایمیل‌های دریافت شده و ارجاع و گردش آنها در سطح سازمان
  • امکان ارسال ایمیل‌های دریافتی از طریق Forward یا Reply آنها بصورت مستقیم
  • مشاهده و مدیریت فهرست ایمیل‌های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده
  • مانیتورینگ وضعیت ایمیل‌های ارسالی
  • مشاهده فهرست ایمیل‌های ثبت شده و دسترسی به نامه‌های ثبت شده از روی ایمیل
  • حذف دائم یا موقت ایمیل‌های غیر لازم با انتقال آنها به فهرست ایمیل‌های حذف شده
  • مشاهده وضعیت فعال و آخرین زمان دریافت و ارسال هر کدام از اکانتهای پست الکترونیکی مرتبط با دبیرخانه

فهرست ECE‌ها

پشتیبانی صحیح از پروتکل ECE یکی از الزامات اصلی دبیرخانه‌های سازمانهای دولتی می‌باشد. در فهرست ECE‌های دبیرخانه فراگستر، کاربر فهرست ECE‌های دریافتی را مشاهده می‌نماید و میتواند به سادگی اقدام به ثبت و ارسال آنها به کارتابل گیرندگان درون سازمانی نماید. هچنین این فهرست شامل بخش‌های ECE‌های ارسالی، ECE‌های ثبت شده، ECE‌های حذف شده و ECE عودت شده نیز می‌باشد. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • مجزاسازی آدرس پست الکترونیکی ‌‎های مرتبط با ارسال یا دریافت ECE به ازای دبیرخانه‌های مختلف
  • ثبت سریع نامه از روی ECE‌های دریافت شده و ارجاع و گردش آنها در سطح سازمان
  • امکان انتساب رسیدهای ECE دریافتی به نامه‌ها
  • مشاهده و مدیریت فهرست ECE‌های ثبت شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده
  • مانیتورینگ وضعیت ECE‌های ارسالی
  • مشاهده فهرست ECE‌های ثبت شده و دسترسی به نامه‌های ثبت شده از روی ایمیل
  • حذف دائم یا موقت ECE‌های غیر لازم با انتقال آنها به فهرست ایمیل‌های حذف شده
  • عودت ECE‌های دریافتی غیر مرتبط به سازمان
  • مشاهده وضعیت فعال و آخرین زمان دریافت و ارسال هر کدام از اکانتهای پست الکترونیکی مرتبط با دبیرخانه
فهرست ECE‌های دبیرخانه فراگستر
فهرست توزیع

فهرست توزیع

یکی از وظایف دبیرخانه دریافت و ارسال نامه‌های صادره به بیرون سازمان از طریق روش‌های همانند پست، پیک، فکس، ایمیل و یا ECE می‌باشد. در سیستم دبیرخانه فراگستر بخشی تخصصی با نام فهرست توزیع (یا فهرست خروجی) برای این مهم در نظر گرفته شده است تا کاربران سازمان جهت ارسال نامه‌هایشان توسط دبیرخانه صرفاً کافی باشد تا نامه را در این فهرست قرار دهند. از آنجا به بعد عملیات دبیرخانه بصورت تخصصی بر روی نامه‌ها اجرا خواهدشد و البته کاربران می‌توانند آخرین وضعیت ارسال نامه‌هایشان را رصد نمایند. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • ارجاع خودکار نامه‌های صادره از کارتابل کاربران به فهرست توزیع
  • امکان مدیریت بر روی آدرس‌های اصلی گیرندگان نامه‌ها
  • امکان تعیین و دسته بندی نامه بر اساس انواع نحوه‌های ارسال (پست، پیک، فکس، ایمیل یا ECE)
  • امکان انتساب نامه‌های با آدرس‌های یکسان به یک پاکت در فهرست پست و پیک
  • امکان ارسال الکترونیکی نامه‌های از فهرست توزیع توسط فکس ، ایمیل یا ECE
  • امکان ثبت اطلاعات پست یا پیک بر روی پاکت‌ها
  • ثبت رسید تحویل پست یا پیک بر روی پاکت‌ها و انتساب خودکار آنها به نامه‌های درون پاکات
  • چاپ اطلاعات بر روی پاکت بر اساس آدرس اصلی و شماره نامه‌های درون پاکت
  • امکان ایجاد پاکت متفرقه و چاپ آدرس‌ نهایی روی آن جهت ارسال مرسولات به خارج سازمان
  • پیشنهاد اندازه پاکت مناسب بر اساس شمارش تعداد برگه‌های نامه‌ها و پیوست‌های درون پاکت

درگاه دبیرخانه

در صورتی که سازمانی بصورت هولدینگی (یا چند سازمانی) اقدام به راه اندازی سامانه اتوماسیون اداری (اتوماسیون کسب و کار) فراگستر نماید، می‌تواند با فعال سازی قابلیت تعریف درگاه در زیرسیستم دبیرخانه فراگستر، امکان ارسال نامه بین دبیرخانه‌های سازمان‌های عضو را مهیا نماید. در این صورت دیگر لازم نیست نامه‌های بین سازمانی به مخاطب خاصی ارسال گردند و می‌توان نامه‌ها را از درگاه دبیرخانه سازمان مبدا به درگاه دبیرخانه سازمان مقصد ارجاع داد تا از آنجا در سازمان مقصد به گردش درآید. این یک امکان بسیار کارساز در اجرای دبیرخانه‌های غیر متمرکز در سازمانهای متوسط و بزرگ می‌باشد. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • تعریف درگاه‌های دبیرخانه‌های متعدد به ازای هر سازمان
  • ارجاع نامه‌های بین درگاه‌های مجاز دبیرخانه‌های سازمان‌ها
  • ارجاع نامه‌های درگاه دریافتی دبیرخانه به کارتابل کاربران سازمان
  • دسترسی به فهرست نامه‌های ارسالی از طریق درگاه ارسالی دبیرخانه سازمان
  • بایگانی نامه‌های دریافت شده در درگاه دریافتی سازمان
  • حذف و انتقال نامه‌های غیر مرتبط به فهرست حذف شده درگاه دبیرخانه سازمان
درگاه دبیرخانه فراگستر
بایگانی دبیرخانه

بایگانی دبیرخانه

نگهداری اطلاعات در دبیرخانه سازمانها به منظور دسترسی و پیگیری مجدد آنها از اهمیت بسزایی برخوردار است. یکی از ویژگی‌های دبیرخانه‌های امروزی در سازمان‌ها وجود امکان یا ابزاری جهت بایگانی مکاتبات با هدف ایجاد انضباط و ساده سازی در دسترس پذیری آنها می‌باشد. بخش بایگانی در دبیرخانه فراگستر به شما کمک خواهدکرد تا فرآیند بایگانی و دسته بندی نامه‌ها را به سادگی و رعایت اصول حرفه ای اجرا نمایید. از جمله امکانات این بخش می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • امکان تعریف درختواره پرونده‌های بایگانی و تعریف دسترسی‌ها
  • بایگانی نامه‌های دبیرخانه در پرونده‌های بایگانی
  • مشاهده فهرست نامه‌های بایگانی شده در هر پرونده
  • امکان چاپ رسید تحویل برای نامه‌های بایگانی شده
  • امکان خروج نامه از حالت بایگانی شده در پرونده
  • امکان چاپ نامه‌های بایگانی شده
  • امکان تعیین یادآوری برای نامه‌های بایگانی شده

گزارش‌های تخصصی دبیرخانه

در زیرسیستم دبیرخانه فراگستر، برای دبیرخانه گزارش‌های پیش فرضی ایجاد شده است که می‌توان توسط آنها آمار و اطلاعات جامعی در خصوص عملکرد دبیرخانه سازمان که می‌تواند شامل ثبت نامه‌ها، ارجاعات نامه‌ها، فکس‌ها، ایمیل‌ها، ECE و… اخذ نمود.

از جمله گزارش‌ها این بخش می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

  • گزارش آماری عملکرد دبیرخانه‌ها
  • گزارش آماری درگاه‌های دبیرخانه‌ها
  • گزارش آماری ارجاع‌ها
  • گزارش آماری دریافت و ارسال فکس‌، ایمیل، ECE
  • گزارش نامه‌های مرتبط
  • گزارش اقلام باز

گزارش‌های تخصصی دبیرخانه

امکانات نرم‌افزار دبیرخانه تحت وب فراگستر

ارتباط با سامانه میز خدمت الکترونیکی

ارتباط با سامانه میز خدمت الکترونیکی

در راستای تعامل بهتر با مراجعین و ذینفعان سازمان، امکان ارتباط مستقیم و بی‌واسطه با سامانه میزخدمت الکترونیکی جهت ثبت مکاتبات و ارسال به دبیرخانه، بصورت خودکار فراهم شده است.

پیگیری غیرحضوری مکاتبات

پیگیری غیرحضوری مکاتبات

به کمک سامانه رهگیری مکاتبات، امکان پیگیری مکاتبات در هر ساعت از شبانه‌روز برای مراجعین و مشتریان سازمان به صورت غیرحضوری و آنلاین وجود دارد.

شخصی‌سازی فرم‌های ثبت نامه/بسته

شخصی‌سازی فرم‌های ثبت نامه/بسته

در دبیرخانه‌های پرترافیک به فرآیند ثبت مکاتبات در دبیرخانه سرعت ببخشید. آیتم‌های اطلاعاتی و وضعیت نمایش آنها در فرم‌های ثبت را، متناسب با نیاز کابران دبیرخانه تنظیم کنید.

شخصی‌سازی فهرست نامه‌ها

شخصی‌سازی فهرست نامه‌ها

با Drag&Drop به راحتی جداول فهرست نامه‌ها و بسته‌ها را متناسب با نیاز خود شخصی‌سازی کنید؛ مانند ترتیب و سایز ستون‌ها، تعداد ردیف‌ها، بازه زمانی نمایش اطلاعات در فهرست‌ها و…

ثبت مکاتبات با اطلاعات مشابه

ثبت مکاتبات با اطلاعات مشابه

برای افزایش سرعت عملکرد کاربران دبیرخانه، امکان ثبت چندین نامه، صورتجلسه یا بسته ارسالی که آیتم‌های اطلاعاتی مشابه دارند، بصورت سری و پشت سرهم فراهم است.

جستجو و بازیابی آسان مکاتبات ثبتی با اطلاعات متفرقه

جستجو و بازیابی آسان مکاتبات ثبتی با اطلاعات متفرقه

در دبیرخانه‌های پرترافیک که روزانه تعداد زیادی مراجعه‌کننده دارند، کاربران دبیرخانه امکان ثبت  فرستنده و یا گیرنده‌ی متفرقه را دارند؛ بطوری که بتوانند بعدا آنها را جستجو و مجدد استفاده کنند.

اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

تعریف قوانین ثبت نامه در دبیرخانه

به منظور خودکارسازی عملیات بعد از ثبت نامه‌ها، امکان تعریف ارجاع‌های خودکار و یا اطلاع‌رسانی توسط پیامک به فرستنده نامه و یا فراخوانی APIهای سایر سیستم‌‌ها در بخش قوانین ثبت نامه در دبیرخانه تعبیه گردیده است.

ارسال فیش الکترونیکی از طریق پیامک یا ایمیل

ارسال فیش الکترونیکی با پیامک یا ایمیل

علاوه بر چاپ رسید، بمنظور افزایش سرعت پیگیری و کاهش هزینه‌ها، امکان ارسال اطلاعات رسید (مانند کد رهگیری، شماره ثبت نامه و…) از طریق پیامک یا ایمیل برای فرستنده وجود دارد.

فهرست توزیع دبیرخانه

فهرست توزیع دبیرخانه

نامه‌ها و بسته‌هایی که نیاز به ارسال فیزیکی دارند، در فهرست توزیع دبیرخانه قرار می‌گیرند. نحوه ارسال نامه، چاپ پاکت، ثبت اطلاعات ارسال و عودت پاکت‌ها از امکانات فهرست توزیع است.

در کمتر از ۲۰ دقیقه، دمو ببینید

با تکمیل این فرم، درحداقل ۲۰ دقیقه، دموی اتوماسیون فراگستر را به شما نشان می‌دهیم.

و یا با شماره ۴۲۶۲۳-۰۲۱ تماس بگیرید

و یا عدد ۱ را به شماره ۳۰۰۰۵۷۳۴۲۲۳۳۴۴ پیامک کنید.

فیلم دمو و آموزش نرم افزار دبیرخانه تحت وب

با دیدن فیلمهای زیر با برخی از قابلیتهای نرم افزار دبیرخانه فراگستر آشنا می‌شوید.

شروع کار با سیستم و آشنایی کلی با بخش دبیرخانه

نحوه ثبت یک نامه جدید از طریق گزینه نامه جدید

آشنایی با درگاه دبیرخانه

آشنایی با نحوه ثبت نامه‌های صادره

آشنایی با نحوه ثبت نامه‌های وارده از طریق فکس، ایمیل و ECE

آشنایی با فهرست بسته در بخش دبیرخانه

چرا کسب و کارها به سیستم دبیرخانه نیاز دارند؟

مدیریت و انجام بهینه مکاتبات سازمانی نقشی حیاتی در موفقیت کسب و کارها دارد. تا پیش از رواج نرم افزارهای سازمانی، کسب و کارها و سازمان ها مجبور بودند برای ثبت و پیگیری نامه های خود از تعداد زیادی نیروی سازمانی در واحدهای دبیرخانه و بایگانی استفاده کنند. به همین دلیل، بهره گیری از نرم افزارهای دبیرخانه برای خودکارسازی این وظایف اهمیت زیادی دارد. با استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه شما می‌توانید بدون نیاز به تهیه و نگهداری دفاتر اندیکاتور، با حدف کاغذ از سازمان و بدون نیاز به تعداد زیادی نیروی انسانی، فضای زیاد و تجهیزات متعدد، با هزینه ای به مراتب کمتر، در هر زمان نامه‌ها را دریافت، ارسال، شماره گذاری، ثبت و پیگیری کنید.

ضرورت دیگر استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه کاهش خطای انسانی است. حتی منظم‌ترین افراد نیز دچار خطا می‌شوند، اما با استفاده از نرم افزارهای خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه، این خطاها کاهش چشمگیری پیدا می‌کنند و ضمن کاهش هزینه‌های سازمان شما، از ضررهایی که ممکن است به خاطر خطاهای انسانی متحمل شوید، جلوگیری می‌کند. ساده‌ترین اشتباهات در مدیریت مکاتبات مانند گم کردن اسناد یا شماره‌گذاری اشتباه، ممکن است موجب کاستی در انجام وظایف قانونی مانند ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی و جریمه‌های سنگین شود. این نرم‌افزارها همچنین با تمرکز اسناد در یک سیستم و جلوگیری از پراکندگی آنها و همچنین تعیین سطح دسترسی افراد به آنها، از رخ دادن خطاهای انسانی جلوگیری می‌کنند.

در نهایت، مهم‌ترین ضرورت سیستم‌ دبیرخانه افزایش سرعت انجام کارها و صرفه‌جویی در زمان است. یک نرم‌افزار دبیرخانه مناسب، محدودیتی در تعداد مکاتبات دریافتی و ارسالی ندارد و این امکان را برای سازمان‌های بزرگ و یا کسب و کارهای در حال رشد فراهم می‌کند تا هزاران نامه را با سرعتی بسیار بالا پردازش، ثبت و پیگیری کنند. این نرم‌افزارها برای انجام این کار تنها نیاز به تعداد محدودی راهبر سیستم دارند و شما می‎‌توانید نیروهای انسانی متخصص و سرمایه سازمان را بر مسائل مهم‌تر، ارائه خدمات بهتر به مشتریان، نوآوری و افزایش سود سازمان متمرکز کنید.

سوالات متداول نرم افزار دبیرخانه فراگستر

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی در هر سازمان است که مسئولیت ثبت و کنترل انواع مکاتبات وارده و صادره را برعهده دارد. کنترل کیفی در این واحد شامل هم محتوا و هم فرم مکاتبات می‌شود. یک نرم افزار دبیرخانه با خودکارسازی فرآیند ثبت و استانداردسازی فرمت مکاتبات و فرآیند نظارت بر آنها می‌تواند هزینه انجام این وظایف را کاهش داده و کیفیت عملکرد این واحد را افزایش دهد.

از طرف دیگر، مشتریان و شرکای سازمان نتیجه مکاتبات خود را از واحد دبیرخانه جویا می‌شوند و این واحد وظیفه پیگیری مکاتبات صادره سازمان را نیز برعهده دارد. بنابراین سرعت و دقت در انجام کارها برای این واحد بسیار ضروری است. ضرورت استفاده از این نرم‌افزار به‌ویژه در سازمان‎هایی که دبیرخانه‌های پرترافیک دارند بیشتر خواهد بود، زیرا نیاز به نیروی انسانی و هزینه‌های مدیریت واحد دبیرخانه را کاهش داده و با حذف خطای انسانی، امنیت مکاتبات شما را بیشتر می‌کند.

یک نرم افزار دبیرخانه‌ باید امکانات و قابلیت‌های فراوانی داشته باشد تا بتواند وظیفه ثبت نامه‌ها و مکاتبات اداری را به درستی انجام دهد. برخی از این امکانات کلیدی بوده و برای انجام وظایف این واحد ضروری هستند، مانند ثبت الکترونیکی نامه‌ها، امکان تعریف دفتر اندیکاتور، امکان دسته‌بندی مکاتبات و بایگانی آنها، امکان جستجوی سریع میان مکاتبات، ارائه گزارش‌های دقیق از عملکرد سیستم، پشتیبانی از فکس و ایمیل و تحت وب بودن که تمامی این موارد به بهترین شکل در نرم افزار دبیرخانه فراگستر وجود دارند.

اما برخی از این قابلیت‌های نرم افزارهای دبیرخانه، پیشرفته و خاص هستند و شما نمی‌توانید آنها در هر نرم افزاری پیدا کنید. به عنوان مثال سیستم دبیرخانه فراگستر قابلیت‌های منحصربه‌فردی برای دبیرخانه‌های پرترافیک و سازمان‌های بزرگ دارد که به انجام هرچه سریع‌‎تر و دقیق‌تر وظایف به آنها کمک می‌کند. از جمله این قابلیت‌ها عبارتند از: ثبت خودکار مشخصات نامه‌ها، ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی، شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات، اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک و …

نرم افزار دبیرخانه ابزاری است که مکاتبات وارده و صادره سازمان را به صورت خودکار ثبت و شماره‌گذاری کرده و برای گیرنده ارسال می‌کند. این نرم افزار در واقع به انجام وظایف واحد دبیرخانه می‌پردازد. اما نرم افزار مدیریت مستندات صرفاً سندی را که در سازمان تولید شده ثبت و ضبط می‌کند تا به صورت مدون قابل نگهداری باشد و در آینده بتوان در صورت ضرورت از آنها استفاده کرد. این نرم افزار کار واحد بایگانی را انجام می‌‎دهد و اسنادی که بایگانی می‌کند الزاماً ممکن است نامه نباشد و گیرنده نداشته باشد، مثلا یک فایل اکسل یا اتوکد یا هر مستند دیگری باشد که در سازمان تولید شده است.

بله. یکی از قابلیت‌‎های نرم افزار بایگانی فراگستر، امکان تعریف بایگانی‌های متعدد و نامحدود در یک سازمان است. این دبیرخانه‌ها اساساً مستقل هستند و با هم ترکیب یا ادغام نمی‌شوند و اطلاعات آن‌ها از هم کاملاً تفکیک شده است. این دبیرخانه‌ها همچنین، می‌توانند فرمت شماره‌دهی مختص به خودشان را داشته باشند یا از یک فرمت شماره‌دهی مشترک استفاده کنند.

دبیرخانه متمرکز حالتی است که در کل سازمان یک دبیرخانه وجود دارد و هر نامه ای که می‌خواهد به آن سازمان وارد بشود یا از آن سازمان خارج شود، از طریق همان دبیرخانه ثبت می‌شود. این امکان هم وجود دارد که به ازای هر واحد یا هر معاونت یا هر زیر مجموعه ای در سازمان، یک دبیرخانه مختص به آن بخش ایجاد کنند که برای ثبت، شماره‌گذاری و ارسال مکاتبات آن واحد یا بخش با خارج از سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. مانند دبیرخانه معاونت مالی، دبیرخانه معاونت فنی، دبیرخانه معاونت پشتیبانی و … به این نوع دبیرخانه، دبیرخانه غیرمتمرکز گفته می‌شود.

بله. در سامانه فراگستر، برای دبیرخانه‌ها امکان تعریف یک بخشی به نام درگاه وجود دارد که محل ورود و خروج مکاتبات به دبیرخانه است. امکان ارتباط دبیرخانه‌های سازمان‌های مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاه‌ها وجود دارد. یعنی اگر قرار باشد نامه‌ای از سازمان A به سازمان B برود، کافیست از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.

نظرات و سوالات خود را برای ما بفرستید همینجا به شما پاسخ میدهیم

Subscribe
Notify of
guest
ایمیل شما منتشر نخواهد شد
۲۲ پیام ها
Inline Feedbacks
مشاهده تمام پیام ها
یگانه
یگانه
۱ سال قبل

سلام. آیا امکان تعویق یادآوری مربوط به نامه و Task وجود داره؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  یگانه
۱ سال قبل

سلام بر شما
بله. بعد از این که روی نامه یا وظیفه ای یادآوری تنظیم کردید و در سامانه هشدار و یادآوری اون ظاهر شد، میتونید یادآوری رو به زمانی مشخص برای یک یا چند ساعت یا روز دیگه ای به تعویق بندازید و مجددا در تاریخی که جدیدا براش تنظیم می‌کنید برای شما یادآوری انجام خواهد شد. برای راهنمایی بیشتر میتونید مقاله زیر رو مطالعه بفرمایید:
مشاهده سوابق یادآوری نامه در اتوماسیون فراگستر

حامی
حامی
۱ سال قبل

سلام
اگر نامه ای به سازمان برسه که باید سریع ارجاع بشه، آیا اتوماسیون شما راهکاری برای این موضوع داره؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  حامی
۱ سال قبل

سلام بر شما
بله. یکی از قابلیت های سامانه اتوماسیون اداری فراگستر سرعت بخشیدن به ارجاع نامه هست. زمانی که نامه به سازمان میرسه کاربران به سرعت میتونن ثبتش کنند و سپس با زدن یک دکمه و در لحظه اون نامه رو ارجاع بدن و از این بابت بالاترین سرعت رو در ارجاع نامه ها فراهم کردیم.

برای راهنمایی بیشتر میتونید از فیلم آموزش نحوه تنظیم ارجاع سریع در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر بازدید بفرمایید.

کشاورز
کشاورز
۱ سال قبل

سلام. میشه فایلی رو که مرتبط به نامه هست رو همراه نامه فرستاد؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  کشاورز
۱ سال قبل

سلام بر شما.
بله وقتی یک نامه رو ایجاد می کنید، میتونین در پیوست نامه، فایل یا فایل هایی که مرتبط با اون نامه هستند رو درج کنید. اضافه کردن این پیوست‌ها، هم به صورت مستقیم از طریق انتخاب یک فایل از روی کامپیوتر و هم با استفاده از اسکنر و پیوست مستقیم تصویر اسکن شده ممکن هست. یک امکان خوب دیگه سامانه فراگستر هم این هست که با دکمه “ایجاد نامه مشابه” میتونید از پیوست نامه هایی که قبلا در اتوماسیون به جریان افتادند، بدون نیاز به دانلود مجدد اونها استفاده کنید.

برای راهنمایی بیشتر میتونید از صفحه آموزش اعلام پیوست در نامه اداری بازدید بفرمایید.

کاظمی
کاظمی
۱ سال قبل

سلام. مشخصات و گردش هر نامه رو میشه دید؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  کاظمی
۱ سال قبل

سلام بر شما.
بله این امکان هم برای مشخصات نامه و هم برای گردش نامه وجود داره. البته این امکان برای هر کاربر، بستگی به تنظیمات سامانه و دسترسی‌های ایجاد شده برای اون کاربر داره.

صمیمی
صمیمی
۱ سال قبل

سلام و درود. میشه نامه ها رو با کلمه هایی که در اونها هست سرچ کرد؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  صمیمی
۱ سال قبل

سلام بر شما. بله شما در تمامی نامه‌هایی که از جنس متن هستند از جمله نامه هایی که با فرمت‌هایی مثل مجموعه OFFICE (مثلا word یا excel) یا فرمت ODF نوشته شده باشن، این امکان رو دارید که کلمه‌ای رو جست و جو کنید و سامانه نامه‌های دارای اون کلمه رو نمایش خواهد داد. اخیرا هم قابلیت OCR فارسی در سامانه فراگستر فعال شده که به شما اجازه میده در متن نامه‌ها حتی اگر تبدیل به عکس شده باشند، جستجو کنید.

جعفریان
جعفریان
۲ سال قبل

سلام و خسته نباشید. نرم افزار شما امکان ارجاع نامه به صورت اتوماتیک رو داره؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  جعفریان
۲ سال قبل

سلام بر شما. ممنون.
قابلیتی که در اتوماسیون اداری فراگستر وجود داره ارجاع سریع هست. شما میتونید یک یا دسته ای از نامه ها رو انتخاب کنید و تنها با فشار دادن کلید میانبر، نامه رو به صورت اتوماتیک برای مخاطبانی خاص، با متن هایی مشخص برای هر کدام، ارجاع بدید.

شجاعی
شجاعی
۲ سال قبل

سلام و خسته نباشید. اگر حجم نامه ها در سیستم دبیرخونه زیاد بشه میتونه باعث ایجاد هزینه برای ما بشه؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  شجاعی
۲ سال قبل

سلام بر شما. سپاس.
نامه ها در دیتابیس ذخیره میشن. بنابراین مسلما هر چقدر حجم نامه ها و دیتابیس بالاتر میره، فضای لازم برای ذخیره سازی اونها هم بیشتر میشه و هزینه سخت افزارها برای نگهداری اونها افزایش پیدا میکنه. اما از این لحاظ که تعداد نامه ها روی قیمت سامانه اثر بگذاره، چنین مساله ای وجود نداره و سیستم تعداد نامه‌های بسیار بالا رو پشتیبانی میکنه و محدودیتی برای تعداد نامه نداره.

مینا ابراهیمی
مینا ابراهیمی
۲ سال قبل

سلام
اگر حجم نامه هایی که وارد سیستم میشه زیاد بشه، برای کاهش حجمشون چکار میشه کرد؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  مینا ابراهیمی
۲ سال قبل

سلام بر شما.
چند تا روش برای کاهش حجم نامه‌ها وجود داره. یکی اینکه از امکان کاهش حجم تصاویر در سامانه استفاده بکنیم. دوم اینکه بیاییم سوابق نامه های سنوات گذشته رو از دیتابیس تفکیک بکنیم و آرشیو مجزا برای اونها ایجاد کنیم.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه فیلم آموزش مدیریت حجم فایل پیوست بر روی نامه ها درفراگستر رو ملاحظه بفرمایید.

حمید شیری
حمید شیری
۲ سال قبل

سلام. میشه لطفا راهنماییم کنید. آیا فراگستر لیستی از نامه ها رو در اختیار ما قرار میده که بتونیم نامه های قدیمی رو چک کنیم؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  حمید شیری
۲ سال قبل

سلام بر شما.
بله. نامه‌هایی که کانورت میشن، در فهرست دبیرخانه هر سازمان ثبت میشن و همیشه قابل مشاهده هستند.

غریبیان
غریبیان
۲ سال قبل

سلام. برای شرکتهایی مثل شرکت ما که چند شعبه دارند، امکان ارتباط دبیرخانه شرکت اصلی با دبیرخانه های شرکت های زیرمجموعه هست؟

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  غریبیان
۲ سال قبل

سلام بر شما.
بله این امکان وجود داره. در سامانه فراگستر، برای دبیرخونه ها یک بخشی به اسم درگاه وجود داره که محل ورود و خروج نامه به اون سازمان یا دبیرخونه هست. امکان ارتباط دبیرخونه های سازمانهای مختلف و همینطور شعب مختلف یک سازمان با استفاده از این درگاه‌ها وجود داره. یعنی اگر قرار باشه نامه‌ای از سازمان A به سازمان B بره، کافیه از درگاه A به درگاه B ارسال بشه.

محمد اکبری
محمد اکبری
۲ سال قبل

سلام. سطوح دسترسی در این نرم افزار به چه نحو هست؟ کمی توضیح بفرمایید

تیم تحریریه فراگستر
تیم تحریریه فراگستر
پاسخ به  محمد اکبری
۲ سال قبل

سلام بر شما.
سطوح دسترسی در سامانه بین کاربران و راهبران سیستم متفاوت هست. دسترسی‌های کاربران معمولی در حد نیازشون هست و قابل کنترل هست. اما کار با سامانه برای راهبرها میتونه حالت‌های مختلفی داشته باشه. ممکن است راهبر سیستم، نقش نظارتی و یا اجرایی داشته باشه. راهبری که نقش نظارتی داره فقط این دسترسی رو خواهد داشت که بتونه دسترسی‌های کاربران معمولی رو مشاهده کنه و امکان دادن دسترسی جدید یا ویرایش دسترسی‌های داده شده رو نخواهد داشت. ممکن هم هست که به راهبر اجازه داده بشه که دسترسی‌های جدید رو تعریف و یا ویرایش کنه.
علاوه بر اینها، در سازمان های بزرگی که شعب متعددی دارند و نیاز هست هر شعبه یک ادمین داشته باشه، میشه دسترسی‌ها رو محدود به شعبی کرد که راهبر مسئولیت اونها را برعهده داره.

۴.۴/۵ - (۲۴ امتیاز)
۴۲۶۲۳ (۰۲۱)