اتوماسیون اداری چیست؟
سازمانها و شرکت‌ها همواره به دنبال پیشرفت، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری خود هستند و یکی از ابزارهای اصلی برای رسیدن به این هدف، اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کار، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف است که در راستای خودکارسازی فرآیندهای مختلف و تسهیل آنها طراحی شده و توسعه یافته است.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت، اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: خودکارسازی کارهای ابتدایی و تکراری و کاهش خطاهای انسانی، مانند اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA).
- اتوماسیون فرآیند: یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندها، مانند فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار.
- اتوماسیون پیشرفته: خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر، پردازش داده‌های بدون ساختار، استفاده از فناوری‌های یادگیری ماشین، پردازش طبیعی زبان.
- اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دارای قدرت تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتهای متعددی دارند و این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند، که به صورت ماژول و یا زیرسیستم به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند. برخی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- کارتابل و گردش مکاتبات
- مدیریت فرآیندها BPMS
- دبیرخانه تحت وب
- تابلو اعلانات
- نرم‌افزار OCR فارسی
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- آرشیو مستندات
- سامانه تبادل فایل
- نرم افزار تبدیل گفتار به متن
- افزونه Word و Outlook
- و…
علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به امکانات و ابزارهای موجود در سامانه اتوماسیون اداری، دلایل زیادی برای استفاده از آن وجود دارد، اما مهم‌ترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- انجام نشدن به موقع کارها
- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها
- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز
- عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
- قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول
- سپری شدن مهلت انجام کارها
- عدم شفافیت در فرآیندها
- وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و دشواری مدیریت یکپارچه آنها
- عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و شرکت‌ها عبارت است از:
- کشف، طراحی و تعریف فرآیندها
- استفاده از هوش مصنوعی در راستای تسهیل فرآیندها
- افزایش بهره‌وری نیروی کار
- خودکارسازی عملیات‌های اصلی
- افزایش سرعت و دقت فرآیندها
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟
حال که با تعریف و مزایای اتوماسیون اداری آشنا شدید، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری می رسد. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:
کاربرد اتوماسیون اداری در منابع انسانی و مدیریت کارکنان
- ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات کارمندان و اعضای سازمان
- ثبت، مدیریت و بایگانی قراردادهای استخدامی
- آموزش کارکنان و طراحی و برگزاری آزمون‌های آنلاین
- مدیریت و بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان
- افزایش ارتباطات با ارسال اطلاعیه‌ها، اعلان‌ها، ایمیل‌ها و…
کاربرد اتوماسیون اداری در بازاریابی و فروش
- بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری فرآیندهای CRM
- پر کردن خلاءهای موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
- پیگیری درخواست‌ها و سفارش‌ها
- مدیریت قراردادها، فاکتورهای فروش و…
- مدیریت بخش درون سازمانی فرآیندهای CRM
- کمک به اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش فروش
کاربرد اتوماسیون اداری در بایگانی مستندات
- آرشیو و بایگانی الکترونیکی مستندات در پایگاه داده
- تعیین دسترسی بر اساس سمت و کاربران
- جستجو و بازیابی آسان مستندات
- مرتبط کردن مستندات به نامه‌ها در کارتابل
- اشتراک‌گذاری و کار گروهی بر روی مستندات
کاربرد اتوماسیون اداری در ارائه خدمات غیرحضوری
- اتصال مستقیم سامانه میز خدمت الکترونیکی به اتوماسیون اداری
- طراحی و استفاده از فرمهای الکترونیکی در میز خدمت با زیرسیستم فرم ساز
- افزایش سرعت به گردش انداختن درخواست‌ها در سازمان
- قابلیت پیگیری غیرحضوری و آنلاین درخواست‌ها و مکاتبات
- شفاف‌سازی مراحل فرآیندها و سیر جریان کار
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟
اتوماسیون اداری ابزاری جامع و کاربردی برای مدیریت مکاتبات، تسهیل فرآیندها و خودکارسازی برخی فرآیندهای از پیش تعریف شده در این نرم افزار می‌باشد؛ در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی و تعریف فرآیندهای مختلف و مدیریت آنها است. اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار با عملکردی متفاوت هستند، که به طور موازی در کنار هم قرار می‌گیرند و موجب خودکارسازی فرآیندها، یکپارچگی فرآیندها و افزایش بهره‌وری می‌گردند.
در بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS به عنوان یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون تعبیه شده است؛ از مزیت‌های این امر میتوانیم به یکپارچگی کامل اتوماسیون اداری و BPMS اشاره کنیم، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها و تجربه یک محیط کاربری متمرکز و یکپارچه می‌گردد.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد؟
نرم افزار CRM ابزاری برای مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌باشد و کاربردهای مختلفی در فرآیندهای مختلف مانند پشتیبانی، بازاریابی، فروش، رسیدگی به شکایات و انتقادات، ارسال پیش‌فاکتور و بسیاری دیگر از فرآیندها دارد. به طور کلی، نرم افزار CRM بر روی افزایش کیفیت فرآیندهای CRM و تسهیل آنها می‌باشد؛ به بیان دیگر، سامانه CRM بیشتر بر روی روابط و مکاتبات برون سازمانی (مشتریان) تمرکز دارد و کاربران آن برای انجام مکاتبات درون سازمانی به شکل متمرکز و یکپارچه، باید از نرم‌افزارهای دیگر، مانند اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی یک مجموعه می‌باشد؛ توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری نمی‌تواند جایگزین نرم افزار CRM گردد، اما مکمل بسیار مناسبی برای نرم افزارهای CRM محسوب می‌گردد. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرآیندهای CRM عبارت‌اند از:
- مدیریت مکاتبات درون سازمانی
- مدیریت سلسله مراتب سازمانی
- مدیریت ارتباطات با سایر بخشها
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- تجزیه و تحلیل دقیقتر اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- و…
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ERP دارد؟
نرم افزار ERP یا همان سیستم مدیریت منابع سازمان، ابزاری بسیار کاربردی است، که برای مدیریت فرآیندهای سازمان و یکپارچه‌سازی بخش های مختلف آن با یکدیگر استفاده می‌گردد؛ مانند فرآیندهای برنامه‌ریزی خرید، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی، فروش، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین و… .
اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات یک سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلف آن طراحی و توسعه داده شده است؛ به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستمهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و رویدادها، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه‌ها و کارها، دبیرخانه تحت وب، مدیریت فرآیندها BPMS و… برخوردار هستند.
اتوماسیون اداری بهترین جایگزین برای نرم‌افزارهای ERP محسوب می‌گردد؛ زیرا به کمک زیرسیستمهای مختلفی که دارد، علاوه بر مدیریت فرآیندها و یکپارچه‌سازی آنها با یکدیگر، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات و اطلاعات را نیز در اختیار کاربران می‌گذارد.
اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه ، همان‌طور که از اسمشان پیداست، بر روی مدیریت کارها، وظایف و عملکرد اعضای تیم یا پروژه تمرکز دارند؛ اما اتوماسیون اداری بر روی مدیریت ارتباطات اعضای یک تیم یا سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلفی که با آن مواجه هستند، تمرکز دارد. شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی خود، محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و همچنین کارها و وظایف تیمی به وجود آورده است.
آیا کارتابل اتوماسیون شما هوشمنده؟
سلام. بله کارتابل سامانه اتوماسیون اداری فراگستر هوشمند هست. مثلا میشه قانونی تعریف کرد که اگر نامه ای از سمت مدیر X با موضوعی دارای کلمه Y دریافت شد، به طور خودکار به زیرپوشه ی Z منتقلش بشه. یا اگر که نامه ای برای کاربر ارجاع بشه و نوع ارجاع مثلا دارای عنوان “جهت استحضار” باشد به صورت هوشمند یک زیرپوشه‌ای در کارتابل فرد با عنوان جهت استحضار ایجاد میشه و این نامه داخل این زیرپوشه قرار می‌گیره.
نرم افزار شما برای مکاتبات سیستم نوتیفیکیشن داره؟ اگر داره با کدوم پنل انجام میشه؟ پنل جداگانه داره؟
سلام بر شما.
بله. اطلاع رسانی و نوتیفکیشن در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر به شکل های مختلفی انجام میشه. علاوه بر این که در داخل سامانه محل‌هایی برای اطلاع رسانی به کاربر وجود داره، این امکان هم وجود دارد که از طریق ارسال پیامک، از طریق یک برنامه ویندوزی که روی دستگاه کامپیوتر کاربر نصب میشه و از طریق سرورهای نوتیفکشن گوگل با استفاده از کروم نوتیفکشن برای کاربر ارسال بشه.
برای اطلاعات بیشتر توصیه میکنیم مقاله 4 نوع نوتیفیکیشن که فراگستر در اتوماسیون از آنها استفاده میکند رو مطالعه بفرمایید.
اتوماسیون فراگستر امکان یادآوری هم داره؟
سلام. بله در اتوماسیون اداری فراگستر شما میتونید مثل گوشیهای موبایل برای خودتون یادآوری بگذارید و ساعت و تاریخش رو تنظیم کنید تا موضوعی را به شما یادآوری کنه. در صورت داشتن دسترسی، امکان ایجاد این یادآوری توسط منشی برای مدیران هم وجود داره. خود مدیر هم میتونه برای کارمندان زیرمجموعش یادآوری های مورد نظرش رو تنظیم کنه.
برای اطلاعات بیشتر میتونید فیلم آموزش نحوه ایجاد یادآوری بر روی نامه ها در اتوماسیون اداری رو به عنوان نمونه یک نوع یادآوری ملاحظه بفرمایید.
نرم افزار شما قابلیت پشتیبانی از قلم نوری هم داره؟
سلام بر شما.
بله. فراگستر اولین شرکت ایرانی بود که قابلیت استفاده از قلم نوری رو در سامانه اتوماسیون اداری ارائه کرد. این قابلیت چه در هنگام ایجاد نامه چه در هامش نویسی بر روی نامه وجود داره تا مدیران بتوانند به راحتی هرچه تمام تر نسبت به حاشیه نویسی یا هامش نویسی بر روی نامه ها یا ایجاد کردن نامه اقدام کنند.
برای اطلاعات بیشتر در مورد نگارش نامه با قلم نوری و قالب مورد استفاده برای اون توصیه میکنیم از صفحه انواع ویرایشگرهای ایجاد نامه در سیستم اتوماسیون اداری بازدید بفرمایید.
شما برای خدمات پشتیبانی، پورتال مشتریان هم دارید؟
سلام بر شما
بله ما یک پورتال مشتریان در وبسایت فراگستر داریم که شما میتونید برای خرید و تمدید خدمات پشتیبانی و یا برای فعال‌سازی لیسانس نرم افزار از اونجا اقدام کنید. برای استفاده از این خدمات و پاسخگویی تیم پشتیبانی فراگستر هم میتونید به صفحه پشتیبانی فراگستر مراجعه کنید.
سلام. چت سازمانی دقیقا کارش چه جوریه؟ امکان چت بصورت گروهی هم هست مثل واتساپ؟
سلام بر شما.
قابلیت چت سازمانی فراگستر، امکان گفت و گوی دو یا چند جانبه و به صورت غیر رسمی در سامانه فراگستر هست که تحت نظارت راهبر سامانه انجام میشه و از طریق اون میشه اطلاعات کاری و یا صحبتهای غیررسمی بین کاربران رد و بدل بشه. ظاهر اون بسیار شبیه واتزاپ طراحی شده و امکان چت گروهی هم داره.
سلام. تقویم اتوماسیون شما قابلیت sync شدن با تقویم گوگل رو داره؟
سلام بر شما.
بله. یکی از امکانات سامانه فراگستر که بین کاربران ما محبوبیت زیادی داره، امکان همگام سازی یا سینک کردن تقویم جلسات سامانه با تقویم جیمیل هست که هم روی گوشی و هم کامپیوتر قابل انجام هست.
برای اطلاعات بیشتر توصیه میکنیم از صفحه Sync تقویم جلسات اتوماسیون فراگستر با تقویم گوگل بازدید بفرمایید.
سلام. نرم افزار شما responsive هست؟
سلام بر شما.
بله. یکی از قابلیتهای اتوماسیون اداری فراگستر این هست که کاربران میتونند در مانتیورها و نمایشگرهای با ابعاد مختلف از اون استفاده کنند که در اصطلاح فنی همان بحث responsive بودن هست.
برای اطلاعات بیشتر توصیه میکنیم از لینک زیر بازدید بفرمایید:
درباره نسخه موبایل فراگستر و امکانات خاص آن بیشتر بدانید
سلام نحوه ارسال پیامک از طریق اتوماسیون چطوره؟
سلام بر شما
امکان ارسال پیامک در قسمت های مختلفی از سامانه وجود داره. مثلا میتونید تنظیم کنید که اگر نامه ای به یکی از افراد سازمان ارجاع خورد یک پیامک هم دریافت کنه یا مثلا ادمین سامانه تنظیم میکنه که اگر رخدادی در سامانه اتفاق افتاد به او اطلاع رسانی کنند. ترتیب ارسال این پیامک ها هم با استفاده از پنل‌های پیامکی هست که خدمات اون توسط شرکت های مختلف ارائه میشه. فراگستر با تعداد قابل توجهی از این شرکت ها ارتباط برقرار کرده و مراودات فنی انجام شده و مشتریان می توانند از سرویس آن ها در داخل سامانه استفاده کنند.
برای اطلاعات بیشتر توصیه میکنیم از صفحه قابلیتهای نسخه پایه اتوماسیون اداری فراگستر بازدید بفرمایید.
سلام. آیا ایمیل سرور سازمان ما با mail server اتوماسیون فراگستر sync میشه؟
سلام بر شما. بله این امکان در سامانه فراگستر فراهم شده که سرویس های سامانه اتوماسیون با میل سرور سازمان ارتباط برقرار کنند و ایمیل ها و ECE هایی که ارسال و دریافت می‌شوند را از میل سرور بگیرند یا به آن تحویل بدهند.
سلام. تو این سیستم میشه برای نامه ها هشتگ زد؟
سلام بر شما.
پاسخ مثبت هست. در سامانه فراگستر این امکان وجود داره که برای نامه ها از کلید واژه یا هشتگ استفاده کنید که اجازه میده بعدا برا اساس اونها جست و جو انجام بدید. در این حالت وقتی کلید واژه ای رو سرچ کنید تمام نامه هایی که این کلید واژه براشون تعریف شده در نتایج جست و جوی شما نمایش داده خواهند شد.
سلام. با فراگستر میشه نامه ای زد که محرمانه باشه و کسی نبینه؟
سلام بر شما. بله پاسخ مثبت هست. یکی از قابلیت های سامانه فراگستر، ایجاد نامه های محرمانه و طبقه بندی شده هست و فردی که دسترسی به مشاهده نامه های محرمانه رو نداشته باشه، نمیتونه این نوع نامه ها رو ببینه، حتی اگر به کارتابلش ارسال بشن. علاوه بر این، وقتی دسترسی ها رو در سامانه تعریف کنید، اساسا سیستم اجازه نمیده که نامه محرمانه رو برای کسی که دسترسی محرمانه نداره، ارجاع بزنید.
سلام
اگه بخواهیم از سازمانی مثل جامعه حسابداران رسمی نامه دریافت کنیم، میشه نامه رو مستقیم با اتوماسیون دریافت کرد؟ یا مستقیم از اتوماسیون نامه رسمی ارسال کنیم؟
سلام بر شما. پاسخ مثبت هست. برای تبادل نامه با اتوماسیون اداری راه های مختلفی وجود داره. از جمله ECE، ایمیل و در مرحله بالاتر وب سرویس. البته در مورد وب سرویس، چنین قابلیتی (ارسال و دریافت نامه از طریق وب سرویس) باید در نرم افزار مورد استفاده سازمان مقابل هم وجود داشته باشه.
سلام. آیا گردش کار فقط از بالا به پایین دیده میشه؟ اگر بخواهیم گردش کار توسط یکی از واحدها دیده نشه باید چکار کنیم؟
سلام بر شما. در حالت پیش فرض، خیر. گردش ارجاعات توسط هر شخصی که نامه رو دریافت میکنه، قابل مشاهده است. اما در سامانه فراگستر امکانات متنوعی برای مشاهده گردش ارجاعات تعبیه شده و شما میتونید تنظیمات رو طوری انجام بدین که ارجاع دهنده بتونه گردش قبلی ارجاعات رو نسبت به نفرات بعدی یا گردش ارجاعات یک دپارتمان رو نسبت به دپارتمان بعدی پنهان کنه.
سلام. شما برای تبدیل گفتار به متن از چه سرویسی استفاده میکنید؟ و آیا این امکان در سیستم مدیریت اسناد هم وجود داره؟
سلام بر شما.
ما برای تبدیل گفتار به متن از سرویس های گوگل بر بستر اینترنت استفاده می کنیم که نسبت به سرویس های تولید شده در داخل ایران خیلی جامع تر و کامل تر هست و هم روی گوشی ها و هم روی کامپیوتر در دسترس هست.