اتوماسیون اداری چیست؟
سازمانها و شرکت‌ها همواره به دنبال پیشرفت، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری خود هستند و یکی از ابزارهای اصلی برای رسیدن به این هدف، اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری یا اتوماسیون کسب و کار، مجموعه‌ای یکپارچه از نرم‌افزارها و ابزارهای مختلف است که در راستای خودکارسازی فرآیندهای مختلف و تسهیل آنها طراحی شده و توسعه یافته است.
در گذشته، اتوماسیون نیاز به پردازنده‌های مرکزی عظیم و تیمی از متخصصان برای نگهداری آنها داشت، اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون که مبتنی بر پردازش ابری هستند، استفاده از اتوماسیون را در دسترس همه شرکت‌ها قرار می‌دهند. برخی از انواع اتوماسیون اداری عبارتند از:
- اتوماسیون ساده: خودکارسازی کارهای ابتدایی و تکراری و کاهش خطاهای انسانی، مانند اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA).
- اتوماسیون فرآیند: یکنواخت‌سازی و شفاف‌سازی فرآیندها، مانند فرآیندکاوی و خودکارسازی گردش کار.
- اتوماسیون پیشرفته: خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر، پردازش داده‌های بدون ساختار، استفاده از فناوری‌های یادگیری ماشین، پردازش طبیعی زبان.
- اتوماسیون هوشمند: اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، دارای قدرت تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری.
اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیتهای متعددی دارند و این قابلیت‌ها بخش‌های مختلف نرم افزار محسوب می‌شوند، که به صورت ماژول و یا زیرسیستم به آن اضافه می‌شوند و در گذر زمان و بر اساس نیاز کاربران توسعه پیدا می‌کنند. برخی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- کارتابل و گردش مکاتبات
- مدیریت فرآیندها BPMS
- دبیرخانه تحت وب
- تابلو اعلانات
- نرم‌افزار OCR فارسی
- تقویم سازمانی و مدیریت جلسات
- آرشیو مستندات
- سامانه تبادل فایل
- نرم افزار تبدیل گفتار به متن
- افزونه Word و Outlook
- و…
علت اهمیت اتوماسیون اداری چیست؟
با توجه به امکانات و ابزارهای موجود در سامانه اتوماسیون اداری، دلایل زیادی برای استفاده از آن وجود دارد، اما مهم‌ترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:
- انجام نشدن به موقع کارها
- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها
- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز
- عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
- قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول
- سپری شدن مهلت انجام کارها
- عدم شفافیت در فرآیندها
- وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و دشواری مدیریت یکپارچه آنها
- عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب و کارها از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و بهترین شیوه‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفا ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
بعد از تعریف اتوماسیون اداری و ذکر اهمیت آن، باید به این سوال پرداخت که مزایای اتوماسیون اداری چیست؟ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در سازمانها و شرکت‌ها عبارت است از:
- کشف، طراحی و تعریف فرآیندها
- استفاده از هوش مصنوعی در راستای تسهیل فرآیندها
- افزایش بهره‌وری نیروی کار
- خودکارسازی عملیات‌های اصلی
- افزایش سرعت و دقت فرآیندها
کاربردهای متداول اتوماسیون اداری چیست؟
حال که با تعریف و مزایای اتوماسیون اداری آشنا شدید، نوبت به بررسی کاربردهای اتوماسیون اداری می رسد. اتوماسیون اداری برای ساده‌سازی فرآیندها در اکثر بخش‌های یک سازمان مناسب است؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:
کاربرد اتوماسیون اداری در منابع انسانی و مدیریت کارکنان
- ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اطلاعات کارمندان و اعضای سازمان
- ثبت، مدیریت و بایگانی قراردادهای استخدامی
- آموزش کارکنان و طراحی و برگزاری آزمون‌های آنلاین
- مدیریت و بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف یک سازمان
- افزایش ارتباطات با ارسال اطلاعیه‌ها، اعلان‌ها، ایمیل‌ها و…
کاربرد اتوماسیون اداری در بازاریابی و فروش
- بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری فرآیندهای CRM
- پر کردن خلاءهای موجود در نرم افزار اتوماسیون اداری
- پیگیری درخواست‌ها و سفارش‌ها
- مدیریت قراردادها، فاکتورهای فروش و…
- مدیریت بخش درون سازمانی فرآیندهای CRM
- کمک به اجرای کمپین‌های تبلیغاتی و بازاریابی
- تجزیه و تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش فروش
کاربرد اتوماسیون اداری در بایگانی مستندات
- آرشیو و بایگانی الکترونیکی مستندات در پایگاه داده
- تعیین دسترسی بر اساس سمت و کاربران
- جستجو و بازیابی آسان مستندات
- مرتبط کردن مستندات به نامه‌ها در کارتابل
- اشتراک‌گذاری و کار گروهی بر روی مستندات
کاربرد اتوماسیون اداری در ارائه خدمات غیرحضوری
- اتصال مستقیم سامانه میز خدمت الکترونیکی به اتوماسیون اداری
- طراحی و استفاده از فرمهای الکترونیکی در میز خدمت با زیرسیستم فرم ساز
- افزایش سرعت به گردش انداختن درخواست‌ها در سازمان
- قابلیت پیگیری غیرحضوری و آنلاین درخواست‌ها و مکاتبات
- شفاف‌سازی مراحل فرآیندها و سیر جریان کار
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با BPMS دارد؟
اتوماسیون اداری ابزاری جامع و کاربردی برای مدیریت مکاتبات، تسهیل فرآیندها و خودکارسازی برخی فرآیندهای از پیش تعریف شده در این نرم افزار می‌باشد؛ در حالی که نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی و تعریف فرآیندهای مختلف و مدیریت آنها است. اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار با عملکردی متفاوت هستند، که به طور موازی در کنار هم قرار میگیرند و موجب خودکارسازی فرآیندها، یکپارچگی فرآیندها و افزایش بهره‌وری می‌گردند.
در بسیاری از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری – مانند اتوماسیون فراگستر – نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS به عنوان یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون تعبیه شده است؛ از مزیت‌های این امر میتوانیم به یکپارچگی کامل اتوماسیون اداری و BPMS اشاره کنیم، که موجب افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد فرآیندها و تجربه یک محیط کاربری متمرکز و یکپارچه می‌گردد.
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد؟
نرم افزار CRM ابزاری برای مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌باشد و کاربردهای مختلفی در فرآیندهای مختلف مانند پشتیبانی، بازاریابی، فروش، رسیدگی به شکایات و انتقادات، ارسال پیش‌فاکتور و بسیاری دیگر از فرآیندها دارد. به طور کلی، نرم افزار CRM بر روی افزایش کیفیت فرآیندهای CRM و تسهیل آنها می‌باشد؛ به بیان دیگر، سامانه CRM بیشتر بر روی روابط و مکاتبات برون سازمانی (مشتریان) تمرکز دارد و کاربران آن برای انجام مکاتبات درون سازمانی به شکل متمرکز و یکپارچه، باید از نرم‌افزارهای دیگر، مانند اتوماسیون اداری استفاده نمایند.
اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی یک مجموعه می‌باشد؛ توجه داشته باشید که اتوماسیون اداری نمی‌تواند جایگزین نرم افزار CRM گردد، اما مکمل بسیار مناسبی برای نرم افزارهای CRM محسوب می‌گردد. برخی از کاربردهای اتوماسیون اداری در فرآیندهای CRM عبارت‌اند از:
- مدیریت مکاتبات درون سازمانی
- مدیریت سلسله مراتب سازمانی
- مدیریت ارتباطات با سایر بخشها
- مدیریت کارها و وظایف تیمی
- تجزیه و تحلیل دقیقتر اطلاعات و تهیه انواع گزارش
- و…
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با ERP دارد؟
نرم افزار ERP یا همان سیستم مدیریت منابع سازمان، ابزاری بسیار کاربردی است، که برای مدیریت فرآیندهای سازمان و یکپارچه‌سازی بخش های مختلف آن با یکدیگر استفاده می‌گردد؛ مانند فرآیندهای برنامه‌ریزی خرید، مدیریت موجودی، مدیریت منابع انسانی، فروش، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین و… .
اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات یک سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلف آن طراحی و توسعه داده شده است؛ به طور معمول نرم افزارهای اتوماسیون اداری از ابزارها و زیرسیستمهای مختلفی برای مدیریت مکاتبات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی جلسات و رویدادها، مدیریت مستندات، مدیریت پروژه‌ها و کارها، دبیرخانه تحت وب، مدیریت فرآیندها BPMS و… برخوردار هستند.
اتوماسیون اداری بهترین جایگزین برای نرم‌افزارهای ERP محسوب می‌گردد؛ زیرا به کمک زیرسیستمهای مختلفی که دارد، علاوه بر مدیریت فرآیندها و یکپارچه‌سازی آنها با یکدیگر، امکان مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات و اطلاعات را نیز در اختیار کاربران می‌گذارد.
اتوماسیون اداری و مدیریت پروژه چه تفاوت‌هایی دارند؟
نرم افزارهای مدیریت پروژه ، همان‌طور که از اسمشان پیداست، بر روی مدیریت کارها، وظایف و عملکرد اعضای تیم یا پروژه تمرکز دارند؛ اما اتوماسیون اداری بر روی مدیریت ارتباطات اعضای یک تیم یا سازمان و تسهیل فرآیندهای مختلفی که با آن مواجه هستند، تمرکز دارد. شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی خود، محیطی یکپارچه و متمرکز برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و همچنین کارها و وظایف تیمی به وجود آورده است.
سلام. لیسانس نسخه پایه اتوماسیون فراگستر از چند کاربر شروع میشه؟
سلام بر شما.
لیسانس نسخه پایه اتوماسیون فراگستر از 10 کاربره شروع میشه و برای تعداد کمتر از 10 کاربر لیسانس نرم افزار صادر نمیشه.
سلام. با توجه به اینکه کار با نرم افزار شما بر اساس پست سازمانی تعریف میشه، تا چه تعداد پست میشه برای هر فرد تعریف کرد؟
سلام بر شما
از لحاظ تعداد پست سازمانی برای هر کاربر محدودیتی وجود نداره و برای هر کاربر بسته به جایگاهش و مسئولیتی که در سازمان داره پست های متعددی میتونه تعریف بشه.
سلام. خسته نباشید. در جلسه دموی سامانه فراگستر به ما گفته شد که هیچ چیز در نرم افزار حذف نمیگردد. آیا این مساله باعث نمیشه که حجم دیتابیس افزایش پیدا کنه؟ آیا موارد غیرضروری امکان حذف ندارند؟
سلام بر شما و ممنون.
هر نامه ای که در سامانه ایجاد میشه، پس از ایجاد غیر قابل حذف میشه. چون شماره میگیره و ارجاعات و سوابقی داره که مسلما نباید حذف بشن. البته نامه هایی که گردش نخورند قابل حذف هستند. در هر حال اینها تاثیر زیادی رو حجم دیتابیس ندارند. حجم زمانی ایجاد میشه که در مرور زمان، با تعداد زیاد اسکن های باکیفیت گرفته بشه. این هم از منظر سامانه محدودیتی ایجاد نمیکنه و هر چقدر هم که دیتابیس حجمش افزایش پیدا بکنه مشکلی از نظر سرعت پیش نمیاد. صرفا استفاده از منابع سرور افزایش پیدا خواهد کرد.
برای راهنمایی بیشتر میتونید صفحات راه های کنترل افزایش حجم پایگاه داده اتوماسیون اداری و فیلم آموزش مدیریت حجم فایل پیوست بر روی نامه ها درفراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
سلام
ماژول اس ام اس رو به چه شکلی باید تهیه کنیم و از کجا میشه خریداری کرد؟
سلام بر شما.
تهیه ماژول sms دو بخش داره. اولی خرید ماژول اس ام اس از فراگستر هست که کارشناسان ما شما رو برای خرید راهنمایی میکنن. ولی بخش دوم سرویس یا پنلی ارسال sms هست که خود شما باید زحمت اون رو کشیده و تهیه کنید. البته فراگستر برای تسهیل کار مشتریان عزیز با یکی از ارائه دهندگان معروف این خدمات در کشور قرارداد همکاری بسته تا مشتریان فراگستر پنل مدیریت sms هاشون رو راحت تر تهیه کنند. ولی خرید شارژش و اعتبارش رو باید خود دوستان از طرق پنل و به صورت اینترنتی انجام بدن. از سمت ما هم ارتباط بین سرویس فراگستر و ارائه دهنده سرویس sms برقرار میشه.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه فیلم آموزش نحوه تنظیم سرویس SMS در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
سلام. ما یه شرکت سیمانی هستیم. یک دفتر مرکزی در تهران و یک کارخانه داریم، آیا نسخه پایه نرم افزار شما، کار ما رو راه می اندازد؟
سلام بر شما.
بله. نسخه پایه نرم افزار برای مکاتبات و ارتباط بین دفتر تهران و کارخونه تون مفید هست و به راحتی میتونید مکاتبات بین واحدهاتون رو بدون نیاز به انجام کار دیگه ای مدیریت کنید. به شرط اینکه این مراکز دسترسی به اینترنت داشته باشند و سامانه روی اینترنت باشه که بتونند استفاده بکنند.
ممنون از پاسخ سریع. برای شرکت های سیمانی که قبلا بهشون نرم افزار داده اید، ماژول خاصی دارید؟
سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ماژول های متفاوتی داره که میتونه برای شما مفید باشه. ولی اینکه بگیم خاص صنعت سیمان و تخصصی برای سیمان ماژولی رو ایجاد کرده باشیم خیر.
سلام. در نرم افزار شما این قابلیت وجود داره که بتونیم ببینیم ارجاعات برای چه کسانی فرستاده شدند؟
سلام بر شما.
بله این قابلیت وجود داره. چون داده‌ها در سامانه فراگستر به صورت متمرکز در دیتابیس ذخیره میشن، شما میتونید اطلاعات مربوط به نامه‌ها از جمله ارجاعات رو پیگیری و وضعیت اونها رو مشاهده کنید. البته این منوط به دسترسی‌ها و امکانات کاربر در سامانه هست. بنابراین مسلما کسی که دسترسی به یک ارجاع محرمانه نداره نمیتونه اون رو پیگیری و مشاهده کنه.
سلام. امکان تعریف فرم هم هست؟
سلام بر شما.
بله در سامانه فراگستر به دو ترتیب میشه فرم ها رو تعریف کرد. یکی به کمک زیر سیستم مدیریت فرآیندها. یکی هم با استفاده از قابلیت ایجاد فرم در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر. هر دو مورد توسط ادمین انجام میشه و در اختیار کاربرها قرار میگیره.
سلام. نسخه موبایلتون ios و android رو ساپورت میکنه؟
سلام بر شما. با توجه به مشکلات موجود در استفاده ایرانیان از فروشگاههای اپلیکیشن گوگل و اپل، شرکت فراگستر تصمیم گرفت از یک تکنولوژی جدید به نام PWA، برای طراحی نسخه موبایل و تبلت نرم افزار اتوماسیون استفاده بکنه. این تکنولوژی محدودیتی از نظر سیستم عامل نداره و کاربرا میتونن به راحتی و بدون نیاز به نصب، از این اپلیکیشن هم در iOS و هم در اندروید بصورت تحت وب استفاده بکنند.
برای اطلاعات بیشتر میتونید مقاله نسخه موبایل فراگستر و امکانات خاص آن رو مطالعه بفرمایید.
سلام. لطفا بگین وقتی داخل سیستم نیستیم هم امکان دریافت هشدارها و اطلاعیه ها وجود داره؟
سلام بر شما.
سامانه فراگستر تحت وب هست و اگر لاگین نباشید ارتباطی برقرار نمیشه. اما ما یک اپلیکیشن ویندوزی فراهم کردیم که میتونید روی کامپیوتر خودتون نصب کنید و همیشه با سیستم ارتباط میگیره و اگر نامه ای برای کاربر بیاد اطلاع رسانی میکنه. ولی در هر حال برای مشاهده نامه باید از نسخه تحت وب استفاده کنید و در مرورگر خودتون لاگین رو انجام بدین.
برای اطلاعات بیشتر در مورد این اپلیکیشن میتونید فیلم آموزش مراحل نصب و استفاده از سیستم آلارم اتوماسیون فراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
سلام. لطفا در مورد قابلیت فکس یه مقدار بیشتر توضیح بدین
ممنون
سلام بر شما
سیستم های فکس عادی دستگاه های مجزا و حجیمی هستند که روی میزها قرار میگیرند و ارسال و دریافت نامه در اونها به صورت فیزیکی و با کاغذ انجام میشه. اما در سامانه فراگستر قابلیت انجام این کار به صورت الکترونیکی فراهم شده که نیازی به پرینت کاغذی نامه ها نداره و هم ارسال و هم دریافت فکس رو به صورت الکترونیکی انجام میده.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه فکس در اتوماسیون اداری و صفحه زیرسیستم مدیریت فکس فراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
درود. مجموعه شما چند ساله که خدمات اتوماسیون ارائه میده؟ چقدر سابقه داره؟
سلام بر شما. شرکت فراگستر بیش از دو دهه است که تاسیس شده و الان هم بیست سال هست که به صورت تخصصی در حوزه نرم افزارهای اتوماسیون اداری در حال فعالیت هست و جزو برترین شرکتهای این حوزه به حساب میاد.
برای جزییات بیشتر میتونید صفحه درباره فراگستر رو ملاحظه بفرمایید.
سلام. وقتی با همکاران سیستم کار میکنی چون مدام در حال ارتقا سیستم هستن از یه جایی به بعد دیگه نسخه های قبلیش کار نمیکنه. سیستم شما هم همینطوره؟
سلام بر شما.
خیر. از اونجایی که سامانه فراگستر تحت وب هست دیگه نیازی به نصب اپلیکیشن هم نیست. در نتیجه هر آپدیتی هم صورت بگیره، کاربر میتونه بدون اختلال به کارش ادامه بده و از سامانه استفاده بکنه.
اطلاعات بیشتر در مورد مزایای نرم افزارهای تحت وب رو میتونید در مقاله نرم افزار تحت وب چیست؟ در وبلاگ فراگستر مطالعه کنید.
سلام. اگر بخواهیم ضمیمه یا مستنداتی رو به یک نامه اضافه کنیم، چطور میشه این کار رو انجام داد؟
سلام بر شما.
برای اضافه کردن ضمیمه و مستندات به یک نامه، تو بخش پیوست نامه میشه انواع و اقسام فایل های مجاز رو که ادمین تعریف کرده، به نامه متصل کنید و یا بدنه یا پیوست یک نامه دیگه ای رو مستقیما به این نامه متصل کنید.
سلام. تو نرم افزار فراگستر این قابلیت هست که ما بتونیم دستورات و ارجاع سریع رو خودمون تعریف کنیم؟
سلام بر شما
بله. هر کاربری میتونه برای خودش ارجاعات سریع همراه با دستورات مورد نظرش تعریف کنه و در هر زمان که مایل باشه اونها رو اجرا یا اصلاح کنه.
سلام. شما برای سیستم اتوماسیون تون دفترچه راهنمای چاپی هم دارید که بین مدیران و کاربران توزیع کنیم؟
سلام بر شما. بله فراگستر علاوه بر فایلهای آموزشی صوتی و تصویری، مواد آموزشی نوشتاری رو هم به صورت چاپی و هم الکترونیکی (به صورت PDF) در اختیار مشتریان قرار میده. نسخه‌های الکترونیکی این آموزشها داخل سامانه و هم در سایت شرکت وجود داره و ازش میتونن استفاده بکنن و یا چاپ کنن. اما چون یکی از رسالت‌های سامانه‌های اتوماسیون کاهش مصرف کاغذ هست، پیشنهاد ما این هست که سازمانها از این فایلهای PDF بجای نسخه‌های چاپی استفاده کنند.