در این امکان امنیتی، در ورود کاربران به سیستم، همانند فرم های ورودی سامانه های اینترنت بانک، تایید اعتبار کاربر به صورت دو عامله یا Double Factor انجام خواهد شد.
ورود دوعامله به این صورت است که ابتدا کاربر به صورت عادی با رمز اول خود لاگین می‌کند، همزمان یک پیامک یا ایمیل برای او ارسال می‌شود که حاوی یک کد امنیتی که مدت معینی معتبر خواهد بود برای کاربر ارسال می گردد، در مرحله دوم با ورود کد امنیتی و در صورت صحت اعتبار، مجوز ورود به سیستم برای او صادر می‌شود.
با این امکان، کاربر جهت ورود امن به سیستم نیاز به یک توکن امنیتی سخت افزاری که حاوی گواهی معتبر دیجیتالی است دارد که این گواهی قبلا به سیستم معرفی شده است. به هنگام ورود می‌بایست توکن به سیستم کاربر متصل باشد. این توکن سخت افزاری به تنهایی برای ورود به سیستم کافی نبوده و نیازمند کد امنیتی است که تنها کاربر مجاز آن را در اختیار دارد. بدین ترتیب تنها خود کاربر که توکن سخت افزاری و کد امنیتی معتبر به همراه دارد و قبلا گواهی او به سیستم معرفی شده امکان ورود به سیستم خواهد داشت.
در این قابلیت کاربران دارای توکن امنیتی می‌توانند نامه‌های خود را علاوه بر امضای عادی به صورت دیجیتالی امضا کنند. بدین ترتیب نامه امضاء شده به صورت الکترونیکی علامتی جهت تأیید اعتبار امضای دیجیتال به همراه دارد که می‌تواند صحت امضا را تأیید و به کاربر دریافت کننده اعلام کند که امضا کننده این نامه حقیقی و مورد اطمینان است.
به کمک سامانه هشدار مدیر سیستم می‌تواند عملکردهای سیستمی مختلف مانند ورود به سیستم، ورود نا موفق، خطا، قفل شدن کاربر و … را به عنوان کلید هشدار تنظیم نماید، به محض وقوع آن عملکرد، سیستم به صورت خودکار یک پیام به پست الکترونیک، تلفن همراه یا کارتابل اتوماسیون اداری شخص مورد نظر به عنوان دریافت کننده هشدار ارسال می‌کند.
به کمک سامانه پایش عملکرد در سامانه هشدار همچنین این امکان را خواهیم داشت تا در صورت وقوع رخدادی خاص پیامی به مدیر سیستم ارسال شود و او را از وقوع آن عملکرد آگاه سازد، تمامی این فرایندها در سیستم انعطاف پذیر و قابل تنظیم می‌باشد.
این قابلیت به مدیر سیستم این امکان را می‌دهد که کنترل دقیقی روی تمام عملکرد‌ها در نرم‌افزار داشته باشد؛ اگر شخصی جهت ورود تلاش کند و موفق نشود، اگر شخصی نامه را امضا کند، اکر سطری از پایگاه داده توسط سیستم اضافه، حذف یا ویرایش شود، تمامی این موارد یک به یک و با تمام جزئیات مانند کاربر فعال، IP ، نوع هشدار، شناسه سطر، شرح خطا و اطلاعات سطر مورد نظر در سیستم ذخیره می‌شود.
یک قابلیت مهم در این سامانه وجود دارد و آن تأیید اعتبار سطرهای گزارش است. به کمک این قابلیت میتوانید از صحت گزارش ثبت شده و مورد رؤیت اطمینان حاصل کنید و اگر شخصی از سمت پایگاه داده اطلاعات را ویرایش کرد عدم اعتبار آن سطر در این محل مشخص خواهد شد.
به کمک این قابلیت شما به عنوان مدیر سیستم این امکان را خواهید داشت تا هر زمان که مایل بودید ، بدون نیاز به دانش نرم‌افزاری و تنها با چند کلیک ساده از داخل نرم افزار اتوماسیون از تمام اطلاعات پایگاه داده نسخه پشتیبان تهیه کرده و یا نسخه پشتیبان قبلی را بازنشانی نمایید.
سیستم در صورت تنظیم می‌تواند به هنگام شروع و پایان عملیات پشتیبانگیری یا بازنشانی شما را از طریق پیامک یا پست الکترونیک آگاه کند.
در نسخه‌های پیشین قابلیت تعیین کاربر جانشین در سیستم اتوماسیون اداری به خوبی وجود داشت؛ در این نسخه قابلیت‌های کلیدی مانند انعطاف بیشتر در تعیین محدودیت‌های سیستمی به جانشین مورد نظر اضافه شده تا کاربر کنترل بیشتری بر روی جانشین خود داشته باشد.
تنظیمات امنیتی در این نسخه کامل‌تر شده است.
امکاناتی مانند تنظیم مدت اعتبار کد امنیتی ساخته شده توسط سیستم برای استفاده در ورود دوعامله، نحوه اطلاع‌رسانی سیستم، نوع ایجاد کد امنیتی (حروف، اعداد، حروف و اعداد)، تعداد کاراکتر کد امنیتی ساخته شده و … به منظور ارتقاء کنترل مدیر سیستم نسبت به تنظیمات امنیتی اضافه شده است.
به کمک این قابلیت فایل‌های پیوست نامه در دو حالت “لیست” و “پیش‌نمایش در صفحه” برای کاربر فراهم می‌باشد.
کاربر می‌تواند قبل از دانلود ، پیوست را در همان صفحه مشاهده کند و در صورت تمایل اقدام به دانلود تکی یا یکجای پیوستها کند، این امکان در وب بسیار دارای اهمیت است.
در این امکان جدید برای کاربران غیر از راهنمای اصلی سیستم، به ازای هر فرم نیز راهنمای متنی جداگانه در قالب PDF و همچنین فیلم آموزش آن فرم تعبیه شده است، این امکان کاربران را از سردرگمی در محیط گسترده راهنمای جاممع سیستم اتوماسیون اداری دور خواهد نمود.
این قابلیت کار را برای مشاهده سریع چند نامه با یک کلیک فراهم کرده است.
فرض کنید شما وارد کارتابل خود می‌شوید و مشاهده می‌کنید که چند نامه خوانده نشده دارید، اگر نامه ها را بصورت تک به تک بازبینی کنید، قطعا زمانی هرچند ناچیز را از دست خواهید داد، اما با این امکان کافیست چند نامه را انتخاب کنید و با یک کلیک همه نامه ها باز می‌شوند.
اتوماسیون اداری فراگستر همواره بروز بوده و هم اکنون در این نسخه از نرم افزار امکان هماهنگی نامه‌های Word با Office 2016 فراهم شده و اگر شما هم بروز هستید و در سیستم شما Office 2016 نصب باشد محدودتی برای کار با نسخه قبلی را به هیچ عنوان نخواهید داشت.
در این امکان جدید، در گزارش تحلیل عملکرد، می توانیم بر اساس جایگاه سازمانی با انتخاب واحد های زیر مجموعه و سپس سمت ها درون واحد امکان مشاهده میانگین زمانی رسوب نامه ها به روز، ساعت و دقیقه در کارتابل را مشاهده کنیم. در این بخش کاربر امکاناتی مانند فیلتر اطلاعات و خروجی به اکسل را نیز در اختیار خواهد داشت.
در نسخه‌های پیشین اتوماسیون اداری فراگستر امکان استفاده از قلم نوری به جهت پاراف و امضا به خوبی فراهم بود.
در این نسخه امکانات مربوط به قلم نوری کامل‌تر شده و هماهنگی زمانی قلم، پد و رابط کاربری بسیار بهبود یافته است.
این امکان می تواند بسیار در سازمانهای بزرگ تعیین کننده و مفید باشد.
روند اعتبارسنجی نامه و بدنه نامه به این صورت است که زمانی که شخصی از سیستم اتوماسیون خود نامه‌ای ایجاد و ارسال می‌کند، علامت “معتبر” به ازای تمام اطلاعات نامه و بدنه نامه (به‌صورت جداگانه) برای آن نامه ثبت می‌شود. چرا که تمام این فرایند از کنسول اتوماسیون و به صورت عادی انجام شده است. حال اگر به هر دلیلی اطلاعات نامه یا بدنه نامه از سمت پایگاه داده تغییر یابد سیتتم به صورت هوشمند علامت “نامعتبر” را به نامه اختصاص خواهد داد.
با استفاده از این قابلیت میتوانید همانند محیط Word از امکاناتی مانند Page Setup استفاده کنید.
برای مثال میتوانید سایز کاغذ نامه را تغییر دهید، مقدار حاشیه اطراف کاغذ را کم یا زیاد کنید، سربرگ و ته‌برگ اختیاری تعیین کنید و حتی با اعمال تغییرات میتوانید پیش‌نمایش کاغذ ساخته شده را مشاهده نمایید.
لیست تمام نامه‌هایی که از طریق پست الکترونیک در انتظار ارسال هستند یا ارسال شده‌اند در مانیتورینگ ایمیلها قابل پیگیری و مشاهده است. تاریخ ارسال ، تعداد تلاش برای ارسال، تاریخ آخرین تلاش ، مهمترین پارامترهایی هستند که وضعیت آن سطر را مشخص خواهد کرد.
در این نسخه امکان تعیین روشی بنا به سیاست های سازمانی جهت مشاهده و پی گیری مسیر ارجاع نامه ها به سیستم افزوده گردید.
نمایش مسیر ارجاع می‌تواند در سه حالت “نمایش همه ارجاعات” ، “نمایش مسیر دریافتی ارجاعات” و “نمایش متن ارجاع فقط در مسیر دریافتی” توسط مدیر سیستم تعریف شود.
قابلیتی جدید جهت تسریع در امضاء نامه ها تنها با یک کلیک به این نسخه از سیستم افزوده گردید.
توسط این قابلیت میتوانید تعدادی مسیر میانبر برای امضاء و ارجاع یک نامه تعریف کنید بعد از نگارش نامه آن را با یک کلیک امضا و به شخص مورد نظر ارجاع دهید.
قابلیت مهمی در امضاء سریع وجود دارد و آن کلید میانبر ترکیبی است، در هنگام تعریف امضاء سریع میتوانید به سیستم کلید میانبر آن امضاء را معرفی کنید و در نامه با فشار همان کلیدها آن را امضاء و ارجاع دهید.
درج اطلاعات افراد حقوقی ، سازمان‌ها و شرکت‌ها و مشخصات و اطلاعات تماس آنها در مقیاس انبوه همواره امری وقت‌گیر و نیازمند دقت بسیار است.
این فرایند در نسخه جدید اتوماسیون اداری فراگستر بسیار آسان شده است. بدین ترتیب که شما تنها کافیست فایل اکسل اطلاعات سازمان‌ها را داشته باشید ، با ارسال آن، سیستم به صورت خودکار اقدام به ورود اطلاعات سازمان‌ها از فایل اکسل به پایگاه داده اتوماسیون کرده و بنابراین یکپارچگی اطلاعات حفظ خواهد شد.
همچنین یک فایل نمونه با فرمت Excel جهت آشنایی با قالب مورد قبول سیستم در نظر گرفته شده است.
در نسخه زمستان با توسعه امکانات امنیتی اتوماسیون اداری و سپس تجمیع آنها در سه سطح Medium- Basic و Secure به راحتی توسط مدیر کنترل سطح امنیتی سیستم بر اساس نیاز سازمان ممکن است. کافیست مدیر سیستم سطح SecurityLevel را تنظیم نماید تا قابلیت‌های امنیتی سیستم بر اساس سیاست های سازمان فعال و کنترل گردند.
در اسن نسخه از سیستم آلارم و هشدار ها توسعه یافتند و امکانات جدید به آنها افزوده گردید.
این امکانات شامل جمع کردن یا حداقل کردن اندازه هشدار به جهت استفاده بهینه و بیشتر از اندازه صفحه نمایش، امکان نمایش تعداد هشدارها و پرش بین هشدارها، امکان به تعویق انداختن یک یا چند هشدار با یک کلیک، امکان صرف نظر کردن از یک یا چند هشدار با یک کلیک می‌باشد.
با استفاده از این امکان میتوانید برای درج تصویر کاربر یا امضای ایشان یک فایل Zip حاوی اطلاعات مورد نظر بارگذاری کنید تا سیستم به صورت هوشمند اقدام به شناسایی تصاویر کاربر و امضاء و مطابقت آنها با کاربران کرده و آنها را به اطلاعات قبلی کاربران اختصاص دهد.
در این فرم این امکان برای مدیر سیستم فراهم شده تا برای سیستم فرمانی تعیین کند تا در صورت وقوع یک عملکرد خاص در سیستم توسط کاربری خاص رویدادی جداگانه با ماهیت رویداد سفارشی ثبت شود که این رویدادها عاوه بر امکان ایمیل، پیام کوتاه و ارسال نامه از قسمت مشاهده رویدادها نیز در دسترس خواهند بود.
توسط این قابلیت امکان مشاهده و چاپ رونوشت و گیرندگان نامه به صورت جداگانه فراهم گردیده است.
عملکرد این قابلیت به این صورت است که یک کپی از نامه به ازای هر رونوشت یا هر گیرنده چاپ می‌شود.
این امکان برای مواقعی که گیرندگان نامه می‌خواهند چاپ نامه را به صورت جداگانه دریافت کنند مناسب است.
