معرفی انواع نرم افزارهای اداری مرسوم در ایران
زمان تقریبی مطالعه: 12 دقیقه
در این مقاله به معرفی نرم افزارهای مرسوم اداری می‌پردازیم. برای آشنایی با نرم افزارهای اداری و پرکاربردترین انواع آنها با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
نرم افزارهای اداری، همانند نرم افزارهای سازمانی زیرمجموعه نرمافزارهای کاربردی محسوب میشوند و به خودکارسازی فعالیتهای کاری در حوزه خدمات اداری می‌پردازند. اما در حالی که نرم افزار سازمانی ابزاری برای مدل‌سازی فعالیتهای سازمان و خودکارسازی کارکردهای واحدهای آن است، نرم افزارهای اداری تنها به اتوماسیون فعالیتها در حوزه خدمات اداری سازمان می‌پردازند. از سوی دیگر از نرم افزارهای اداری می‌توان در تمامی سازمان‌ها استفاده کرد، اما نرم افزارهای سازمانی بیشتر در سازمانهای بزرگ مانند کسب و کارها، مراکز آموزشی یا ادارات دولتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از نمونه نرمافزارهای سازمانی شامل نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، مدیریت ارتباط با مشتریان و هوش تجاری است. در ادامه به بررسی انواع نرم افزارهای اداری مرسوم می‌پردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
- 1 مرسوم ترین نرمافزارهای اداری
- 1.1 نرم افزارهای واژه پرداز
- 1.2 نرم افزارهای صفحه گسترده
- 1.3 نرم افزارهای ارائه مطلب / نمایش اسلاید
- 1.4 نرم افزارهای ایمیل، مدیریت مخاطبان و تقویم
- 1.5 نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده
- 1.6 نرم افزارهای نشر الکترونیکی
- 1.7 نرم افزارهای طراحی و گرافیک
- 1.8 نرم افزارهای ویرایشگر فرمول ها و معادلات ریاضی
- 1.9 نرم افزارهای کار گروهی
- 1.10 نرم افزارهای برنامه‌ریزی شخصی و نرم افزارهای یادداشت برداری
- 1.11 نرم افزارهای مدیریت پروژه
- 1.12 نرم افزارهای نمودارسازی
- 1.13 سوالات متداول مشتریان
مرسوم ترین نرمافزارهای اداری
نرم افزارهای اداری انواع مختلفی دارند و معمولا هم به صورت تکی و هم در مجموعه نرم افزارهای اداری (Office Suit) عرضه میشوند. هر چند مجموعه نرمافزارهای اداری با یکدیگر متفاوت بوده و شامل نرم افزارهای متفاوتی هستند، اما در اغلب موارد، نرم افزارهای زیر در تمامی آنها وجود دارند. در غیر این صورت، شما باید آنها را جداگانه خریداری یا دانلود کنید. فهرست زیر به شما کمک می‌کند درک درستی از آنچه باید به دنبال آن بگردید داشته باشید:
نرم افزارهای واژه پرداز
نرمافزارهای واژه‌پرداز، محبوب‌ترین و اصلی‌ترین ابزار در اکثر مجموعه نرمافزارهای اداری هستند. از این نرمافزارها برای تایپ، ویرایش و چاپ اطلاعات متنی/گرافیکی به صورت دیجیتالی استفاده میشود.
در گذشته تایپ نوشته‌ها به صورت مکانیکی و با استفاده از ماشین تحریر انجام می‌شد. اما در حال حاضر تقریباً همه افراد پردازش متن را از طریق رایانه‌ها و به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند. بزرگترین مزیت این تغییر، ایجاد سریع و آسان اسناد بدون خطا به لطف قابلیت بازنویسی است.
نرم افزار Word مایکروسافت
یک واژه‌پرداز (Word Processor) دیجیتالی قادر به ایجاد اسنادی است که می‌توان آنها را برای تغییر در آینده ذخیره کرد و از هر رایانه دیگری با استفاده از همان واژه پرداز به آنها دسترسی داشت. از معروف‌ترین نمونه‌های این نوع نرم افزارها می‌توان به Word مایکروسافت و Google Docs اشاره کرد. البته یک واژه پرداز را نباید با یک ویرایشگر متن اشتباه بگیرید.
ویرایشگر متن تنها به شما اجازه ویرایش و ایجاد اسناد متنی ساده را می‌دهد. اما واژه‌پردازها معمولاً دارای ویژگی‌هایی مانند محافظت از فایل‌ها با رمز عبور، ردیابی تغییرات آنها و توانایی بررسی رعایت دستور زبان هستند. به عنوان نمونه نرم افزار Word مایکروسافت به شما اجازه می‌دهد تا متن اسناد خود را به صورت دیجیتالی بنویسید، ویرایش کنید، ساختار بدهید یا به هر شکل دیگری دستکاری کنید. شما سپس می‌توانید این نوشته‌ها را چاپ کرده یا به صورت الکترونیکی با فرمت‌های مختلفی ذخیره کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید.
نرم افزارهای صفحه گسترده
این نوع نرمافزار، داده‌های عددی و متنی را سازماندهی کرده و مانند یک ماشین حساب عمل می‌کند. نرمافزار صفحه گسترده، از نظر فنی، جدولی از مقادیر است که در ردیف‌ها و ستون‌ها مرتب شده‌اند و هر مقدار امکان ارتباط از پیش تعریف‌شده با مقادیر دیگر را دارد. از این لحاظ، این نرم افزارها صفحات گسترده فیزیکی را شبیه‌سازی می‌کنند.
از نمونه نرمافزارهای پرکاربرد صفحه‌گسترده، نرمافزارهای Google Sheets و Excel مایکروسافت هستند. به عنوان نمونه در نرم افزار Excel شما می‌توانید مقادیر مختلف داده‌ها را در سلول‌ها و در تقاطع ستون‌ها و ردیف‌ها قرار دهید و از آنها برای انجام محاسبات مختلف استفاده کنید. نرمافزار Excel علاوه بر محاسبات از پیش تعریف شده، به شما اجازه می‌دهد از فرمول‌های اختصاصی خود نیز برای انجام محاسبات مختلف مالی و ریاضی استفاده کنید. از دیگر قابلیت‌های این نرم افزار، امکان تبدیل داده‌ها به انواع نمودارهاست.
نرم افزار Excel مایکروسافت
نرم افزارهای ارائه مطلب / نمایش اسلاید
نرم افزارهای ارائه مطلب یا Presentation مانند PowerPoint مایکروسافت و Apple Keynote بخشی جدایی‌ناپذیر از هر کسب و کار بوده و به شما امکان می‌دهند مجموعه‌ای از قاب‌های تصویری را بسازید و آنها را به صورت متوالی نمایش دهید. این قاب‌ها می‌توانند شامل مخلوطی از کلمات و تصاویر باشند و به شما در بازگو کردن یک داستان، انجام یک سخنرانی و … کمک می‌کنند.
به عنوان نمونه با استفاده از نرم افزار PowerPoint، شما به راحتی می‌توانید یک ارائه تصویری با استفاده از نمودارها، تصاویر گرافیکی، انیمیشن‌ها و فایل‌های چند رسانه‌ای ایجاد کرده و برای انتقال ایده مورد نظر خود از آنها استفاده کنید. این ارائه تصویری نهایی هم می‌تواند به صورت حضوری توسط یک پروژکتور و هم به صورت آنلاین در مرورگرهای وب نمایش داده شود.
نرم افزار محبوب Adobe Acrobat را نیز می‌توان نمونه‌ای از نرمافزارهای ارائه مطلب دانست که به شما امکان می‌دهد تا انواع نوشته‌ها و تصاویری که در نرمافزارهای واژه‌پرداز مانند Word مایکروسافت ایجاد کرده‌اید، به فرمت PDF تبدیل کرده و به مخاطب نمایش دهید.
نرم افزار PowerPoint مایکروسافت
نرم افزارهای ایمیل، مدیریت مخاطبان و تقویم
این نوع نرم افزارها به ایمیل کاربر دسترسی دارند، آن را مدیریت می‌کنند و اغلب شامل یک تقویم زمان‌بندی و سیستم مدیریت مخاطبان نیز هستند. از نمونه این ابزارها می‌توان به نرم افزار Outlook مایکروسافت اشاره کرد. این نرم افزار با داشتن قابلیت ادغام با سایر نرم افزارهای اداری مانند اتوماسیون اداری، یکپارچگی میان نرم افزارهای مورد استفاده سازمان شما را بیشتر کرده و به کاربران اجازه می‌دهد تا گردش کار خود را مستقیما از طریق ایمیل پیگیری کنند.
نرم افزار Outlook مایکروسافت
آیا می‌دانستید که اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت یکپارچه شدن با نرم افزار Outlook را دارد؟
اتوماسیون اداری فراگستر یکی از معدود نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی است که با قرار دادن یک افزونه در اختیار شما، به شما امکان می‌دهد تا تمامی مکاتبات خود را به نرمافزار Outlook انتقال داده و نامههای خود را مستقیماً از طریق این نرمافزار نگاشته و ارسال کنید. این قابلیت به ویژه مناسب سازمان‌هاییست که استفاده از Outlook به بخشی از فرهنگ کاری آنها تبدیل شده است. برای آشنایی بیشتر با این قابلیت می‌توانید از لینک زیر بازدید کنید:
نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده
این نرم افزارها، مانند SQL Server مایکروسافت و MySQL، داده‌ها را بسیار دقیق و به صورت دسته‌بندی شده ذخیره می‌کنند. این ابزارها، پایگاه داده رابطه‌ای نیز نامیده میشوند، زیرا شما همواره می‌توانید به هر یک از قسمت‌های داده‌ها دسترسی یافته و از آنها گزارش بگیرید. از نمونه‌های پرکاربرد نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده می‌توان به نرم افزار SQL Server مایکروسافت اشاره کرد که با استفاده از جداول، مکانیزمی سازمان یافته برای ذخیره‌سازی، سازماندهی، مدیریت و بازیابی اطلاعات ارائه می‌دهد.
کاربرد اصلی این نرم افزار برای ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات و ارائه آن به سایر برنامه‌ها می‌باشد. از جمله ویژگی‌های برتر این نرم افزار نداشتن محدودیت از لحاظ حجم و تعداد رکوردها، استفاده از هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی و عرضه شدن در نسخه‌های متعدد و متناسب با نیاز کاربران مختلف است.
نرم افزار SQL Server مایکروسافت
نرم افزارهای نشر الکترونیکی
نرم افزارهای نشر الکترونیکی، مانند Adobe InDesign و Microsoft Publisher ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند تا بسیاری از فرآیندهای اساسی نشر مانند حروف‌چینی، صفحه‌بندی، طراحی و چاپ را با استفاده از کامپیوتر و دستگاه‌های جانبی آن مثل نمایشگر، چاپگر و … انجام دهید. این ابزارها در ابتدا تقریباً به طور انحصاری برای انتشارات چاپی مورد استفاده قرار می‌گرفتند، اما اکنون برای ساخت انواع مختلف محتوای آنلاین نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نرمافزار نشر الکترونیکی، ابزار اصلی حروف‌چینی دیجیتال بوده و کیفیت حروف‌چینی آن از تایپوگرافی و چاپ سنتی بیشتر است. به عنوان نمونه، نرم افزار Publisher مایکروسافت قابلیت‌های بسیار بیشتری نسبت به واژه‌پردازها داشته و امکانات گرافیکی بالا و قابلیت‌های چیدمان زیادی برای تولید و ویرایش تصاویر و اسناد در اختیار شما می‌گذارد. این ابزار به افراد، کسب‌وکارها و سایر سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا محتوای بسیار متنوعی از منوها گرفته تا مجلات و کتاب‌ها را بدون هزینه چاپ، منتشر کنند.
نرم افزار Publisher مایکروسافت
نرم افزارهای طراحی و گرافیک
این دسته از نرم افزارها ابزارهایی هستند که طراحان و گرافیست‌ها با کمک ماوس، صفحه کلید یا قلم دیجیتال، از آنها برای ساخت طرح‌ها و آثار نمایشی خود استفاده می‌کنند.
نرمافزارهای طراحی و گرافیک، ویرایش تصاویر را یا به صورت دیجیتال و بر اساس پیکسل‌ها انجام می‌دهند مانند نرمافزار Adobe Photoshop و یا برای انجام این‌کار از یک رویکرد ریاضی و مختصات هندسی، مانند نرمافزار Corel Draw استفاده می‌کنند.
شناخته‌شده‌ترین نرمافزار طراحی را می‌توان نرمافزار فتوشاپ دانست که مورد استفاده بسیاری از طراحان، گرافیست‌ها، انیماتورها، عکاسان، چاپخانه‌ها، مجلات، روزنامه‌ها و شرکت‌های تبلیغاتی قرار می‌گیرد.
نرم افزار Adobe Photoshop
نرم افزارهای ویرایشگر فرمول ها و معادلات ریاضی
این نرمافزارها معمولاً افزونه‌های کوچکی در نرمافزارهایی مانند Word یا OneNote هستند که به کاربران اجازه می‌دهند فرمول‌های ریاضی را به صورت متنی و با تأکید بر ارتباط منطقی ریاضی آنها بنویسند. البته نسخه‌های جدیدتر این نرم افزارها قادر به محاسبه این فرمول‌ها نیز هستند.
نرم افزارهای کار گروهی
نرمافزارهای گروهی یا نرمافزارهای مشارکت‌گرا مانند Trello و Asana، ابزارهایی برای مشارکت افراد در سازمان‌ها هستند که آنها را قادر می‌سازند از هر مکانی و تقریباً از هر دستگاهی، با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و روی پروژه‌های مشترک کار کنند.
نرمافزارهای گروهی معمولاً کاربردهای متنوعی از ایمیل گرفته تا اتاق‌های بحث و گفتگو، مدیریت اسناد، مدیریت پروژه، شبکه داخلی، ابزارهای گردش کار و حتی پیام‌رسان‌های فوری را شامل میشوند. از بارزترین نمونه‌های این نوع نرمافزارها نیز سیستمهای اتوماسیون اداری است. اصطلاح نرمافزار گروهی یک اصطلاح کلی برای طیف گسترده‌ای از محصولات است، زیرا از نظر فنی هر نرم افزاری که به ارتباط، گردهمایی یا هماهنگی افراد کمک می‌کند، می‌تواند نرم افزار گروهی نامیده شود.
نرمافزار اتوماسیون فراگستر یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی و مدیریت مکاتبات سازمانی در ایران است که با استفاده از اصول UX (تجربه کاربری) و به شکلی کاربرپسند طراحی شده است تا حداکثر کارایی را داشته باشد. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، دارای امکاناتی مانند هماهنگی کامل با نرمافزارهای Word و Outlook، سازگاری با تمامی مرورگرها، تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها و دارا بودن موتور گردش کار واقعی و گردش فرم‌ها و فرآیندهای سازمانی است که در راستای بهبود تجربه کاربری فراهم شده‌اند. اما یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که کارتابل اتوماسیون اداری را به یک سیستم کارا تبدیل کرده است، هشدار سررسید کارها و ارسال نوتیفیکیشن بدون نیاز به ورود به نرمافزار است. به این ترتیب، شما می‌توانید کارتابل خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که هیچ‌کدام از رویدادهای مهم را از دست ندهید و وظایف خود را سریع و بدون وقفه انجام دهید.
اگر مایل هستید بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شوید، با پرکردن فرم زیر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کرده و از دموی محصولات ما نیز بازدید کنید.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر آشنا شوید.
نرم افزارهای برنامه‌ریزی شخصی و نرم افزارهای یادداشت برداری
نرمافزارهای برنامه‌ریزی شخصی مانند ToDoist، نوعی نرمافزار کاربردی محسوب میشوند که به عنوان یک ابزار سازمان‌دهنده عمل کرده و هدف آنها تسهیل ثبت، ردیابی و مدیریت انواع خاصی از “اطلاعات شخصی” است. این اطلاعات می‌تواند شامل اطلاعات مخاطبان، تاریخ‌های مهم، یادآوری‌ها، قرار ملاقات‌ها، جلسات، برنامه‌های سفر، اسناد شخصی، لیست‌های شخصی، رمزهای عبور، فایل‌های شخصی، خاطرات و سایر یادداشت‌های شخصی باشد.
نرم افزار برنامه‌ریزی شخصی ToDoist
نرم افزارهای یادداشت‌برداری نیز برای ثبت اطلاعات از منابع مختلف به صورت دیجیتال مورد استفاده قرار می‌گیرند. با یادداشت‌برداری، نویسنده اصل اطلاعات را ثبت می‌کند و ذهن کاربر را آزاد می‌کند. این نرم افزارها به ویژه برای استفاده در تلفن‌های هوشمند بهبود یافته‌اند و به کاربران اجازه می‌دهند لیست بسازند، آنها را به وظایف قابل ردیابی تبدیل کنند و با نرم افزار ایمیل همگام‌سازی میشوند.
نرم افزارهای مدیریت پروژه
برخلاف ابزارهای مدیریت شخصی، نرم افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی برای سازماندهی پروژه‌هایی با مقیاس بزرگ هستند که افراد زیادی را درگیر می‌کنند. از نمونه‌های آنها می‌توان به نرم افزار Microsoft Project اشاره کرد که ظرفیت کمک به برنامه‌ریزی و مدیریت منابع را دارد. این نرم افزار می‌تواند علاوه بر مدیریت و برنامه‌ریزی منابع، امور مربوط به زمان‌بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ایجاد ارتباط میان اعضای تیم پروژه، مدیریت کیفیت، مدیریت زمان و مدیریت مستندات پروژه را نیز انجام دهند.
نرم افزار Microsoft Project
نرم افزارهای نمودارسازی
این نوع نرم افزارها به عنوان نوعی ابزار ترسیم و طراحی، به کاربران اجازه می‌دهند خطوط و اشکالی را برای به تصویر کشیدن نمودارهای معماری، چارت‌های سازمانی، فلوچارت‌ها و سایر مدل‌های بصری ایجاد کنند. از نمونه‌های پرکاربرد این ابزارها، نرم افزار Microsoft Vizio است که برای طراحی انواع دیاگرام‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
نرم افزار Microsoft Vizio
کلام آخر
در این مقاله با انواع نرم افزارهای مرسوم اداری در ایران آشنا شدید. آشنایی با انواع رایج نرم افزارهای اداری به شما کمک می‌کند تا از آنها به بهترین شکل ممکن در محیط اداری کسب و کار یا سازمان خود استفاده کنید. آنچه مهم است بدانید این است که صرف نظر از نوع نرم افزارهایی که انتخاب میکنید، بیشترین بازدهی آنها زمانی است که یکپارچگی زیادی با سایر نرمافزارهای سازمانی داشته باشند. بنابراین بهترین کارکرد این ابزارها در ترکیب آنها با ابزارهای اتوماسیون اداری خواهد بود. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نه تنها مشارکت میان کارکنان را تسهیل می‌کند، بلکه با متصل کردن سایر نرم افزارهای اداری با یکدیگر، باعث افزایش بازدهی آنها نیز میشود.
سوالات متداول مشتریان
۱- نرم افزار اداری چیست؟
نرمافزارهای اداری ابزارهایی هستند که برای دیجیتالیکردن و خودکارسازی فعالیتها و فرآیندهای اداری یک سازمان (مثل نگارش و ارسال نامههای اداری) استفاده میشوند. این ابزارها شامل نرمافزارهای آفیس مایکروسافت، اتوماسیون اداری و اتوماسیون مکاتبات هستند.
۲- تفاوت نرم افزار اداری با نرمافزار سازمانی چیست؟
نرم افزارهای سازمانی به نرمافزارهایی گفته میشود که برای خودکارسازی فعالیتهای خاص مربوط به واحدهای مختلف یک سازمان استفاده میشوند. اما نرمافزارهای اداری تنها به اتوماسیون فعالیتها در حوزه خدمات اداری سازمان میپردازد.
۳- نرم افزارهای اداری مرسوم در ایران کدام است؟
برخی از نمونه نرمافزارهای اداری مرسوم در ایران عبارتند از: نرم افزارهای واژه پرداز، نرم افزارهای صفحه گسترده، نرم افزارهای ارائه مطلب، نرم افزارهای ایمیل، نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده، نرم افزارهای طراحی و گرافیک، نرم افزارهای کار گروهی و نرم افزارهای مدیریت پروژه.
