معرفی نرم افزار پروسس میکر

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) ابزاری کاربردی برای کسانی است که به دنبال خودکارسازی فرآیندهای تکراری در کسب و کارشان هستند. اگر پیش از اینکه سراغ آموزش پروسس میکر بروید، می‌خواهید بدانید نرم افزار پروسس میکر چیست و چه قابلیت‌هایی دارد با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) یک راهکار اتوماسیون فرآیند بدون‌کد/کم‌کد است که به شما امکان می‌دهد فرآیندهای پیچیده‌ را مدل‌سازی کرده و در بخش های مختلف سازمان خود پیاده سازی کنید. این نرم افزار قابلیت‌های چشمگیر در طراحی فرم و گردش‌کار دارد و هم توسط متخصصان حرفه‌ای مدیریت فرآیندهای کسب و کار و هم کاربران تازه‌کار استفاده می‌شود. قابلیت طراحی ساده فرایندها، این نرم افزار را به انتخاب مناسبی برای تمامی کاربران تبدیل کرده و موجب محبوبیت بالای آن شده است. در این مقاله در مورد نرم افزار پروسس میکر و قابلیت‌ها و ویژگی‌های آن صحبت می‌کنیم.

نرم افزار پروسس میکر چیست و چه کاربردهایی دارد؟

نرم افزار پروسس میکر یک نرم افزار سازمانی و یک راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار متن‌باز است که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به مدل‌سازی گردش‌های کاری مبتنی بر تایید بپردازند. این نرم‌افزار به سازمان‌ها در طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار در مقیاس‌های مختلف کمک می‌کند. در واقع این راهکار، یک فرم‌ساز است که برای طراحی نامه‌ها، تاییدیه‌ها، فاکتورها و قراردادها استفاده می‌شود.

پروسس میکر، یک ابزار مدل‌سازی فرآیند با قابلیت drag-and-drop و به صورت ابری ارائه می‌کند که به کاربران اجازه می‌دهد نمودارهای فرآیندها را با استفاده از استانداردهای BPMN ساخته و ویرایش کنند. این نرم‌افزار قابلیت تغییر اندازه و برچسب‌گذاری تمام عناصر یک فرآیند را داشته و به شما اجازه وارد‌کردن فرآیندها و خروجی‌گرفتن از آنها را در قالب BPMN می‌دهد. همچنین به شما امکان می‌دهد تا فرم‌ها و زیرفرم‌ها را به زبان‌های مختلف و بدون دانش برنامه‌نویسی ایجاد کنند.

این راهکار هم به صورت آفلاین و هم تحت وب قابل دسترسی است و به کاربران امکان می‌دهد فرم‌ها را بر روی تلفن همراه خود پر کنند و بعد از آنلاین شدن داده‌های آنها را همگام‌سازی کنند. این ابزار دارای یک داشبورد نیز است که امکان مشاهده نحوه عملکرد فرآیندها و کارکنان را فراهم می‌کند. این داشبوردها قابلیت شخصی‌سازی بر اساس شاخص کارایی فرآیند و شاخص کارایی کارکنان را نیز دارند.

نرم افزار پروسس میکر در سازمان‌های متنوعی مانند بانک‌ها، موسسات آموزش عالی و صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد و به آنها کمک می‌کند فرآیندهای پیچیده کسب و کار خود را خودکارسازی کرده و افراد و سیستم‌های موجود در شرکت را به هم متصل کنند.

قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار پروسس میکر کدام است؟

قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار پروسس میکر کدام است؟

1- متن‎‌باز بودن

نرم افزار پروسس میکر به دلیل متن‌باز بودن، قابلیت توسعه و تغییر داشته و با انعطافی بسیار بالا به سازمان‌های مختلف امکان می‌دهد تا در سورس‌کد برنامه تغییرات مدنظر خود را اعمال نموده و به نتیجه دلخواه خود دست یابند. در نتیجه از دیدگاه برنامه‌نویسی و توسعه بستر نرم‌افزار، هیچ محدودیتی بر سر راه سازمان‌ها ایجاد نمی‌کند.

2- مدل‌سازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0

ابزار مدل‌ساز به کسب و کارها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را به جای چند ماه در چند روز طراحی کنند. با قابلیت Drag and Drop می‌توانید وظایف و تصمیمات را در بوم مدل‌سازی مشخص کرده و سپس فرم‌ها، کاربران، وظایف، رابط‌های داده و موارد دیگر را به آنها اضافه کنید. مدل‌ساز پروسس میکر مطابق با استاندارد BPMN 2.0 ساخته شده و در عین قدرتمند بودن، استفاده از آن نیز بسیار آسان است.

به عنوان مثال، در اینجا فرآیند ارجاع کار را مشاهده می‌‎کنید که بر مبنای استاندارد BPMN 2.0 طراحی شده است:

نمونه فرآیند مدل‌سازی شده با استاندارد BPMN 2.0

نرم افزار پروسس میکر، اکثر المان‌های موجود در زبان مدل‌سازی BPMN 2.0 را پشتیبانی می‌نماید و به کمک این المان‌ها کاربر می‌تواند در یک محیط کاملا گرافیکی مدل فرآیندهای سازمانی خود را رسم نموده و سپس فرم‌های مربوط به هر کدام از فعالیت‌های آن فرآیند را به راحتی و با روش Drag & Drop طراحی نموده و در همان محیط گرافیکی نیز قوانین مربوط به فرآیندها را تعیین نمایند. همچنین قابلیت توسعه ابزار مدل‌سازی این نرم‌افزار با استفاده از کدنویسی وجود دارد و سازمان‌ها با داشتن نیروهای متخصص در این زمینه می‌توانند به راحتی هر آن‌چه که مد نظرشان هست در محیط پروسس میکر ایجاد نموده و نیازهای خاص سازمان خود را از این طریق برطرف نمایند.

3- طراحی فرآیند با قابلیت Drag & Drop

کارشناسان و متصدیان مدیریت فرآیندهای سازمان‌ها مشتری، با استفاده از قابلیت Drag & Drop نرم افزار پروسس میکر می‌توانند به راحتی المان‌های مختلف برای رسم مدل فرآیند را بر روی صفحه قرار داده و تنها با چند کلیک مدل فرآیندی خود را در نرم‌افزار ایجاد نمایند.

قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار پروسس میکر

4- واکنش‌گرا و Responsive بودن نرم‌افزار

نرم افزار پروسس میکر به گونه‌ای طراحی شده است که به کاربران این اجازه را می‌دهد که بتوانند با توجه به اندازه صفحه نمایشگر، فیلدهای فرم‌ها را به صورت واکنش‌گرا و متناسب با اندازه همان صفحه مشاهده نموده و به راحتی آن‌ها را تکمیل نمایند.

5- سازگار با دستگاه‌های مختلف

نصب نرم افزار پروسس میکر علاوه بر کامپیوتر بر روی موبایل و تبلت برای اندروید و iOS نیز ممکن است. در نتیجه دسترسی به سیستم مدیریت جریان کار همواره از طریق نسخه‌های مختلف این نرم‌افزار در اختیار کاربران خواهد بود. به این ترتیب کاربران به راحتی می‌توانند در خارج از محیط کاری نیز با استفاده از موبایل و یا تبلت خود به این نرم‌افزار متصل شده و جریان‌های کاری خود را پیگیری و مدیریت نمایند.

6- پشتیبانی از انواع بانک‌های اطلاعاتی

پروسس میکر قابلیت برقراری ارتباط با انواع بانک‌های اطلاعاتی از جمله MySQL, PostgreSQL, SQL Server/Sybase  و Oracle را دارد و به راحتی می‌توان میان این نرم‌افزار با نرم‌افزارهای دیگری مانند هر نرم افزار اتوماسیون اداری که از پایگاه‌داده‌های ذکر شده استفاده می‌کنند، ارتباط برقرار نمود و به تبادل اطلاعات با این نرم‌افزارها پرداخت.

7- کنترل پیشرفته برای تخصیص و ارجاع

در نرم افزار پروسس میکر برای تخصیص و ارجاع وظایف به کاربران می‌توان از انواع مختلف ارجاع استفاده کرد، از جمله ارجاع دستی فعالیت‌ها به کاربران. در این حالت کاربر تکمیل‌کننده مرحله قبل می‌تواند تعیین نماید که فعالیت مرحله بعد توسط چه شخصی انجام گیرد و به عبارتی می‌تواند تعیین نماید که فرم تکمیل شده در مرحله خودش به چه شخصی ارسال شود. نوع دیگری از ارجاع به صورت چرخشی است، به این معنا که هر بار یک فعالیت به صورت چرخشی توسط یک شخص از تعداد خاصی از افراد انجام شود و این چرخه مدام تکرار شود. نوع بعدی ارجاع بر حسب شناسه کاربران هست که می‌توان یک فعالیت را به یک شناسه خاص ارجاع داد. نوع ارجاع دیگری که در نرم افزار پروسس میکر وجود دارد و بسیار نیز حائز اهمیت است تخصیص و ارجاع یک کار بر حسب سلسله‌مراتب چارت سازمانی است، به نحوی که اگر یک کارشناس یک فرم مرخصی را تکمیل نمود، سیستم مدیریت فرآیند به صورت خودکار و بر اساس چارت سازمانی مدیر مرتبه بالای آن کارشناس را پیدا نموده و مرحله بعدی کار را به مدیر آن شخص ارجاع می‌دهد.

8- امکان افزودن قابلیت‌های جدید در قالب افزونه (پلاگین)

این قابلیت نیز در نرم‌افزار پروسس میکر وجود دارد که سازمان‌ها خود اقدام به توسعه امکانات خاص مربوط به فرآیندهای سازمان خود نموده و این امکانات را در قالب افزونه به این نرم‌افزار اضافه نمایند.

9- دارای قابلیت فرم‌ساز

با آموزش نرم افزار پروسس میکر به کاربران، آنها می‌توانند خیلی سریع و ساده و بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop انواع فرم‌‌های اطلاعاتی مرتبط با کسب و کار خود را طراحی کنند و سپس از آن در گردش کار بین کاربران و اعضای سازمان استفاده کنند. هدف فرم ساز، جمع‌آوری داده‌ها از سایر سیستم‌ها، گردش آن بین تیم‌ها در قالب فرم، امکان اخذ گزارش‌های مورد نیاز برای سازمان و طراحی صفحه‌های تایید برای تصمیم‌گیری مدیران است.

10- امکان دسته‌بندی کاربران و فرآیندها

سازمان‌ها با استفاده از پروسس میکر می‌توانند به راحتی گروه‌ها و یا دپارتمان‌های خود را در این نرم‌افزار تعریف نموده و سپس کارکنان خود را در هر کدام از این گروه‌ها و یا دپارتمان‌ها قرار دهند. همچنین در زمان تعیین و ارجاع فعالیت‌ها به کارکنان، راهبر سیستم می‌تواند از این گروه‌ها و یا دپارتمان‌های تعریف شده استفاده نموده و فعالیت‌های کاری را به آنها ارجاع دهد.

همچنین این امکان در نرم افزار پروسس میکر وجود دارد که فرآیندها را در دسته‌های مختلف برای مثال اداری، مالی، منابع انسانی و یا هر نوع دسته‌بندی دیگری تقسیم کرد و این دسته‌ها را در نرم‌افزار تعریف نمود و در زمان ایجاد یک فرآیند جدید، آن را در یکی از دسته‌های از پیش تعیین شده طبقه‌بندی نمود.

قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار پروسس میکر

علاوه بر 10 قابلیت ذکر شده در فوق، الگوهای فرآیندهای مدل‌سازی شده و از پیش آماده، ابزارهای یکپارچه‌سازی مانند API، سیستم مدیریت اسناد و قابلیت‌های گزارش‌گیری از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار هستند.

کلام آخر

سازمان‌ها برای دیجیتالی‌شدن و خودکارسازی کسب و کار خود به نرم‌افزار مدیریت فرآیندها احتیاج دارند. این نرم‌افزارها تصمیم‌گیری را سریع‌تر، رعایت مقررات را آسان‌تر و عملکرد سازمان را بهبود می‌یخشند. نرم افزار پروسس میکر به عنوان یک نرم‌افزار متن‌باز، تاکنون بیش از یک میلیون بار دنلود شده، صدها مشتری تجاری داشته و هزاران برنامه‌نویس متن‌باز فعال از آن پشتیبانی می‌کنند. این نرم‌افزار دارای ابزارهای فرم‌ساز، گزارش‌گیری و ابزار طراحی گردش کار (Workflow) و داشبورد (Dashboard) می‌باشد که با توجه به نیاز کاربران، طراحی فرآیند را برای آنها آسوده می‌کند. در حالی که برخی از شرکت‌های بزرگ دنیا مشتریان این نرم‌افزار هستند، شرکت فراگستر برای راحتی کاربران ایرانی، این نرم‌افزار را بومی‌سازی کرده و ماژول‌هایی از جمله تقویم شمسی را نیز به آن افزوده است. شما با تهیه نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر می‌توانید از تمامی امکانات نرم‌افزار پروسس میکر به صورت یکپارچه و در کارتابل اتوماسیون اداری خود استفاده کنید.