اتوماسیون اداری با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

خودکارسازی کامل فرآیندها، بدون یکپارچه سازی اتوماسیون اداری و نرم افزارهای سازمان و تبادل اطلاعات میان آنها ممکن نیست. برای درک بهتر اهمیت این موضوع و نقش واسط‌های برنامه‌نویسی کاربردی (API) در این زمینه، با این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه باشید.

قابلیت تبادل اطلاعات میان اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمان زمانی به شما کمک می‌کند که در اجرای فرآیندهای کاری خود به داده‎‌های این نرم‌افزارها احتیاج دارید. برای مثال ممکن است بخواهید داده‌های نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM خود را از طریق اتوماسیون به گردش بیندازید. گاهی نیز ممکن است به تبادل اطلاعات میان نرم‌افزارهای مختلف درون‌سازمانی، مثلا تبادل اطلاعات میان نرم‌افزار منابع انسانی و نرم‌افزار مدیریت مالی خود نیاز داشته باشید. برای این‌کار شما می‌توانید از سیستم اتوماسیون به عنوان یک پلت‌فرم استفاده کنید. نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار با استفاده از واسط‌های برنامه‌نویسی به شما امکان می‌دهد تا داده‌ها را از نرم‌افزارهای دیگر جمع‌آوری کرده و آن را با تیم‌های خود و در فرآیندهای مختلف به اشتراک بگذارید.

اهمیت یکپارچه سازی اتوماسیون اداری

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که کسب و کارها هنگام تلاش برای خودکارسازی فرآیندهای خود با آن مواجه هستند، ادغام نرم‌افزارها یا برنامه‌های مختلف مورد استفاده در سازمان است. به عنوان مثال یکپارچگی CRM با سیستم‌ها، از نیازهای بسیاری از سازمان‌هاست. سیستم اتوماسیون اداری باید بتواند با ابزارهای دیگر شما مانند نرم‌افزارهای بازاریابی ایمیلی و سیستم CRM به صورت یکپارچه کار کند. اما انجام این کار چگونه ممکن است؟

نحوه یکپارچه‌سازی و همگام‌سازی داده‌ها در هر کسب و کاری خاص و متفاوت از سایر سازمان‌هاست. به همین دلیل است که مناسب‌ترین ابزار برای انجام این کار پلت‌فرمی است که به صورت استاندارد دارای انعطاف‌پذیری باشد. مانند نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار (BPA) که در سطح جهانی توسط سازمان‌هایی با هر اندازه و در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نرم افزار متمرکز و یکپارچه مکاتبات اداری فراگستر نیز یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نرم‌افزارها است که قابلیت یکپارچه‌سازی و همگام‌سازی داده‌ها را برای شرکت‌های مختلف هم از طریق API و هم از طریق وب‌سرویس فراهم کرده است. اصطلاح “وب سرویس” روشی استاندارد برای ارتباط بین دو سیستم الکترونیکی با هدف ادغام برنامه های کاربردی از طریق شبکه است. نرم‌افزار فراگستر با داشتن قابلیت ارائه وب سرویس و همینطور داشتن API، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا داده‌های برنامه‌ها و سیستم‌های خود را هم به صورت محلی و هم تحت وب، یکپارچه‌سازی کنند.

تعریف واسط برنامه‌نویسی کاربردی یا API

واژه API مخفف عبارت انگلیسی Application Programming Interface بوده و به معنی واسط برنامه‌نویسی کاربردی است. APIها اصلی‌ترین راهکارهای نرم‌افزاری هستند که به برنامه‌های مختلف اجازه می‌دهند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. عملکرد این واسط‌های برنامه‌نویسی پیچیده است، اما اگر برنامه‌نویس نرم‌افزار نیستید، نیازی به دانستن جزئیات آنها ندارید. آنچه لازم است بدانید این است که آنها مانند واسطه‌هایی هستند که ارتباطات بین افراد مختلف را برای به انجام رساندن امور تسهیل می‌کنند.

واسط‌های برنامه‌نویسی، با ایجاد برقراری ارتباط با سایر برنامه‌ها، به نرم‌افزار اتوماسیون شما اجازه می‌دهند به قابلیت‌‎ها و داده‌های آنها دسترسی داشته باشند. این امر در مورد استفاده از نرم‌افزارها و سرویس‌های خارج از سازمان شما مانند راهکارهای هوشمند پردازش ابری گوگل، مایکروسافت و آمازون نیز قابل استفاده است. بنابراین پشتیبانی از API برای یکپارچه‌سازی فرآیندهای اتوماسیون سازمان با خدمات سایر شرکت‌ها نیز ضروری است.

اکنون که می‌دانید API چیست، باید رابطه بین API‌ها و اتوماسیون کسب و کار را درک کنید. دانستن رابطه بین این دو به شما کمک می‌کند ارزشی را که کار با API برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به ارمغان می‌آورد درک کنید.

نقش API در یکپارچه سازی

نقش API در یکپارچه سازی نرم افزارهای اداری

نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، یکی از بهترین دستاوردهای فناوری‌های مدرن برای کسب و کارها است. با خودکارسازی فرآیندهای مختلف، کسب‌وکارها می‌توانند بهتر، سریع‌تر و کارآمدتر شوند. نتیجه آن مشتریان راضی، کارکنان با عملکرد بهتر و حاشیه سود بالاتر است.

هر چقدر هم که یک سیستم اتوماسیون کارآمد باشد، نمی‌تواند تمام قابلیت‌های مورد نیاز برای انجام تمام فرآیندهای تجاری مورد نظر در کسب و کارهای مختلف را داشته باشد. دلیل آن نیز کاملا ساده بوده و این واقعیت است که هیچ کسب و کاری دقیقا با دیگر کسب و کارها یکسان نیست.

اگر سیستمی به طور خاص برای کسب و کار شما طراحی نشده باشد، هرگز تمام قابلیت‌های مورد نیاز شما را نخواهد داشت. اینجاست که API‌ها وارد عمل می‌شوند. با تسهیل ارتباط بین نرم‌افزارهای مختلف و استفاده از افزونه‌های سفارشی، APIها به سیستم‌های اتوماسیون اجازه می‌دهند تعداد فرآیندهایی بسیار بیشتر از آنچه برای آن طراحی شده‌اند را خودکارسازی کنند.

اتوماسیون اداری فراگستر با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن API از قابلیت تبادل اطلاعات با انواع نرم افزارهای اداری و استفاده از خدمات آنها برخوردار است. اما همانطور که اشاره کردیم، قابلیت یکپارچه‌سازی در هر نرم‌افزار منوط به پشتیبانی از این قابلیت در معماری آن است و الگوی معماری سیستم اتوماسیون فراگستر بر مبنای مایکروسرویس‌ها می‌باشد. مایکروسرویس‌ نوعی الگوی معماری است که در آن برنامه‌های پیچیده به بخش‌های کوچک و مستقلی تقسیم می‌شوند که از طریق APIها با هم در ارتباط هستند. این API یا واسط‌های برنامه‌نویسی به سیستم اتوماسیون فراگستر امکان تبادل اطلاعات و یکپارچگی با سایر نرم‌افزارها را می‌دهد.

برخی از انواع متداول برنامه‌ها یا سیستم‌هایی که مشتریان ما با استفاده از API فراگستر، آنها را در فرآیندهای کسب و کار خود ادغام می‌کنند، عبارتند از:

• سیستم‌های ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی)
• راهکار‌های CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
• نرم‌افزارهای انبارداری
• نرم‌افزار حسابداری (مانند نرم افزار سپیدار)
• ابزارهای مدیریت موجودی
• سیستم‌های داخلی (مانند نرم‌افزارهای مالی که توسط خود سازمان‌ها نوشته شده‌اند)
• نرم‌افزارهای منابع انسانی (مانند نرم‌افزارهای حضور و غیاب و دستگاه‌های کارت ساعت زن)

نرم افزار اتوماسیون فراگستر شما را قادر می‌سازد تا نه تنها گردش کارهای سازمانتان را خودکارسازی کنید، بلکه آنها را با طیف گسترده‌ای از برنامه‌های کاربردی، سیستم‌ها و سرویس‌های وب، چه به صورت محلی یا در فضای ابری، یکپارچه کنید. برای مثال شما می‌توانید از سرویس‌های فاصله‌سنج گوگل برای محاسبه مسافت در ماموریت‌های کاری کارکنان خود استفاده کنید و به این ترتیب زمان و هزینه لازم برای هر ماموریت را به سرعت و به صورت خودکار محاسبه کنید.

با استفاده از API فراگستر، بسیاری از سرویس‌های وب در اختیار شما خواهند بود. هر چند برخی از این سرویس‌ها مانند سرویس فاصله‌سنج گوگل در کسب و کارهایی مانند تاکسی‌های اینترنتی کاربرد بیشتری دارند، اما شما نیز می‌توانید از آنها برای رفع نیازهای خاص کسب و کار خود استفاده کنید.

انواع راهکار‌های یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری

نرم افزارهای اتوماسیون قدیمی رایج از به گونه‌ای طراحی نشده بودند که توانایی ارتباط مستقیم با سایر نرم‌افزارها را داشته باشند. در واقع الگوی معماری آنها سرویس‌گرا نبوده و یکپارچه سازی در آنها تنها به صورت سنتی و دستی ممکن بود. به عنوان مثال شما مجبور می‌شدید تا داده‌های نرم‌افزار مالی خود را به صورت دستی از نرم‌افزار حسابداری استخراج کرده و سپس در فرآیندهای دیگر سازمان خود به چرخش دربیاورید. با توجه به ناکارآمدی این روش و همچنین تنسعه فناوری ارتباطات و برنامه نویسی، راهکارهای جدیدتر و کاربردی‌تری برای یکپارچه سازی سازمانی شکل گرفت. در ادامه با انواع راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی آشنا خواهیم شد.

انواع راهکارهای یکپارچه‌سازی

راهکار اول: یکپارچه سازی اطلاعات پایه

در این راهکار اطلاعات پایه سازمان – مانند چارت سازمانی، سمت‌ها، اطلاعات پرسنلی و… در قالب نماهای پیش فرض (View) در پایگاه داده قدیمی ایجاد می‌شوند و سپس این اطلاعات با استفاده از ابزار تخصصی فراگستر، تحت عنوان Sync Service در پایگاه داده اتوماسیون اداری فراگستر فراخوانی می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند. با استفاده از این راهکار، سازمان‌‎هایی که ساختار و اطلاعات پایه خود را در نرم افزار دیگری – مانند منابع انسانی – تعریف کرده‌اند، می‌توانند به صورت خودکار این اطلاعات را در اتوماسیون اداری فراگستر نیز مورد استفاده قرار دهند.

راهکار دوم: استفاده از APIهای آماده فراگستر

پس از استقرار و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر، سازمان‌ها و کسب و کارها به کتابخانه‌ای از APIهای آماده دسترسی خواهند داشت، که در این کتنابخانه، انواع مختلفی از سرویس‌های نرم‌افزاری که به صورت متداول در سازمان‌ها و کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گرفتند، به صورت کاملا آماده و در قالب Restful API تعریف شده است، که از آن‌ها می‌توان برای یکپارچه‌سازی سازمانی بهره برد. به کمک APIهای آماده فراگستر سازمان‌ها می‌توانند از سرویس‌های مختلفی مانند ایجاد و ارسال مکاتبات و اسناد در سایر نرم‌افزارها، دریافت اطلاعات در سایر سامانه‌ها در اتوماسیون اداری، سرویس‌های اطلاع‌رسانی پیامکی و ایمیلی و… در بستری یکپارچه استفاده کنند.

راهکار سوم: فراخوانی APIهای سایر نرم افزارها

در راهکار سوم، سازمان‌ها می‌توانند سرویس‌های نرم‌افزاری یا همان APIها را از سایر نرم‌افزارها دریافت کنند و با انجام تنظیماتی آسان و ساده، در اتوماسیون اداری فراگستر تعریف کنید؛ در راهکار قبلی، اطلاعات از سایر نرم‌افزارها به سمت اتوماسیون اداری فراخوانی می‌شدند، اما در این راهکار، اطلاعات از سمت اتوماسیون اداری به سمت دیگر سامانه‌های سازمان ارسال یا فراخوانی می‌گردند.

به‌طور کلی وقتی با یک نرم‌افزار مجهز به API کار می‌کنید، ارتباط میان نرم‌افزارهای شما به سادگی برقرار می‌شود و دسترسی به داده‌ها بین سیستم‌های مختلف به قدری برای شما راحت خواهد بود که گویی با یک سیستم واحد کار می‌کنید و همه چیز همانطور که شما می‌خواهید انجام خواهد شد. در مقابل، در راهکارهای سنتی که از API استفاده نمی‌کردند، تمامی این مراحل پیچیده و دستی بود و دسترسی به داده‌های خاص در سیستم‌های مختلف امری زمالن‌بر و مشکل بود. در نتیجه، سیستم‌های مختلف با یکدیگر «به خوبی کار نمی‌کردند» و هیچ چیز آنطور که انتظار می‌رود انجام نمیشد.

هرچه‌قدر سیستم شما بزرگتر و پیچیده‌تر باشد، اهمیت معماری سرویس‌گرا و قابلیت یکپارچه‌سازی با استفاده از API بیشتر خواهد بود. بدون یکپارچه سازی با استفاده از API، شما از پتانسیل کامل اتوماسیون اداری بهره نخواهید برد. حتی اگر فرآیندهای کسب و کار شما در ابتدای شروع کار چندان پیچیدگی نداشته باشد، استفاده از سیستم اتوماسیونی که از API پشتیبانی می‌کند، امکان یکپارچه‌سازی را در آینده و هر زمان که به آن نیاز داشته باشید، برای شما فراهم می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راهکارهای یکپارچه سازی اتوماسیون اداری فراگستر با سایر سامانه، از شما دعوت میکنیم تا به لینک زیر مراجعه بفرمایید:

فواید یکپارچه سازی اتوماسیون اداری

یکپارچه سازی اتوماسیون اداری با سایر نرم افزارهای درون‌سازمانی، عملکرد کسب و کار شما را از بسیاری جهات بهبود می‌بخشند. برخی از فواید یکپارچه سازی که می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند، عبارتند از:

• امکان خودکارسازی فرآیندهای مختص هر سازمان
• افزایش بهره‌وری سازمان
• افزایش سرعت انجام کارها و صرفه‌جویی در زمان
• انعطاف‌پذیری بیشتر اتوماسیون برای خودکارسازی فرآیندها
• امکان بهره‌گیری از سرویس‌های خارج از سازمان مانند خدمات گوگل
• بهبود تجربه کاری کارکنان در بخش‌های مختلف سازمان
• امکان مدیریت متمرکز تمامی سیستم‌های سازمان

بنابراین اتوماسیون اداری می‌تواند با ایفا کردن نقش یک پلتفرم، امکان ایجاد ارتباط میان نرم افزارهای دیگر مانند یکپارچگی نرم افزار CRM و سایر نرم افزارهای سازمانی را برای شما فراهم کند. چنین امری به برطرف کردن نیازهای خاص هر سازمان کمک می‌کند.

کلام آخر

سیستم‌های مورد استفاده در کسب و کارها هر روز پیچیده‌تر می‌شوند و یکپارچه سازی اتوماسیون اداری با سایر نرم‌افزارها برای خودکارسازی کامل فرآیندها از همیشه حیاتی‌تر است. اما موفقیت در این امر نیازمند دقت در انتخاب و پیاده‌سازی سیستم اتوماسیونی است که می‌خواهید از آن استفاده کنید. انتخاب نرم‌افزاری که بر مبنای الگوی‌های معماری سرویس‌گرا طراحی شده و از API برخوردار است، امکان یکپارچگی با سایر نرم افزارها را در آینده نیز برای شما فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی به شما اجازه می‌دهد تا نرم‌افزارهای رایج و مورد استفاده خود مانند نرم‌افزارهای حسابداری، CRM ،ERP و… را یکپارچه‌سازی کنید و منجر به افزایش بهره‌وری و خودکارسازی فرآیندها در سازمان شما می‌شود. بدون قابلیت یکپارچگی، سیستم‌های مختلف شما به صورت مجزا کار کرده و قابلیت رقابت با سازمان‌هایی که از راهکارهای یکپارچه استفاده می‌کنند را نخواهید داشت.