اهمیت استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

اگر صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، احتمالا بیشتر کارهای اداری خودتان را به تنهایی و با استفاده از کامپیوتر انجام می‌دهید. بنابراین شاید بپرسید که اصلا دلیل اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمان‌ها چیست؟ برای آشنایی با مزایا و ضرورت استفاده از اتوماسیون اداری، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

با وجود تمام مزایا و فواید سیستم‌های اتوماسیون اداری، هنوز هم بسیاری از صاحبان کسب و کار در مورد اهمیت اتوماسیون تردید دارند. اما با رشد و گسترش هر کسب و کار، ابعاد و تعداد وظایفی که برای ادامه فعالیت تجاری مورد نیاز هست، به سرعت افزایش پیدا می‌کند و اهمیت اتوماسیون اداری مشخص می‌شود‌. بسیاری از کسب و کارها در سال‌های اخیر‌ یاد گرفتند که برای حل این مشکلات می‌توانند از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند.

اتوماسیون اداری چیست؟

پیش از اینکه به دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمان‌ها بپردازیم، باید بدانید تعریف اتوماسیون اداری چیست و دقیقا از چه چیزی صحبت می‌کنیم. به طور کلی، اتوماسیون اداری اصطلاحی است که به استفاده از تکنولوژی‌های کامپیوتری برای خودکارسازی کارهای ساده و تکراری در محیط‌های سازمانی اشاره می‌کند. با این حال تعریف فنی اتوماسیون اداری می‌تواند پیچیده‌تر به نظر برسد. از نظر فنی، اتوماسیون اداری فرآیند تنظیم و مشاهده جریان خودکار داده‌ها است، به گونه‌ای که هیچ‌گونه دخالت انسانی، خطا و اشتباه در آن وجود نداشته باشد. برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید یک ابزار برای جمع‌آوری، سازماندهی، ذخیره، تجزیه و تحلیل و انتشار داده‌ها وجود داشته باشد. چنین ابزارهایی سیستم‌های اتوماسیون هستند که به گونه‌ای طراحی شده‌اند که قابل اعتماد باشند و بتوان به آنها در مدیریت داده‌های محرمانه سازمانی اعتماد کرد.

اکنون که تعریف اتوماسیون اداری را می‌دانید، باید تمرکز خود را به سیستم اتوماسیون اداری معطوف کنیم. سیستم اتوماسیون اداری آن ابزاری است که حرکت داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر بدون دخالت مکانیسم‌های انسانی یا عدم دقت تسهیل می‌کند. چنین ابزارهایی کمک فوق‌العاده‌ای به جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل آنها و ساده‌سازی کارهای روزمره می‌کنند. هدف از چنین ابزارهایی خودکارسازی و بهینه‌سازی تمام رویه‌ها و فرآیندهای تجاری است.

دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمان ها چیست؟

کمک به بهبود ارتباطات سازمانی

اتوماسیون اداری علاوه بر خودکارسازی امور جاری، با دیجیتالی کردن مکاتبات، به بهبود ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی یک شرکت کمک می‌کند. به عبارتی، یکی از دلایل اهمیت اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، کمک به تسهیل جریان اطلاعات در یک شرکت است، زیرا این موضوع نقش مهمی در افزایش عملکرد این سازمان‌ها دارد. به عنوان مثال، با استفاده از قابلیت ویدئو کنفرانس، افراد مختلف از بخش‌ها یا شعب مختلف در یک شرکت می‌توانند به راحتی و بدون نیاز به سفرهای طولانی تشکیل جلسه بدهند.

سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر، یک نمونه از این راهکارهاست. این قابلیت که در بستر نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر ارائه می‌شود، امکان حضور آسان کاربران در جلسات آنلاین را  بدون نیاز به نصب نرم‌افزار و وابستگی به سخت‌افزاری خاص، در هر مکان و زمانی و با هر دستگاهی (کامپیوتر، لپ تاپ، موبایل، تبلت و …) فقط با کلیک بر روی یک لینک فراهم کرده است.

این قابلیت که “فراگستر میت” یا Faragostar Meet نام دارد، به عنوان بستری برای برگزاری جلسات آنلاین، این امکان را به کسب و کارها می‌دهد تا جلسات تصویری یا صوتی بین اعضای سازمان خود را به صورت آنلاین برگزار کنند.

قابلیت ویدئو کنفرانس با کاهش هزینه و زمان ملاقات به بهبود ارتباط درون یا بین سازمان‌ها کمک می‌کند‌، زیرا شرکت کنندگان می‌توانند در هر زمان که مشکلی پیش می‌آید، بدون نگرانی در مورد فاصله یا هزینه دور هم جمع شوند.

از سوی دیگر سیستم‌های اتوماسیون اداری، نقش مهمی در تسهیل مکاتبات و نامه‌نگاری‌های سازمانی دارند. زیرا با استفاده از این سیستم‌ها، افراد می‌توانند پیام را به سرعت بسازند و به راحتی برای گیرندگان مختلف ارسال کنند. به عبارت دیگر، سیستم‌های اتوماسیون اداری، همانند پست الکترونیکی، اجازه ارسال پیام به تعداد زیادی از گیرندگان را در مناطق مختلف ارائه می‌دهد. از این طریق، می‌توان گفت که اتوماسیون اداری به بهبود جریان اطلاعات در یک سازمان کمک می‌کنند.

بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها

از دلایل دیگر اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمان‌ها این است که باعث کاهش درگیر شدن کارکنان سازمان با کارهای تکراری اداری مانند ایجاد گزارش و مرتب‌سازی اطلاعات مشتریان می‌شود. برای مثال پلت‌فرم‌های اتوماسیون با پشتیبانی از فایل‌های صفحه‌گسترده نظیر اکسل EXCEL، به ذخیره‌سازی داده‌های حجیم مشتریان کمک می‌کنند. این مساله به نوبه خود باعث کاهش کاغذبازی می‌شود، زیرا اطلاعات تنها یک بار گردآوری شده و بدون نیاز به چاپ مجدد، برای ارجاع بعدی ذخیره می‌شوند. در نتیجه، نه تنها به افزایش حجم کار کمک می‌شود، بلکه به نظم بخشیدن به محل کار نیز کمک می‌کند.

به عنوان نمونه، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، قابلیت پشتیبانی از هر فایلی از جنس سند، مانند ورد، اکسل، پاورپوینت، ویزیو و … را دارد. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی به صورت تیمی و اشتراکی از یک سند استفاده و آن را ویرایش کنند.

علاوه بر این، فرآیندهای اتوماسیون به کارکنان سازمان کمک می‌کند تا حجم وظایفشان کاهش یابد و انرژی خودشان را در طول روز به جای آنکه صرف انجام کارهای تکراری و خسته کننده کنند، صرف کارهای دیگری در سازمان کنند که ارزش واقعی برای کسب و کار دارند. از آنجا که اکثر فرآیندها در اتوماسیون اداری بصورت خودکار انجام می‌شوند، دیگر لازم نیست برای انجام یک سری از کارها و وظایف، نیروی انسانی مجزا استخدام شود و همین امر قطعا صرفه جویی قابل ملاحظه ای در هزینه‌های عملیاتی سازمان خواهد داشت. سیستم اتوماسیون اداری اجازه میدهد تا شما با استفاده از منابع کمتر، کار بیشتر و اثربخش‌تری انجام دهید.

بیشتر بخوانید : 15 روش خلاقانه کاهش هزینه ها در سازمان

مدیریت بهتر کارهای تیمی

امکان مدیریت بهتر کارهای تیمی

اتوماسیون اداری می‌تواند ابزاری مناسب برای کار تیمی باشد. در حالی که این روزها ابزارهای گوناگونی برای کار گروهی استفاده می‌شود، ابزارهای کار تیمی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیز یافت می‌شوند. با استفاده از اتوماسیون اداری، پرسنل یک سازمان می‌توانند در هر موقعیت زمانی و مکانی به تمامی مکاتبات خود، ایمیل، فکس، تقویم جلسات و بسیاری امکانات دیگر دسترسی داشته باشند و این امر به بهبود کار تیمی آنها منجر خواهد شد.

در واقع اگر تیم شما تمامی ابزارهای معرفی شده را تنها در یک محیط کاری داشته و تنها با یک نرم‌افزار بتواند به تمامی ابزارهای کار گروهی دسترسی داشته باشد، بدون شک می‌تواند با سرعت و کیفیت بیشتری وظایف خود را پیگیری نماید. یکپارچگی ابزارهای سازمانی باعث افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و در نهایت سودآوری بیشتر سازمان شما خواهد شد. زیرا به ابزارهای متعددی نیاز ندارید و اعضای تیم لازم نیست که میان نرم‌افزارهای مختلف سردرگم باشند.

قابلیت پیگیری فرآیندها، باعث تسهیل نظارت بر عملکرد تیم نیز می‌شود که بازخوردها را تسریع کرده و ایرادیابی را راحت می‌کند. یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر در این ارتباط، ناشی از قابلیت پشتیبانی از چندسازمانی است. به این ترتیب که با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، سازمان مرکزی شما نیازی به استفاده از یک نرم‌افزار مجزا در شعب دیگر خود نخواهد داشت. این مساله نه تنها باعث تقویت و تسهیل کار تیمی میان شعب یک سازمان می‌شود، بلکه باعث می‌شود که زنجیره نظارت بر فرآیندهای سازمانی مانند مکاتبات قطع نشود.

کلام آخر

در این مقاله با دلایل اهمیت استفاده از اتوماسیون در سازمان‌‌ها آشنا شدید. همانطور که در این مقاله خواندید، مزایای متعددی برای استفاده از اتوماسیون اداری وجود دارد. این نرم‌افزارها با خودکارسازی مکاتبات متعدد روزانه، کارهای اداری تکراری و هماهنگی مربوط به آنها باعث کاهش هزینه‌های مربوط به امور جاری در اکثر سازمان‌ها می‌شود و هزینه‌های انسانی و مالی سازمان‌ها را کاهش می‌دهد. اتوماسیون اداری ابزاری قدرتمند و انعطاف‌پذیر برای افزایش یکپارچگی، مدیریت بهتر اسناد و مدارک، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهروری سازمان می‌باشد. آگاهی از این دلایل به شما در انتخاب بهترین راهکارهای اتوماسیون متناسب با نیازهای سازمانتان کمک خواهد کرد. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.