در فرآیند پذیرایی از مهمان-تشریفات ابتدا فرض میشود برگزاری جلسه یا مراسم طی درخواستی به اطلاع اداره خدمات رسیده می‌شود تا با توجه به ماهیت مراسم و تعداد مدعوین اقدام به عقد قرارداد با هتل نماید. یا در صورت امکان یکی از ساختمان‌های ستادی را برای این جلسه یا مراسم تجهیز کند و در صورت لزوم و با توجه به محل برگزاری مراسم/جلسه باید مجوزهای مربوطه از نیروی انتظامی گرفته شود.

پس از برگزاری و اتمام جلسه/مراسم کلیه خرید‌ها و هزینه‌‌هایی که توسط این اداره صرف رزرو هتل، اعزام خودرو، اسکان مهمانان، تجهیزات پذیرایی و تهیه بلیط شده است باید در قالب گزارشی برای مدیریت تدارکات و خدمات ارسال شود تا پس از بررسی به منظور پرداخت به اداره حسابداری مالی ارجاع داده شود.