BPM  فرآیندی منطقی برای مدیریت کسب‌وکار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان می‌توان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممکن است بارها در مورد هریک از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تکرارشونده است و در هر تکرار باید ارزش ‌افزوده‌ای به فرآیند و منطق کاری آن افزوده گردد.

در ابتدا برای اتوماسیون فرآیندهای سازمانی بهتر است فرایندهایی انتخاب شوند که در سازمان محوریت داشته باشند و در افزایش کارایی و کیفیت سرویس‌دهی به مشتریان مؤثر باشند. با وارد کردن این نوع فرآیندها در چرخه BPM، می‌توان علاوه بر آن‌که افزایش کارایی و کیفیت سرویس‌های سازمان را زودتر مشاهده نمود، در آماده‌سازی ذهن مدیریت کلان سازمان نیز گام‌های مؤثرتری برداشت.

بعد از آن‌که گام‌های ابتدایی در این زمینه انجام شد، می‌توان فرآیندهای موردنظر را مدلسازی کرد و در طول زمان بهینه‌سازی نمود تا بدین ‌طریق راه‌حل‌های کارا برای سازمان حاصل گردد.

ساختن مدل فرآیندی سازمان، گامی اساسی در حرکت به سوی یک سازمان فرآیند محور است.

برای اینکه فرآیند در سازمان به اجرا در بیاید نیازمند طی کردن حداقل 6 گام است که در ادامه به صورت خلاصه توضیحاتی ارائه می میکنیم.

1. طراحی مدل فرآیند:

ابتدا باید تمام فرآیندهای سطح عملیاتی و اجرایی سازمان با اســتفاده از زبان استاندارد BPMN2.0 که یکی از کاملترین و استانداردترین زبان برای مدلســازی فرایندها در سطح دنیاست_ مدلسازی و ترسیم کرد. همچنین در همین مرحله باید تمام فرآیندها و زیرفرایندها را استخراج و مشخص کرد.

طراحی مدل فرآیند

2. طراحی مدل داده:

در گام دوم باید مدل داده و فلیدهای مورد نیاز در فرمها طراحی شوند. یک نرم افزار BPMS واقعی بصورت کاملا استاندارد اطلاعات مدل داده را در قالب جداول شفاف و نرمال در پایگاه داده خود ایجاد میکند و باعث می شود ابزارهای هوش تجاری و سایر سیستمها به راحتی از این اطلاعات بهره ببرند. همچنیــن در این مــدل داده میتوان موجودیتهای دیگری از ســایر پایگاه داده های سازمان را به طور مستقیم به مدل داده در حال طراحی اضافه کرد.

طراحی مدل داده

3. طراحی فرمها:

پس از این که مدل داده فرآیند طراحی شد، نوبت به طراحی فرمهای کاربری می رسد. در این مرحله میتوان براساس مدل داده، انواع فرمهای سازمانی را با شکل دلخواه و با قابلیت هرگونه اعتبارسنجی طراحی کرد.

طراحی فرمها

4. تعریف قوانین، اقدامات و رویدادها:

در مرحله چهارم نوبت به گذاشتن قوانین بر روی فرایند است که بر اساس روالهای سازمانی متفاوت است. در اینجا کاربر میتواند از قوانین ســاده تا بســیار پیشــرفته برای تعیین مسیریابی فرایند استفاده نماید. همچنین امکان مراجعه به سایر سیستمها جهت تعیین مســیر فرایند وجود دارد. برای مثال در مســیر فرایند میتوان به سیستم حســابداری مراجعه نمود و وضعیت خاصی را در حســاب مشتری چک کرد.

تعریف قوانین، اقدامات و رویدادها

5. تعریف ایفاکنندگان:

مرحله پنجم نوبت به تعیین مجریان فرایند میرسد. هر فعالیت از فرایند را افراد خاصی در سازمان به انجام میرسانند کـه به آن ایفاکنندگان گفته میشـود. ایفا کنندگان میتوانند به طور مســتقیم یا بــا پیروی از منطق خاصی انتخاب شوند. برای انتخاب ایفاکنندگان با استفاده از شروط اختصاصی، ابزارهای گرافیکی و ساده ای برای کاربر فراهم گردیده و قابلیت استفاده از وب سرویسها نیز در این بخش وجود دارد.

تعریف ایفاکنندگان

6. یکپارچه سازی:

پس از طی کردن مراحل فوق، میتوانید فرآیند را با سایر سیستمهای موجود در سازمان و یا سایر فرآیندهای ساخته شده یکپارچه کنید. خوب است بدانید این مرحله از ساخت فرایند ممکن است در همه نرم افزارهای BPMS وجود نداشته باشد و فقط یک BPMS بمعنای واقعی امکان استفاده از این قابلیت را برای شما فراهم میکند.

حال شاید این سوال برای شما مطرح شود که یک BPMS واقعی چه مشخصاتی باید داشته باشد که در این خصوص در مقالات بعدی حتما به این مورد اشاره خواهیم کرد. البته که اگر BPMS ای این قابلیت را هم در اختیار شما قرار دهد، بحث یکپارچه سازی آن اختیاری است و میتوانید در صورت نیاز از آن استفاده کنید.

یکپارچه سازی

7. اجرای فرآیند:

به همین سادگی با انجام چند مرحله بالا شما میتوانید یک فرآیند را بسازید و در سازمانتان به اجرا درآورید. پس از اجرای فرایند مسیر فرم به صورت خودکار توسط موتور BPMS هدایت میشــود. هر کاربر نســبت به ســطح دسترسی میتواند گزارشــات خاصی از فرایند را برای خود ایجاد نماید. قطعا یک فرآیند در حال اجرا، ممکن است نیاز به انجام یکسری تغییراتی داشته باشد که با طی کردن همین مراحل در طی اجرای فرآیند میتوان به سادگی آن را بهبود و یا توسعه داد.

اجرای فرآیند