داستان موفقیت اجرای اتوماسیون اداری در کمیته ملی المپیک ایران

زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

درباره کمیته ملی المپیک ایران

این کمیته سازمانی مستقل و غیر انتفاعی است و در شمار موسسات عمومی غیر دولتی محسوب می شود. کمیته ملی المپیک جمهوری اسلامی ایران بر اساس اصل مندرج در منشور المپیک به منظور توسعه ورزش، تربیت نیروهای جوان، حمایت از نهضت المپیک، رونق بخشیدن رشته های ورزشی و برنامه بازیهای المپیک و آسیایی و همچنین شرکت در اقداماتی که موجب ارتقای صلح و حمایت و ترغیب اخلاقیات ورزشی باشد تشکیل شده است.

 این سازمان با حدود بیش از ۲۰۰ نفر پرسنل و نیرو، یکی دیگر از مشتریان نرم افزارهای فراگستر است که از سال ۱۳۹۰ به جمع مشتریان فراگستر پیوسته و امروز با بیش از ۵  سال خدمت‌رسانی، فراگستر به همراهی با این مشتری مفتخر می‌باشد.

دلایل انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر از زبان راهبر سیستم 

در گفت و گویی که آقای مهندس محمد عبیری- راهبر سیستم با روابط عمومی شرکت فراگستر داشتند، اعلام کردند: یکی از دلایل مهم انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت تحت وب بودن این نرم افزار بود، زیرا سیستم قبلی که در این سازمان استفاده میکردیم، به دلیل تحت ویندوز بودنش، باعث محدودیت های بسیاری شده بود. به عنوان مثال حضور مسئولان کمیته ملی المپیک در سفرهای متعدد و از طرفی تحت ویندوز بودن این سیستم باعث عدم دسترسی مسئولان به کارتابلشان شده بود که این مساله پیگیری مکاتبات را با دشواری های زیادی مواجه کرده بود. از این رو نسبت به خرید اتوماسیون اداری تحت وب اقدام کردیم.

طبق تحقیقات و بررسی هایی که انجام دادیم، به این نتیجه رسیدیم که در بین شرکت های موجود در بازار که محصولات اتوماسیون اداری تحت وب را ارائه میکردند، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر تحت وب بودن، دارای امکانات فنی دیگری بود.

به عنوان مثال این نرم‌افزار دارای :

•  قابلیت استفاده از کارتابل آفلاین در هنگام عدم اتصال به شبکه و امکان مشاهده و ارجاع نامه‌ها
•  دارا بودن دو نسخه تحت وب و تحت ویندوز بخش دبیرخانه نرم‌افزار اتوماسیون اداری
• استفاده از نسخه موبایل  و دسترسی سریع مدیران به کارتابل نامه هایشان
•  امکان درج پاراف و امضای خود را باقلم نوری بر روی متن نامه در تبلت و یا موبایل
• …..

 همچنین علاوه بر ارائه این امکانات قابل ملاحظه، هزینه ای که شرکت فراگستر در خصوص خرید اتوماسیون اداری به ما اعلام کردند نسبت به سایر شرکت ها مناسب و معقول تر بود. از این رو نرم افزارهای شرکت فراگستر را برای این سازمان تهیه کردیم.

ایشان افزودند: یکی دیگر از عوامل مهمی که باعث شد کمیته ملی المپیک پروژه خود را با شرکت فراگستر پیش ببرد، تعهد این مجموعه در خصوص کانورت اطلاعات از سسیتم قبلی به سیستم فعلی بود.

حجم بالاى اطلاعات براى کانورت و انتقال اطلاعات از سیستم قبلى به سیستم جدید و همچنین عملیاتى کردن کامل آن در سازمان، نیازمند برنامه ریزی و پیگیری مداوم بود تا صحت اطلاعات به قوت خود باقی بماند و از طرفی استقرار سیستم را با دشواری هایی مواجه می نمود، اما به همت نیروهای متخصص و بسیار فعال شرکت فراگستر این فرآیند با کمترین چالش و تنشی طی شد.

راهبر سیستم در این سازمان اعلام کرد: مدت زمان اجرایی نمودن نرم افزار و استقرار آن در این سازمان، یک ماه زمان برد که این مدت با همکاری تیمی و نزدیک بین تیم استقرار شرکت فراگستر و نیروهای بخش آی تی کمیته ملی المپیک به خوبی پشت سر گذاشته شد.

دستاوردهای پس از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

بنا به گفته مهندس عبیری :

با سیستمی شدن مکاتبات، حجم زیادی از نامه ها که روزانه به صورت سنتی در سازمان گردش داشت اکنون از طریق اتوماسیون اداری ارسال میشود که این امر علاوه بر صرفه جویی در مصرف کاغذ، باعث افزایش سرعت مکاتبات شد.

پیگیری و بایگانی و نگهداری نامه ها به آسانی صورت میگیرد و همچنین ارسال نامه های برون سازمانی به راحتی امکان پذیر است.

از همه مهم تر، مسئولان سازمان در هر زمان و هر مکان به کارتابل خود جهت پاسخگویی دسترسی دارند که این امر در روند پیشروی امور بسیار حائز اهمیت است و محدودیت زمانی و مکانی مسئولان را مرتفع میسازد.

سخن پایانی

شرکت فراگستر، شرکتی پویا و فعال به همراه نیروهای متخصص و جوان است که همواره در تلاشند بهترین خدمات را به کاربران و مشتریان خود ارائه دهند. همراهی و پشیبانی فراگستر در تمامی مراحل، مهمترین رمز موفقیت استقرار مطلوب و به موقع سیستم در این سازمان بود که توام با آن، آسودگی خاطر ما را نیز به همراه داشت.