داستان موفقیت گروه فاتح صنعت

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

درباره گروه فاتح صنعت

گروه فاتح صنعت به‌صورت تخصصی در زمینه‌های طراحی و مهندسی، ساخت، تامین کالا، اجرا، نصب و راه‌اندازی، بهره‌برداری، تعمیر و نگهداری و خدمات لجستیک دریایی و هوایی فعالیت دارد و عمده فعالیت آنها در حوزه نفت و گاز و پتروشیمی و صنایع مرتبط با آن است. این هلدینگ شامل ۱۱ شرکت زیرمجموعه با عنوان‌هایی نظیر فاتح صنعت کیمیا، پتروشیمی فاتح کیمیا، پاسکو، کیمیا گران صنعت پارس، شرکت تامین و تجهیز نیتل پارس و … است که در سال ۹۳ این گروه به‌عنوان قهرمان قهرمانان صنعت ایران انتخاب‌شده است.
آقای خسرونژاد – مدیر فناوری اطلاعات گروه فاتح صنعت؛ در گفتگو با روابط عمومی فراگستر با اشاره به استقرار سامانه‌های جامع اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در این مجموعه گفت:

برای رفع نیازهای ارتباطی اداری و فنی و اطمینان از سرعت و دقت در حفظ و نگهداری و دسترسی آسان به اسناد و مدارک مکاتبات، سامانه‌های دستی و همچنین ابزارهای ارتباطی نظیر ایمیل و outlook و .. دیگر جوابگوی ما نبود. این موضوع به‌خصوص با توجه به مکاتبه فراوان هلدینگ فاتح با شرکت‌های زیرمجموعه، ما را به سمت الزام استفاده از اتوماسیون اداری و فرآیندها سوق داد.
مدیر فناوری اطلاعات گروه شرکت‌های فاتح با اشاره به مصرف بالای کاغذ پیش از استقرار اتوماسیون اداری و نرم‌افزار BPMS فراگستر می‌گوید: تا پیش‌ازاین نگهداری و بایگانی اسناد، زحمت و هزینه بسیاری داشت بطوری که برای تمام فرایندهای درون‌سازمانی هم از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کردیم و روال ثبت و تاییدیه‌های فرایندها نیز با مشکل مواجه بود. اما الان همه مدارک و اسناد و نامه‌ها در سیستم ذخیره می‌شود و هر زمان که نیاز باشد از طریق یک جستجوی ساده می‌توانیم نامه و هرگونه سند دیگر را پیگیری کنیم.

چگونگی انتخاب نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر
در پی احساس نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری و فرآیندها، در ارتباط با جست‌و‌جو و یافتن شرکتی که بتواند این نیاز را مرتفع سازد، مدیر فناوری اطلاعات گروه فاتح صنعت چنین اظهار می‌دارد: چالش اصلی ما شناسایی و ارزیابی شرکت‌ها و راهکارهای ارائه‌شده در این زمینه بود. با بررسی‌های انجام‌شده چندین شرکت شناسایی و سپس اطلاعات آن‌ها بررسی شد. پس از بررسی گزینه‌های مختلف و امکانات و شرایط آنها، اطلاعات ۳ شرکت بطور دقیق‌تر مورد تحلیل واقع شد درنهایت از میان آنها، شرکت فراگستر انتخاب گردید.
آقای خسرونژاد می‌گوید: آنچه باعث انتخاب فراگستر شد نخست اعتمادی بود که کارشناسان فروش این شرکت در جلسه دمو توانستند در خصوص نرم‌افزار مدیریت فرایندها- BPMS در ما ایجاد کنند و سپس فراهم کردن امکان بازدید از سایت مشتریان و اعلام رضایت آنها از کیفیت و تنوع فرآیندهای اجراشده در سازمانشان بود.

مدت زمان استقرار و پیاده‌سازی کامل نرم‌افزارها در هلدینگ فاتح
استقرار و راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر برای هدلینگ فاتح در مدت حدود یک ماه به طول انجامید و در این مدت با توجه به محیط کاربری ساده نرم‌افزار و شباهتی که با ابزارهایی مانند gmail داشت کاربران خیلی راحت توانستند با این نرم‌افزار ارتباط برقرار کنند و در کمترین زمان ممکن اتوماسیون اداری بصورت کامل در مجموعه عملیاتی شد و همچنان تعداد کاربرهای این سیستم هم رو به افزایش است.
خسرونژاد در خصوص پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت فرایندها یا همان BPMS میگوید: با توجه به اینکه تنها یک تیم دو نفره مسئولیت تحلیل و ساخت فرآیندها را در هلدینگ فاتح برعهده داشتند ولی با دریافت آموزشهای نرم‌افزار در دو سطح مقدماتی و پیشرفته در مدت خیلی کوتاهی توانستند فرآیندهای موردنظر در مجموعه را پیاده‌سازی نمایند.

تنوع فرآیندهای پیاده‌سازی شده در گروه فاتح
مدیر فناوری اطلاعات گروه فاتح می‌گوید: ابتدا از فرایندهای ساده مربوط به منابع انسانی و اداری شروع کردیم و به‌جایی رسیدیم که برای ساخت و تحلیل هر فرایند همراه با فرمها و گزارش‌های مربوط به آن کمتر از یک روز کاری زمان صرف می‌شد بطوری که تاکنون حدود ۱۰ فرایند در این حوزه ساخته و مورد بهره‌برداری قرارگرفته است.
ایشان با اشاره به اینکه اساس مجموعه هلدینگ فاتح، تولیدی و صنعتی است خاطرنشان کرد فرایندهای حوزه تولید و چرخه محصول از مهمترین فرایندهای ما محسوب میشود و به همین خاطر پس از مطالعه فرآیندهای این حوزه و با کمک قابلیتهای وسیع نرم‌افزار BPMS فراگستر، فرایند چرخه تولید محصول را تا انتها به حالت سیستمی درآوردیم بطوری که هم‌اکنون این فرایند شامل حدود ۲۰ زیر فرایند است و با تمامی سیستم‌های حوزه مالی و بازرگانی و تولید مجموعه هم ارتباط مستقیم دارد.
خسرونژاد از سایر دستاوردهای پیاده‌سازی این فرآیند در مباحث مدیریتی و نظارتی بر امور جاری مجموعه اشاره نمود و افزود: این فرایند یکی از مهمترین و حیاتی‌ترین فرایند هلدینگ فاتح است که خروجی آن به‌صورت مستقیم گزارش‌های داشبورد مدیریتی می‌شود و به مدیران در فرایند تصمیم‌گیری لحظه‌ای در مسیر کسب سود بیشتر کمک قابل‌توجهی می‌کند.
ایشان همچنین عنوان کرد ما به دنبال آن هستیم که در آینده تمامی فرایندهای سازمان اعم از فرایندهای مربوط به روابط عمومی و مسائل پرسنلی و همچنین فرایندهای ارزی مربوط به هلدینگ را با این ابزار به معنای واقعی BPMS پیاده‌سازی کنیم تا همه اتفاقاتی که در حال حاضر در مدت زمان طولانی انجام میشود در کسری از زمان اتفاق بیافتد.

دستاوردهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها – BPMS
مدیر فناوری اطلاعات گروه فاتح در ارتباط با دستاوردهای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر می‌گوید: «ما توانستیم بحث مصرف کاغذ را به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای در سازمان کاهش دهیم و همچنین از هزینه‌هایی مانند ایجاد فضاهای بایگانی، خرید دستگاه فاکس و … جلوگیری کنیم. تمامی مکاتبات و فرآیندها در حال حاضر به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود و سرعت دسترسی به اطلاعات با کمک فراگستر بسیار افزایش‌یافته است.
علاوه بر این، فرایندها قبلا به‌صورت کاغذی و دستی انجام می‌شد که این موضوع روند تاییدات درخواست‌ها را بسیار طولانی کرده بود و این موضوع باعث میشد تا فرایندهای ارزی که داشتیم با نوسانات شدید روبرو باشد و مجموعه هم بابت این موارد خسارات زیادی را متحمل شود ولی در حال حاضر الکترونیکی شدن فرآیندها و یکپارچگی آنها با سامانه‌های مختلف توسط نرم‌افزار BPMS فراگستر، علاوه بر اینکه سرعت اجرای فرآیندها افزایش پیداکرده است، دقت کار هم بالاتر رفته و مدیران مجموعه هم راحت‌تر و سریع‌تر میتوانند تصمیمات مدیریتی لحظه‌ای اتخاذ کنند.

 صرفه جویی در وقت و هزینه از مهمترین مزیت‌های استفاده از این سیستم‌ها بوده است.

سخن آخر، چرا فراگستر؟

به گفته مدیر فناوری اطلاعات گروه فاتح، فراگستر یک شرکت جوان، چابک و در حال پیشرفت رو به جلو است و این موضوع باعث دلگرمی مجموعه ما شده است. چرا که مطمئن هستیم با داشتن پتانسیلهای اینچنینی میتوانند هر روز دستاوردهای جدیدی برای برای مشتریان خود داشته باشند.

همچنین ایشان همراهی و پشتیبانی شرکت فراگستر را در این بازه‌ی زمانی خوب و به موقع توصیف می‌کند و می‌گوید: « در طی این مدت ما با شرکت فراگستر همکاری خوبی داشته‌ایم. هر بار با مساله‌ای مواجه شده‌ایم همراهی‌ها خوب بوده است و از کار با تیم پشتیبانی شرکت هم راضی هستیم»

ودر انتها پیشنهاد کردند به سازمانهایی که در مسیر انتخاب یک نرم‌افزار BPMS واقعی هستند؛ از فرایندهای ساخته و اجرا شده در هلدینگ فاتح بازدید کنند چرا که به این موضوع اعتقاد پیدا کردند نرم‌افزار BPMS فراگستر قابلیتهایی دارد که حتی افرادی با تخصص فنی کم هم میتوانند به راحتی و در کمترین زمان با این نرم افزار کار کنند.