نقش اتوماسیون اداری در گردش اطلاعات ساختاریافته و غیرساختاریافته در سازمان

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

اتوماسیون اداری نرم‌افزاری است که در یک محیط کاری یکپارچه، کلیه تعاملات افراد سازمان را قابل مدیریت نموده و می‌تواند به ثبت، گردش و در دسترس پذیری انواع داده ها نظم ببخشد. اما این داده ها چه انواعی دارند و آیا اتوماسیون قابلیت گردش انواع مختلف داده ها را دارد یا در این زمینه با محدودیت مواجه است؟

ما در این مقاله از فراگستر با انواع مختلف داده های گردشی در اتوماسیون شامل داده های ساختاریافته (Structured data) و غیرساختار یافته (Unstructured data) آشنا شده و بررسی میکنیم که چطور نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند با این داده ها کار کند و آنها را در سطح کاربران به گردش بیاندازد. پس با ما همراه باشید.

منظور از اطلاعات ساختاریافته و غیرساختاریافته چیست؟

راه اندازی اتوماسیون اداری از دو منظر مهم قابل بررسی است که عمیق شدن در آنها می‌تواند ایده‌های نویی را در خصوص توسعه سازمان و تسهیل گردش اطلاعات در آن، به ذهن بیاورد.

ابتدا باید اطلاعات ساختار یافته و غیرساختار یافته را بشناسیم و بدانیم که در اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر اطلاعات غیرساختار یافته، می‌توان اطلاعات ساختار یافته را نیز ثبت و به گردش درآورد.

تعریف اطلاعات غیر ساختاریافته و ساختاریافته

اطلاعات غیرساختاریافته (Unstructured Data)

اطلاعات غیرساختار یافته به داده‌هایی گفته می‌شود که فاقد ساختار مشخص و از پیش تعریف شده هستند. این داده‌ها معمولاً در قالب‌های متنوعی مانند متن، تصویر، صدا، ویدئو و ایمیل و … ذخیره می‌شوند. به دلیل ماهیت متنوع و پیچیده‌ این نوع داده‌ها، تحلیل و مدیریت آن‌ها دشوارتر است.

اطلاعات غیر ساختار یافته (Unstructured Data)

ویژگی‌های اطلاعات غیر ساختار یافته:

• بدون ساختار: فاقد ساختار منظم و از پیش تعریف شده هستند.
• تنوع بالا: در قالب‌های مختلفی وجود دارند.
• حجم زیاد: معمولاً حجم بسیار بالایی دارند.
• جستجوی پیچیده: جستجو و استخراج اطلاعات مفید از این داده‌ها نیازمند ابزارها و روش‌های خاصی است.

مثال‌هایی از اطلاعات غیر ساختار یافته:

• ایمیل‌ها و فکس‌ها
• نامه‌هایی که اسکن می‌شوند
• اسناد متنی (گزارش‌ها، مقالات)
• فیلم‌ها و ویدئوها

اطلاعات ساختاریافته (Structured Data)

اطلاعات ساختار یافته به داده‌هایی گفته می‌شود که در یک قالب مشخص و سازماندهی شده قابل ذخیره می‌باشند. این داده‌ها معمولاً در پایگاه‌های داده قرار می‌گیرند و دارای ساختاری از پیش تعریف شده مانند جداول، سطرها و ستون‌ها و یا فایل‌هایی با فرمت‌های ساختارمند (مانند XML  یا JSON) هستند. هر عنصر داده در یک فیلد مشخص قرار می‌گیرد و روابط بین داده‌ها به صورت واضح، تعریف شده است.

اطلاعات ساختار یافته (Structured Data)

ویژگی‌های اطلاعات ساختار یافته:

• سازماندهی شده: داده‌ها در یک ساختار منظم و از پیش تعریف شده قرار دارند.
• یکدست: تمام داده‌ها دارای قالب و ساختار یکسانی هستند.
• قابل جستجو: به راحتی می‌توان با استفاده از پرس‌وجوهای ساده، داده‌های مورد نظر را جستجو کرد.
• قابل تحلیل: می‌توان از این داده‌ها برای انجام تحلیل‌های آماری و ایجاد گزارش‌های مختلف استفاده کرد.

مثال‌های اطلاعات ساختار یافته:

• فرم ثبت اطلاعات مشتریان (نام، آدرس، شماره تلفن و…)
• فرم ثبت آمار تولید
• فرم درخواست خرید
• فرم درخواست وام یا مساعده

اتوماسیون اداری چگونه اطلاعات غیرساختاریافته را در سازمان به گردش در می‌آورد؟

بر اساس تعاریفی که ذکر شد، تمام نامه‌ها یا اسناد تصویری که در اتوماسیون اداری اسکن و ذخیره می‌گردند در دسته اطلاعات غیرساختاریافته قرار خواهند داشت. این اطلاعات یک ویژگی بزرگ دارند، در عین اینکه حجم وسیعی از حجم و محتوای‌های تولید شده در اتوماسیون‌های اداری را شامل می‌گردند، اطلاعات آنها غیرقابل واکشی، دسته بندی و نتیجه گیری می‌باشد یا اگر نگوییم غیر قابل واکشی، با اطمینان بیشتری می‌توانیم بگوییم واکشی نظام مند اطلاعات از آنها، کار بسیار مشکلی برای سازمان‌ها خواهد بود.

با ذکر مثالی این مورد را روشن تر می‌کنیم، فرض کنید در سازمان فرم‌های درخواست خریدی وجود دارند که در اتوماسیون هم اسکن می‌گردند. آیا می‌توان از آنها نتیجه گیری نمود که از یک کالای بخصوص و در یک بازه زمانی مشخص چه تعداد درخواست ثبت گردیده است؟ مسلماً خیر

این همان تفاوت داده‌های غیر ساختار یافته با داده‌های ساختار یافته می‌باشد. از داده‌های غیر ساختاریافته نمی‌توان به سادگی استفاده نمود و از آنها در گزارش‌ها و آمار و اطلاعات سازمانی بهره برداری نمود.

اتوماسیون اداری چگونه اطلاعات ساختاریافته را در سازمان به گردش در می‌آورد؟

در این مقاله مثال‌هایی از داده‌های ساختار یافته مانند انواع فرم‌های درخواست خرید، فرم‌های حوزه منابع انسانی و …. ذکر گردید. بطور کلی و به زبان ساده هر ساختار اطلاعاتی  که بتوان در نرم‌افزاری مانند word، به ازای فیلدهای اطلاعاتی آن، یک فرم طراحی نمود، یک فرم با اطلاعات ساختار یافته خواهد بود.

در اتوماسیون اداری فراگستر یک امکان بزرگ در اختیار سازمان‌های بهره بردار می‌باشد و آن این است که کاربران علاوه بر گردش اطلاعات غیرساختار یافته می‌توانند فرم‌های اطلاعاتی یا همان اطلاعات ساختار یافته را نیز ثبت و به گردش درآورند.

برای این موضوع اتوماسیون اداری فراگستر دارای زیرسیستم فرم‌ساز بوده و سازمان بهره‌‍بردار به سادگی هرچه تمام‌تر می‌توانند فرم‌های اطلاعاتی خود را توسط آن طراحی و به گردش در آورند.

(برای ساده سازی کار، فراگستر تعداد زیادی از فرم‌های سازمانی را بطور پیش فرض در نرم‌افزار اتوماسیون اداری خود از پیش طراحی نموده است).

قبلیبعدی

جهت پوشش کامل نیاز سازمان‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر فرم‌های سازمانی به دو صورت ذیل قابل طراحی و پیاده سازی می‌باشند:

1. فرم‌هایی که در کارتابل اتوماسیون قابل گردش می‌باشند.
2. فرم هایی صرفاً برای جمع آوری اطلاعات (data collect) استفاده میگردند.

فرم‌های دسته اول را کاربر مانند یک قالب نامه جدید می‌تواند انتخاب نماید و پس از پر نمودن، آن را به کارتابل گیرنده ارجاع نماید. مانند فرم درخواست تامین کالا که نیاز به گردش و اخذ تایید دارد.

نامه‌های ازنوع فرم در کارتابل ایجاد و به گردش در آورید

ولی فرم‌های دسته دوم صرفاً برای جمع آوری اطلاعات در سازمان استفاده می‌شوند. مانند فرم ثبت آمار تولید، یا فرم ثبت کارکرد و…

انواع فرم‌های جمع آوری اطلاعات مانند نظرسنجی بسازید

این دست از فرم‌ها در میز کار اتوماسیون اداری فراگستر در اختیار کاربران قرار خواهند داشت و کاربر فقط کافیست فرم را باز نماید و اطلاعات لازم را وارد و آنرا ثبت نماید. در هر دو صورت، اطلاعات ساختار یافته، درون فرم‌های اطلاعاتی بسادگی قابل واکشی و استفاده هستند و سازمان می‌تواند از گزارش‌های پیش فرض فراگستر و یا گزارش‌هایی که حسب نیاز خود می‌تواند ایجاد نماید، از اطلاعات موجود در فرم‌های اطلاعاتی نهایت استفاده را ببرد.

سخن پایانی

در این مقاله داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته را با ذکر مثال تعریف کردیم و سپس نقش نرم افزار اتوماسیون اداری در گردش و مدیریت این داده‌های اطلاعاتی معرفی شد. براساس گزارش‌های استاندارد جهانی، ۸۰٪ از اطلاعات سازمان‌ها از نوع فایلهای متنی، تصویری، ویدئویی، ایمیل، پیام و … هستند که به آنها داده‌های غیرساختاریافته می‌گویند و تنها ۲۰٪ از اطلاعات، ساختاریافته است که در قالب فرم‌ها و فرآیند‌های سازمان در جریان قرار می‌گیرند. ولی براساس ماهیت اسناد ساختاریافته اطلاعات مهم و حیاتی را در سطح سازمان شامل خواهد شد.

اغلب کسب و کارها جهت مدیریت انواع داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته مجبور به استفاده از چندین نرم‌افزار با محیط‌های کاری گوناگون خواهند بود. این امر سبب عدم شفافیت در کارها، عدم گزارشگیری دقیق، اتلاف زمان، کاربری ضعیف، گم شدن کارها و فراموشی کارها و … خواهد شد. نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر بعنوان نرم‌افزار کلیدی و گسترده در سطح سازمان، با یکپارچه‌سازی و مدیریت تمامی داده‌های ساختاریافته و غیرساختاریافته، به شما می‌گوید چه کسی در چه زمانی، چه کاری را انجام دهد. 

این سیستم با ارائه خدمات موثر به کاربران، مشتریان و ذینفعان سازمان، به ارتقای کارایی، سرعت پاسخگویی و بهبود کیفیت خدمات در سازمان‌ها کمک می‌کند. در نتیجه، سرمایه‌گذاری در اتوماسیون اداری نه تنها عملکرد داخلی سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد، بلکه رضایت مشتریان و ذینفعان را نیز افزایش می‌دهد.