کانورت اطلاعات از سیستم قبلی به سیستم اتوماسیون فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهایی که قصد پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر را دارند، پیش از آن از سیستم‌ها و سامانه‌های دیگری استفاده می‌کردند و هنگام مهاجرت به سامانه اتوماسیون فراگستر، نیاز دارند اطلاعات و داده‌های قدیمی به سیستم جدید منتقل شوند؛ فرایند تبدیل و انتقال داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های قدیمی به سیستم‌های جدید، کانورت Convert نام دارد. این فرایند موجب افزایش سرعت در پیاده‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین حفظ اطلاعات و سوابق سیستم قدیمی در سامانه جدید می‌گردد؛ در صورت نیاز به فرایند Convert، اطلاعات قبلی به فرمت‌های قابل شناسایی در اتوماسیون اداری فراگستر تبدیل شده و سپس به پایگاه داده جدید این سامانه منتقل می‌گردند.

نقش کانورت اطلاعات در پیاده سازی اتوماسیون اداری

 کانورت اطلاعات و انتقال آن‌ها به پایگاه داده جدید، فرایندی است که در پیاده سازی اتوماسیون اداری مزایای مختلفی دارد؛ در ادامه به بررسی برخی از این مزایا می‌پردازیم:

حفظ سوابق و اطلاعات قبلی

اولین مزیت تبدیل و انتقال اطلاعات، حفظ داده‌ها، سوابق و اطلاعاتی است که سال‌ها در پایگاه داده قبلی ثبت شده‌اند و جزو دارایی‌های سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردند؛ در این فرایند، تمامی داده‌های قابل تبدیل، کانورت شده و در جایگاه خود در پایگاه داده جدید قرار می‌گیرند و به موجب این امر سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند به سوابق و داده‌های قبلی خود نیز دسترسی داشته باشند.

افزایش سرعت فرایند پیاده سازی

با استفاده از این فرایند، سرعت شناسایی داده‌ها و اطلاعات و وارد کردن آن‌ها به سیستم جدید، افزایش می‌یابد؛ به بیان دیگر، به جای انجام دستی فرایند وارد کردن اطلاعات در سیستم جدید، اطلاعات و داده‌ها به صورت خودکار و با  استفاده از Scriptها و ابزارهای مختلف، به قالب جدید تبدیل شده و در پایگاه داده سامانه اتوماسین اداری جدید بارگذاری می‌شوند.

یکپارچگی و تمرکز در مدیریت پایگاه داده

فرایند کانورت اطلاعات و داده‌ها و انتقال آن‌ها به پایگاه داده جدید، موجب افزایش تمرکز داد‌ها و جلوگیری از پراکندگی آن‌ها می‌گردد؛ در طی این فرایند، تمامی داده‌ها و اطلاعات قابل تبدیل و همچنین اسناد و مدارک، به پایگاه داده جدید منتقل می‌شوند و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند در محیطی یکپارچه و متمرکز آن‌ها را مدیریت نمایند.

نقش کانورت اطلاعات در پیاده سازی اتوماسیون اداری

فرایند کانورت اطلاعات در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

پیش از نهایی سازی فرایند فروش نرم افزار، متخصصین فراگستر فرایند ممیزی و امکان سنجی کانورت داده‌ها و اطلاعات را اجرا می‌نمایند. در این فرایند متخصصین فراگستر داده‌ها و اطلاعات قدیمی را بررسی می‌کنند و مشخص می‌نمایند که کدام داده‌ها و اطلاعات قابل تبدیل هستند و در چه قالبی تبدیل می‌شوند؛ همچنین پس از تبدیل در کدام بخش از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر و پایگاه داده آن ذخیره می‌گردند. در نهایت تمامی این موارد را در قالب گزارشی تحت عنوان گزارش ممیزی در اختیار مشتریان قرار می‌دهند.

پس از پایان فرایند ممیزی و رضایت مشتری، فرایند کانورت آغاز می‌گردد؛ در این طی این فرایند، متخصصین فراگستر علاوه بر بررسی روش‌ها و ابزارهای مناسب برای کانورت اطلاعات، از ابزارها و Scriptهای آماده‌ای که به پشتوانه سال‌ها تجربه کانورت موفق تهیه شده‌اند، برای تسهیل و افزایش سرعت فرایند کانورت استفاده می‌کنند.

در طی این فرایند، داده‌ها از سیستم قبلی گرفته و پردازش می‌‌شوند و مطابق قالب استاندارد در سیستم جدید، تبدیل می‌گردند؛ سپس به جای درست خود در پایگاه داده اتوماسیون اداری، منتقل می‌شوند. کانورت اطلاعات در حوزه ساختار سازمانی، سمت‌ها، اطلاعات پرسنل، سوابق مکاتبات و نامه‌ها، بایگانی و آرشیو اسناد و… متناظر با فیلدهای اطلاعاتی موجود در پایگاه داده نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر انجام خواهد شد.

کانورت اطلاعات به اتوماسیون اداری در سازمان های بزرگ به چه صورت است؟

لازم به ذکر است که تبدیل اطلاعات و داده‌ها و انتقال آن‌ها به سرور‌های جدید، در سازمان‌های بزرگ و Enterprise – مانند استقرار نرم افزار اتوماسیون در بانک‌ها و یا سازمان‌هایی با ساختار چندسازمانی و هلدینگی و با زیرمجموعه‌های زیاد – دارای پیچیدگی‌های بیشتری بوده و به تدوین طرح برای مدیریت فرایند کانورت نیاز دارد؛ برای کانورت حجم عظیم اطلاعات در پروژه‌های بزرگ، این فرایند به صورت مرحله به مرحله یا فاز به فاز انجام می‌شود و علاوه بر تبدیل و انتقال داده‌ها و اطلاعات، به Merge کردن آن‌ها و Performance Tuning پایگاه داده نیز، نیاز است، تا در نهایت تمامی اطلاعات و داده‌ها به صورت یکپارچه و متمرکز درون سرور‌های اصلی سازمان ذخیره و مدیریت شوند.

کانورت اطلاعات و انتقال آن‌ها به پایگاه داده جدید، تنها یکی از خدمات فراگستر در فرایند پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان است؛ برای آشنایی بیشتر با خدمات و سرویس‌های  فراگستر در حوزه نصب، استقرار، آموزش و…، کافیست از طریق لینک زیر فرم درخواست دموی خود را ثبت کنید، تا همکاران ما در سریع‌ترین زمان ممکن با شما تماس بگیرند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان و پاسخگویی به سوالات و ابهامات شما عزیزان، نسخه دموی آنلاین رایگان سامانه اتوماسیون فراگستر را برای شما به نمایش بگذارند:

سخن پایانی

حفظ سوابق مکاتبات، انتقال ساختار سازمانی و سمت‌ها، انتقال اطلاعات پرسنل، صرفه‌جویی در زمان و… همگی جزوی از مزایا و کاربردهای فرایند کانورت اطلاعات و انتقال آنها به پایگاه داده جدید است؛ فرایند کانورت، یکی از فرایندهای مهم و حساس در روند پیاده‌سازی و استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌گردد و قبل از اتمام فرایند فروش، ابتدا پروسه امکان‌سنجی و ممیزی پایگاه داده برای تعیین قابل کانورت بودن یا نبودن دیتاها و اطلاعات صورت می‌گیرد و سپس مراحل فروش و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان‌ها انجام می‌شوند.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید؛ در آخر باید به این نکته نیز اشاره کنیم که پذیرای نظرات، سوالات و ابهامات شما عزیزان پیرامون فرایند کانورت اطلاعات و داده‌ها در بخش نظرات هستیم.