اتوماسیون اداری به درد چه سازمان ها و شرکت هایی نمیخورد؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

با حرکت رو به جلوی سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف به سمت الکترونیکی شدن و مدیریت بهینه مکاتبات، فرایندها و اطلاعات، سالانه بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای جدید و قدیمی، خواستار پیاده‌سازی سامانه‌های اتوماسیون اداری هستند؛ اما باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که، پیاده‌سازی اتوماسیون اداری نیازمند یک سری از پیش‌نیازهای فنی و شرایط حداقلی سازمانی است و در صورتی که این پیش‌نیازها و شرایط حداقلی وجود نداشته باشند، پیاده‌سازی اتوماسیون اداری توصیه نمی‌گردد.

در این مقاله قصد داریم تا حداقل شرایط لازم برای پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان‌ها را باهم بررسی کنیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

حداقل شرایط و نکاتی که یک کسب و کار باید قبل از خرید اتوماسیون اداری فراگستر در نظر داشته باشد

نرم افزار اتوماسیون اداری کاربردها و مزایای مختلفی دارد و به بسیاری از سازمان‌های بزرگ و کوچک در زمینه مدیریت بهینه ارتباطات، اطلاعات و فرایندها کمک‌های شایانی می‌کند و سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف با استفاده از آن می توانند بهره‌وری خود را افزایش داده و عملکرد بهتری داشته باشند؛ اما آیا اتوماسیون اداری فراگستر مناسب همه کسب و کارها و سازمان‌ها است؟

در ادامه برخی از مواردی که قبل از خرید اتوماسیون اداری فراگستر باید به آن‌ها توجه کنید را باهم بررسی می‌کنیم:

مواردی که قبل از خرید اتوماسیون اداری فراگستر باید به آن ها توجه کنید

1- آیا یک شخص حقیقی هستید یا حقوقی؟

سامانه‌های اتوماسیون اداری فراگستر به طور کلی با هدف مدیریت حجم بالای مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی طراحی شده و توسعه یافته‌اند و اگر جزو آن دسته از افراد حقیقی هستید که قصد استفاده از این سامانه را به صورت شخصی دارید، باید در نظر داشته باشید که پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر برای شما مناسب نیست؛ زیرا هدف و ماهیت اصلی اتوماسیون فراگستر مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی و به گردش انداختن مکاتبات و نامه‌نگاری در سازمان است و کاربردی برای افراد حقیقی با استفاده‌های شخصی ندارد.

2-  حجم ثبت و گردش مکاتبات و نامه‌نگاری در سازمان شما چقدر است؟

به طور کلی سازمان‌هایی که مکاتبات و تعاملات روزانه آن‌ها حجم بالایی دارد و روزانه نامه‌ها و درخواست‌های مختلفی به صورت درون/برون سازمانی ارسال و دریافت می‌کنند و سازمان‌هایی که شفافیت و امکان پیگیری نامه‌نگاری و مکاتبات سازمانی برای آن‌ها اهمیت بالایی دارد، از سامانه‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی بهره می‌برند.

اگر شما جزو آن دسته از سازمان‌های هستید که علی رغم حجم پایین مکاتبات و نامه‌نگاری، شفافیت و پیگیری مکاتبات برای شما از اهمیت بالایی برخوردار است، اتوماسیون اداری فراگستر انتخاب خوبی برای شما محسوب می‌گردد، در غیر این‌صورت پیشنهاد می‌کنیم به جای صرف هزینه بیشتر، سراغ سرویس‌های ارتباطی رایگان یا ارزان‌تر مانند ایمیل، Outlook و… بروید.

بیشتر بدانیم: ایمیل یا اتوماسیون اداری؟ آیا ایمیل می‌تواند جایگزین مناسبی برای اتوماسیون اداری باشد؟

3- چه تعداد کاربر قرار است از سامانه اتوماسیون اداری استفاده نمایند؟

نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که چه تعداد کاربر قرار است به صورت فعال و روزانه از اتوماسیون اداری استفاده کنند؟ منظور از کاربر فعال، تعداد کارکنانی است که دائما از سیستم اتوماسیون اداری فراگستر و  زیرسیستم‌های آن برای انجام وظایف خود و مکاتبات و نامه نگاری‌های سازمانی بهره می‌برند.

به عنوان مثال، بسیاری از کسب و کارهایی که کمتر از 10 کاربر فعال دارند و حجم مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی و گردش مکاتبات آن‌ها کم است، ضرورتی برای استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات، درخواست‌ها و فرم های خود ندارند و به جای آن – همانند مورد قبل – می‌توانند از سامانه‌ها و سرویس‌های رایگان یا کم‌هزینه‌تر برای مدیریت ارتباطات و تعاملات خود بهره ببرند؛ اما اگر تعداد کاربران سازمان شما بالا است و یا حجم نامه‌نگاری بالایی دارید و گردش مکاتبات برای شما از اهمیت بالایی برخوردار است، می‌توانید با صرف هزینه‌های لازم برای ایجاد زیرساخت‌های فنی و سازمانی لازم، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر را در اختیار داشته باشید.

4- نیاز شما از پیاده‌سازی اتوماسیون فراگستر در سازمانتان چیست؟

اتوماسیون اداری فراگستر سامانه و سیستمی یکپارچه است و زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی دارد که هر کدام از آن‌ها در عین یکپارچگی با اتوماسیون اداری فراگستر، کاربردها و قابلیت‌های مختص به خود را دارند. اتوماسیون اداری فراگستر در کنار زیرسیستم اصلی و پایه مدیریت مکاتبات، از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگری مانند مدیریت فرایندهای کسب و کار، مدیریت مستندات، پیام‌رسان سازمانی، مدیریت کارها و وظایف تیمی و… برخوردار است، که برای استفاده از آن‌ها، باید نسخه پایه اتوماسیون فراگستر – یعنی مدیریت مکاتبات – را در اختیار داشته باشید، زیرا به دلیل یکپارچگی این زیرسیستم‌ها با اتوماسیون فراگستر، هیچ کدام از آن‌ها به صورت تکی و جدا از اتوماسیون قابل ارائه نیستند و همگی در بستر اتوماسیون اداری – اتوماسیون اداری پایه – ارائه می‌گردند.

به عنوان مثال، بسیاری از مشتریان تنها خواستار خریداری یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر مانند مدیریت مستندات یا مدیریت کارها و وظایف تیمی هستند، در حالی که به اتوماسیون پایه فراگستر (مدیریت مکاتبات) نیازی ندارند؛ توصیه ما به این دسته از دوستان، استفاده از نرم‌افزارهای مستقل است، زیرا همان‌طور که اشاره کردیم، این زیرسیستم‌ها به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری ارائه می‌گردند و برای استفاده از هر کدام از آن‌ها، ابتدا باید اتوماسیون اداری فراگستر خریداری شود.

در همین راستا، قبل از انتخاب و خرید اتوماسیون اداری فراگستر، بهتر است تا با قابلیت‌ها و کاربردهای آن آشنا شوید.

قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

5- آیا هزینه نصب، راه اندازی و نگهداری سرور با بودجه شما هماهنگی دارد؟

پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان یا کسب و کار، نیازمند وجود سرور اختصاصی در سازمان است، تا علاوه بر نصب و اجرای سامانه اتوماسیون اداری، قادر به حفظ امنیت آن نیز باشید. راه‌اندازی و نگهداری از سرور‌های اختصاصی به طور معمول هزینه‌های نسبتا سنگینی دارد و هرچه تعداد اعضای سازمان و اطلاعات و داده‌های آن‌ بیشتر باشد، سرور‌های قدرتمندتری باید راه‌اندازی گردند و به همین ترتیب هزینه بیشتری نیز باید برای راه‌اندازی و نگهداری از آن صرف شود، پس قبل از ایجاد سرور اختصاصی در سازمان خود، حتما مقایسه و ارزیابی بین هزینه‌های راه‌اندازی سرور و میزان نیاز و استفاده سازمان شما از سرور اختصاصی داشته باشید.

برای کسب آگاهی بیشتر از تجهیزات فنی و مشخصات سرور مورد نیاز سازمان شما بر اساس تعداد کاربران فعالی که قرار است داشته باشید، می‌توانید به لینک زیر مراجعه بفرمایید:

بیشتر بدانیم: پیش نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری سرور جهت راه اندازی اتوماسیون فراگستر

6- از افراد متخصصی برای پیاده‌سازی و نگهداری از اتوماسیون برخوردار هستید؟

داشتن پرسنل و افراد متخصص در حوزه I.T. برای پیاده‌سازی و نگهداری از اتوماسیون اداری یکی دیگر از پیش نیازهای استفاده از اتوماسیون اداری است؛ اگر افراد ماهر و متخصصی برای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و نگهداری از زیرساخت‌های فنی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم از سامانه‌هایی استفاده کنید که پیچیدگی کمتری دارند و نگه‌داری از آن‌ها نیاز به دانش فنی نداشته باشد.

زیرا فرایند‌های نصب اتوماسیون، انجام تنظیمات فنی، وارد کردن اطلاعات و دیتا‌های اصلی سازمان، تعیین دسترسی‌ها، رسیدگی به مشکلات کاربران، آموزش کاربران، اتصال سامانه‌های دیگر به اتوماسیون اداری فراگستر و موارد دیگر، نیازمند فردی با دانش فنی تخصصی است.

7- یکپارچگی نرم افزارهای سازمانی چقدر برای شما ارزش دارد؟

اگر در حال حاضر در سازمان یا شرکت خود از سیستم‌های سازمانی دیگری مانند سیستم‌های منابع انسانی، سیستم‌های انبارداری، سیستم‌های مدیریت مالی، سیستم‌های CRM و… استفاده می‌کنید و یا قصد پیاده‌سازی و استفاده از آن‌ها را دارید، بهتر است که قابلیت “اتصال به سامانه‌های دیگر” را در سیستم‌های خود در نظر داشته باشید.

برای پیاده‌سازی اصولی اتوماسیون اداری و ایجاد یکپارچگی در سازمان، سامانه‌های مختلف سازمانی باید بتوانند به اتوماسیون اداری فراگستر متصل گردند و به کمک این سامانه اطلاعات و داده‌ها را به صورت متمرکز و یکپارچه در سازمان به گردش در بیاورند؛ اما اگر یکپارچگی نرم افزارهای سازمانی از اهمیت چندانی برای کسب و کار یا سازمان شما برخوردار نیست، می‌توانید بدون اتصال و یکپارچه‌سازی سامانه‌های مختلف به اتوماسیون اداری فراگستر، از امکانات و قابلیت‌های موجود در آن‌ها به صورت مستقل استفاده نمایید.

بیشتر بدانیم: یکپارچه سازی سازمانی چیست و چطور سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی را یکپارچه کنیم؟

8- از کارشناسان ما مشاوره گرفته اید؟

برای آگاهی بیشتر در مورد پیش‌نیازهای فنی و سخت‌افزار مورد نیاز برای پیاده‌سازی و استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان یا کسب و کار و حداقل پیش نیازهای سازمانی برای تهیه اتوماسیون اداری، می‌توانید از طریق شماره تماس 42623 (021) و همچنین از طریق فرم درخواست در لینک زیر، با کارشناسان ما در ارتباط باشید و متناسب با نیاز کسب و کار و سازمانتان، مشاوره رایگان و دموی آنلاین رایگان دریافت بفرمایید.

سخن پایانی

توجه داشته باشید که محدودیتی برای استفاده از اتوماسیون اداری وجود ندارد و هر سازمان یا کسب و کاری که بودجه کافی برای ایجاد زیرساخت‌های لازم و همچنین نگهداری از سرور و اتوماسیون اداری را داشته باشد، می‌تواند از اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت ارتباطات، اطلاعات و فرایندهای سازمانی خود بهره ببرد؛ هدف اصلی این مقاله آگاه‌سازی شما عزیزان در خصوص پیش‌نیازهای حداقلی برای صرف هزینه و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان یا کسب و کارتان بود.

در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که اگر سوالاتی درون ذهن شما بی‌پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشیم.

سوالات متداول

چه سازمان هایی باید اتوماسیون اداری داشته باشند؟

به طور کلی کسب و کارها و سازمان‌هایی که با مشکلاتی مانند فرایندهای بی‌نظم و غیرشفاف، سیستم ناکارمد و کند مکاتبات، پیگیری ضعیف مکاتبات، مدیریت نا مناسب اطلاعات و داده‌ها و… مواجه هستند، به اتوماسیون اداری نیاز دارند.

پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر چه پیش نیازهایی دارد؟

پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از حقوقی بودن مشتریان، نیاز به گردش مکاتبات و نامه‌نگاری، تعداد کافی کاربران فعال، شناخت نیازهای سازمان به اتوماسیون اداری، بودجه کافی برای راه‌اندازی و نگهداری از سرور و اتوماسیون اداری فراگستر، یکپارچگی نرم افزارهای سازمانی و… .