ارتباط نامه ها با مستندات، رویدادها، کارها و فرم ها در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

در طول انجام هر کار یا پروژه سازمانی، مکاتبات مختلفی صورت می‌گیرد، گاهی این مکاتبات حاوی اسناد و مدارک مرتبط و مورد نیاز برای انجام کار یا پروژه هستند و گاهی نیز جنبه اطلاع‌رسانی و یا اقدامی دارند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با اتصال و یکپارچه سازی سیستم‌های مدیریت کارتابل و دیگر زیرسیستم‌های اتوماسیون، امکان ایجاد ارتباط یک نامه با مستندات، رویدادها، کارها و فرم‌ها را فراهم کرده است. برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

چگونه مکاتبات و کارها را به هم متصل کنیم؟

1- برای ایجاد یک کار از روی نامه و یا مرتبط کردن یک نامه به کاری که از قبل ایجاد شده است، ابتدا نامه مورد نظر خود را درون کارتابل مکاتبات باز می‌کنیم، سپس از نوار بالای صفحه، گزینه “سایر امکانات” را انتخاب می‌نماییم.

انتخاب نامه در کارتابل

2- در این بخش، بر روی گزینه “ایجاد کار” کلیک می‌کنیم.

انتخاب گزینه ایجاد کار

3- پس از کلیک بر روی گزینه “ایجاد کار” صفحه‌ای برای ما باز می‌شود که در بالای آن 3 زبانه مشاهده می‌کنیم: تبدیل کار، ارتباط با کار و سوابق کارهای مرتبط.

4- در زبانه “تبدیل به کار” شما می‌توانید از روی نامه‌ مورد نظرتان، یک کار در سیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر ایجاد کنید. در این زبانه، مواردی مانند عنوان کار، فضای کاری، پروژه مورد نظر، لیست کارها و همچنین افراد مرتبط و دخیل در کار قابل انتخاب هستند.

تبدیل نامه به کار

5- در زبانه “ارتباط با کار” شما می‌توانید نامه مورد نظر خود را با کاری که از قبل ایجاد شده است، مرتبط نمایید. در این بخش برای اتصال تسک و نامه به یکدیگر، باید فضای کاری، پروژه، لیست کاری و در نهایت کار مورد نظر را انتخاب نمایید و سپس بر روی گزینه ارتباط کلیک کنید.

ایجاد ارتباط بین نامه و تسک

6- در زبانه “سوابق کارهای مرتبط” می‌توانید کارهایی که با نامه جاری مرتبط شده‌اند را مشاهده کنید؛ این امر موجب افزایش شفافیت در کارها و همچنین پیگیری آسان‌تر کارها درون کارتابل مکاتبات می‌گردد.

مشاهده سوابق کارهای مرتبط با نامه

7- شایان ذکر است علاوه بر کارتابل، با مراجعه زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی و باز کردن کار مورد نظر نیز، می‌توانید نامه‌های مرتبط با کار را مشاهده نمایید و با کلیک بر روی آن، به کارتابل و نامه مرتبط هدایت شوید.

مشاهده نامه مرتبط با کار

ارسال خودکار نامه اطلاع رسانی از روی کار

با ایجاد کار جدید در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی و یا ایجاد تغییراتی در کار (مانند اضافه کردن عضو جدید به کار، تغییر موضوع یا عنوان کار، منشن کردن یا درج نظر بر روی کار و…) نامه اطلاع‌رسانی به طور خودکار برای افراد دخیل در کارت از سمت سیستم ارسال می‌گردد و افراد می‌توانند کارهای خود را درون کارتابل مکاتبات مشاهده و پیگیری نمایند.

شایان ذکر است که از درون این نامه‌ها می‌توانید تنها با یک کلیک، به زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی و کار مورد نظر هدایت شوید.

ارسال خودکار نامه اطلاع رسانی از روی کار

بیشتر بدانیم: چطور سیستم انبارداری را به سیستم مکاتبات اداری متصل کنیم؟

چگونه نامه و اسناد خود را به هم مرتبط کنیم؟

علاوه بر زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی، کارتابل مکاتبات با نرم افزار مدیریت مستندات نیز یکپارچه شده است؛  به موجب این امر، شما می‌توانید انواع مختلفی از اسنادی که دسترسی دارید را، به نامه‌های خود مرتبط کنید. برای این کار تنها کافیست مراحل زیر را طی نمایید:

1- ابتدا نامه مورد نظر خود را باز می‌کنیم و از زبانه‌های بالای نامه، گزینه “ارتباط با مستندات” را انتخاب می‌کنیم.

انتخاب گزینه ارتباط با مستندات

2- در زبانه “ارتباط با مستندات” در وهله اول لیستی از اسناد و پوشه‌های مرتبط با نامه را مشاهده می‌کنید؛ در قسمت بالا دو گزینه با عناوین “ایجاد ارتباط با سند” و “ایجاد ارتباط با پوشه” قرار دارد.

ربانه ارتباط با مستندات

3- با انتخاب گزینه “ایجاد ارتباط با سند” صفحه‌ای برای شما به نمایش در می‌آید که از طریق آن می‌توانید به صورت دستی و یا جستجوی سند با استفاده از عنوان، شماره سند و …، اسناد مورد نظر خود را انتخاب نمایید و به نامه جاری مرتبط کنید.

ایجاد ارتباط با سند

4- اما اگر قصد دارید تا پوشه‌ای خاص از مستندات را به نامه جاری مرتبط کنید، کافیست در زبانه “ارتباط با مستندات” گزینه “ایجاد ارتباط با پوشه” را انتخاب کنید. در این بخش تنها کافیست از بین پوشه‌های تعریف شده در زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، پوشه مورد نظر را انتخاب نمایید تا به نامه جاری مرتبط گردد.  شایان ذکر است که در بخش ایجاد ارتباط نامه و سند، باید دسترسی لازم به اسناد و پوشه‌هایی که قصد دارید نامه را به آن‌ها مرتبط کنید، داشته باشید.

ایجاد ارتباط با پوشه اسناد

بیشتر بدانیم: چطور نرم افزار حضور و غیاب را به اتوماسیون اداری متصل کنیم؟

چگونه یک نامه را تبدیل به یک رویداد کنیم؟

در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، شما می‌توانید نامه‌ها و مکاتبات خود را تبدیل به رویداد کنید و در زیرسیستم “تقویم کاری و رویدادهای سازمانی” مشاهده کنید. برای ایجاد یک رویداد و ارتباط نامه‌ها و مکاتبات با رویدادها، کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:

1- ابتدا نامه مورد نظر خود را انتخاب و باز می‌کنیم، سپس از نوار بالای صفحه، گزینه “سایر امکانات” انتخاب نموده و روی گزینه “ایجاد رویداد” کلیک می‌نمایید.

ایجاد رویداد از روی نامه

2- در پنجره‌ای که برای شما به نمایش در آمده، می‌توانید لیست رویدادهای مرتبط را مشاهده نمایید و همچنین با انتخاب گزینه “جدید” رویداد جدیدی برای نامه جاری ایجاد کنید.

ارتباط نامه با رویداد

3- پس از انتخاب گزینه “جدید” پنجره‌ای برای شما به نمایش در می‌آید؛ در این پنجره می‌توانید تمام جزئیات رویداد مورد نظرتان – اعم از تقویم سازمانی، نوع رویداد، عنوان رویداد، تاریخ شروع و پایان رویداد، توضیحات لازم، افراد مرتبط با رویداد و… – انتخاب و تعریف کنید.

ایجاد رویداد مرتبط با نامه

4- حال برای ایجاد ارتباط بین نامه و رویداد، کافیست زبانه آخر، یعنی “ارتباط با نامه” را انتخاب کنید؛ در این زبانه ضمن اتصال نامه به رویداد، نامه‌هایی که از قبل متصل شده‌اند را نیز می‌توانید مشاهده نمایید.

5- پس از انتخاب گزینه “جدید” می‌توانید با جستجوی نامه مورد نظرتان از طریق عنوان نامه، شماره نامه، فرستنده، گیرنده و…، آن را به رویدادی که ایجاد نموده‌اید متصل نمایید.

زبانه ارتباط رویداد با نامه

چگونه فرم های خود را به نامه متصل کنیم؟

فرم‌های الکترونیکی یکی از ابزارهای مهم در اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند؛ در اتوماسیون اداری فراگستر، شما می‌توانید فرم‌هایی که با نرم افزار فرمساز فراگستر طراحی و ایجاد کرده‌اید را، درون نامه‌های خود مورد استفاده قرار دهید، یا به بیان دیگر، فرم‌های خود را  به نامه‌ها و مکاتبات متصل کنید و یا فرم مد نظر را تبدیل به نامه کنید.

برای این کار، مراحل زیر را طی نمایید:

1- ابتدا وارد نامه مورد نظر می‌شوید و سپس روی گزینه “درج فرم” کلیک می‌کنید.

درج فرم در نامه

2- در پنجره باز شده می توانید تمامی فرم‌هایی که به آن‌ها دسترسی دارید را مشاهده نموده و به صورت دستی یا استفاده از قابلیت جستجو، فرم مورد نظرتان را انتخاب کنید و آن را تکمیل نمایید.

انتخاب فرم و درج آن در نامه

شایان ذکر است که برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های اتوماسیون اداری و همچنین دریافت مشاوره رایگان و تماشای دموی آنلاین رایگان متناسب با نیازهای کسب و کارتان، می‌توانید درخواست خود را از طریق لینک زیر ثبت نمایید:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی ارتباط نامه و کارتابل مکاتبات با انواع فرم‌ها، کارها، فرایندها و… پرداختیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفید و ارزشمندی به دست آورده باشید. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که، اگر سوالی درون ذهن شما بی پاسخ باقی مانده، حتماً در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشیم.