6 راهکار ساده برای افزایش شفافیت در سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری
زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
افزایش شفافیت سازمانی و بهبود ارتباطات داخل/خارج سازمانی، یکی از اهداف مهم مدیریتی در سازمان‌ها و کسب و کار مختلف محسوب می‌گردد؛ ابزارها و راههای مختلفی برای افزایش شفافیت سازمانی وجود دارد، که یکی از این ابزارها، نرم افزار اتوماسیون اداری است.
در این مقاله قصد داریم تا ضمن بررسی مفهوم شفافیت سازمانی، برخی از راهکارهای ساده در اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت در سازمان را باهم بررسی کنیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
مشاهده فهرست مطالب
شفافیت سازمانی چیست؟
شفافیت سازمانی یعنی ارائه اطلاعات و داده‌ها به صورت قابل فهم، کامل و شفاف؛ این اطلاعات شامل مراحل فرایندها، فعالیت‌ها، نتایج درخواست‌ها، پیگیری مکاتبات و… است. هدف اصلی شفافیت سازمانی، افزایش اعتماد کارکنان و ارباب رجوع، بهبود ارتباطات درون/برون سازمانی و همچنین پیشگیری از فساد در سازمان‌ها است.
به بیان دیگر، شفافیت سازمانی یعنی ایجاد بستری برای ارتباط باز و صادقانه کارکنان و ذی‌نفعان یک سازمان با یکدیگر؛ شفافیت سازمانی باید در تمامی سطوح سازمانی پیاده‌سازی گردد، تا نتیجه مورد نظر حاصل شود.
حال به موضوع اصلی این مقاله می‌پردازیم؛ اتوماسیون اداری چه راهکارهایی برای افزایش شفافیت سازمانی در اختیار ما می‌گذارد؟
6 راهکار اتوماسیون اداری فراگستر برای افزایش شفافیت سازمانی
اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن زیرسیستمها و قابلیت‌های مختلف، راهکارهای متنوعی برای افزایش شفافیت سازمانی ارائه می‌نماید؛ برخی از قابلیت‌ها و راهکارهای افزایش شفافیت سازمانی به کمک اتوماسیون فراگستر عبارتاند از:
6 راهکار اتوماسیون اداری فراگستر برای افزایش شفافیت سازمانی
مدیریت ارتباطات و پیگیری مکاتبات
اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستمهای مختلفی برای مدیریت ارتباطات و مکاتبات درون/برون سازمانی برخوردار است؛ به عنوان مثال، زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر، علاوه بر امکان مدیریت مکاتبات دریافتی/ارسالی، قابلیت پیگیری مکاتبات و مشاهده جریان گردش نامه در سیستم اتوماسیون را نیز در اختیار شما می‌گذارد.
مشاهده جریان گردش مکاتبات
با کمک زیرسیستم پیام‌رسان سازمانی فراگستر نیز افراد سازمان می‌توانند در محیطی امن و ظاهری مشابه با پیام‌رسان‌های مطرح دنیا، به سادگی و در کمترین زمان ممکن با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند و به انتقال و اشتراک‌گذاری اسناد، فایل‌ها، نظرات و… بپردازند.
پیام رسان سازمانی فراگستر
نرم افزار دبیرخانه تخصصی فراگستر نیز امکان مدیریت تمامی مکاتبات داخلی، صادره و وارده را برای سازمان شما فراهم می‌کند؛ دبیرخانه تخصصی فراگستر تمامی نیازهای واحد دبیرخانه را برای سازمان فراهم می‌نماید و افزایش سرعت و شفافیت مدیریت، ثبت و توزیع مکاتبات را به همراه دارد.
دبیرخانه تخصصی فراگستر
شایان ذکر است که اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستمهای دیگری مانند مدیریت ایمیل، مدیریت فکس و مدیریت ECE نیز برای مدیریت مکابتات و افزایش شفافیت سازمانی استفاده می‌کند.
نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار
یکی دیگر از راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر برای افزایش شفافیت سازمانی، استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS است؛ با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای موجود را طراحی و مدلسازی نمایند و پس از پیاده‌سازی و خودکارسازی آنها در سازمان، مسیر و جریان فرایند را در اختیار کارکنان و همچنین ارباب رجوع قرار دهند، تا در صورت اجرای فرایند، قادر به مشاهده مراحل مختلف آن و همچنین پیگیری درخواست خود باشند. از طرفی طراحی و خودکارسازی فرایندها به کمک BPMS موجب کاهش سوتفاهم‌ها و افزایش شفافیت در فرایندها و وظایف و مراحل موجود در آنها است.
نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت فرایندها BPMS فراگستر
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر آشنا شوید.
سامانه مدیریت اسناد و مدارک سازمانی
مدیریت متمرکز و یکپارچه اسناد و نگهداری از نسخ قبلی و تغییراتی که روی اسناد صورت گرفته، یکی دیگر از راهکارهای افزایش شفافیت در سازمان است؛ اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، امکان مدیریت متمرکز و یکپارچه انواع مختلف اسناد و مدارک را برای شما فراهم می‌کند.
سامانه مدیریت مستندات فراگستر، ابزارها و قابلیت‌هایی مختلفی دارد، که همگی در راستای افزایش شفافیت و بهبود مدیریت مستندات طراحی شده‌اند؛ برخی از این قابلیت‌ها و امکانات عبارتاند از:
تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنل
- امکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
- حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (Versioning)
- قابلیت کارگروهی و اشتراکی بر روی اسناد.
- ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل و پیامک و اطلاعیه به کارتابل افراد مشخص هنگام بارگذاری اسناد جدید یا ویرایش سند
- اعطای دسترسی موقت مشاهده اسناد درون پرونده ها برای یک بازه زمانی مشخص به افراد
- ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
- و…
سامانه مدیریت مستندات فراگستر
یکپارچه‌سازی سامانه‌های سازمان
اتصال و یکپارچه‌سازی سامانه‌های سازمان، یکی دیگر از راهکارهای افزایش شفافیت سازمانی است؛ اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر پشتیبانی از قابلیت اتصال به نرم‌افزارها و سامانه‌های دیگر از طریق API، بسیاری از APIهای پرکاربرد را به صورت آماده در اختیار سازمان‌ها گذاشته است.
APIهای فراگستر
سامانه اطلاع‌رسانی داخلی/خارجی
اطلاع‌رسانی از اتفاقات، تصمیمات گرفته شده و فعالیت‌ها و برنامه‌های سازمان، یکی دیگر از راهکارهای افزایش شفافیت سازمانی محسوب می‌گردد؛ سامانه‌های اطلاع‌رسانی، مانند سامانه تابلو اعلانات فراگستر امکان انتشار اخبار و اعلانات در فضای اتوماسیون و همچنین فضای خارج از اتوماسیون (مانند وبسایت، نمایشگرها و…) برای سازمان‌ها فراهم می‌کند.
سامانه تابلو اعلانات فراگستر
سیستم مدیریت پروژه و کارگروهی
شفافیت در پروژه‌ها، کارها و وظایف یکی از جنبه‌های مهم شفافیت سازمانی محسوب می‌شود؛ نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، ابزاری قدرتمند و کاربردی برای مدیریت پروژه‌ها، تیم‌ها و کارهای گروهی است. به کمک نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، امکاناتی نظیر تعریف فضاهای کاری مختلف، تعریف پروژه‌ها و کارهای مختلف، تخصیص و انتساب کارها و وظایف به افراد و همچنین پیگیری روند پیشرفت کارها برای شما فراهم می‌گردد، که با استفاده از آنها می‌توانید شفافیت سازمانی را حتی در سطح تیم‌ها و اعضای گروه نیز پیاده‌سازی کنید.
برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر عبارتاند از:
- تعریف فضاهای کاری، پروژه‌ها و بوردهای فعالیت
- انتساب افراد به فضاهای کاری و پروژه‌ها و کارها
- امکان تعریف ساختار شکست کارها (WBS)
- درج نظرات و فعالیت‌ها بر روی کارها و وظایف
- ردیابی پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها و انواع گزارش و نمودارها
- و…
نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر
به طور کلی ، نرم افزار اتوماسیون فراگستر با هدف ایجاد بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات، افزایش شفافیت و تسهیل فرایندها طراحی شده و توسعه یافته است. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر و دریافت مشاوره و دموی آنلاین رایگان از کارشناسان ما، بر روی لینک زیر کلیک کنید و فرم درخواست دموی رایگان را تکمیل نمایید.
سوالات متداول
بهترین راهکارها برای افزایش شفافیت در سازمان کدامند؟
راههای مختلفی برای افزایش شفافیت سازمانی موجود است، که هر کدام از آنها ابزارها و استراتژیهای مختص به خود را دارند؛ اما 6 تا از بهترین راهکارهای اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت سازمانی عبارتاند از مدیریت مکاتبات و امکان پیگیری آنها، مدیریت شفاف فرایندها، مدیریت مستندات، مدیریت وظایف و کارها، مدیریت ارتباطات داخل/خارج سازمانی و یکپارچه سازی سازمانی.
کدام یک از زیرسیستمهای اتوماسیون موجب افزایش شفافیت سازمانی میشوند؟
اتوماسیونهای اداری مانند اتوماسیون فراگستر، زیرسیستمها و ابزارهای مختلفی دارند و برخی از آنها تاثیر و کاربرد بیشتری بر روی افزایش شفافیت سازمانی دارند؛ برخی از این زیرسیستمها عبارتاند از سامانه کارتابل و گردش مکاتبات، دبیرخانه تخصصی، چت سازمانی، نرم افزار مدیریت ایمیل و فکس، مدیریت کارها و وظایف تیمی، سامانه BPMS فراگستر و… .
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی مفهوم شفافیت سازمانی و راهکارهای اتوماسیون اداری برای افزایش شفافیت سازمانی پرداختیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید. در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بی‌پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشیم.
