چطور نرم افزار حضور و غیاب را به اتوماسیون اداری متصل کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

اتوماسیون و خودکارسازی فرایندها و مدیریت یکپارچه اطلاعات، یکی از اهداف اصلی سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب می‌گردد؛ در همین راستا نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلفی در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما برای ایجاد بستری متمرکز و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات، تنها پیاده‌سازی سامانه‌های نرم‌افزاری کافی نیست و این سامانه‌ها باید به یکدیگر متصل باشند و اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را بین هم منتقل نمایند. یکی از سامانه‌های پرکاربرد در سازمان‌ها، نرم افزار حضور و غیاب است؛ در این مقاله روش اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری را باهم بررسی خواهیم کرد.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب یکی از سیستم‌های مدیریتی در سازمان‌ها است و وظیفه آن ثبت و پیگیری حضور و غیاب کارکنان در سازمان می‌باشد؛ هدف استفاده از نرم افزار حضور و غیاب در سازمان‌ها و کسب و کارها، افزایش دقت و سرعت، بهبود مدیریت سوابق حضور و غیاب و همچنین خودکارسازی و اتوماسیون فرایندهای مرتبط با حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها است.

حال سوال دیگری که باید به آن پرداخته شود این است که آیا نرم افزار حضور و غیاب قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر را دارد؟

آیا نرم افزار حضور و غیاب قابلیت اتصال به سامانه های دیگر را دارد؟

بله! بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب قابلیت اتصال به دیگر سامانه‌های نرم افزاری در سازمان را دارند؛ با اتصال این نرم افزار به سامانه‌های دیگر – مانند اتوماسیون اداری، سیستم‌های حسابداری، سیستم‌های منابع انسانی، سیستم‌های پرداخت و… – امکان انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌های حضور و غیاب کارکنان بین نرم‌افزارهای سازمانی به صورت خودکار، فراهم می‌گردد.

به بیان دیگر، با اتصال نرم افزار حضور و غیاب به سامانه‌های مورد استفاده در سازمان، دیگر نیازی به دستی وارد کردن اطلاعات نیست و اطلاعات و داده‌های مربوط به حضور و غیاب کارکنان در سازمان، به صورت خودکار از نرم افزار حضور و غیاب فراخوانی می‌شوند و در نرم افزارها و فرایندهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ به این ترتیب با اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری یا دیگر سامانه‌ها، سازمان‌ها می‌توانند به صورت همزمان و همگام، اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان را با سایر سیستم‌ها به اشتراک بگذارند و فرایندهای مدیریتی را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهند.

بیشتر بدانیم: یکپارچه سازی سازمانی چیست و چطور سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی را یکپارچه کنیم؟

اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری چه مزیت هایی دارد؟

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک بستر متمرکز و یکپارچه، با اتصال به سامانه‌های مختلف، به عنوان یک رابط امکان انتقال اطلاعات و داده‌ها بین سامانه‌ها و نرم‌افزارهای متصل به خود را دارد؛ این امر مزیت‌های مختلفی را با خود به همراه دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• انتقال سریع و آنی اطلاعات
• استفاده از داده‌های بروز و دقیق
• صرفه‌جویی در زمان فرایندها
• صرفه‌جویی در منابع سازمانی
• بهبود هماهنگی و همگام‌سازی نرم‌افزارها و سامانه‌ها
• بهبود فرایندهای مدیریتی در سازمان
• مدیریت یکپارچه و متمرکز اطلاعات و داده‌ها
• افزایش امنیت داده‌ها و اطلاعات هنگام انتقال بین سامانه‌ها
• و…

مزیت های اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری

بیشتر بدانیم: اتوماسیون اداری با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟

انواع راه های اتصال نرم افزار حضور و غیاب به سامانه ها کدامند؟

با توجه به قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب و سامانه‌های دیگر، راه‌ها و استراتژی‌های مختلفی برای اتصال این نرم‌افزار به سامانه‌ها و سیستم‌های سازمانی وجود دارد؛ به طور معمول این اتصال از طریق پروتکل‌های ارتباطی استاندارد و واسطه‌های نرم‌افزاری صورت می‌گیرد. برخی از مرسوم‌ترین راه‌ها برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به سامانه‌های دیگر عبارت‌اند از:

• اتصال از طریق API یا واسطه‌های برنامه‌نویسی
• اتصال از طریق Database یا اتصال پایگاه داده

برای استفاده از این روش‌ها، ابتدا باید قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب و همچنین سامانه‌های دیگر را در نظر گرفت و متناسب با آن‌ها، بهترین روش اتصال نرم افزار حضور و غیاب را انتخاب نمود.

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، یکی از سامانه‌هایی که نرم افزار حضور و غیاب قابلیت اتصال به آن‌ را دارد، نرم افزار اتوماسیون اداری است؛ اتوماسیون اداری به عنوان پلتفرمی که در تمامی بخش‌ها و واحد‌های سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد، بهترین گزینه برای اتصال و یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی – مانند نرم افزار حضور و غیاب، مدیریت منابع انسانی، سامانه‌های مالی و… – می‌باشد. اتوماسیون اداری به عنوان بستری یکپارچه و متمرکز برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات درون/برون سازمانی، ابزاری بسیار کاربردی برای مدیریت اطلاعات و اشتراک‌گذاری آن‌ها بین سامانه‌ها و نرم‌افزارهای متصل به اتوماسیون محسوب می‌گردد. در ادامه مراحل اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری را باهم مرور می‌کنیم.

مراحل اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری چیست؟

برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، مراحل مختلفی وجود دارد؛ این مراحل عبارت‌اند از:

• بررسی ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب
• تعیین نیازمندی‌ها
• انتخاب روش‌های اتصال
• توسعه و پیاده‌سازی اتصال
• آزمایش و ارزیابی عملکرد

حال بیایید هر کدام از این مراحل را باهم بررسی کنیم.

مراحل اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری

بررسی ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب

اولین مرحله و قدم برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، بررسی ویژگی‌ها و قابلیت‌های اتصال این نرم افزار به سامانه‌های دیگر است؛ به عنوان مثال یک نرم افزار حضور و غیاب خوب، باید قابلیت اتصال به سامانه‌های دیگر از طریق API و یا Database را داشته باشد، در غیر این صورت امکان اتصال آن به اتوماسیون اداری یا دیگر سامانه‌های سازمانی امکان‌پذیر نخواهد بود.

تعیین نیازمندی ها

در مرحله دوم باید اطلاعات و داده‌هایی از نرم افزار حضور و غیاب که نیاز به اشتراک‌گذاری در سامانه‌های دیگر را دارند، مشخص نمایید؛ مانند اطلاعات کارکنان، اطلاعات حضور و غیاب، برنامه کاری، مرخصی‌ها و… .

انتخاب روش های اتصال

همان‌طور که اشاره کردیم، روش‌های مختلفی برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری وجود دارد و 2 تا از مرسوم‌ترین راه‌ها برای این کار اتصال از طریق API و اتصال از طریق Database است. در مرحله سوم، باید روش اتصال مناسب را بر اساس قابلیت‌ها و ویژگی‌های دو نرم افزار حضور و غیاب و اتوماسیون اداری انتخاب نمایید.

توسعه و پیاده سازی اتصال

پس از انتخاب روش مناسب برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری، نوبت به پیاده‌سازی روش اتصال و توسعه ارتباط بین این دو نرم افزار می‌رسد؛ برای ایجاد اتصال بین این دو سامانه، به توسعه نرم افزار و تعریف APIها و رابط‌های اطلاعاتی نیاز است. اتوماسیون اداری فراگستر با ایجاد APIهای آماده، این معضل و مشکل را بر طرف نموده؛ برای اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر به اتوماسیون اداری فراگستر، سازمان‌ها می‌توانند از طریق APIهای آماده‌ فراگستر، بین سامانه‌های نرم‌افزاری و اتوماسیون اداری فراگستر ارتباط و اتصال برقرار کنند. در ویدیو زیر، نحوه دسترسی به APIهای آماده فراگستر و همچنین دسته‌بندی APIهای آماده، آشنا شوید.

آزمایش و ارزیابی عملکرد

بعد از اینکه اتصال با موفقیت انجام شد، این اتصال باید مورد آزمایش قرار بگیرد و عملکرد آن ارزیابی شود، تا خطا یا مشکلی در فراخوانی و انتقال اطلاعات بین این دو سیستم وجود نداشته باشد. با انجام این مراحل، اتصال نرم افزار حضور و غیاب به اتوماسیون اداری تکمیل می‌شود و سازمان‌ها می‌توانند به صورت خودکار اطلاعات و داده‌های مورد نیاز را بین این دو سیستم منتقل کنند و به اشتراک بگذارند.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن قابلیت‌هایی همچون اتصال از طریق API و همچنین APIهای آماده، امکان اتصال به نرم‌افزارهای مختلف و انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها بین سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی را فراهم می‌کند. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان این نرم افزار را تهیه کنید و تجربه کار با این نرم افزار کاربردی را به دست بیاورید.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی نرم افزار حضور و غیاب و همچنین مراحل اتصال این نرم افزار به اتوماسیون اداری پرداختیم؛ همچنین با قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای اتصال به نرم افزار حضور و غیاب نیز آشنا شدیم. در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بدون پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشیم.

سوالات متداول

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب یکی از سیستم‌های مدیریتی در سازمان‌ها است و وظیفه آن ثبت و پیگیری حضور و غیاب کارکنان در سازمان می‌باشد.

آیا نرم افزار حضور و غیاب را می توان به سامانه های دیگر متصل کرد؟

بله! بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب قابلیت اتصال به دیگر سامانه‌های نرم افزاری در سازمان را از طریق API و Database دارند.

از چه راهی می توان نرم افزار حضور غیاب را به سامانه های دیگر متصل کرد؟

2 راه مرسوم برای اتصال نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد: اتصال از طریق API یا واسطه‌های برنامه‌نویسی و اتصال از طریق Database یا اتصال پایگاه داده.