گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

مدارک مهندسی بر اساس نوع، هدف، ماهیت اطلاعات و روند تایید و ثبت و… به انواع مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند و هر کدام از آنها نیز گردش کار یا جریان کار مربوط به خود را دارند.

گردش مدارک مهندسی به معنای کنترل و مدیریت جریان کار گردش مدارک مهندسی در سازمان است؛ با الکترونیکی شدن بسیاری از فرایندها در سازمان‌ها و همچنین استفاده از نرم افزارها و سامانه‌های اداری و سازمانی مختلف، در راستای افزایش بهره‌وری سازمانی و همچنین مدیریت گردش مدارک مهندسی، فرایندهای مرتبط با آن به کمک نرم‌افزارهای مختلفی – مانند BPMS طراحی، مدل‌سازی و خودکارسازی می‌شوند.

احتمالا برای شما هم سوال پیش آمده که چطور فرایندهای مربوط به گردش مدارک مهندسی به کمک نرم افزار BPMS طراحی و مدل‌سازی می‌شوند؟ در ادامه این مقاله، ضمن بررسی مفاهیمی همچون گردش مدارک مهندسی و نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)، نحوه گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر را نیز باهم بررسی خواهیم کرد؛ با ما همراه باشید.

منظور از گردش مدارک مهندسی چیست؟

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، انواع مختلفی از اسناد و مدارک مهندسی وجود دارد، که بر اساس فاکتورهای مختلفی دسته‌بندی می‌شوند؛ اما به طور کلی می‌توان مدارک مهندسی را در یکی از دسته‌های نقشه های فنی، طراحی‌ها، گزارش‌های مهندسی، کتابچه‌های راهنما، قراردادها، مدارک مالی و… جای داد.

گردش مدارک مهندسی دارای مراحل مختلفی است و با توجه به نوع و ماهیت مدارک مهندسی، این مراحل تغییر می‌کنند؛ اما اگر بخواهیم لیستی عمومی و کلی از مراحل گردش مدارک مهندسی در سازمان داشته باشیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• ایجاد سند
• ارجاع سند
• بررسی سند
• تصویب سند
• اجرا و پیاده‌سازی
• اصلاح سند
• بایگانی و مدیریت سند
• اشتراک‌گذاری سند

مراحل گردش مدارک مهندسی در سازمان

برای ایجاد گردش کار مدارک مهندسی در سازمان، باید جریان کار مربوط به هر سند و گردش آن در سازمان را مورد بررسی قرار دهید و سپس بر اساس مراحل فوق، گردش کار هر کدام از مدارک مهندسی را طراحی کنید؛ شایان ذکر است که این مراحل، مراحلی عمومی و کلی هستند و ممکن است مراحل گردش مدارک مهندسی در سازمان‌های مختلف بر اساس خط مشی‌ها و ساختار سازمانی، متفاوت باشد.

نرم افزار BPMS چه کاربردی دارد؟

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS (Business Process Management Software) ابزاری برای طراحی، مدل‌سازی، خودکارسازی و مدیریت فرایندها می‌باشد؛ نرم افزار BPMS امکان طراحی فرایند‌ها با استفاده از نمادهای تصویری و بصری و عدم نیاز به دانش عمیق برنامه‌نویسی را در اختیار سازمان‌ها قرار داده است.

فرایندهایی که قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر هستند را می‌توان به کمک نرم افزار BPMS طراحی و خودکارسازی نمود؛ در غیر این صورت، فرایند مورد نظر قابل طراحی و خودکارسازی نیست. به عنوان مثال، فرایندهای تایید اسناد و مدارک مهندسی، فرایندهایی قابل پیش‌بینی و تکرارپذیر هستند و می‌توان آن‌ها را به کمک نرم افزار BPMS مدل‌سازی و خودکارسازی نمود.

انواع مختلفی از نرم افزارهای BPMS در بازار وجود دارد، که هر کدام از قابلیت‌ها و امکانات خاصی برخوردار هستند؛ نرم افزار BPMS فراگستر نسخه بومی شده نرم افزار متن باز و قدرتمند ProcessMaker می‌باشد. BPMS فراگستر با توجه به نیاز سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی بهینه‌سازی و فارسی سازی شده و به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری فرگستر به بازار عرضه شده است.

بیشتر بدانیم: تفاوت نرم افزار BPMS و سیستم گردش کار چیست؟

مراحل طراحی فرایند گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر چگونه است؟

برای طراحی فرایند گردش کار مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر، باید مراحل مختلفی را به ترتیب طی کنید؛ این مراحل عبارت‌اند از:

• تعریف و شناسایی فرایند
• بهینه سازی فرایند
• طراحی و مدل‌سازی فرایند
• تعریف نقش‌ها و وظایف
• تعیین قوانین و شروط اجرایی
• پیاده‌سازی در سازمان
• ارزیابی و بهبود مستمر فرایند

حال بیایید هر کدام از این مراحل را باهم بررسی کنیم.

مراحل طراحی فرایند گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر

بیشتر بدانیم: قبل از شروع پروژه BPMS چه اقداماتی باید انجام دهید؟

تعریف و شناسایی فرایند

قبل از شروع مدل‌سازی فرایند گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS، باید جریان کار و فرایندهای مرتبط با اسناد و مدارک مهندسی را شناسایی کنید؛ هدف از اجرای فرایند، مراحل فرایند، جریان کار فرایند، واحدها و افراد دخیل در فرایند و دیگر جزئیات آن باید به طور کامل شناسایی و تعریف شده باشند.

بهینه سازی فرایند

پس از شناسایی و تعریف کامل فرایند، باید مراحل اضافی، گلوگاه‌ها و دیگر نقص‌ها و کاستی‌های موجود در فرایند را بهینه‌سازی نمایید؛ بهینه سازی فرایندها موجب افزایش سرعت گردش مدارک مهندسی در سازمان و همچنین کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان می‌گردد. بهینه‌سازی فرایندها یکی از مراحل بسیار مهم در طراحی و خودکارسازی فرایندها – مانند گردش کار مدارک مهندسی – می باشد، زیرا هرچه بهینه‌سازی فرایندها با دقت بیشتری صورت بگیرد، بهره‌وری سازمان شما بیشتر افزایش خواهد یافت.

طراحی و مدل سازی فرایند

پس از بهینه سازی فرایندها، نوبت به طراحی و مدل‌سازی آن‌ها می‌رسد؛ در نرم افزار BPMS فراگستر می‌توانید به سادگی و تنها با Drag&Drop نمادهای بصری، فرایندهای مد نظر برای گردش مدارک مهندسی در سازمان را طراحی مدل‌سازی کنید. شایان ذکر است که نرم افزار BPMS فراگستر از ابزار فرم‌ساز نیز برخوردار می‌باشد؛ به کمک ابزار فرم‌ساز نرم افزار BPMS فراگستر، می‌توانید برخی از مدارک مهندسی را (مانند فرم ترنسمیتال، فرم بازخورد و…) طراحی کرده و در فرایند مورد نظر جایگذاری کنید.

به عنوان مثال، کاربران می‌توانند برای ایجاد و ارسال یک فرم ترنسمیتال، از طریق اتوماسیون اداری خود فرم ترنسمیتال طراحی شده را انتخاب کند، موارد مورد نیاز را تکمیل نموده و در نهایت با ارسال فرم، آن را بر اساس فرایند و جریان کار طراحی شده، در سازمان به گردش در بیاورد.

تعریف نقش ها و وظایف

تعریف نقش‌ها در فرایند و وظایفی که بر عهده دارند، یکی دیگر از مراحل طراحی گردش کار مدارک مهندسی در سازمان می‌باشد؛ در این مرحله باید سمت‌ها یا واحد‌هایی که در فرایند دخیل هستند مشخص شوند و وظایف هر کدام از آن‌ها در مراحل مختلف فرایند گردش مدارک مهندسی، تعیین گردد.

به عنوان مثال، بسیاری از مدارک و اسناد مهندسی قبل از ثبت و بایگانی در سازمان، باید توسط چندین نفر تایید شوند و در واحد‌های مختلف به گردش در بیایند؛ در طراحی و مدل‌سازی فرایند نیز باید سمت‌ها و واحد‌ها و وظایفی که دارند – مانند تایید سند، ثبت سند، بایگانی سند، ارسال سند به مرحله بعد و… – مشخص گردند.

تعیین قوانین و شروط اجرایی

یکی دیگر از مراحل طراحی فرایندهای گردش مدارک مهندسی در سازمان، تعیین قوانین و شروط اجرایی است؛ در این مرحله باید قوانین و شروط خاصی  – مانند تایید و عدم تایید، ارجاع به مرحله قبل یا بعد و… – را برای اجرای صحیح مراحل مختلف فرایند تعیین کنید. به عنوان مثال، تا زمانی که فرم مورد نظر توسط سمت مدیریت تایید نگردد، به مرحله بعد ارجاع داده نشود؛ یا مثلا تاییدات و امضاهای مورد نیاز به صورت سلسله مراتبی صورت بگیرند و… .

پیاده سازی در سازمان

پس از تکمیل فرایند‌ها و جریان کار مربوط به آن‌ها، زمان پیاده‌سازی فرایندهای گردش مدارک مهندسی در سازمان است؛ در این مرحله فرایندهای طراحی شده باید در یک بستر نرم افزاری در دسترس و اختیار کاربران قرار بگیرد. به دلیل یکپارچگی نرم افزار BPMS فراگستر با اتوماسیون اداری فراگستر، امکان پیاده‌سازی فرایندهای طراحی شده در اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن – مانند میز خدمت الکترونیک برای ارائه خدمات غیر حضوری – وجود دارد.

نرم افزار اتوماسیون فراگستر به عنوان بستری یکپارچه و متمرکز جهت مدیریت فرایندها، اطلاعات و ارتباطات در سازمان، یکی از بهترین گزینه‌ها برای پیاده‌سازی فرایندهای مختلف در سازمان‌ها و کسب و کارها می‌باشد.

ارزیابی و بهبود مستمر فرایند

پس از پیاده‌سازی فرایندهای گردش مدارک مهندسی و استفاده کاربران از آن‌ها، باید عملکرد فرایندها ارزیابی شوند و در صورت امکان و نیاز، اصلاحات و بهبود‌هایی بر روی آن‌ها صورت بگیرد؛ به کمک نرم افزار BPMS فراگستر می‌توانید در کمترین زمان ممکن، فرایندها و جریان کارهای تعریف شده را اصلاح و ویرایش کنید و آن‌ها را بهبود ببخشید.

بیشتر بدانیم: چگونه یک فرآیند را در نرم افزار BPMS فراگستر طراحی کنیم؟ + ویدئو

برخی از قابلیت های نرم افزار BPMS فراگستر

نرم افزار BPMS فراگستر، سامانه‌ای بسیار کاربردی می‌باشد و قابلیت‌ها و امکانات مختلفی برای طراحی، خودکارسازی و مدیریت فرایندهای مختلف در اختیار شما می‌گذارد؛ برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی فرآیند و فرم‌ها به صورت Dragable
• تعریف فرایندها بصورت نامحدود
• طراحی انواع فرم‌های سازمانی
• دسته‌بندی گروه‌های مختلف فرایندها و زیرفرایندها
• تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
• پشتیبانی از انواع داده‌های رشته‌ای، عددی، پولی، فایل و…
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• بهره‌گیری از نرم‌‎افزار گزارش‌ساز جهت ساخت گزارش‌
• تعریف انواع شرط‌ها، قوانین و انتساب‌ها در مدل فرایند
• شروع خودکار فرایند براساس زمانبندی تعیین شده در Timer
• یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
• و…

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار BPMS فراگستر و همچنین کسب تجربه کار با آن، می توانید نسخه دموی رایگان را از طریق لینک زیر دریافت کنید؛ همچنین می‌توانید از طریق شماره تماس 42623 (021) با همکاران ما در ارتباط باشید و علاوه بر تهیه نسخه دموی رایگان، اطلاعات بیشتری از اتوماسیون اداری فراگستر و نرم افزار BPMS فراگستر به دست بیاورید.

سخن پایانی

در این مقاله با مراحل مختلف گردش مدارک مهندسی در سازمان آشنا شدیم و همچنین آموختیم که برای طراحی گردش مدارک مهندسی در نرم افزار BPMS فراگستر، باید چه مراحلی را طی نمایید؛ خودکارسازی گردش مدارک مهندسی در سازمان، مزایای مختلفی مانند افزایش سرعت فرایندها، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری سازمان و… می‌گردد.

امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید؛ در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بی‌پاسخ مانده، حتما آن‌ها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.