بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت چه ویژگی هایی دارد؟

زمان تقریبی مطالعه: 11 دقیقه

هر شرکت و کسب و کاری برای افزایش بهره‌وری و همچنین توسعه و پیشرفت، نیاز به برنامه‌ریزی و مدیریت کارها دارد؛ مدیران موفق کسانی هستند که به درستی و با دقت، تمامی کارهای شرکت را مدیریت می‌کنند و عملکرد زیردستان خود را ارزیابی می‌نماید.

امروزه برای مدیریت بهینه کارها و وظایف در شرکت‌ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک، از نرم افزار مدیریت کارهای شرکت یا نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی استفاده می‌شود؛ افراد شرکت به کمک این نرم افزارها می‌توانند وظایف و کارهای خود را مشاهده نمایند، وظایف زیردستان خود را مدیریت کنند و… . برای آشنایی کامل با ویژگی‌های بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت و بررسی 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارها و وظایف تیمی، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

نرم افزار مدیریت کارها چیست؟

نرم افزار مدیریت کارها ابزاری برای مدیریت وظایف و کارهای خود، اعضای تیم و یا کارمندان می‌باشد؛ این نرم‌افزارها با هدف تعیین وظایف، پیگیری آن‌ها و ایجاد پل ارتباطی میان اعضای شرکت یا کسب و کار طراحی شده و توسعه یافته‌اند.

برخی از کاربردهای عمومی نرم افزارهای مدیریت کارها عبارت‌اند از:

• تعریف فضاهای کاری مختلف
• تعریف گروه‌های کاری
• تعریف وظایف و کارها
• تخصیص وظایف و کارها به اعضای تیم
• پیگیری میزان پیشرفت کارها
• برقراری ارتباط بین اعضای تیم
• انتقال فایل بین کاربران
• و…

برخی از کاربردهای عمومی نرم افزارهای مدیریت کارها

به طور کلی، افراد به کمک نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت، می‌توانند تمامی وظایف و کارهای خود و اعضای تیم یا زیردستان را تعریف و مدیریت نمایند و همچنین با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و فایل به اشتراک بگذارند، آن هم در محیطی یکپارچه و متمرکز.

استفاده از نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت چه مزایایی دارد؟

شرکت‌ها و کسب و کارهای مختلف به کمک نرم افزار مدیریت کارها، با سازماندهی وظایف و مدیریت نیروی انسانی می‌توانند علاوه بر کاهش هزینه‌ها و افزایش سرعت پروژه‌ها و اتمام وظایف، میزان سود و بهره‌وری خود را نیز افزایش دهند. استفاده از نرم افزار مدیریت کارهای شرکت مزایای زیادی دارد، اما اگر بخواهیم برترین مزایای استفاده از آن‌ها را مرور کنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره نماییم:

• بهبود مدیریت و سازماندهی پروژه‌ها و وظایف
• بهبود مدیریت و سازماندهی نیروی انسانی
• ایجاد فضاهای کاری متفاوت
• بهبود مدیریت زمان و نظارت بر روند رسیدگی به وظایف
• مدیریت متمرکز و یکپارچه وظایف و پروژه‌ها
• برقراری ارتباط قوی بین اعضای تیم
• افزایش شفافیت در پروژه‌ها و کارها
• بهبود هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم
• امکان پیگیری کارها و وظایف
• افزایش انعطاف‌پذیری مدیریت تیمی
• و…

حال که با کاربردها و مزایای نرم افزار مدیریت کارهای شرکت آشنا شدیم، نوبت آن رسیده که ببینیم یک نرم افزار مدیریت کارهای خوب، چه ویژگی‌هایی دارد؟

ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت

انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت یا همان نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها دارای امکانات، قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی هستند، که به منظور مدیریت کارها و وظایف توسعه داده شده‌اند؛ برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت کارها، علاوه بر در نظر گرفتن نیازهای خود، باید به ویژگی‌ها و فاکتورهای زیر نیز دقت داشته باشید:

قابلیت ها و ویژگی های بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت

قابلیت ایجاد فضاهای کاری مجزا

بسیاری از مدیران به طور همزمان با افراد و واحد‌ها و تیم‌های مختلفی در ارتباط هستند و وظیفه‌ی سازماندهی و مدیریت اعضای تیم و پروژه‌ها ی مختلفی را بر عهده دارند؛ برای مدیریت بهتر و سازماندهی دقیق‌تر وظایف و پروژه‌ها، نرم افزار مدیریت کارهای شرکت، باید قابلیت ایجاد فضاهای کاری مجزا و تفکیک پروژه‌ها، تیم‌ها و واحد‌های سازمانی را داشته باشد.

قابلیت ایجاد لیست وظایف و کارها

در هر فضای کاری، ممکن است شما تیم‌ها، اعضا و کارهای مختلفی داشته باشید و برای مدیریت آن‌ها، نیاز به ایجاد لیستی از وظایف و کارها دارید؛ یک نرم افزار مدیریت کارهای شرکت خوب، امکان ایجاد لیست وظایف و کارها به صورت جداگانه را برای کاربران خود فراهم می‌کند.

به کمک این قابلیت، می‌توانید انواع مختلفی از لیست‌ها (مانند کارهای در حال انجام، کارهای انجام شده، کارهای آقا/خانم ….، کارهای در حال برنامه‌ریزی و…) را تعریف کنید و هر کدام از کارها و وظایف تعیین شده را درون آن‌ها دسته‌بندی نمایید

قابلیت ایجاد لیست وظایف و کارها

قابلیت ایجاد چک لیست وظایف و پیگیری روند رسیدگی به آن ها

برای مدیریت دقیق پروژه‌ها و کارها، به چک لیستی از وظایف نیاز دارید، که بتوانید بر اساس آن، میزان پیشرفت را مشاهده کنید و مدیریت نمایید؛ در همین راستا، نرم افزارهای مدیریت کارهای خوب، باید امکان ایجاد چک لیست وظایف و همچنین قابلیت پیگیری آن‌ها را داشته باشند.

ایجاد گروه های کاری مجزا

علاوه بر امکان تعریف فضاهای کاری متفاوت، یک نرم افزار مدیریت کارها شرکت، باید امکان تعریف و ایجاد گروه‌های کاری مجزا را نیز داشته باشد؛ به کمک این قابلیت، با تعریف یک فضای کاری، می‌توانید تیم‌های مختلفی که به آن مرتبط هستند را، همزمان مدیریت کنید. این امر موجب افزایش یکپارچگی محیط کاربری و مدیریت متمرکز کارها و وظایف می‌گردد.

قابلیت تعیین تاریخ سررسید برای کارها و وظایف

یکی دیگر از ویژگی‌ها و امکانات یک نرم افزار مدیریت کارهای خوب، امکان تعیین تاریخ سررسید برای انجام کارها و وظایف مختلف است؛ علاوه بر این، نرم افزارهای مدیریت کار حرفه‌ای، اعلانی مبنی بر یادآوری تاریخ سررسید کارها را نیز دارند. به کمک این قابلیت می‌توانید مدیریت بهتری بر روی زمان‌بندی کارها و پروژه‌های خود داشته باشید.

قابلیت تعیین تاریخ سررسید برای کارها و وظایف

اطلاع رسانی از تغییرات به کمک پیامک، ایمیل یا اعلان درون سیستمی

برای مدیریت و نظارت بهتر بر روی کارها و وظایف، نرم افزار مدیریت کارهای شرکت، باید امکان اطلاع رسانی از تغییرات (مانند ایجاد کار جدید، اتمام مراحل کارها، تغییر در وظایف و…) به کمک پیامک، ایمیل یا اعلان درون سیستمی را داشته باشد. به کمک این قابلیت، مدیران و کاربران به راحتی در جریان کارها و تغییرات قرار می‌گیرند و این امر موجب افزایش شفافیت در کارها می‌گردد.

سفارشی سازی ظاهر نرم افزار

انتخاب رنگ‌های مختلف برای لیست کارها، انتخاب تم خاص برای فضاهای کاری، انتخاب برچسب برای کارها و به طور کلی سفارشی سازی ظاهر نرم افزار، یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت کارهای خوب محسوب می‌شوند.

قابلیت انتقال و اشتراک گذاری فایل

در بسیاری از موارد، افراد برای انجام وظایف خود و یا پس از اتمام آن، نیاز دارند تا فایل‌های مختلفی را با همکاران و مدیران خود به اشتراک بگذارند و به آن‌ها منتقل نمایند؛ در همین راستا، به منظور حفظ یکپارچگی محیط کاربری، نرم افزار مدیریت کارهای شرکت باید قابلیت انتقال و اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف را داشته باشد، تا کاربران بدون خروج از محیط کاربری، قادر به انتقال و اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف برای کاربران دیگر یا مدیران خود باشند.

امنیت بالا و حفظ حریم کاری

حفظ امنیت اطلاعات، تعیین سطوح دسترسی و همچنین حفظ حریم کاری، یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت کارهای خوب محسوب می‌گردد؛ افراد باید بتوانند در محیطی امن، فایل‌های خود را به اشتراک بگذارند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و دسترسی کاربران دیگر به فضاهای کاری و لیست وظایف را داشته باشند.

دسترس پذیری بالا و محیط یکپارچه

در برخی از موارد، افراد به صورت دورکار فعالیت می‌کنند و یا فقط به گوشی همراه خود دسترسی دارند، در این حالت باید از نرم افزار مدیریت کارهایی استفاده نمود که دسترس پذیری بالایی دارند و افراد می‌توانند از طریق موبایل یا کامپیوتر و با دسترسی به اینترنت، به فضاهای کاری و لیست وظایف و کارهای خود دسترسی داشته باشند.

علاوه بر دسترس پذیری بالا، یک نرم افزار مدیریت کارهای خوب، باید دارای محیطی کاری یکپارچه و متمرکزی باشد، تا افراد بدون نیاز به نرم‌افزارهای دیگر و یا خروج از محیط کاربری، بتوانند تمام نیازهای خود را برای مدیریت کارها و وظایف بر طرف نمایند.

معرفی 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت

در این قسمت، در راستای راهنمایی انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت، لیستی شامل 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارها و وظایف تیمی را برای شما تهیه کرده‌ایم؛ 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت عبارت‌اند از:

نرم افزار Trello

نرم افزار Trello ابزاری آنلاین برای مدیریت اعضای تیم، وظایف و پروژه‌های مختلف است؛ به کمک این نرم افزار، مدیران و کاربران می‌توانند فضاهای کاری مختلفی را ایجاد نمایند و درون هر کدام از آن‌ها لیست‌های مختلفی از وظایف و کارها تعریف کنند. برخی از معایب نرم افزار Trello عبار‌ت‌اند از:

• نیاز همیشگی به اتصال به اینترنت
• محدودیت در انتقال داده‌ها
• کمبود قابلیت گزارش‌گیری پیشرفته
• محدودیت‌های نسخه رایگان
• و…

محیط کاربری نرم افزار Trello

نرم افزار MeisterTask

نرم افزار آنلاین MeisterTask، ابزاری آنلاین برای مدیریت فضاهای کاری، لیست کارها و وظایف و… می‌باشد؛ این نرم افزار، علاوه بر قابلیت‌های معمول در نرم افزارهای مدیریت کارها، امکان تهیه گزارش عملکرد و روند پیشرفت پروژه‌ها و کارها را نیز برای کاربران خود فراهم نموده است. نرم افزار MeisterTask یکی از برترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت کارهای تیمی محسوب می‌گردد که رابط کاربری بسیار ساده‌ای دارد، اما از برخی محدودیت‌ها و معایب نیز برخوردار است. معایب و محدودیت‌های نرم افزار MeisterTask عبارت‌اند از:

• محدودیت‌های سفارشی‌سازی
• نیاز مداوم به اینترنت
• محدودیت‌های نسخه رایگان
• پیچیدگی در مدیریت تعداد زیاد پروژه‌ها و وظایف
• و…

محیط کاربری نرم افزار MeisterTask

نرم افزار ToDoist

یکی دیگر از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت کارهای شرکت، نرم افزار ToDoist می‌باشد؛ این نرم‌افزار در شرکت‌های بزرگ و کوچک مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد و دارای تمامی ویژگی‌ها و قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت کارهای خوب، است.

اما همانند هر نرم‌افزار دیگری، نرم افزار آنلاین ToDoist نیز، دارای برخی کمبود‌ها و معایب می‌باشد، که این موارد عبارت‌اند از:

• نیاز مداوم به اینترنت
• محدودیت‌های نسخه رایگان (مانند تعداد پروژه‌ها، تعداد فضاهای کاری و…)
• پیچیدگی رابط کاربری
• و…

محیط کاربری نرم افزار ToDoist

نرم افزار AirTable

نرم افزار AirTable یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریت کارهای شرکت است، که دارای دو نسخه رایگان و پولی می‌باشد؛ این نرم افزار دارای امکاناتی مانند فیلتر کردن کارها بر اساس اولویت، ایجاد فرم، دسترسی به تقویم و… برای مدیریت بهتر کارها و وظایف است.. اگر بخواهیم به بررسی معایب این نرم افزار بپردازیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• محیط کاربری پیچیده
• شخصی‌سازی ظاهری محدود
• محدودیت در انتقال فایل‌ها
• محدودیت‌های نسخه رایگان
• هزینه بالای نسخه کامل
• و…

محیط کاربری نرم افزار AirTable

نرم افزار مدیریت کارها فراگستر

نرم افزار تحت وب و آنلاین مدیریت کارها فراگستر، یکی از محصولات داخلی کشور عزیزمان می‌باشد، که مطابق با نیازهای شرکت‌ها و کسب و کارهای ایرانی بهینه‌سازی شده و توسعه یافته است؛ این نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد و یکپارچگی کاملی با اتوماسیون اداری و دیگر زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای متصل به آن (مانند گزارش‌ساز، کارتابل مکاتبات، چارت سازمانی، پایگاه داده و…) دارد. نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، دارای محیطی کاربرپسند، یکپارچه و متمرکز می‌باشد و امکان تعریف فضاهای کاری مختلف، انواع لیست کارها و وظایف، تهیه گزارش عملکرد، سفارشی‌سازی ظاهری، اطلاع‌رسانی از تغییرات، گفتگوی درون سازمانی و… را دارد.

محیط کاربری نرم افزار مدیریت کارها فراگستر

مخلص کلام

در این مقاله به بررسی کامل ویژگی‌های بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت و همچنین معرفی 5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارهای تیمی پرداختیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی با مطالعه این مقاله به دست آورده باشید.

در انتها باید به این نکته اشاره کنیم که، شما عزیزان می‌توانید سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید و یا اینکه با شماره 42623 (021) تماس حاصل بفرمایید تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن، پاسخ سوالات شما عزیزان را در اختیارتان بگذارند.

سوالات متداول مشتریان

آیا نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت را می توان به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر متصل کرد؟

بله، برخی از نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت علاوه بر سامانه‌ها و نرم‌افزارهای پیش‌فرضی که قابلیت اتصال به آنها را دارند، به کمک APIها نیز قابلیت اتصال به نرم‌افزارها و سامانه‌‍های مختلف را دارند.

نرم افزار مدیریت کارهای شرکت چه مزایایی دارد؟

• بهبود مدیریت و سازماندهی پروژه‌ها و وظایف
• بهبود مدیریت و سازماندهی نیروی انسانی
• ایجاد فضاهای کاری متفاوت
• بهبود مدیریت زمان و نظارت بر روند رسیدگی به وظایف
• مدیریت متمرکز و یکپارچه وظایف و پروژه‌ها
• و…

بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت چیست؟

5 تا از بهترین نرم افزارهای مدیریت کارهای شرکت عبارت‌اند از نرم افزار Trello ،ToDoist، MeisterTask، AirTable و نرم افزار مدیریت کارهای فراگستر.