مدیریت جلسات اداری با چه نرم افزاری امکان پذیر است؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

مدیریت جلسات، اطلاع‌رسانی به موقع آنها، انجام هماهنگی‌های لازم برای دعوت افراد به جلسات و پیگیری نتایج حاصل از برگزاری جلسات، یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها محسوب می‌گردد؛ از آن جایی که امروزه بسیاری از فرآیندها و کارها در سازمان‌ها به کمک نرم‌افزارها و سامانه‌های اتوماسیون صورت می‌گیرد، سازمان‌ها و افراد برای مدیریت جلسات اداری به صورت کارآمدتر و بهینه‌تر، از نرم افزارهای مدیریت جلسات اداری استفاده می‌کنند. در این مقاله علاوه بر آشنایی با سیر برگزاری جلسات اداری و بررسی نکاتی برای مدیریت جلسات اداری، با نرم افزار تخصصی مدیریت جلسات نیز آشنا خواهیم شد.

نرم افزارهای مدیریت جلسات اداری، ابزاری برای اطلاع‌رسانی، هماهنگی با افراد دعوت شده به جلسات و پیگیری برگزاری جلسات می‌باشند. برای آشنایی بیشتر با این دسته از نرم‌افزارها، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

تعریفی از سیر برگزاری جلسات

برای مدیریت جلسات اداری باید با مراحل و سیر برگزاری آن آشنا شویم؛ جلساتی که در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف به صورت رسمی برگزار می‌شوند، دارای مراحل خاصی هستند. گام‌ها و سیر برگزاری و یک جلسه اداری عبارت‌اند از:

1. طرح موضوع و برنامه‌ریزی جلسه
2. ارسال دعوت‌نامه به افراد مرتبط
3. برگزاری و ثبت صورت‌جلسه
4. به اشتراک‌گذاری صورت‌جلسه
5. پیگیری مصوبات جلسه
6. آرشیو مستندات جلسه

تصویر 1 – سیر برگزاری جلسات

مراحل و گام‌هایی که بیان کردیم، در بسیاری از سازمان‌ها به صورت سنتی و با استفاده از ابزارها و روش‌های قدیمی صورت می‌گیرند؛ اما امروزه نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت جلسات وجود دارند، که سازمان‌ها با استفاده از آنها، قادر به مدیریت 0 تا 100 جلسات خود می‌باشند.

نکاتی برای مدیریت جلسات اداری

برای برگزاری موفق و خوب یک جلسه اداری، تنها رعایت گام‌ها و سیر برگزاری جلسات اداری کافی نیست و باید نکات دیگری را نیز برای مدیریت جلسات اداری باید در نظر داشته باشید. برخی از نکات مهم برای مدیریت جلسات اداری عبارت‌اند از:

وقت‌شناس باشید.

سعی کنید به عنوان برگزارکننده جلسه حتما زودتر از مدعوین در جلسه حضور داشته باشید و شرایط را برگزاری هرچه بهتر جلسه مهیا بفرمایید.

زمان‌بندی مناسبی برای صحبت کردن داشته باشید.

صحبت دیگران را قطع نکنید، هنگام صحبت کردن صدایی واضح و رسا داشته باشید، زمان‌بندی مناسبی برای طرح مسائل و ارائه نظر خود انتخاب نمایید.

دستور جلسه را به اعضای جلسه اعلام کنید.

قبل از برگزاری جلسه و یا در ابتدای شروع جلسه، دستور جلسه را به مدعوین اعلام کنید تا یک دید کلی از هدف برگزاری جلسه به دست بیاورند و صحبت‌ها و نظرات خود را برای اشتراک‌گذاری در جلسه آماده نمایند.

مدت زمان جلسه را یادآوری کنید.

علاوه بر اعلام زمان شروع جلسه، در حین جلسه مدت زمان باقی مانده زمان جلسه را به مدعوین اعلام کنید، تا صحبت‌های خود را زمان‌بندی و مدیریت نمایند.

حاضرین را معرفی نمایید.

به عنوان مدیر و برگزارکننده جلسه، بهتر است معرفی کوتاهی برای هرکدام از مدعوین حاضر در جلسه ارائه دهید؛ این معرفی می‌تواند تنها شامل نام خانوادگی و سمت افراد باشد.

با حضار ارتباط چشمی برقرار کنید.

برقراری ارتباط چشمی با حاضرین موجب جلب توجه آن‌ها و ایجاد احساس اهمیت در آن‌ها می‌گردد؛ سعی کنید به طور مداوم با افراد مختلف در جلسه ارتباط چشمی برقرار کنید و توجه همگان را به خود جلب نمایید.

زبان بدن خود را یاد بگیرید.

به کار بردن حرکات و استفاده از زبان بدن، یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای جلب توجه حضار در جلسات می‌باشد. سعی کنید حرکات و زبان بدن‌تان را متناسب با موضوع و لحن صحبتتان انتخاب کنید.

از انجام دادن حرکات نامتعارف پرهیز کنید.

حرکاتی مانند تکان دادن پا، صدا دادن انگشتان دست، خمیازه، بی‌قراری، پاک کردن عرق پیشانی با دست و حرکاتی از این قبیل، جزو حرکات نامتعارفی هستند که از انجام دادن آن ها در حین جلسه باید پرهیز کنید. از دستمال برای پاک کردن دست و صورت خود استفاده نمایید، آرام و با حالت مناسبی بر روی صندلی بنشینید و حواستان به عادت‌های همیشگی و رفتارهای نامتعارف باشد.

در آخر جلسه حتما جمع‌بندی داشته باشید.

حتما سعی کنید که در انتهای جلسه به یک جمع‌بندی واحد با اعضای جلسه دست پیدا کنید و در صورت جلسه ثبت نمایید؛ در آخر صورت جلسه را حتما در اختیار مدعوین قرار دهید تا آن را تایید کنند.

چرا مدیریت جلسات اداری نیاز به داشتن یک نرم افزار دارد؟

همان‌طور که مشاهده کردیم، برای مدیریت جلسه اداری باید گام‌ها و مراحل مختلفی را به ترتیب انجام دهیم؛ انجام هماهنگی‌های لازم برای برگزاری یک جلسه و همچنین ثبت و اشتراک‌گذاری صورت‌جلسات، کاری مهم و گاهاً پیچیده محسوب می‌گردد. نرم افزارهای مدیریت جلسات، دارای ابزارها و قابلیت‌های مختلفی هستند، که موجب مدیریت بهتر و افزایش بهره‌وری جلسات می‌گردد؛ برخی از قابلیت‌های نرم افزارهای مدیریت جلسات اداری عبارت‌اند از:

• اتصال به نرم افزارهای تقویم جهت تعیین تاریخ دقیق برگزاری جلسات
• ارسال یادآوری‌های خودکار به مدعوین از طریق پیامک، ایمیل و اعلان تقویم
• ذخیره‌سازی سوابق جلسات و صورت‌جلسات
• هماهنگی دقیق‌تر و سازماندهی‌شده‌تر بین مدعوین و برگزارکنندگان
• امکان پیگیری وظایف و مصوبات صورت‌جلسات
• و…

نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر، جزو کاربردی‌ترین و بهترین نرم‌افزارها در حوزه برگزاری و مدیریت جلسات است؛ در ادامه، بیشتر با این نرم‌افزار کاربردی آشنا می‌شویم.

نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر چه ویژگی هایی دارد؟

نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های بسیار کاربردی سامانه اتوماسیون اداری فراگستر محسوب می‌گردد، که در نسخه پایه این اتوماسیون یا همان سامانه مدیریت مکاتبات اداری فراگستر، به صورت پیش‌فرض در اختیار کاربران قرار داده شده است.

شایان ذکر است که نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر دارای یکپارچگی کاملی با اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن (مانند تقویم سازمانی، کارتابل مکاتبات و…) دارد؛ این یکپارچگی علاوه بر قابلیت‌های مشترک در بین نرم افزارهای مدیریت جلسات اداری، امکانات و ویژگی‌های دیگری (مانند ارسال صورت جلسات در قالب نامه، اطلاع‌رسانی از درون اتوماسیون و…)  را نیز به نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر اضافه نموده است.

برخی از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر عبارت‌اند از:

طرح موضوع جلسه و تعیین تاریخ برگزاری به کمک تقویم سازمانی

اولین گام از برگزاری یک جلسه اداری و رسمی، طرح موضوع جلسه و تعیین تاریخ برگزاری می‌باشد. با استفاده از ابزار مدیریت جلسات فراگستر، می‌توانید به راحتی با کمک تقویم سازمانی که در اتوماسیون فراگستر در اختیار دارید، موضوع جلسه، تاریخ و ساعت برگزاری، تاریخ و ساعت اتمام، توضیحات مورد نیاز و همچنین مکان برگزاری جلسه را تعیین نمایید.

اطلاع‌رسانی از مکان برگزاری جلسه، هم به صورت توضیحات متنی و هم از طریق تعیین آدرس بر روی نقشه (Location) امکان‌پذیر است.

تصویر 2 – نمایی از منوی تعریف رویداد یا جلسه در تقویم سازمانی

ارسال دعوتنامه به افراد از طریق تقویم سازمانی، پیامک و ایمیل

پس از تعیین موضوع جلسه و تاریخ برگزاری آن، اطلاعات مربوطه به افراد مرتبط با جلسه ارسال می‌گردد؛ این اطلاع‌رسانی با روش‌های مختلفی صورت می‌گیرد، که عبارت‌اند از:

• ارسال اعلان رویداد از طریق تقویم سازمانی و نمایش رویداد در تقویم سازمانی
• ارسال دعوت‌نامه از طریق ایمیل و Outlook
• ارسال دعوت‌نامه و اطلاع‌رسانی از طریق پیامک

امکان درج یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مربوطه

یکی دیگر از امکانات این نرم افزار برای مدیریت جلسات اداری، قابلیت تعریف یادآوری برای جلسات و نمایش آن برای افراد مرتبط می‌باشد؛ به کمک این قابلیت، می‌توانید جلسات را با ذکر تاریخ، ساعت و مکان برگزاری به افرادی که دعوت شده‌اند، از طریق تقویم سازمانی درون اتوماسیون و یا ارسال پیامک، یادآوری نمایید.

تصویر 3 – نمایی از محیط کاربری تقویم سازمانی فراگستر و نمایش جلسات و رویدادها

تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در جلسات و رویدادهای تقویم سازمانی

افراد سازمان پس از دریافت دعوت‌نامه جلسات و رویدادها، می‌توانند حضور یا عدم حضور خود در جلسه را پیش از برگزاری آن اعلام نمایند؛ به کمک این قابلیت، سازمان‌ها و افراد می‌توانند مدیریت و آمادگی بهتری برای برگزاری جلسات داشته باشند. برای کسب اطلاعات بیشتر از این قابلیت، از شما دعوت می‌کنیم که مقاله زیر را مطالعه بفرمایید:

• امکان تعیین وضعیت حضور یا عدم حضور مدعوین در رویدادهای تقویم سازمانی

ثبت صورت جلسات در اتوماسیون اداری

پس از اتمام جلسات، با مراجعه به تقویم سازمانی و انتخاب جلسه مد نظر خود، می‌توانید صورت جلسات را در قالب فایل (Word)، توضیحات متنی و مرتبط کردن از طریق شماره نامه، ثبت کنید و برای افراد مرتبط با جلسه به اشتراک بگذارید. این امر موجب بهبود مدیریت متمرکز جلسات، افزایش شفافیت از نتیجه جلسات و همچنین اطلاع‌رسانی دقیق از صورت‌جلسات می‌گردد.

تصویر 4 – نمایی از منوی ثبت صورت جلسه در نرم افزار مدیریت فرآیند فراگستر

اشتراک گذاری صورت جلسه در اتوماسیون اداری

نرم افزار مدیریت جلسات اداری و تقویم سازمانی فراگستر به دلیل یکپارچگی کاملی که با سامانه اتوماسیون اداری فراگستر دارند، دارای قابلیت اشتراک‌گذاری صورت جلسات در قالب نامه می‌باشند. به کمک این قابلیت، صورت جلسات به صورت خودکار و در قالب نامه اداری، به افراد مرتبط ارجاع داده می‌شود و در دسترس آنها قرار می‌گیرد.

پیگیری مصوبات جلسه از طریق اتوماسیون اداری

علاوه بر ثبت و اشتراک‌گذاری صورت جلسات و درج وظایف محول شده به افراد مرتبط، نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر امکان پیگیری مصوبات جلسه و روند رسیدگی به وظایف را نیز، برای کاربران خود فراهم کرده است؛ با کمک این قابلیت، می‌توانید وظایفی که در جلسه مد نظر بر عهده‌ی افراد مرتبط قرار گرفته‌اند را، پیگیری کنید.

ثبت و بایگانی صورت جلسات در سامانه اتوماسیون

یکی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر، بایگانی خودکار صورت جلسات و دسته‌بندی آنها در زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر می‌باشد؛ به کمک این قابلیت، صورت جلسات در قالب نامه‌های اداری، در پایگاه داده نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر ثبت می‌شوند، تا در صورت نیاز، افراد قادر به دسترسی و استفاده از آنها باشند.

برخی دیگر از قابلیت‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر عبارت‌اند از:

• امکان تعیین دسترسی جهت مشاهده، درج، ویرایش و حذف رویدادها در تقویم‌‍ سازمانی به کاربران
• ثبت و تنظیم زمان قرار ملاقات‎ها و جلسات در تقویم سازمانی
• پیوست و مرتبط کردن صورت‌جلسات در رویداد
• Sync تقویم جلسات با تقویم گوگل
• همگام‌سازی تقویم کاری با سایر تقویم‌های موجود در موبایل
• امکان تعریف تقویم‌ کاری متناسب با واحدهای سازمانی و دسترسی به کاربران
• امکان ارسال رویداد تقویم سازمانی به کارتابل
• اتصال و همگام‌سازی با سایر سامانه‌های اتوماسیون
• و…

مخلص کلام

در این مقاله با سیر برگزاری جلسات در سازمان‌ها و کسب و کارها آشنا شدیم و همچنین آموختیم که برای مدیریت و برگزاری بهتر جلسات، به نرم افزار مدیریت جلسات اداری نیاز داریم؛ در ادامه با ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر آشنا شدیم.

با استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات و تقویم سازمانی فراگستر، قادر به مدیریت 0 تا 100 سیر برگزاری جلسات اداری خود خواهید بود. امیدواریم که از مطالعه‌ی این مقاله لذت برده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سؤال پیرامون نرم افزارهای مدیریت جلسات، حتماً آنها را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

نرم افزار مدیریت جلسات اداری چه کمکی به سازمان ها می کند؟

استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات، موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های اطلاع‌رسانی، افزایش بهره‌وری جلسات و افزایش سرعت روند رسیدگی به مصوبات جلسات می‌گردد.

آیا نرم افزار مدیریت جلسات باید قابلیت اتصال به تقویم‌های دیگر را داشته باشد؟

بله، به عنوان مثال نرم افزار مدیریت جلسات فراگستر علاوه بر  قابلیت تعریف تقویم‌های سازمانی متفاوت، قابلیت اتصال به تقویم‌های دیگر مانند Google Calendar  را نیز دارد.

یک نرم افزار مدیریت جلسات اداری خوب چه ویژگی هایی دارد؟

قابلیت اتصال به سامانه‌های اتوماسیون، قابلیت اتصال به تقویم‌های دیگر، قابلیت اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل، پیامک و رویداد تقویمی، راحتی در استفاده، قابلیت ثبت و اشتراک‌گذاری صورت‌جلسات و…