امکان دسترسی به سوابق یک سمت در اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 2 دقیقه

یکی از قابلیت‌های خوب و کاربردی در نسخه 7 اتوماسیون کسب و کار فراگستر، امکان دسترسی به سوابق یک سمت است. به این ترتیب نیروهای جدید سازمان می‌توانند به راحتی به مکاتبات و سوابق اطلاعاتی نفر قبلی دسترسی پیدا کنند. برای آشنایی با این قابلیت با ما همراه باشید.

برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت می‌توانید ویدئوی زیر را مشاهده کنید:

برای آن‌دسته از سازمان‌هایی که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، یکی از اصلی‌ترین موضوعاتی که در هنگام استخدام یک فرد جدید در سازمان مطرح می‌شود این است که نیروی جدید پس از استخدام، چطور می‌تواند به مکاتبات و سوابق اطلاعات در دسترس کاربر قبلی که در سمت او قرار داشته، دسترسی پیدا کند.

به عنوان نمونه یک مدیر مالی جدید چگونه می‌تواند به سوابق مدیر مالی پیش از خود در آن سازمان دسترسی داشته باشد؟

برای دستیابی به این مهم، در نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر راهکارهای مختلفی وجود دارد. یکی از اصلی‌ترین روش‌ها برای پاسخ به این نیاز، فعال کردن دسترسی کاربر جدید به سوابق اطلاعات کاربر (یا کاربران) قبلی است که پیش از او سمت او را دارا بوده‌اند.

این قابلیت ناشی از طراحی اتوماسیون اداری فراگستر به گونه‌ای است که بر اساس سمت ها کار می‌کند نه بر اساس افراد. همچنین، هیچ داده‌ای در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر پاک نمی‌شود و سوابق از بین نمی‌روند. به همین خاطر، هنگامی که فردی از سازمان جدا شده یا تغییر سمت بدهد، راهبر سامانه می‌تواند برای اطلاعاتی که در کارتابل این فرد وجود دارد، به افراد دیگر دسترسی بدهد تا بتوانند کارهای داخل این کارتابل‌ها را ببینند، ارجاع بزنند و یا تعیین تکلیف کنند.

برای فعال کردن این دسترسی، راهبر سیستم باید مراحل زیر را طی کند:

قدم اول:

برای این کار راهبر سامانه باید ابتدا مطابق تصویر زیر در هنگام تعریف کاربر جدید و انتساب او به سمتش، گزینه “مشاهده سوابق سمت‌های غیرفعال در واحد سازمانی” را انتخاب و بر روی دکمه “انتخاب کاربر …” کلیک کند.

قدم دوم:

در پنجره‌ای که باز می‌شود فهرست کاربر یا کاربران غیر فعالی که پیش از این متصدی سمت مشابه با کاربر جدید هستند در دسترس راهبر قرار خواهد گرفت. در قدم بعدی مطابق تصویر زیر کافیست تا راهبر، کاربر یا کاربران قبلی مورد نظر را انتخاب و تغییرات را ذخیره کند.

در نهایت، از این به بعد کاربر جدید از بخش “سوابق سمت” که در تصویر ذیل مشاهده می‌شود، امکان دسترسی به سوابق افرادی که پیش از او متصدی سمتش بودند را خواهد داشت.

لازم به ذکر است که طبیعتاً با ورود به سوابق افراد قبلی، صرفاً امکان به جریان اندازی و ارجاع نامه‌ها، اسناد و فرم‌ها به خود یا دیگران در اختیار کاربر جدید خواهد بود و امکان ایجاد، امضاء یا … در دسترس کاربر جدید نمی باشد.