شرح موفقیت اتوماسیون فراگستر در شرکت مهندسی صنعتی فهامه

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

شرکت مهندسی صنعتی فهامه یکی از مشتریان قدیمی فراگستر است که از اوایل سال 1390، شروع به پیاده‌سازی و استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر کرد. اکنون با گذشت بیش از 10 سال از استقرار و راه‌اندازی این پروژه در شرکت مهندسی صنعتی فهامه، حدود 600 کاربر این مجموعه از اتوماسیون کسب و کار فراگستر استفاده کرده و مکاتبات و فرآیندهای کاری خود را بر روی بستر این سیستم انجام می‌دهند.

شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را از زبان آقای مهندس آیدین آقایی، مدیر فناوری اطلاعات شرکت مهندسی صنعتی فهامه بشنوید:

عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

لوگوی شرکت مهندسی صنعتی فهامه

نام مشتری: شرکت مهندسی صنعتی فهامه

صنعت: شرکت‌های مهندسی

تعداد کاربران: 600 کاربر (160 کاربر همزمان)

زیرسیستم‌های ارائه شده به شرکت مهندسی صنعتی فهامه

شرکت مهندسی صنعتی فهامه در یک نگاه

هسته اولیه شرکت مهندسی صنعتی فهامه در سال ۱۳۷۲ توسط جمعی از مهندسین مجرب و کارآزموده کشور، با هدف ارائه خدمات فنی مهندسی شکل گرفت. ایده‌ها و اهداف مشترک این افراد متعهد و متخصص سبب شد تا فعالیت‌های فهامه در حوزه های مختلف صنعت کشور به سرعت توسعه یابد. خدمات این مجموعه، اکنون، شامل مهندسی کیفیت، بازرسی مهندسی، بازرسی حین ساخت، بازرسی فنی، ارزیابی انطباق، مشاوره مدیریت، مطالعات امکان‌سنجی (فنی-اقتصادی)، مطالعات اقتصادی و … می‌شود.

تجربه و سوابق ارزنده بنیانگذاران و مدیران ارشد فهامه در صنایع مختلف کشور (خودروسازی و …) همراه با اعتماد فعالان اقتصادی، کسب و کارها، سازمان های دولتی، فعالان بخش خصوصی و سایر سازمان‌های ذیصلاح (مانند سازمان ملی استاندارد ایران، وزارت صمت، سازمان برنامه و بودجه و …)، این شرکت را به یکی از نام‌های آشنا و قابلِ اطمینان در زمینه خدمات فنی مهندسی در سطح کشور تبدیل کرده است.

شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در شرکت مهندسی صنعتی فهامه

شرکت فنی مهندسی فهامه با رویکردی که در دهه 80 در حوزه IT داشت، بسیاری از نرم افزارهای مورد نیاز خود را به صورت داخلی توسط کارشناسان خود طراحی و استفاده می‌کرد. اما با بزرگ‌تر شدن این مجموعه، افزایش تعداد کارکنان واحدهای مختلف آن و افزایش ارتباط آن با شرکت‌های مختلف، با پیمانکاران و با سازمان‌ها، احساس نیاز به استفاده از نرم‌افزاری برای نظم بخشیدن بیشتر به مکاتبات اداری در میان مدیران این مجموعه پیدا شد. بنابراین، برای رفع این نیاز، تصمیم به تهیه یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری گرفته شد. این مجموعه به دنبال نرم افزاری بود که دارای تقریباً تمامی ماژول‌های مرتبط با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری را بوده، از تکنولوژی روز استفاده کند، سرعت و امنیت خوبی داشته باشد و طبیعتا User Friendly هم باشد.

از سوی دیگر، در انتهای دهه ۸۰ که این شرکت تصمیم به تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری گرفت، یک تغییر نسل نرم‌افزاری نیز در حال وقوع بود و نرم‌افزارهایی که سابقاً نصبی و آفلاین (و معمولاً ویندوزی) بودند، به نرم افزارهای تحت وب تبدیل می‌شدند. شرکت فراگستر در آن سال‌ها جزو اولین شرکت‌هایی بود که محصول آن یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب بود و ماژول‌های بسیار خوبی را نیز مانند فکس، دبیرخانه، ارتباط بین سازمانی، ارتباط با پست الکترونیک و … ارائه می‌کرد. تمامی این موارد باعث انتخاب اتوماسیون اداری فراگستر توسط این مجموعه شد. این نرم‌افزار با امکانات قوی بایگانی، جستجوی پیشرفته و نظمی که در فعالیت‌های واحدهای این مجموعه ایجاد کرد، مهم‌ترین نیازهای این مجموعه را برطرف کرد. طی سالهای بعد نیز همگام با رشد و موفقیت شرکت فراگستر، ماژول‌های متعدد دیگری نیز به این سامانه اضافه شد که کارایی آن را برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه بیش از پیش افزایش داد.

مزیت‌ها و فواید اتوماسیون فراگستر برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه

در وهله اول، اتوماسیون اداری فراگستر به دیجیتالی، خودکارسازی و یکپارچگی مکاتبات داخلی، مکاتبات خارجی و بین المللی، ارتباطات از طریق پست الکترونیک، ارتباطات بین سازمانی، بایگانی و آرشیو مجموعه فهامه کمک کرد. در سالهای اخیر با ارائه ماژول مدیریت مستندات فراگستر، این مجموعه توانست تمامی دستورالعمل‌ها و رویه‌های اداری خود را نیز با اتوماسیون دیجیتالی و خودکارسازی کنند. با استفاده از این ماژول، کارکنان این مجموعه می‌توانند از طریق اتوماسیون اداری به تمامی مستندات فنی اداری و سیستمی شرکت دست پیدا کنند. همچنین، زیرسیستم BPMS فراگستر به این مجموعه امکان داد تا بسیاری از فرآیندهای درون این مجموعه را خودکارسازی کند.

در ادامه به شرح برخی از ویژگی‌های اتوماسیون اداری فراگستر و فواید آنها برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه می‌پردازیم:

بهبود خدمات مشتریان

یکی از ابتدایی‌ترین فواید اتوماسیون اداری فراگستر برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه که در نتیجه جاری شدن بیشتر نظم در این مجموعه محقق شد، افزایش سرعت پاسخگویی و ارائه خدمات به مشتریان بود. در واقع نظم‌دهی به تعاملات، فرآیندها و مکاتبات اداری یک سازمان طبیعتاً بعد از گذشت مدتی باعث می‌شود توانایی آن سازمان برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان نیز افزایش پیدا کند.

کاربرپسندی نرم‌افزار

مزیت مهم دیگری که اتوماسیون اداری فراگستر برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه داشت، کابرپسندی این نرم‌افزار بوده است. آیدین آقایی مدیر فناوری اطلاعات شرکت مهندسی صنعتی فهامه در این باره می‌گوید:

ما یک دهه است که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می کنیم و انقدر کاربرد آن آسان است که تمامی افراد جدیدی که وارد شرکت می شوند آموزشی بابت استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر نمی‌بینند.

در واقع، کارکنان این مجموعه، طی چند روز استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به راحتی با امکانات آن آشنا می‌شوند و این یکی از نشانه‌های مهم کاربرپسند بودن این نرم‌افزار است.

مدیریت فرآیندها

شرکت فراگستر با ارائه یک راهکار BPMS، امکان مدیریت فرایندها را نیز برای مشتریان خود فراهم کرده است. این امر به شرکت مهندسی صنعتی فهامه که دغدغه‌های کنترل فرایندهای جاری شرکت خود را داشت، کمک کرد تا بتواند فرایندهای جاری خود را بهتر مدیریت و خودکارسازی کند.

سرعت بالای نرم افزار

مدیران شرکت فهامه، یکی از مزیت‌های مهم اتوماسیون اداری فراگستر را سرعت بالای آن می‌دانند. اتوماسیون اداری فراگستر با تکنولوژی‌هایی که استفاده می‌کند و تحت‌وب بودن آن، سرعت بسیار بالایی از منظر این مدیران دارد. همچنین، هر نسخه جدیدی از این نرم‌افزار که توسط شرکت فراگستر ارائه می‌شود، سرعت آن را بهبود می‌بخشد.

پشتیبانی نرم افزار

پشتیبانی اتوماسیون اداری فراگستر از نقاط قوت آن برای شرکت مهندسی صنعتی فهامه بوده است. آیدین آقایی مدیر فناوری اطلاعات شرکت مهندسی صنعتی فهامه در این باره می‌گوید:

ما بیشتر از ده سال است که با شرکت فراگستر کار می‌کنیم و یک ارتباطی بین افراد شرکت ما و افراد شرکت فراگستر به وجود آمده که یک ارتباط دوستی بسیار خوبی است و … شرکت فهامه پشتیبانی بسیار خوبی از شرکت فراگستر تا حالا دریافت کرده است.

بیشتر بخوانید:

در مورد پشتیبانی فراگستر و انواع خدمات پس از فروش آن بیشتر بدانید

نسخه موبایل PWA

یکی از نقاط قوت اتوماسیون اداری فراگستر برای شرکت فهامه به روز بودن تکنولوژی این نرم افزار است. به طوری که همزمان با همه‌گیرشدن استفاده از تبلت و موبایل، اتوماسیون فراگستر نیز نسخه موبایل سامانه خود را ارائه کرد که تقریبا با تمامی پلتفرم‌های سخت افزاری کار می‌کند و رضایت‌مندی مدیران شرکت فهامه را به همراه داشته است.

حذف کاغذ از سازمان

راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری فراگستر ضمن سودآوری و ایجاد ارزش افزوده برای شرکت فهامه، به حذف کاغذ از فرآیندهای کاری این سازمان و حفظ محیط زیست نیز کمک کرده است. به طوری که طی این سال‌ها در شرکت مهندسی صنعتی فهامه رقمی بالغ بر 500 هزار نامه با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر ایجاد شده است که تمامی آنها به صورت الکترونیک و بدون مصرف کاغذ مصرف بوده است. در واقع شاید بتوان گفت چندین تن در مصرف کاغذ صرفه‌جویی شده است که علاوه بر بهره‌وری بیشتر سازمان، به حفظ محیط زیست نیز کمک می‌کند.