نحوه ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 4 دقیقه

بسیاری اوقات لازم می‌شود تا همراه یک سند یا نامه، کلیه ملحقات مربوط به آنها اعم مستندات و مکاتبات مربوطه را نیز مشاهده کنید. فراگستر با داشتن قابلیت ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند، این امکان را برای شما فراهم کرده است. برای آشنایی با این قابلیت با ما همراه باشید.

نامه و سند چه تفاوتی با هم دارند؟

پیش از اینکه به نحوه ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند بپردازیم، باید تفاوت این 2 را بدانیم.

منظور از سند، محتوا و مکتوبی است که گردش ندارد. این محتوا در سازمان دارای ارزش است اما لزوماً دست به دست نمی‌شود. این در حالیست که نامه اصولاً دست به دست شده و به گردش انداخته می‌شود. هرچند یک نامه نیز پس از گردش میان افراد سازمان می‌تواند تبدیل به یک سند شده و در سیستم مدیریت مستندات بایگانی شود.

بنابراین، سند محتوایی است که از ابتدا دارای ارزشی خاص بوده و افراد برای استفاده به آن مراجعه می‌کنند، مانند سند دستورالعمل، سند راهنما، سند ایزو یا سندهای ارزیابی کارکنان که از ابتدا به عنوان سند شناخته شده و قابل مراجعه هستند. این اسناد ارزشمند هستند اما اصولاً دست به دست نمی‌شوند، گردشی ندارند و ممکن است تنها سالی یک بار به آنها رجوع شود. در حالی که یک نامه از ابتدای ورود به چرخه یک سیستم، در حال گردش است.

منظور از ملحقات یک سند یا نامه چیست؟

حال که تفاوت نامه و سند را دانستید، بهتر می‌توانید با محلقات آنها آشنا شوید. اصولاً ملحقات هر نامه یا سند می‌تواند تعداد دیگری نامه یا سند باشد. به عنوان نمونه یک سند مالی ممکن است به تعدادی اسناد و نامه‌های دیگر نیز مرتبط باشد. در این صورت، فردی که می‌خواهد این سند مالی را بازیابی کند، اگر بخواهد ملحقات آن را ببیند، باید به کلیه مستندات و نامه‌های مرتبط با آن هم دسترسی داشته باشد.

در روش سنتی برای دستیابی به ملحقات یک سند یا نامه نیازمند جستجوی آنها بودیم، اما در صورتی که این ملحقات به سند یا نامه اصلی ارتباط داده شوند، شما می‌توانید تنها با بازکردن سند یا نامه اصلی، به سایر ملحقات آن نیز دسترسی داشته باشید. به عنوان نمونه یک سند قرارداد فروش را درنظر بگیرید که تعداد زیادی مکاتبه و اسناد مرتبط با آن، مانند صورتحساب، رسید پرداخت و … وجود دارد. قابلیت ایجاد ارتباط میان یک نامه و سند در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر به شما کمک می‌کند تا به کلیه ملحقات یک نامه یا سند دست پیدا کنید. حال این ملحقات ممکن است، سند یا نامه باشند.

نحوه ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند در کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر

نحوه ایجاد ارتباط بین یک نامه و سند در اتوماسیون اداری فراگستر مطابق مراحل زیر، از طریق کارتابل و از سمت نامه انجام می‌شود:

• قدم اول

در قدم اول برای برقراری ارتباط میان یک نامه و سند، شما باید ابتدا نامه مورد نظر خود را انتخاب کرده و سپس وارد زبانه “اسناد مرتبط” شوید. شما می‌توانید این کار را مطابق تصویر زیر، هنگام ایجاد یک نامه جدید نیز انجام دهید. بعد از ورود به زبانه “اسناد مرتبط”، 2 گزینه “ایجاد ارتباط با سند” و “ایجاد ارتباط با پوشه” در اختیار شما قرار می‌گیرند. این گزینه‌ها در واقع از ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر هستند که از قسمت کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر در اختیار شما قرار گرفته‌اند.

برای ایجاد ارتباط میان نامه و سند، باید نامه مورد نظر را انتخاب کرده و وارد زبانه “اسناد مرتبط” شوید.

• قدم دوم

در قدم بعد، برای ایجاد ارتباط میان نامه با سند مورد نظر، باید روی گزینه “ایجاد ارتباط با سند” کلیک کنید. سپس پنجره‌ای مطابق شکل زیر برای شما باز می‌شود که امکان جستجو و انتخاب اسناد مورد نظر خود را خواهید داشت. توجه داشته باشید که در این قسمت، تنها اسنادی به شما نمایش داده می‌شوند که دسترسی به آنها برای شما تعریف شده باشد.

امکان ایجاد ارتباط میان نامه و سند، تنها برای اسنادی ممکن است که دسترسی به آنها برای شما تعریف شده باشد

• قدم سوم

پس از کلیک بر روی دکمه “ایجاد ارتباط”، با تصویری مطابق شکل زیر روبرو خواهید شد که در آن اسناد مرتبط شده با یک نامه، در زبانه “اسناد مرتبط” قابل مشاهده خواهند بود. پس از این مرحله، هنگام مشاهده سند به نامه‌های مرتبط به آن و هنگام مشاهده نامه به اسناد مرتبط به آن دسترسی خواهید داشت.

اسناد مرتبط با یک نامه در زبانه “اسناد مرتبط” قابل مشاهده هستند

• نکته

در صورتی که بخواهید به یک نامه، یک نامه دیگر را ارتباط دهید نیز می‌توانید مطابق تصویر زیر از زبانه “نامه مرتبط” و گزینه “ایجاد نامه مرتبط” استفاده کنید.

نحوه ایجاد ارتباط میان یک نامه با نامه دیگر

کلام آخر

قابلیت ایجاد ارتباط یک نامه به یک سند از کارتابل اتوماسیون اداری یکی از امکانات اصلی زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر است که به شما امکان می‌دهد بتوانید تمامی ملحقات و اطلاعات مربوط به یک سند را از یکجا مشاهده کنید. با استفاده از این قابلیت دیگر لازم نیست ساعت‌ها به دنبال محلقات مرتبط با یک سند یا نامه باشید و می‌توانید به سرعت و سادگی هر نامه و سند دیگری را که مرتبط با آنهاست، از یکجا مشاهده کنید.