انواع اسناد اداری کدامند؟ و نحوه بایگانی آنها در اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

در هر سازمان انواع متعددی از اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند که مدیریت صحیح آنها نیازمند تفکیک و تشخیص آنها از یکدیگر است. در اینجا ضمن توصیف انواع اسناد اداری، به نحوه مدیریت آنها در نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر خواهیم پرداخت.

منظور از سند سازمانی چیست؟

پیش از اینکه به سراغ توصیف اسناد سازمانی برویم، لازم است تا تعریف مشخصی از سند داشته باشیم. منظور از سند یا مدرک، اطلاعات ثبت شده‌ای است که دارای ارزش بوده و به وسیله اشخاص یا سازمان‌ها ایجاد می‌شود. محتوای یک سند می‌تواند نوشتاری، دیداری یا شنیداری باشد و بسته به نوع محتوا در قالب‌های مانند نوشته، فیلم، صوت و غیره ثبت می‌شوند. بنابراین، اسناد می‌توانند چیزهایی به جز نوشته‌ها نیز باشند.

اسناد را از جنبه‌های مختلفی می‌توان دسته‌بندی کرد. یکی از راه‌های طبقه‌بندی اسناد، تقسیم آنها بر اساس محتوا و موضوع آنهاست. بر همین اساس، یکی از انواع آنها، اسناد سازمانی یا اداری است. منظور از سند سازمانی یا اداری، سندی است که در محیط اداری دارای ارزش بوده و به سازمان یا کسب و کار در انجام فعالیت‌ها و وظایف روزمره آنها کمک می‌کند. این نوع اسناد توسط انواع سازمانهای دولتی و غیردولتی با هدف انجام وظایف و تسهیل امور جاری سازمان و بر اساس چهارچوب‌های تعریف شده در هر سازمان تهیه و استفاده می‌گردند.

انواع اسناد سازمانی کدامند؟

اسناد اداری با توجه به نقش و اهمیتی که برای انجام کارهای اداری سازمان دارند، به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. در یک تقسیم‌بندی می‌توان اسناد اداری را با توجه به کارکرد آنها به 2 دسته اسناد کوتاه مدت و بلند مدت تقسیم کرد: اسناد کوتاه مدت آنهایی هستند که برای انجام امور روزانه استفاده شده، به سرعت تکمیل می‌شوند و سپس ارزش خود را از دست می‌دهند. از جمله این اسناد می‌توان به تقاضانامه‌های معمولی کارکنان مانند فرم‌های مرخصی اشاره کرد. در مقابل، اسناد بلند مدت سازمانی آنهایی هستند که کاربردی طولانی‌تر دارند و ارزش خود را در گذر زمان از دست نمی‌دهند. از جمله این اسناد می‌توان به آیین‌نامه‌ها، اساسنامه‌ها و قراردادهایی اشاره کرد که مرتبط با سیاست‌ها، خط‌مشی‌ها، اهداف، مسؤولیت‌ها، تعهدات و وظایف کلی سازمان هستند.

اما اسناد اداری را از نظر موضوع می‌توان به اسناد دیگری مانند اسناد مالی، اسناد علمی، اسناد مهندسی، اسناد ایزو، اسناد پروژه، اسناد اداری ستادی، اسناد منابع انسانی و … نیز تقسیم کرد. تمامی انواع این اسناد در سیستم مدیریت مستندات فراگستر پشتیبانی می‌شوند و به سادگی قابل بایگانی هستند. در ادامه به معرفی انواع این اسناد  و نمونه های آنها می‌پردازیم:

– اسناد مالی

یکی از اصلی‌ترین انواع اسناد مورد استفاده در هر سازمان، اسناد مالی هستند. این اسناد برای ثبت و انتقال انواع تراکنش‌های مالی، ثبت مصوبه‌های بودجه درباره چگونگی اختصاص هزینه‌ها برای فعالیت‌های مختلف سازمان، پرونده‌های تعهدات و مطالبات مالی سازمان، پرونده هزینه‌کردها مانند اسناد پرداخت حقوق کارکنان و موارد اینچنینی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از قالب‌های رایج اسناد مالی عبارتند از:

• قراردادها: اسنادی هستند که در آنها، طرفین طی یک توافق الزام آور، تعهدات و حقوقی را برای یکدیگر تعیین کرده و به آن ملزم می‌شوند. با توجه به ماهیت مالی بیشتر قراردادها، می‌توان آنها را جزو اسناد مالی دانست.
• تفاهم‌نامه‌ها: نوشته‌هایی هستند که نشان می‌دهند طرفین یک گفتگو، به درک و توافق متقابلی برای انجام یک معامله یا شروع یک پروژه دست یافته‌اند. به عبارت دیگر، یک تفاهم نشان ‌می‌دهد در آینده‌ نزدیک، یک رویداد تجاری یا حقوقی رخ خواهد داد.
• الحاقیه: به تغییراتی گفته می‌شود که در متن اصلی یک قرارداد حقوقی ایجاد می‌شود. این الحاقیه می‌تواند متنی را به قرارداد اصلی اضافه یا کسر کند، اما نمی‌تواند متن را به طور کلی تغییر داده و یا باعث ابطال آن شود. با توجه به تبعات مالی قراردادهای تجاری، الحاقیه‌های آنها هم در زمره اسناد مالی محسوب می‌شوند.
• پیش‌فاکتور: به نوعی سند مالی گفته می‌شود که طی آن، فروشنده یا سازمان، قیمت و توضیحات مربوط به کالا یا خدمات خود را به مشتریان ارائه می‌کند. کاربرد اصلی پیش‌فاکتورها نیز برای ارائه اطلاعات به مشتریان است و تعهدی برای آنها ایجاد نمی‌کند.
• اسناد مناقصه: اسنادی هستند که در جریان رقابت‌های مناقصات مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد انواع مختلفی دارند و با توجه به ماهیت مناقصات، جزو اسناد مالی محسوب می‌شوند. از جمله این اسناد می‌توان به دعوت نامه مناقصه، برگه پیشنهاد مناقصه، دستورالعمل شرکت در مناقصه، ضمانت نامه‌های مناقصه، موافقت نامه پیمان مناقصه، نقشه‌ها و مشخصات فنی پروژه، جداول زمان‌بندی اجرای پروژه و … اشاره کرد.

– اسناد علمی

منظور از اسناد علمی، آندسته از اسناد سازمانی است که دارای ارزش علمی و فنی بوده، مقدار زیادی اطلاعات تخصصی دربردارد و حاصل تحقیقات متخصصین شرکت است. از نمونه انواع این اسناد می‌توان به گزارش‌های مربوط به پروژه‌های تحقیقاتی و عملیاتی سازمان‌ها اشاره کرد. اسناد علمی در سازمان‌ها نقش مهمی در انتقال دانش در سازمان دارند.

– اسناد ایزو

منظور از اسناد ایزو، اسنادی هستند که کسب و کارها و سازمان‎‌ها برای کسب استاندارهای ISO، ملزم به تهیه و داشتن آنها هستند. این اسناد می‌تواند شامل فرم‌ها، اطلاعات مربوط به فرآیندها، آیین‌نامه‌ها و روش‌هایی شوند که استفاده از آنها برای دستیابی به چنین استانداردهایی ضروری هستند.

فر‌م‌ها: منظور از فرم اداری، سندی است که دارای مقداری نوشته و تعدادی جاهای خالیست که با پرکردن آنها می‌توانید، مجموعه‌ای از اسناد با محتوای مشابه و ظاهر استاندارد درست کنید. کاربرد فرم‌ها متنوع بوده و برای انواع درخواست‌ها، سفارشات و امور اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. دستیابی به استانداردهای ایزو نیازمند داشتن فرم‌ها با فرمتی خاص است.

– اسناد اداری ستادی

منظور از اسناد اداری ستادی، اسنادی هستند که در جریان کارهای اداری روزمره داخلی سازمان و مواردی که مربوط به عملیات‌های واحدهای ستادی آن سازمان است، مورد استفاده قرار می‌گیرند. از جمله این نوع اسناد می‌توان به نامه‌های اداری داخلی این واحدها، صورت جلسات داخلی سازمان، قوانین سازمان و امثال اینها اشاره کرد. در نظر داشته باشید که منظور از واحدهای ستادی، واحدهاییست که مستقیماً با مشتریان در ارتباط نبوده و به پشتیبانی از واحدهایی می‌پردازند که مستقیماً با مشتریان در ارتباط هستند.

– اسناد مهندسی

منظور از اسناد مهندسی، اسناد فنی مربوط به پروژه‌های مهندسی است که مفاهیم و اطلاعات دقیق مربوط به پروژه را برای سایر مهندسین پروژه توضیح می‌دهد. این اسناد شامل دیسیپلین‌ها، توضیحات،‌ پاسخها و … هستند.

دیسیپلین: یکی از ویژگی‌هاییست که در هر سند مهندسی پروژه تعیین می‌شود. منظور از کد دیسیپلین (Discipline Code) یا کد گروه هر سند، بخش‌ها و فازهای مختلف پروژه‌های مهندسی است که توسط رشته‌ها و تخصص‌های مختلف انجام می‌شود. منظور از رشته‌های مختلف مهندسی، زیرشاخه‌های عمده مهندسی مانند رشته‌های مهندسی شیمی، مهندسی عمران یا مهندسی برق است.

– اسناد منابع انسانی

منظور از اسناد منابع انسانی، اسنادی است که در واحد منابع انسانی هر سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند. از جمله این اسناد می‌توان به پرونده پرسنلی، حکم کارگزینی، سوابق رفاهی و … اشاره کرد.

حکم کارگزینی: منظور از حکم کارگزینی سندی است که برای فرد استخدام شده در یک سازمان صادر می‌شود و نشان می‌دهد که فرد چه وظایفی در سازمان برعهده دارد، گزارشی از جایگاه شغلی وی در چارت سازمانی می‌دهد و شامل اطلاعات هویتی فرد و حقوق و دستمزد دریافتی وی نیز می‌شود.

– اسناد فنی پروژه‌ها

منظور از اسناد فنی پروژه، اسنادی است که برای اجرای یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد شامل صورت وضعیت پروژه، نقشه پروژه، مدارک فنی آن، ترنسمیتال و موارد مشابه می‌شود.

ترنسمیتال: منظور از ترنسمیتال سندی قابل تعریف در پروژه است که هنگام صدور هر مدرک مهندسی مربوط به پروژه، به پیوست آنها ارسال می‌شود. اسناد ترنسمیتال حاوی اطلاعات عمومی مدارکی هستند که در پیوستشان ارسال می‌شوند. از جمله می‌توان به شماره، تعداد صفحات و عنوان هر سند، هدف از صدور آنها و موارد مشابه اشاره کرد.

 نحوه بایگانی اسناد اداری در اتوماسیون اداری فراگستر چگونه است؟

اتوماسیون اداری فراگستر با بهره گیری از زیرسیستم مدیریت مستندات، ابزاری قوی را برای بایگانی، دسته‌بندی و مدیریت اسناد اداری در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها قرار می‌دهد. هدف نهایی این ابزار که با عنوان سیستم بایگانی اسناد و مدارک، نرم افزار بایگانی اداری یا آرشیو الکترونیکی اسناد هم شناخته می‌شود، مدیریت چرخه حیات اسناد در سازمان است. بنابراین امکانات لازم برای ثبت و مدیریت انواع اسناد اداری را در اختیار شما قرار می‌دهد.

در این نرم افزار چندین راه برای اضافه کردن اسناد به بایگانی وجود دارد. در مورد نامه‌های اداری شما می‌توانید به راحتی از طریق دکمه‌هایی که در سامانه اتوماسیون تعبیه شده است برای بایگانی آنها اقدام کنید. اما برای سایر اسناد لازم است که وارد زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر شوید. در این زیرسیستم شما می‌توانید اسناد مورد نظر خود را از 2 روش کلی بایگانی کنید: 1- با اسکن مستقیم اسناد و ثبت آنها در قالب‌های آماده در سامانه است. 2- روش دوم انتخاب قالب‌هایی مانند فرم و پر کردن آنها به طور دستی است.

در هر 2 شیوه، شما می‌توانید اسناد مورد نظر خود را همراه با مشخصات آنها و در قالب‌هایی که خودتان تعریف می‌کنید بایگانی کنید. به عنوان مثال شما این توانایی را خواهید داشت تا قالب سند حکم کارگزینی پرسنل را مطابق با استانداردهای مورد نظر خود طراحی کرده و اطلاعات لازم را به صورت دستی یا با اسکن وارد آنها کنید.

این نرم افزار برای دسته بندی اسناد نیز امکانات متعددی در اختیار شما قرار می‌دهد و به شما اجازه می‌دهد، پوشه‌های متعددی را مطابق با نیاز خود تعریف کرده و اسناد خود را میان آنها تقسیم کنید. شما همچنین می‌توانید بطور نامحدود درختواره‌ پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات تعریف کنید.

کلام آخر

همانطور که در این مقاله خواندید، اسناد رایج اداری، انواع متفاوتی دارند و هر سازمانی برای موفقیت در انجام فعالیت‌های خود نیازمند استفاده از این اسناد است. یکی از بهترین ابزارها برای بایگانی، طبقه‌بندی و مدیریت اسناد سازمانی، نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر است. برای آشنایی بیشتر با امکانات این نرم افزار می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.