نقش اتوماسیون اداری در تصمیم گیری مدیران چیست؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

موفقیت هر سازمان در گرو این است که تصمیمات مدیران صحیح، متناسب، دقیق و به موقع باشد و آنها برای دستیابی به این مهم باید از تمامی ابزارهای ممکن استفاده کنند. اتوماسیون اداری یکی از این ابزارهاست که به اشکال مختلفی به کسب و کارها کمک می‌کند و مزایای زیادی برای آنها دارد. اما نقش اتوماسیون اداری در تصمیم‌گیری مدیران چیست و آیا می‌تواند در این مورد به آنها کمک کند؟ در این مقاله به پاسخ این سوالات می‌پردازیم.

آیا اتوماسیون اداری می‌تواند باعث بهبود تصمیم‌گیری مدیران شود؟

اتوماسیون اداری نرم افزاری است که از فناوری برای جایگزین کردن نیروی انسانی با کامپیوتر برای انجام کارهای پرحجم، وقت‌گیر و تکراری استفاده می‌کند. تکیه بر اتوماسیون در کسب و کارها به معنای انتقال مسئولیت فعالیت‌های خاص از انسان به ماشین‌ها برای به حداقل رساندن کارهای دستی است. بنابراین، با استفاده از اتوماسیون اداری، فرآیندهای کسب و کار به صورت مقرون به صرفه و بدون خطا انجام می‌شوند. اما آیا اتوماسیون می‌تواند باعث بهبود تصمیم‌گیری مدیران شود؟

انتظاری که از هر مدیر می‌رود این است که تصمیماتی بگیرد که صحیح، دقیق، به‌هنگام و به‌صرفه باشد. اتوماسیون اداری با فراهم کردن اطلاعات جامع و دقیق، می‌تواند به مدیران کمک کند تا تصمیمات صحیح‌تر و دقیق‌تری بگیرند. سرعت و کارایی اتوماسیون اداری نیز می‌تواند به مدیران در اتخاذ تصمیمات به موقع و با کمترین هزینه کمک کند.

استفاده از اتوماسیون اداری مزیت رقابتی واضحی را با تبدیل داده‌ها به اطلاعات معنی‌دار و عملی فراهم می‌کند که تصمیم گیری‌های سریع‌تر و دقیق‌تر را تسهیل می‌کند. البته این بدان معنا نیست که با اتوماسیون، مدیران از داشتن و تقویت مهارت‌های تصمیم‌گیری بی‌نیاز شوند. بلکه ترکیب مهارت‌های تصمیم‌گیری و مزایای اتوماسیون است که مدیران را قادر می‌سازد تا پیش‌بینی‌های بهتری انجام دهند و در نهایت تصمیمات بهتری بگیرند و به سازمان‌ها در دستیابی به اهدافشان کمک کنند.

بدون وجود اتوماسیون اداری، جمع‌آوری داده‌ها برای تصمیم‌گیری در مورد فعالیت‌های سازمان، دشوار، وقت‌گیر و پرهزینه خواهد بود. علت آن هم این است که سازمان‌ها دارای حجم بالایی از داده‌های پراکنده در پایگاه‌های داده و پرونده‌های مختلف، در داخل و خارج از سازمان هستند. در بیشتر موارد، این داده‌ها هرگز مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، زیرا مدیران نیروی انسانی و فناوری لازم را برای تبدیل سریع آنها به اطلاعات تجاری ارزشمند ندارند. در نتیجه، سازمان‌هایی که نمی‌توانند جمع‌آوری داده‌ها، گزارش‌گیری از آنها و تجزیه و تحلیل آنها را به طور خودکار انجام دهند، در درازمدت از رقبایی که دسترسی آسانی به این داده‌ها دارند، عقب می‌مانند.

به طور خلاصه، اتوماسیون به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند، بهره‌وری را افزایش دهند و با ترکیب سریع، تبدیل و انتقال داده‌ها از منابع متعدد به اطلاعات مفید تجاری، سودآوری را بهبود ببخشند. برعکس، اگر سازمان شما از بیشتر داده‌های موجود استفاده نمی‌کند، یا گزارش‌های مورد نیاز خود را به صورت دستی و توسط کارکنانش تهیه می‌کند، در رقابت با شرکت‌هایی که اتوماسیون را به‌عنوان بخشی اساسی از کسب و کار خود پذیرفته‌اند، ضعف خواهد داشت.

استقرار سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌تواند باعث جامعیت، یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان شود. اتوماسیون نه تنها اطلاعات را برای انتقال به مدیران گردآوری و سازمان‌دهی می‌کند، بلکه ابزاری است که به مدیران امکان می‎‌دهد بر تمامی واحدها و فعالیت‌های سازمان‌ها نظارت داشته باشند و بهترین و مناسب‌ترین تصمیمات را بگیرند.

اتوماسیون اداری از چه راه‌هایی باعث بهبود تصمیم گیری مدیران می‎‌شود؟

در قسمت قبل خواندید که اتوماسیون اداری می‌تواند با ساده‌سازی فرآیندهای کاری در یک سازمان، باعث بهبود تصمیم‌گیری در آن شود. اما دقیقا چگونه؟ ابزارهای اتوماسیون اداری مانند نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، به اشکال مختلفی به سازمان‌ها کمک می‌کنند، از جمله باعث کاهش خطای انسانی، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش بهره‌وری و افزایش شفافیت در سازمان می‌شوند. تمامی این موارد می‌توانند در بهبود تصمیم‌گیری مدیران سازمان موثر باشند. در ادامه به تعدادی از راه‌هایی که اتوماسیون اداری می‌تواند باعث بهبود تصمیم گیری مدیران شود، می‌پردازیم:

– صرفه جویی در زمان

استفاده از اتوماسیون در کسب و کار، با خودکارسازی بسیاری از کارهای دستی و تکراری، باعث صرفه‌جویی زیادی در زمان کارکنان و مدیران می‌شود. در سازمان‌هایی که از اتوماسیون استفاده نمی‌کنند، مقدار زیادی از زمان مدیران نیز صرف کارهای اداری دستی و تکراری مانند تأیید اسناد، پردازش اسناد و جستجوی اطلاعات می‌شود. راهکارهای اتوماسیون باعث می‌شوند این وظایف سریع‌تر انجام شوند. بنابراین مدیران می‌توانند بخش بیشتری از زمان خود را بر تصمیم‌گیری و مطالعه داده‌های ارزشمندتر متمرکز کنند.

– کاهش خطای انسانی

فرآیندهای اداری دستی معمولاً توسط چندین نفر انجام می‌شوند و این مساله احتمال پیچیده شدن کارها و وقوع خطا را بیشتر می‌کند. مسلماً خطا در اطلاعات ارائه شده به مدیران می‌تواند در تصمیم‌گیری آنها تاثیر منفی زیادی بگذارد. اما در فرآیندهای خودکارسازی شده، کارها با مراحل مشخص و به طور سیستماتیک انجام می‌شود تا به یک نتیجه استاندارد برسید. اتوماسیون اداری با استانداردسازی فرآیندهای کسب و کار، تضمین می‌کند که هیچ گام مهمی را فراموش نکنید و هیچ اطلاعاتی از دست نروند. در نتیجه به صورت غیرمستقیم در بهبود تصمیم‌گیری مدیران نیز موثر است.

– تسهیل رشد سازمان

سازمانی که در حال رشد است مجبور به استخدام و آموزش تعداد زیادی نیروی انسانی است و مدام در حال آزمون و خطاست. این آزمون و خطا تاثیر منفی و مستقیمی بر کیفیت تصمیم‌گیری مدیران دارد. نرم افزارهای اتوماسیون اداری با تعریف فرآیندهای کاری به سازمان شما کمک می‌کنند تا هنگام رشد، آزمون و خطای کمتری داشته باشد. به این ترتیب مدیران نیز می‌توانند از خطاهای مربوط به تصمیم‌گیری در فرآیند رشد سازمان اجتناب کنند و زمان خود را صرف بهبود تصمیم‌گیری‌ها کنند.

– ثبت سوابق و بازخوانی سریع داده‌ها

در سیستم‌های اتوماسیون اداری، تمامی سوابق ثبت می‌شوند. این مساله نه تنها انبوهی از داده‌ها و گزارشات را در اختیار مدیران قرار می‌دهد، بلکه به آنها اجازه می‌دهد تا بتوانند جزئیات سوابق کارها را بدون معطلی بررسی کنند. به عبارتی در این سیستم‌ها، سوابق هر مرحله از فرآیندی که خودکارسازی شده ثبت می‌شود. به این ترتیب، این امکان را برای پیگیری اینکه چه کسی چه کاری را انجام داده است، بررسی زمان و تاریخ زمان وقوع هر اقدام، نظارت بر اسناد مربوطه و غیره ممکن می‌سازد. این مساله مستقیماً به مدیران برای بررسی سریع داده‌های قدیمی و سوابق امور و اتخاذ بهترین تصمیمات کمک می‌کند.

نرم افزارهای اتوماسیون اداری، گزارشات متنوعی را برای بهبود تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار می‌دهند

– ارائه گزارشات آماری

نرم افزارهای اتوماسیون اداری با داشتن قابلیت ارائه گزارشات متنوع و فراهم کردن داده‌های مورد نیاز برای تحلیل در نرم‌افزارهای هوش تجاری به مدیران کمک می‌کنند تا بر اساس داده‌هایی که از واحدهای مختلف سازمان به دست می‌آورند، بهترین تصمیمات را اتخاذ کنند. این نرم‌افزارها با گزارش‌گیری از داده‌ها می‌توانند به مدیران جهت تشخیص روندها و الگوها در سازمان نیز کمک کنند.

– یکپارچه‌سازی نرم افزارهای سازمانی

سیستم‌های اتوماسیون اداری قوی، این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهند که بتوانید نرم افزارهای سازمانی خود را با یکدیگر یکپارچه‌سازی کنید. در این حالت، داده‌ها به راحتی میان سیستم‌های مختلف سازمان تبادل می‌شوند و این به نوبه خود می‌تواند اطلاعات دقیق‌تر و به‌روزتری را برای تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار دهد و کیفیت تصمیم‌گیری آنها را افزایش دهد.

– پردازش بسیار سریع اطلاعات

یکی دیگر از راه‌هایی که به وسیله آن اتوماسیون اداری می‌تواند باعث بهبود تصمیم گیری مدیران شود، افزایش سرعت پردازش اطلاعات است. این قابلیت باعث می‌شود تا محاسبات لازم برای تصمیم‌گیری، سریع‌تر انجام شود و در نتیجه مدیران بتوانند زمان بیشتری را صرف تجزیه و تحلیل نتایج محاسبات و بهبود تصمیمات خود کنند.

– دسترسی از هر زمان و مکان

سیستم‌های اتوماسیون اداری در صورتی که تحت وب باشند این قابلیت را برای کاربران خود فراهم می‌کنند تا از هر زمان و مکان به آن دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، هیچ کاری متوقف نمی‌شود و مدیران حتی زمانی که در سازمان حضور فیزیکی ندارند و یا در خارج از ساعات اداری، می‌توانند به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند و ضمن اخذ تصمیمات لازم، آنها را با سایر همکاران و زیردستان خود به اشتراک بگذارند.

– خودکارسازی تصمیمات

یکی از بهترین راه‌هایی که اتوماسیون اداری می‌تواند به تصمیم‌گیری مدیران کمک کند، با تعریف قوانینی برای خودکارسازی برخی از تصمیمات است. در واقع مدیران می‌توانند با تعریف قوانین در سامانه‌هایی که توان استدلال بواسطه موتور گردش‌کار را دارند، بخشی از تصمیمات تکراری خود را به سامانه اتوماسیون اداری بسپارند و بر مسائل مهم‌تر تمرکز کنند.

کلام آخر

با دیجیتالی شدن بسیاری از فرآیندهای کاری در سازمان‌ها، نیاز به ابزارهایی که بتوانند اطلاعات را با دقت و سرعت بالا برای مدیران فراهم کنند، بیشتر شده است. این موضوع باعث افزایش نقش اتوماسیون اداری در تصمیم گیری مدیران شده است، زیرا اتوماسیون اداری، با ارائه اطلاعات دقیق، صحیح و بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصمیم‌گیری شده و جلوی اتخاذ بسیاری از تصمیمات نادرست را خواهد گرفت. بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیون اداری نه تنها سرعت دریافت و دقت اطلاعات را افزایش می‌دهند، بلکه به اشکال مختلف به مدیران برای اتخاذ تصمیمات بهتر کمک می‌کنند و به این ترتیب برای سازمان شما یک مزیت رقابتی به وجود می‌آورد.