اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه های اداری

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

برای نوشتن یک نامه اداری، باید اصول و قواعد مختلفی را رعایت کرد و علاوه بر آن، با لغات و اصطلاحات سازمانی در نامه‌های اداری آشنا باشد. اصطلاحات ریز و درشت زیادی در یک نامه اداری استفاده می‌شود و اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و همچنین پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید، باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است؛ با ما همراه باشید.

اصطلاحات نامه های اداری کدامند؟

برای نگارش یک نامه اداری، علاوه بر رعایت اصول نگارش و لحن سازمانی و اداری، باید از اصطلاحات و واژه های پرکاربرد و همچنین کلمات محترمانه نامه اداری نیز استفاده کنیم؛ به طور کلی اصطلاحات نامه های اداری به دو دسته‌ کلی تقسیم می‌شوند:

اصطلاحات پرکاربرد در نامه های اداری

اصطلاحات رایج در متن نامه های اداری

در اینجا فهرستی از اصطلاحات خاص و پرکاربرد نامه های اداری را همراه با معنی و مثال برای شما تهیه کرده‌ایم؛ این اصطلاحات رایج عبارت‌اند از:

1 – مذاکرات

معنا: صحبت‌ها

مثال: طبق مذاکرات قبلی، تصمیم گرفته شد که …

2 – مستحضر / مستحضرید یا مستحضر هستید

معنا: در جریان بودن

مثال: همانطور که مستحضر هستید، باید اقلام مورد نیاز تهیه شوند.

3 – پیوست

معنا: سند یا مدرکی که ضمیمه یا همراه نامه ارسال می‌شود

مثال: مدارک مربوطه به پیوست ارسال می‌گردند.

4 – با عنایت به

معنا: با توجه به، با درنظرگرفتن

مثال: با عنایت به قوانین مربوطه.. / با عنایت بر توضیحات مسئول مربوطه…

کاربرد و معنی با عنایت در نامه اداری چیست؟
این عبارت برای جلب توجه ب موضوع یا صحبتی خاص برای مقام بالاتر، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

5 – اظهار کردن

معنا: بیان کردن

مثال: همانطور که در جلسه قبلی اظهار شد.

6 – متعاقباً

معنا: بعداً

مثال: اطلاعات جدید متعاقباً اعلام خواهد شد.

متعاقبا به چه معناست و چه کاربردی دارد؟
متعاقبا به معنای پیرو، بعدا، پس از این و… می‌باشد و برای اطلاع از ادامه‌دار بودن موضوع یا کاری و یا انجام کاری در زمان آینده استفاده می‌گردد.

7 – امور محوله

معنا: امور واگذار شده

مثال: خواهشمند است امور محوله به بهترین شکل ممکن انجام شوند.

8 – موارد مشروحه

معنا: موارد توضیح داده شده

مثال: برای مشاهده موارد مشروحه به آیین نامه رجوع شود.

9 – تمهیدات

معنا: تداراک‌ها، آماده‌سازی‌ها

مثال: برای حل مشکلاتی که ذکر شد، تمهیدات مناسب در نظرگرفته شده‌اند.

10 – مقرر فرمایید

معنا: دستور دهید، انجام دهید

مثال: مقرر فرمایید بودجه لازم برای انجام پروژه اختصاص داده شود.

11 – مستدعی است / استدعا می‌گردد

معنا: خواهشمندم

مثال: مستدعی است/استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری نمایید.

کاربرد مستدعی است در نامه اداری چیست؟
عبارت “مستدعی است” در نامه اداری به منظور بیان درخواست از مقام بالاتر می‌باشد.

12 – اهتمام ورزید

معنا: تلاش کنید

مثال: با توجه به محدودیت‌های مالی، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید.

13 – مبذول فرمایید

معنا: در نامه‌های اداری به معنای “دستور فرمائید” و معمولا در نامه زیردستان به مقام مافوق بکار می‌رود.

مثال: لطفاً دستورات لازم را مبذول فرمایید.

14 – بذل توجه

معنا: توجه کردن

مثال: از بذل توجه شما متشکریم.

15 – مزید امتنان

معنا: این عبارت ترکیب 2 کلمه «مزید» به معنی بیشتر و «امتنان» به معنی سپاسگزاری است؛ بنابراین معنای این ترکیب یعنی «قدردانی مضاعف» یا «سپاسگزاری بیشتر».

کاربرد: این عبارت معمولاً در انتهای یک نامه اداری و ضمن یک درخواست استفاده می‌شود.

مثال: تسریع در انجام اقدامات لازم، موجب مزید امتنان است.

16 – اقدام مقتضی

معنا: صدور دستور یا انجام کاری متناسب با تقاضای مطرح شده

مثال: خواهشمند است هر چه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید.

17 – معمول فرمایید یا فرمائید

معنا: انجام دهید

مثال: لطفا اقدامات لازم را معمول فرمایید.

18 – معوقه

معنا: به تأخیر افتاده

مثال: لطفا برای پرداخت بدهی های معوقه اقدام شود.

19 – اقدام عاجل

معنا: اقدام سریع

مثال: لطفاً جهت پرداخت بدهی‌های بانکی اقدام عاجل شود.

20 – مساعدت

معنا: کمک

مثال: پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم

کاربرد و معنی مساعدت در نامه اداری چیست؟
عبارت مساعدت در نامه اداری، در آخر نامه و جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته از مقام بالاتر، استفاده می‌شود.

21 – حسن نیت

معنا: نیت خوب و صادقانه

مثال: پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزار هستیم.

22 – حسن اعتماد

معنا: داشتن اعتماد خوب

مثال: از حسن اعتماد شما بی‌نهایت متشکریم.

23 – مراتب جهت استحضار

معنا: موضوع برای اطلاع

مثال: مراتب جهت استحضار ارسال می‌شود.

24 – برابر مقررات

معنا: مطابق مقررات مرتبط

مثال: لطفاً برابر مقررات اقدام شود.

25 – عطف

معنا: برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً بیان شده، به کار می‌رود

مثال: عطف به نامه شماره …

26 – پیرو

معنا: برای اشاره به اینکه موضوعی در دنباله مکاتبات گذشته مطرح می‌شود به کار می‌رود

مثال: ”پیرو نامه شماره … ”

27 – ابتدا به ساکن

معنا: اولین موضوع که در میان چندین موضوع مطرح می‌شود

مثال: برای بایگانی اسناد، ابتدا به ساکن از پرونده‌های مالی شروع کنید.

28 – خط مشی

معنا: رویه و طرز عمل، سیاست

مثال: لطفاً مطابق خط مشی سازمان اقدام شود.

29 – استـناد

معنا: تکیه کردن به موضوع یا مطلبی

مثال: لطفاً به مقررات مربوطه استناد شود.

30 – حکم

معنا: دستور کتبی مقامات صلاحیت‌‎دار در حدود قوانین و مقررات برای انجام کار، انجام مأموریت، انتصاب و …

مثال: مطابق حکم دیوان عالی کشور …

31 – اعـلام / اعلان

معنا: آگاه کردن و شناساندن

مثال: جهت اطلاع، اعلام می‌گردد.

به شرح ذیل است یعنی چه و کاربرد آن چیست؟
معنی ذیل در نامه اداری یعنی زیر، پایین و عبارت “به شرح ذیل است” در نامه‌های اداری به منظور بیان یا اعلام توضیحات (در قالب متن، بولت گذاری و شرح موردی و…) در ادامه متن، مورد استفاده قرار می‌گیرد. مثال: لیست اجناس مورد نیاز، به شرح ذیل است…

32 – سرلوحه قرار دادن

معنا: الگو و نمونه قرار دادند

مثال: روش قبلی به عنوان سرلوحه قرار بگیرد

33 – ابلاغ

معنا: ارسال چیزی و دریافت آن از سوی گیرنده

مثال: دستورالعمل مربوطه جهت اجرا ابلاغ می‌گردد.

34 – لذا / فلذا

معنا: بنابراین (جایگزین کلمه لذا در نامه اداری)

مثال: فلذا اقدامات لازم را مبذول فرمایید.

35 – مزید استحضار

معنا: مزید به معنای “بیشتر” و استحضار به معنای “حاضرکردن، به حضور رسیدن، یاد آوردی کردن” می‌باشند.

مثال: مزید استحضار، به اطلاع جناب عالی می‌رسانم که…

کاربرد مزید استحضار چیست؟
کلمه استحضار رسمی‌تر و محترمانه‌تر از کلمه اطلاع می‌باشد و به نوعی نشان‌دهنده ادای احترام شما نسبت به گیرنده است؛ در همین راستا کاربرد آن صرفا مقتضی در نامه های اداری به مقام بالاتر می‌باشد و برای افرادی با سمت‌های پایین‌تر واژه ای که برای اشاره ی محترمانه می‌توانید از آن استفاده کنید، عبارت “جهت اطلاع” و امثال آن است.

36 – دستور فرمایید

معنا: بجای مبذول فرمایید در نامه های اداری کاربرد دارد.

مثال: خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تائیدیه به شرکت مذکور در نامه پیوست، اقدام مقتضی معمول فرمایند.

37 – شایان ذکر 

معنا: ارزش بیان کردن، گفتنی است

مثال: شایان ذکر است که با توجه به مسائل بیان شده…

کاربرد شایان ذکر است در نامه اداری چیست؟
عبارت شایان ذکر است در نامه اداری به منظور بیان یا اشاره به مساله و موضوعی خاصی می‌باشد؛ به جای شایان ذکر است، از عباراتی مانند لازم به ذکر است، گفتنی است و… می‌توانید استفاده کنید.

38 – امعان نظر

معنا: دوراندیشی، توجه دقیق، نگاه عمیق

مثال: در همین راستا، پیشاپیش از امعان نظر حضرت عالی سپاسگزارم.

همان‌طور که مطالعه کردیم، اصطلاحات و واژه‌های مختلفی در نامه‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند و هر کدام از آن‌ها نیز کاربردهای مختص به خود را دارند؛ برای آشنایی بیشتر با کاربردهای اینم کلمات، از شما دعوت می‌کنیم که مقاله “۳۰ نمونه متن برای پایان نامه های اداری” را مطالعه بفرمایید.

اصطلاحات مربوط به نامه های اداری

1–  پی نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ نامه می‌آید، پی نوشت گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می‌رود.

2 – رونوشت: رونوشت در نامه اداری عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه بر گیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد. برای آشنایی بیشتر با کاربرد رونوشت، می‌توانید به مقاله “رونوشت در نامه اداری و نکاتی که باید بدانید” مراجعه بفرمایید.

3–  پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به طور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.

4–  اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.

5 – پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تایید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.

6–  هامش: به معنای حاشیه و مرز است و هامش یا هامش نویسی در نامه های اداری به مطالبی می‌گویند که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.

7–  ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.

8–  دستور: جملات کوتاهی که مدیران و مسئولان معمولاً در انتهای نامه نوشته و انجام یا منع انجام کاری را برای زیردستان ایجاب می‌کنند.

9–  شماره نامه: شماره نامه، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است که می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مانند واحدهای دریافت کننده نامه باشد.

10 – امضاء: امضا بر روی نامه وسیله‌ای است که به آن سندیت و اعتبار می‌دهد. هیچ نامه اداری بدون امضاء نمی‌تواند برای انجام امور اداری مورد استفاده قرار بگیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی نامه با شخصی است که آن را امضاء و تایید می‌کند.

11–  گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحد‌‎های مختلف سازمان، گردش نامه گفته می‎‌شود.

12–  صورت جلسه: نوشته‌ای است که حاوی مطالب، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد.

13–  دستور جلسه: نوشته‌ای است که هدف از برگزاری یک جلسه را به افرادی که دعوت شده‌اند، اطلاع می‌دهد.

14 – آیین نامه/ دستورالعمل: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود و  برای اجرا به سازمان‌ها ابلاغ می‌گردد.

بهترین ابزار برای نگارش و ارسال نامه های اداری

راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای ارسال نامه‌های درون/برون سازمانی و اداری وجود دارد، اما بهترین ابزار برای مکاتبات اداری، نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند؛ نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ابتدا با هدف مدیریت مکاتبات و تسهیل ارتباطات طراحی شدند و سپس طی گذر زمان، امکانات و قابلیت‌های مختلفی، بنا بر نیاز سازمان‌ها و مجموعه‌ها به نرم افزارهای اتوماسیون اداری اضافه گردیدند.

تنوع بالایی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا نرم افزار مکاتبات اداری در بازار وجود دارند و هر کدام نیز از قابلیت‌ها و امکانات و محدودیت‌های مختص به خود برخوردار هستند؛ در این بین نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با هدف تسهیل ارتباطات و مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات، اطلاعات و فرآیندها، توسعه داده شده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌‌های مختلفی برخوردار می‌باشد، اما نسخه پایه آن – که سامانه مکاتبات اداری هم نامیده می‌شود – با هدف مدیریت مکاتبات و فرآیندهای مرتبط با آن توسعه یافته است؛ زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر، ابزاری تخصصی برای مدیریت متمرکز و یکپارچه نامه‌های اداری – اعم از داخلی، صادره و وارده – می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر – اتوماسیون اداری نسخه پایه – در ادامه برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای این نرم افزار را پیرامون نگارش و ارسال/دریافت نامه های اداری، باهم مرور کنیم:

• مدیریت مکاتبات بر اساس سلسله مراتب سازمانی
• مشاهده ارجاعات و اقدامات نامه‌ها
• مرتبط کردن نامه‌ها به نامه جاری
• پیوست کردن فایل‌ها به نامه جاری
• تعریف سربرگ و قالب نامه
• گروه‌بندی خودکار و دستی مکاتبات
• تعیین نحوه مرتب‌سازی نامه‌ها
• تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده
• تعریف گروه گیرندگان
• و…

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت مکاتبات یا همان اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید از طریق لینک زیر نسخه دموی رایگان این نرم افزار را در اختیار داشته باشید.