تعامل سازمانی چیست؟ چطور تعاملات درون سازمانی را افزایش دهیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

تعاملات سازمانی باعث تقویت ارتباطات میان کارکنان می‌شود و نقش مهمی در بهبود عملکرد آنها دارد. به همین دلیل، ایجاد یک محیط کاری که بتواند تعاملات سالم را ترویج و تشویق کند، برای موفقیت یک کسب و کار حیاتی است. روش‌های متعددی برای افزایش تعامل درون سازمانی وجود دارد که هر کدام مزایای خاصی برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورند. در این مقاله به تعریف تعاملات سازمانی، مزایای آن و راه‌های افزایش تعامل در میان کارکنان سازمان می‌پردازیم.

منظور از تعامل درون سازمانی چیست؟

تعامل به هر نوع ارتباط 2 طرفه گفته می‌شود که می‌تواند هدفمند یا تصادفی باشد. وقتی از تعامل درون سازمانی صحبت می‌‎کنیم، منظور تعامل و همکاری هدفمند میان کارکنان سازمان است. بنابراین تعامل سازمانی به معنی ارتباط و همکاری میان چند نفر برای رسیدن به هدفی خاص مانند تکمیل یک پروژه یا توسعه ایده‌ها و فرآیندهای انجام کارهاست. افرادی که در محیط کاری با یکدیگر تعامل می‌کنند باید به طور واضح ارتباط برقرار کنند و اطلاعات خود را به طور موثر به اشتراک بگذارند.

تعامل سازمانی به ارتباط و همکاری هدفمند میان کارکنان اشاره می‌کند

تعامل سازمانی زمانی رخ می‌دهد که کارکنان برای دستیابی به اهداف مشترک از طرف شرکت خود با یکدیگر همکاری می‌کنند. هرچقدر میزان و کیفیت این تعاملات بیشتر باشد، مزایای آن برای سازمان و کارکنان آشکارتر خواهد شد. تعامل کارکنان، آنها را در مسیری قرار می‌دهد تا با پشتکار و کارآمدی بیشتری برای دستیابی به یک نتیجه موفقیت آمیز در پروژه‌های خود فعالیت کنند.

مهارت کار گروهی تنها یکی از مهارت‌های مورد نیاز برای تعامل بهتر است و برای انجام وظایف به صورت گروهی ضروری است. این مهارت همچنین شامل چندین مهارت نرم است که می تواند در طول زمان و با تجربه توسعه یابد. بهبود کار تیمی، خود یکی از نمودهای تعامل سازمانی نیز هست. تعامل بخشی ضروری از کار تیمی است و به یک تیم موفق کمک می‌کند تا موثرترین عملکرد را داشته باشد. اگر اعضای تیم نتوانند در مورد کاری که می‌خواهند انجام دهند هم‌نظر باشند، نمی‌توانند جزئیات نقش هر یک از اعضای تیم و روش دستیابی به اهداف را مشخص کنند.

چرا تعامل درون سازمانی مهم است؟

تعاملات درون سازمانی کارکردهای مختلفی دارند که شامل تبادل اطلاعات و نظرات، رقابت، مشارکت در کارها میان اعضاء و حتی رفع اختلافات می‌شود. همه این نوع تعاملات در سازمان اهمیت دارند. به عنوان نمونه از طریق تبادل اطلاعات است که کارکنان به راهکارهای جدید دست پیدا می‌کنند و از طریق همکاری است که وظایف به خوبی انجام می‌شود. بنابراین کسب و کارها باید از افزایش تعاملات سازنده میان کارکنان خود استقبال کنند. تعامل در سازمان همچنین، باعث تقویت ساختار و فرهنگ سازمانی می‌شود. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت تعامل در سازمان می‌پردازیم:

1- افزایش مشارکت و وفاداری کارکنان: مشارکت کارکنان در اهداف سازمان و وفاداری آنها برای یک کسب و کار ضروری است. وقتی مدیران به نظرات کارکنان توجه می‌کنند، کارکنان احساس تعلق می‌کنند و بنابراین انگیزه می‌یابند تا بهترین تلاش خود را انجام دهند. این حس تعلق به آنها اجازه می‌دهد تا در اهداف شرکت سهیم شوند و در نتیجه برای دستیابی به آنها تلاش کنند. همچنین تشخیص اشتباهات و گزارش دادن به سرپرستان برای بهبود آنها برای این کارکنان آسان‌تر است و آنها می‌توانند به راحتی ایده‌های نوآورانه خود را برای بهبود شرکت به اشتراک بگذارند.

2- بهبود روحیه کارکنان: محیط کاری در یک کسب و کار باید برای کارکنان جذابیت داشته باشد تا بتواند آزادانه نظرات خود را نه تنها به صورت رسمی بلکه به طور شخصی نیز ابراز کنند. وجود تعاملات بین اعضای سازمان محیطی را تقویت می‌کند که در تمامی جنبه‌های زندگی کارکنان آنها را حمایت و راهنمایی می‌کند. وقتی کسی از همه چیز در محل کارش راضی باشد و بتواند زندگی فردی خود را نیز با همکارانش به اشتراک بگذارد، در آن صورت خوشحال‌تر خواهد بود. خلق و خوی شاد، باعث بهبود زندگی سالم و در نتیجه بهره‌وری فرد می‌شود. مشتریانی که با چنین سازمانی ارتباط برقرار می‌کنند نیز انگیزه بیشتری برای معامله کردن با آن دارند.

3- بهبود کیفیت زندگی کارکنان: همانطور که گفتیم تعاملات مثبت در سازمان می‌تواند باعث شادی و بهبود روحیه کارکنان شود. شکی نیست که وقتی فرد خوشحال است، سلامت روحی و جسمی او نیز افزایش می‌دهد. سازمان‌ها برای دستیابی به عملکرد بهتر از سوی کارکنان، نیاز دارند که به سلامتی و کیفیت مناسب زندگی آنها توجه کنند. تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که شاد هستند، خطر کمتری برای ابتلا به مشکلاتی مانند افسردگی دارند و نسبت به دیگران، عمر طولانی‌تری خواهند داشت. کارکنانی که از سلامتی بیشتری برخوردار هستند، عملکرد بهتری نیز دارند.

4- به اشتراک‌گذاری تجربیات میان کارکنان: با افزایش تعامل در سازمان، کارکنان آموزش دیده و با تجربه‌تر می‌توانند دانش خود را به پرسنل جدید که تجربه کمتری دارند، منتقل کنند. اگر این نگرش و فرهنگ در سازمان پرورش بیابد، بدون شک بهره‌وری در محیط کار بالاتر خواهد رفت. این ضرورت به ویژه در سازمان‌هایی که گروه‌های کاری آنها ترکیبی از کارکنان ارشد و کارکنان جدید است بیشتر احساس می‌شود. در چنین حالتی، تمایل کارکنان به رشد نیز افزایش می‌یابد و میان آنها اتفاق نظر شکل خواهد گرفت.

تعاملات سازمانی چه فوایدی دارد؟

تعامل درون سازمانی مزایای بسیاری دارد، از رضایت بیشتر کارکنان گرفته تا افزایش ایده‌های جدید. در ادامه به تعدادی از فوایدی که سازمان‌ها را به افزایش تعاملات سازمانی تشویق می‌‎کند، می‌‎پردازیم.

نوآوری بیشتر

یکی از مهم ترین نتایج تعامل بییشتر در محیط کار، تأثیر مثبتی است که بر خروجی نوآوری یک سازمان می گذارد. تعامل در میان کارکنان سازمان، ابزاری عالی برای تفکر خلاقانه و ارائه ایده‌های جدید است. تعامل برای کسب و کارها حیاتی است زیرا به آنها اجازه می دهد تا با سرعت با سازمان های جهانی رقابت کنند. سطوح بالاتر نوآوری منجر به افزایش بهره‌وری و رشد کسب و کار می‌شود. در نتیجه، توسعه تعامل در محیط کار برای هر کسب و کاری که به دنبال استفاده کامل از استعدادهای کارکنان خود است، ضروری است.

حفظ کارکنان

از طریق تعامل، نقاط قوت همه به طور کامل کشف می‌شود. افراد دوست دارند کاری را انجام دهند که در آن مهارت دارند. تعامل در رسیدن به هدف نهایی باعث می‌شود که آنها برای سازمان احساس ارزشمندی کنند و مشارکت آنها را در چشم انداز شرکت افزایش دهد. کارکنانی که تعامل بالایی با سایر کارکنان سازمان دارند، به احتمال زیاد به مدت طولانی‌تری در محیط کاری خود باقی می‌مانند. آنها در کار خود شادتر هستند و این در برخورد آنها با یکدیگر و با مشتریان نمایان می‌شود.

استفاده بهتر از منابع

هیچ یک از اعضای سازمان در انجام همه کارها ماهر نیست و هر یک اعضای تیم مهارتی دارند که در آن عالی هستند. کارکنان سازمان در تعامل و همکاری با یکدیگر می‌توانند نقاط قوت یکدیگر را تکمیل کرده و نقاط ضعف‌شان را بپوشانند. همکاری کارکنان قالب یک تیم برای تکمیل یک پروژه، کمپین یا فعالیت پیچیده باعث افزایش کارایی سازمان نیز می‌شود.

افزایش بهره‌وری

وقتی کارکنان با هم کار می‌کنند، می‌توانند راهکارها را سریع‌تر از حالنی که به تنهایی به دنبال آن هستند، پیدا کنند. کار را می‌توان به گونه‌ای تقسیم کرد که آنها را در ضرب‌الاجل‌ها به موقع انجام داد و هیچ فردی تحت فشار انجام بخش زیادی از کارها قرار نگیرد.

تقویت مهارت های کارکنان

هر یک از افراد یک تیم، تحصیلات و تجربیات سابقه کاری قبلی خود را برای گروه به ارمغان می‌آورد. هر فردی نیز شخصیت و طرز فکر خاص خود را دارد. برخی از افراد بسیار اهل گفتگو و عاشق برقراری ارتباط هستند، در حالی که برخی دیگر ترجیح می‌دهند قبل از به اشتراک گذاشتن نظراتشان، زمان بیشتری را برای فکر کردن به آن اختصاص دهند. وقتی تعاملات کارکنان بیشتر شده و کارها به صورت تیمی انجام شود، هر شرکت کننده این پتانسیل را دارد که دانش و مهارت‌های خود را به دیگری آموزش دهد. به همین دلیل، مهم است که تیم بین اعضای خود اعتماد ایجاد کند.

راه‌های افزایش تعاملات درون سازمانی کدام است؟

در این قسمت، 7 راه برای تقویت تعامل درون سازمانی را با شما به اشتراک می گذاریم:

1- برقراری ارتباط بیشتر با کارکنان خارج از سازمان

از آنجا که به طور فزاینده‌ای افراد بیشتری حداقل بخشی از زمان را از راه دور کار می کنند و از آنجا که بسیاری از شرکت ها دفاتر متعددی دارند، این امر موانع جدیدی را برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش تعاملات کارکنان خود هستند، ایجاد می‌کند. برای تعامل بهتر با این دست از کارکنان کافی نیست که بخواهیم با آنها چت کنیم. باید برای تعامل بیشتر از تکنولوژی هایی مانند تماس تصویری استفاده کنیم که تعامل ما را با آنها عمیق تر می‌کنند، استفاده منظم از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس به ارتقای تعاملات سالم و ایجاد روابط مثبت در محل کار در میان کارکنانی که حضور فیزیکی ندارند کمک می کند. امکان برقراری تماس ویدئویی و صحبت کردن با یک همکار در هر جای دنیا که باشد، احتمال سوءتفاهم در ارتباطات و هزینه‌های مالی و زمانی ناشی از این نوع خطاها را کاهش می‌دهد.

2- ایجاد ارتباط میان واحدهای مختلف سازمان

در بسیاری اوقات، ساختار سازمانی یا حتی چیدمان محیط کار باعث می‌شود تا کارکنان سازمان نتوانند تعامل زیادی با یکدیگر داشته باشند و ارتباطات آنان را در محل کار دشوار می‌کند. یکی از راههای افزایش تعامل سازمانی، تشویق مشارکت میان تیم‌ها و واحد‌های مختلف سازمان است. مدیران می توانند فرصت‌هایی (مانند فعالیت های داوطلبانه) را برای ارتباط متقابل با انتخاب وقت گذاشتن برای معرفی همکاران از بخش های مختلف ایجاد کنند. با ایجاد ارتباط بین کارکنانی که معمولاً در تماس نیستند، به کارکنان خود انگیزه می‌دهید تا از منظقه امن خود خارج شده و آنها را در تعامل با یکدیگر نگه می‌دارد.

3- تشویق کارکنان به تیم سازی

فعالیت‌های تیم‌سازی کاری سرگرم‌کننده هستند و می‌توانند راهی عالی برای تقویت تعاملات سازمانی در محل کار باشند. تمرینات تیم‌سازی، در صورت اجرای صحیح می‌تواند روشی عالی برای تقویت حس همبستگی و اتحاد در میان کارکنان باشد. فعالیت‌های تیم‌سازی ضمن تقویت تعاملات سازمانی به کارکنان کمک می‌کند تا راحت‌تر و بهتر ارتباط برقرار کنند و لذت بیشتری از اینکار ببرند. همچنین راه خوبی برای افزایش تعاملات در هنگام دورکاری است.

4- دریافت و ارائه بازخورد

ارائه بازخورد نقش مهمی در تقویت تعاملات سازمانی دارد. چه از طرف مدیر اتفاق بیفتد یا از طرف کارکنان. مدیران وظیفه دارند تا بازخوردهای خود را به گوش کارکنان برسانند و بازخوردهای آنان را نیز تشویق کنند. برای ارائه بازخورد به کارکنان می‌توانید یک ایمیل سریع به کارکنان خود بفرستید یا بازخورد خود را در لحظه ارائه دهید. راه دیگر برای افزایش تعامل کارکنان در محل کار، درخواست بازخورد از آنهاست. برای اینکار می‌توانید از کارکنان خود بخواهید که در یک طرح خاص مشارکت کنند. این باعث می شود آنها احساس کنند که نظرشان مهم است و انگیزه آنها را برای تعامل افزایش می‌دهد.

برقراری جلسات گروهی منظم، فرصت خوبی برای افزایش تعاملات سازمانی است

5- برقراری جلسات گروهی منظم

تعامل میان کارکنان سازمان با یکدیگر و با مدیران در سازمانی که فرصتی برای انجام این کار به آنها نمی‌دهد می‌تواند چالش برانگیز باشد. یکی از فرصت‌هایی که می‌توان برای افزایش تعاملات سازمانی ایجاد کرد، برگزاری جلسات منظم است. جلسات منظم می‌تواند به محیطی تبدیل شود که در آن همه کارکنان سازمان می‌توانند آزادانه معاشرت و تعامل کنند. جلسات هفتگی با همکاران فرصت خوبی برای شناخت بهتر از یکدیگر است. لذت این نوع روابط می‌تواند خلاقیت، تعامل و همکاری کارکنان را ارتقا دهد.

6- تشویق همکاری‌ها و تلاش‌های تیمی

پاداش دادن به افراد برای همکاری‌های تیمی در تشویق تعاملات آینده آنها بسیار موثر است، زیرا باعث می‌شود کارکنان به مزایای کار با یکدیگر پی ببرند. هر چند، تعاملات همیشه باعث ایجاد فایده نمی‌شوند، با این وجود مهم است که نگاه به این تعاملات مثبت ماندن باقی بماند و تشویق شود. از سوی دیگر ارائه انتقاد سازنده برای بهبود تعاملات کارکنان ضروی است، اما اطمینان حاصل کنید که از تلاش آنها قدردانی می کنید. قدردانی از تعاملات مختلف می‌تواند فعالیتی زمان‌بر باشد، بنابراین باید سازوکارهایی را برای تشویق افراد توسط هم‌تیمی‌های خود در نظر بگیرید.

7- استفاده از تکنولوژی‌های مرتبط

اگر برای ایجاد یک فرهنگ سازمانی کاملاً منسجم در محل کار تلاش می‌کنید، باید اطمینان حاصل کنید که فناوری مناسب برای تسهیل تعاملات سازمانی را در اختیار دارید. تکنولوژی تعاملات سازمانی را تسهیل می‌کند. به عنوان نمونه نرم‌افزارهای پیام‌رسان به کارکنان اجازه می‌دهند نه تنها سریع‌تر و ارزان‌تر، بلکه به روش‌هایی که قبلاً نمی‌توانستند کار کنند. ابزارهای دیجیتال مانند برنامه‌های پیام‌رسان، گروه‌های شبکه‎‌های اجتماعی، پلت‌فرم‌های نظرسنجی و نرم‌افزارهای ابری نیز نه تنها توانایی ارتقای تعاملات سازمانی را دارند بلکه قدرت افزایش بهره‌وری، ساده‌سازی فرآیندها و افزایش ارتباطات در سازمان را دارند. فقط محیط‌های اداری ساده نیستند که می توانند از استفاده از این فناوری های جدید در محل کار سود ببرند. سازمان‌ها در صنایع مختلف از تولید مواد غذایی گرفته تا گردشگری می‌توانند از ابزارهای ارتباطی دیجیتال برای توسعه تعاملات سازمانی استفاده کنند.

8- خودکارسازی و اتوماسیون کسب و کار

اگر کارکنان شما بیشتر وقت خود را در محل کار صرف انجام وظایف اداری به جای انجام وظایف مهم‌تر کنند، حفظ انگیزه برای آنها بسیار دشوار خواهد بود. کارکنانی که احساس می‌کنند کارشان ارزشی ندارد، تمایل کمتری به تعامل در سازمان و همکاری با سایر کارکنان  خواهند داشت. برای حل این مشکل، مدیران باید روی نرم‌افزارها و ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری سرمایه‌گذاری کنند که کارهای تکراری را تا حد امکان خودکارسازی می‌کند. حل این مشکل، زمان ارزشمند کارکنان شما را آزاد می کند تا بتوانند روی کارهای مهم‌تری که برای آنها و شرکت اهمیت دارد تمرکز کنند. این باعث می‌شود فرصت تعامل بیشتر میان کارکنان با یکدیگر و با مدیران نیز فراهم شود.