8 دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری احتیاج دارد

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

هر سازمانی برای برقراری ارتباطات داخلی و خارجی خود نیازمند انجام مکاتبات و پیگیری آنهاست. اما مکاتبه به روش سنتی و با استفاده از کاغذ ناکارآمد است و پیگیری و مدیریت آنها را مشکل می‌کند. سازمان‌ها برای رفع این ناکارآمدی و بهبود مدیریت مکاتبات اداری خود، نیازمند استفاده از یک سیستم مکاتبات اداری هستند. این نیاز به ویژه برای سازمان‌هایی که حجم مکاتبات روزانه آنها بالاست، بیشتر است. در این مقاله ضمن تعریف سیستم‌های مکاتبات اداری به توصیف 8 دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری ایده‌آل احتیاج دارد، می‌پردازیم.

منظور از مکاتبات اداری چیست؟

منظور از مکاتبات اداری هر نوع برقراری ارتباط نوشتاری و رسمی در داخل سازمان یا با خارج از سازمان است که با روش‌های مختلفی مانند ارسال نامه کاغذی، ارسال فکس و یا ارسال ایمیل انجام می‌شود. بنابراین مکاتبات اداری می‌توانند درون‌سازمانی یا برون‌سازمانی باشند و به صورت کاغذی یا الکترونیکی انجام شوند. مکاتبات اداری کارکردهای متنوعی نیز دارند، اما مهم‌ترین کارکرد آنها برای تسهیل انجام امور و فعالیت‌های جاری یک سازمان است. به همین دلیل مدیریت و پیگیری کارآمد آنها اهمیت زیادی دارد.

در واقع در روش سنتی که مکاتبات به صورت کاغذی و دستی انجام می‌شود، شما نخواهید توانست به سرعت کارها را پیگیری کنید و این باعث کندی عملکرد سازمان شما خواهد شد. این مساله به ویژه برای سازمان‌هایی که حجم مکاتبات اداری آنها بالاست می‌تواند یک چالش اساسی باشد و بر کیفیت خدمت‌رسانی به مشتریان و ارباب‌رجوع اثر مستقیم می‌گذارد. به همین دلیل استفاده از سیستم‌های مکاتبات اداری برای بسیاری از سازمان‌های مدرن یک ضرورت است.

سیستم مکاتبات اداری چیست؟

تا اینجا با اهمیت استفاده از یک سیستم مکاتبات اداری برای دیجیتالی کردن مکاتبات و تسهیل و تسریع انجام و پیگیری آنها در سازمان‌های امروزی آشنا شدید. اما شاید بپرسید که یک سیستم مکاتبات اداری دقیقاً چیست؟

سیستم مکاتبات اداری که با عنوان نرم‌افزار اتوماسیون اداری نیز شناخته می‌شود، یک ابزار الکترونیکی است که فرآیند ایجاد، ارسال، دریافت، پیگیری و حتی ذخیره‌سازی نامه‌های اداری را دیجیتالی و خودکارسازی می‌کند. این نرم‌افزارها معمولاً از ابزارهای متعددی تشکیل شده‌اند که به شما امکان می‌دهند بسیاری از فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری مانند ایجاد و گردش مکاتبات، بایگانی مکاتبات، فعالیت‌های دبیرخانه، پیگیری وضعیت گردش مکاتبات، اطلاع‌رسانی در مورد آنها، گزارش‌گیری از مکاتبات سازمانی و حتی سایر انواع ارتباطات سازمانی را خودکارسازی کنید.

بنابراین، این سیستم‌ها می‌توانند علاوه بر دیجیتالی کردن فرآیند ارسال و دریافت نامه‌ها، امنیت مکاتبات شما را افزایش دهند، فعالیت‌های واحد دبیرخانه مانند شماره‌گذاری نامه‌ها را به صورت خودکار انجام دهند و پس از اتمام گردش نامه‌ها، آنها را به سادگی بایگانی کنند. استفاده از این نرم افزارها مدیریت حجم بالایی از مکاتبات را برای شما ممکن می‌کند و در نتیجه نقش مهمی در بهبود ارتباط با مشتریان و خدمات‌رسانی به آنها دارند. این نرم‌افزارها همچنین، با داشتن قابلیت پیگیری وضعیت گردش مکاتبات اداری، به شما کمک می‌کنند تا هزینه‌ها و خطرات ناشی از گم‌شدن یا خطای انسانی در فرآیند انجام و نگهداری از مکاتبات اداری را کاهش دهید.

8 دلیل که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری ایده‌آل احتیاج دارد؟

• نیاز به دیجیتالی‌کردن و خودکارسازی گردش مکاتبات

انجام مکاتبات اداری به روش سنتی و با استفاده از کاغذ برای سازمان‌های امروزی که ارتباطات گسترده‌ای دارند، کاری زمان‌بر و ناکارآمد است. مکاتبات کاغذی و سنتی، نه تنها باعث کند شدن کارها می‌شوند بلکه پیگیری مکاتبات را نیز مشکل می‌کنند و هزینه زیادی به سازمان‌ها تحمیل می‌کنند. این مشکلات برای سازمان‌های بزرگی که روزانه هزاران مکاتبه دارند، پررنگ‌تر است. بدون استفاده از یک سیستم دیجیتالی برای مدیریت مکاتبات، چنین سازمان‌هایی برای پیدا کردن یک نامه و وضعیت گردش آن با چالش‌های زیادی روبرو خواهند شد.

بدون دیجیتالی کردن و خودکارسازی مکاتبات اداری، حتی ممکن است تعداد زیادی از نامه‌ها و اسناد سازمانی گم شوند. در روش سنتی و کاغذی انجام مکاتبات، امکان وقوع خطای انسانی نیز بالاست که در نهایت می‌تواند ضررهای مالی و معنوی فراوانی را برای سازمان و کارکنان آن داشته باشد. بهترین راه برای رفع تمامی این نیازها، استفاده از یک نرم‌افزار مکاتبات اداری است. این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا ضمن مدیریت نامه‌ها، ایمیل‌ها و فکس‌های خود، آنها را به صورت دیجیتالی و فوری ارسال و دریافت کنید.

چنین نرم‌افزارهایی امکانات متنوع دیگری مانند اسکن نامه‌های کاغذی، امضای دیجیتالی آنها، ارجاع نامه‌ها، بایگانی نامه‌ها و نظارت بر خوانده‌شدن یا نشدن آنها را نیز برای کاربران خود فراهم می‌کنند. با استفاده از این سیستم‌ها شما می‌توانید کارهای دستی مربوط به مکاتبات مانند ارسال، دریافت و پیگیری آنها را به صورت سیستمی انجام دهید و نیازی به هزینه‌کرد زیاد برای انجام آنها نخواهید داشت. همچنین می‌توانید با حذف کاغذ، کاهش نیاز به نیروی انسانی و افزایش بهره‌وری سازمان، به کاهش هزینه‌های آن کمک کنید.

• نیاز به خودکارسازی وظایف واحد دبیرخانه

بخش زیادی از فرآیند انجام مکاتبات اداری در واحد دبیرخانه سازمان‌ها انجام می‌شود که در آن نامه‌های وارده به سازمان و نامه‌های صادره به خارج از سازمان، ثبت و شماره‌گذاری می‌شوند. تمامی این کارها در روش سنتی به صورت دستی و با استفاده از دفاتر اندیکاتور انجام می‌شود که هزینه‌های زیادی را به یک سازمان تحمیل می‌کند و کارایی پایینی دارد. به همین دلیل نیاز به نرم‌افزاری است که بتواند فعالیت‌های این واحد را به صورت خودکار انجام دهد.

نرم‌افزارهای مکاتبات اداری خوب با داشتن یک زیرسیستم دبیرخانه به شما امکان می‌دهند تا فعالیت‌هایی مانند شماره‌گذاری نامه‌ها و ثبت نامه‌های وارده و صادره را در دفاتر اندیکاتور به صورت دیجیتالی و خودکار انجام دهید. شما همچنین خواهید توانست چندین دفتر اندیکاتور دیجیتالی تعریف کرده، فرمت شماره‌گذاری آنها را مشخص کرده و نامه‌ها را همراه با پیوست‌های آنها بدون محدودیت ثبت و ذخیره کنید. چنین نرم‌افزارهایی قابلیت ایجاد چندین دبیرخانه مجزا، ارتباط با سایر نرم‌افزارهای دبیرخانه و پشتیبانی از پروتکل‌های امنیتی مختلف را نیز دارند.

• نیاز به اطلاع یافتن از وضعیت نامه‌ها و دریافت یادآوری در مورد آنها

در بسیاری از موارد کارهای اداری منوط به دریافت پاسخ یک نامه می‌شود. به همین خاطر بسیاری از کارکنان نیاز دارند تا به محض تغییری در وضعیت نامه‌های خود از آن مطلع شوند. چنین مساله‌ای در مورد نامه‌ها و درخواست‌های مشتریان و ارباب رجوع نیز وجود دارد. یک نرم‌افزار مکاتبات اداری خوب با داشتن قابلیت اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل و پیامک به شما کمک می‌کند تا بتوانید از آخرین وضعیت گردش نامه خود مطلع شوید. همچنین اگر نیاز به انجام کاری بر روی نامه باشد می‌تواند به شما در مورد آن یادآوری کند.

به عنوان نمونه نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم اعلانات پیامکی به شما این امکان را می‌دهد تا از رویدادهای مختلف درون سیستم از جمله وضعیت گردش مکاتبات، ورود نامه به کارتابل، ارجاع نامه‎‌ها، سررسید رویدادهای تقویم، اعلانات سیستمی و … از طریق دریافت پیامک روی تلفن همراه خود آگاه شوید و بتوانید فوراً اقدامات لازم را انجام دهید. این هشدارها و اطلاع‌رسانی‌ها به ویژه زمانی ضروری خواهد بود که کارکنان به خاطر مشغله‌های کاری خود یا بخاطر عدم حضور در سازمان متوجه رویدادهای سیستم نشوند.

• نیاز به تعیین سطوح دسترسی و اعمال سلسله مراتب سازمانی در مکاتبات

نامه‌نگاری و مکاتبات سازمانی اساساً با هدف انجام امور اداری و فعالیت‌های سازمانی انجام می‌شود. به همین دلیل مکاتبات هر یک از کارکنان نیز با توجه به نوع فعالیت، حوزه و گروه کاری‌شان، محدود به افرادی خاص می‌شود تا از نامه نگاری های نامربوط جلوگیری شود. این محدودیت سلسله مراتبی در روش سنتی نیازمند اعمال آن از سوی واحد دبیرخانه است. برای رفع این مشکل و عدم نیاز به نظارت انسانی، سازمان‌ها می‌توانند از یک نرم‌افزار مکاتبات اداری استفاده کنند که قابلیت اعمال سلسله مراتب سازمانی را داشته باشد.

به عنوان نمونه، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر به کاربران امکان می‌دهد تنها با افرادی که در فهرست مخاطبان آنها هستند و افرادی که با آنها ارتباط کاری دارند، مکاتبه داشته باشند. از سوی دیگر، ممکن است سازمان شما بخواهد که کارکنان با توجه به سمت و پست سازمانی‍شان، تنها به برخی از امکانات سیستم دسترسی داشته باشند. یک نرم افزار مکاتبات اداری خوب مانند اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند با تعیین سطوح دسترسی کاربران به امکانات سیستم می‎تواند این نیاز شما را برطرف کند.

• نیاز به مدیریت کارها و وظایف کارکنان سازمان

هر سازمانی برای بهبود عملکرد خود نیاز به مدیریت دقیق کارها و وظایف کارکنان دارد. در روش سنتی، دستیابی به این هدف نیازمند نامه‌نگاری و انجام مکاتبات بود که می‌توانست زمان زیادی را از مدیران بگیرد. برای رفع این نیاز می‌توان از یک سیستم مکاتبات اداری استفاده کرد که امکاناتی برای مدیریت کارها و وظایف داشته باشد.

به عنوان زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه می‌دهد از طرق مختلف، وظایف، یادآوری‌ها و رویدادهای مختلف را همراه با افرادی که مسئولیت انجام آنها را دارند، مهلت انجام و نحوه اطلاع رسانی به آنها را مشخص کنید. به این ترتیب مدیران خواهند توانست تا بدون نیاز به مکاتبات متعدد و دستی، بتوانند به صورت سیستمی وظایف را به کارکنان خود اختصاص داده و بر عملکرد آنها نظارت داشته باشند.

• نیاز به تسهیل برقراری تعاملات غیررسمی میان کارکنان سازمان

بخش زیادی از تعاملات و ارتباطات میان کارکنان یک سازمان به صورت غیررسمی (بدون نامه) و از طریق تلفن یا چت انجام می‌شود که باعث پراکندگی کارها و سخت شدن پیگیری آنها می‌شود. برای رفع این نیاز باید از یک نرم افزار مکاتبات اداری استفاده کرد که قابلیت چت را برای کاربران خود فراهم کند. به عنوان نمونه اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم چت سازمانی به کارکنان شما امکان می‌دهد تا تمامی تعاملات رسمی و غیررسمی خود را در بستر یک سیستم یکپارچه برقرار کنند و حتی فایل‌های مورد نیاز خود را نیز از طریق این سیستم با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

• نیاز به دریافت گزارش از مکاتبات کارکنان و تحلیل عملکرد آنها

هر مدیری برای نظارت بر سازمان خود نیاز به گزارش‌های دقیقی از عملکرد کارکنانش خواهد داشت. دستیابی به گزارشات مکاتبات کارکنان در روش سنتی کاری بسیار مشکل خواهد بود. برای رفع این نیاز باید از یک سیستم مکاتبات اداری استفاده کرد که توانایی ارائه گزارش از عملکرد کارکنان را داشته باشد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم تحلیل عملکرد و زیرسیستم گزارش‌ساز به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید گزارشات دقیقی از عملکرد کارکنان سازمان خود داشته باشید و آنها را بهتر مدیریت کنید.

• نیاز به دسترسی به مکاتبات از هر دستگاهی و از هر زمان و مکان

در بسیاری از مواقع ممکن است کارکنان یا مدیران در محل سازمان حضور نداشته باشند. در این حالت این افراد از انجام امور اداری و پیگیری کارها و مکاتبات خود باز خواهند ماند. برای همین سازمان‌ها نیازمند نرم‌افزاری هستند که بتواند به کاربران خود امکان دهد تا مکاتبات و کارهای اداری خود را از راه دور انجام دهند. به عنوان نمونه، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با داشتن زیرسیستم میزبانی وب به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید نامه‌ها و وظایف خود در هر زمان و مکان و تنها با یک اتصال اینترنتی و از طریق یک مرورگر، پیگیری کنید.

کلام آخر

اگر به ابزاری برای خودکارسازی، دیجیتالی کردن و مدیریت مکاتبات سازمانی خود نیاز دارید، باید به دنبال استفاده از یک سیستم مکاتبات اداری یا همان نرم افزار اتوماسیون اداری باشید. یکی از بهترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مکاتبات اداری در ایران، نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر است که نسخه پایه آن تمامی امکانات لازم برای برطرف کردن نیازهای فوق را داشته و قابلیت یکپارچه‌شدن با سایر نرم‎‌افزارهای سازمانی شما را نیز دارد. این نرم‌افزار همچنین با داشتن امنیت بالا، به‌روزرسانی مداوم، پشتیبانی قوی و ماژول‌های متعددی مانند زیرسیستم BPMS فراگستر، فرم‌ساز، چندامضایی و ده‌ها مورد دیگر یکی از کامل‌ترین و پیشروترین نرم‌افزارهای مکاتبات اداری در ایران است. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار و دریافت دمو رایگان می‌توانید از مشاوره کارشناسان ما استفاده کنید.