7 راهکار اتوماتیک سازی کسب و کار در ایران

زمان تقریبی مطالعه: 8 دقیقه

اتوماتیک سازی کسب و کار بیش از هر زمان دیگری اهمیت پیدا کرده است. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به شما اجازه می‌دهد زمان ارسال ایمیل‌ها را تعیین کنید، وظایف هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید، سرنخ‌های فروش را دنبال کنید و داده‌ها را در میان نرم‌افزارهای مختلف انتقال دهید.

با این حال، استفاده از همه این قابلیت‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، به ویژه اگر کسب و کار شما یک شرکت بزرگ با بودجه و منابع زیاد برای خودکارسازی نباشد. بنابراین ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که:

• کدام نوع اتوماسیون بیشترین فایده را برای کسب و کار من خواهد داشت؟
• از کدام نوع اتوماسیون باید دوری کنم؟
• چطور می‌توانم بدون اینکه باعث پیچیدگی بیشتر کارها شوم، این خودکارسازی ها را انجام دهم؟

با وبلاگ فراگستر و بررسی بهترین راه‌های اتوماتیک سازی کسب و کار در ایران همراه باشید تا بتوانید بهترین گزینه‌ها را برای پیاده‌سازی در سازمان خود انتخاب کنید.

7 راه برای اتوماتیک سازی کسب و کار

اتوماسیون بازاریابی ایمیلی

وقتی به خودکارسازی فکر می‌کنید، اولین چیزی که ممکن است به ذهن شما برسد، اتوماسیون بازاریابی ایمیلی است. این نوع خودکارسازی نه تنها یکی از محبوب‌ترین انواع اتوماسیون است، بلکه یکی از در دسترس‌ترین آنها نیز هست.

برخی از قابلیت‌های اتوماسیون ایمیلی عبارتند از:

• ارسال ایمیل‌ها بر اساس فعالیت‌های کاربر مانند ایمیل تاییدیه ثبت‌نام در وبینار یا یادآوری برای تکمیل سبد خرید
• انتشار قطره‌ای ایمیل برای ارسال محتوا در فواصل زمانی مشخص
• ارسال محتوا یا اطلاعات درخواستی کاربران پس از پر کردن فرم توسط آنها
• انجام اتوماتیک تست A/B محتوای ایمیلی و ارسال خودکار بهترین نسخه
• شخصی‌سازی ایمیل‌های ارسالی
• بخش‌بندی گروه‌ها بر اساس داده‌ها و ارسال خودکار ایمیل مناسب برای هر گروه

یک راه مناسب برای شروع اتوماتیک‌سازی بازاریابی ایمیلی این است که به قابلیت‌های خودکارسازی موجود در پلت‌فرم بازاریابی ایمیلی سازمان خود نگاهی بیندازید و به این بیندیشید که چگونه می‌توانید از این قابلیت‌ها برای اجرای استراتژی‌های سازمانی خود استفاده کنید.

بیشتر ابزارهای رایج بازاریابی ایمیلی دارای قابلیت‌های پیش‌فرض برای اتوماتیک‌سازی هستند. با این حال، اگر هنوز یک ابزار ارسال ایمیل انتخاب نکرده‌اید، توصیه می‌شود ابزاری را انتخاب کنید که قابلیت‌های اتوماتیک‌سازی کافی برای پاسخگویی به نیازهای کسب و کار شما را داشته باشد.

اتوماسیون بازاریابی

اتوماسیون بازاریابی

اما اتوماسیون در بازاریابی محدود به بازاریابی ایمیلی نمی‌شود. ما می‌توانیم اتوماسیون بازاریابی را به دو دسته کلی اتوماسیون فرآیندهای خارجی که رو به مشتری است و اتوماسیون فرآیندهای داخلی که به ساده‌سازی گردش کار در تیم شما کمک می‌کند، تقسیم کنیم.

مثال‌هایی از اتوماسیون فرآیندهای خارجی بازاریابی:

• ارسال خودکار پیام‌های کوتاه (SMS)
• زمان‌بندی انتشار یا بازنشر محتوا در رسانه‌های اجتماعی
• امکان زمان‌بندی دسترسی به محتواهای آموزشی در فواصل زمانی مشخص پس از ثبت نام کاربران در دوره‌ها

مثال‌هایی از اتوماسیون فرآیندهای داخلی بازاریابی:

• خودکارسازی یافتن سرنخ‌های فروش و بررسی صلاحیت آنها
• هدایت سرنخ‌های واجد شرایط در میان نرم‌افزارهای مختلف، مانند هدایت آنها از CRM به پلت‌فرم بازاریابی ایمیلی شما
• اطلاع به اعضای تیم در صورتی که یکی از مخاطبان شرایط تبدیل شدن به خریدار را دارد یا اقدام خاصی برای خرید انجام داده است
• ایجاد یک ارتباط محکم میان بخش‌های بازاریابی و فروش
• ساده‌سازی فرایندهای چند مرحله‌ای مانند انتشار محتوا یا راه‌اندازی کمپین‌های بازاریابی جدید

اتوماسیون فروش

یکی از اصلی‌ترین بخش‌ها برای اتوماتیک سازی کسب و کار شما، بخش فروش است. خودکارسازی فروش با هدف مدیریت موثرتر کانال‌های فروش، کاهش موانع فروش و افزایش نرخ تبدیل به مشتری صورت می‌گیرد.

برخی از مزایای اتوماسیون فروش عبارتند از:

• امکان نظارت و کنترل یک کانال فروش شلوغ
• مدیریت بهتر تقویم فروش
• شناسایی و تمرکز بر آماده‌ترین سرنخ‌های فروش
• جمع‌آوری داده‌ها و استفاده از بینش‌های بدست آمده از آنها
• امکان همگام‌سازی جدیدترین داده‌ها در میان همه نرم‌افزارهای شما
• ایجاد یک ارتباط قوی با بخش بازاریابی
• راهنمایی مشتریان جدید برای دریافت آموزش و مشاوره
• کاهش و خودداری از صرف زمان روی سرنخ‌های نامناسب

برای شروع کار با اتوماسیون فروش، ابتدا به قابلیت‌های خودکارسازی موجود در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری CRM خود نگاهی بیندازید. سپس می‌توانید به دنبال استفاده و ادغام سایر نرم‌افزارها برای اتوماتیک‌سازی گردش‌کارهای پیچیده‌تر باشید.

اتوماسیون خدمات به مشتریان

امکان خودکارسازی فرآیندها در تیم‌های پشتیبانی و خدمات به مشتریان نیز وجود دارد.

برخی از فعالیت‌های بخش خدمات به مشتریان که ظرفیت خودکارسازی دارند:

• بهینه‌سازی تجربه مشتریان
• شخصی‌سازی تعاملات با آنها
• اطمینان حاصل کردن از اینکه تیم خدمات به مشتریان شما به طور خودکار به همه داده‌های موجود مشتریان دسترسی دارد

اتوماسیون به معنی حذف ارتباط انسانی میان مشتریان با کسب و کار شما نیست. بلکه در واقع، هدف اختصاص زمان بیشتری برای این موارد و ارائه تجربه‌ای بهتر به مشتریان شما است. برای مثال می‌توانید اعلان‌ها را به گونه‌ای خودکارسازی کنید که به شما اطلاع دهند که چه زمانی برای برقراری ارتباط با مشتری مناسب است، به این صورت می‌توانید زمان کمتری را برای تنظیم برنامه روزانه خود صرف کنید.

قابلیت دیگر اتوماسیون در این بخش این امکان است که نظرسنجی رضایت مشتری را به گونه‌ای خودکارسازی کنید که زمانی که مشتری نیاز به توجه سریع دارد به شما هشدار دهد تا از ریزش آنها جلوگیری کنید. شما همچنین می‌توانید از چت‌بات‌ها یا پایگاه‌های دانش همراه با هوش مصنوعی استفاده کنید که به سوالات ساده مشتریان پاسخ می‌دهد یا در صورت برطرف نشدن پرسش، آنها را به بخش پشتیبانی راهنمایی می‌کند.

به عبارت ساده، خودکارسازی به کارکنان بخش خدمات مشتریان شما این امکان را می‌دهد تا حجم بیشتری از مشتریان را به طور موثرتری مدیریت کنند، بدون این که کیفیت تعاملات آنها با مشتریان کاهش یافته یا دچار خستگی شدید ناشی از مشغله کاری شوند.

اتوماسیون داده‌ها

اتوماسیون داده‌ها

اگرچه اتوماسیون ابزاری عالی برای ساده‌سازی کارهای تکراری و آزادسازی زمان برای انجام کارهای مهم‌تر است، اما در پشت صحنه و در مدیریت داده‌ها نیز عملکرد قدرتمندی دارد.

در حالی که مغز ما در استفاده از آمارها برای نتیجه‌گیری و برنامه‌ریزی مراحل بعدی خوب عمل می‌کند، اما در مدیریت دستی این داده‌ها چندان قوی عمل نمی‌کند. ما زمان، توجه به جزئیات و دقت لازم برای کنترل مجموعه‌های بزرگ داده‌ها را نداریم و نیازی به چنین توانایی‌هایی هم نداریم. با مدیریت خودکار داده‌ها، شما می‌توانید بار سنگین پردازش داده‌ها را به کامپیوترها بسپارید و در عوض زمان خود را برای بررسی آمارها و تصمیم‌گیری بر مبنای آنها صرف کنید.

برخی از روش‌های خودکارسازی داده‌های کسب و کار عبارتند از:

• فعال‌سازی جریان‌های کاری که داده‌ها را بین برنامه‌های شما جابه‌جا می‌کنند
• همگام‌سازی دو طرفه داده‌های مخاطبین میان نرم‌افزار‌ها و به روزرسانی خودکار آنها به محض هرگونه تغییر
• ارسال تمامی اطلاعات مخاطبین به CRM برای داشتن یک پایگاه داده متمرکز
• ترکیب داده‌های همه نرم‌افزارها برای ارائه یک گزارش یکپارچه از یک داشبورد
• ادغام یا پاک‌کردن خودکار اطلاعات تکراری مخاطبین در پایگاه داده شما

برای شروع اتوماسیون داده‌ها، باید ابتدا داده‌ها را در هر یک از نرم‌افزارهای خود بهینه کنید. سپس می‌توانید از ابزارهای یکپارچه‌سازی نرم‌افزار استفاده کنید تا به آنها اجازه دهید داده‌ها را با یکدیگر تبادل کنند.

اتوماسیون تجارت الکترونیک

در گذشته برای فروش هر محصولی، باید خودتان تمام کارها را انجام می‌دادید. شما باید بر فرآیند تولید و موجودی خود نظارت می‌کردید. صبح فروشگاه خود را باز می‌کردید. به سوالات مشتریان خود پاسخ می‌دادید و در آخر پرداخت‌های آنها را برای محصولات خود دریافت می‌کردید.

اما اتوماتیک سازی کسب و کار همه اینها را تغییر داده است. شما به عنوان صاحب یک فروشگاه آنلاین و یک کسب و کار مبتنی بر تجارت الکترونیک، حتی نیازی به حضور در جای خاصی ندارید. شما می‌توانید فروشگاه خود را 365 روز در سال، حتی هنگامی که خواب یا در حال مسافرت هستید، باز نگه دارید.

برخی از وظایف کاری در کسب و کارهای تجارت الکترونیک که ظرفیت خودکارسازی دارند، عبارتند از:

• فروش از طریق یک فروشگاه‌های آنلاین مانند Shopify یا WooCommerce
• امکان پرداخت آنلاین از طریق ارائه‌دهندگان خدمات مالی آنلاین مانند Stripe و PayPal
• ارائه کدهای تخفیف برای مشتریان احتمالی، مشتریان جدید یا خریداران همیشگی
• اطلاع‌رسانی به مشتریان برای تکمیل سبد خرید
• ارائه پیشنهادات محصول به مشتریان بر اساس خریدهای قبلی آنان
• مدیریت موجودی
• درخواست ثبت نقد محصول توسط کاربران پس از خرید

با دراپ شیپینگ (Drop Shipping) حتی می‌توانید تمام کارهای لازم برای انجام یک سفارش را به صورت خودکار انجام دهید. زیرا که شخص دیگری محصولات را تولید و آنها را در یک انبار ذخیره کرده و برای مشتری ارسال می‌کند. تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک ویترین فروشگاه آنلاین ایجاد کرده و آن را در معرض دید عموم قرار دهید.

اتوماسیون مدیریت

همانند خودکارسازی خدمات به مشتریان، اتوماسیون مدیریت به معنی حذف تعاملات انسانی نیست. در عوض، این نوع اتوماسیون به مدیران اجازه می‌دهد تا زمان خود را برای نظارت و پشتیبانی از تیم خود صرف کنند.

برخی از کارهای خیلی ساده در یک کسب و کار که قابلیت خودکارسازی دارند، عبارتند از:

• یادآوری به اعضای تیم جهت آمادگی برای جلسات
• پیگیری کارهای عقب‌افتاده
• یادآوری برای پیگیری کارها در فواصل زمانی تعیین شده
• به اشتراک‌گذاری محتوای آموزشی موجود با نیروهای استخدامی جدید
• امکان خودارزیابی کارکنان و نظارت بر عملکرد آنها
• داشبورد گزارشات

نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت‌های متعددی مانند تقویم سازمانی و مدیریت جلسات، تحلیل عملکرد کارکنان، مدیریت مستندات سازمانی، قابلیت پیگیری گردش کارها، قابلیت به اشترک‌گذاری فایل میان کاربران سیستم و قابلیت گزارش‌دهی از بخش‌های مختلف سیستم، به خودکارسازی فرآیندهای مدیریت در سازمان شما کمک بسیاری می‌کند.

کلام آخر

اتوماتیک سازی کسب و کار یک استراتژی بلند مدت است. به عبارت دیگر، اتوماسیون به معنی تلاش برای تغییر فوری همه چیز نیست و نباید به دنبال سازوکارهایی باشید که نسبت به مرحله رشدی که کسب و کار شما در آن قرار دارد، بسیار پیچیده است. بنابراین باید نگاهی به ابعاد و میزان رشد فعلی کسب و کار خود بیندازید و مشخص کنید که وظایف تکراری، موانع و ناکارآمدی‌ها کجا هستند؟ در آخر باید از خود بپرسید چگونه می‌توانید این بخش‌ها را خودکارسازی کنید تا بتوانید تمرکز خود را بر قسمت‌هایی بگذارید که می‌توانید بیشترین اثرگذاری را در آنها داشته باشید.