5 مورد استفاده از فناوری IDP در سیستم های مدیریت مستندات

زمان تقریبی مطالعه: 5 دقیقه

فناوری پردازش هوشمند سند یا همان Intelligent Document Processing یکی از فناوری‌های روز و بسیار کاربردی در زمینه پردازش اسناد و مدیریت آن‌ها با دقت و سرعتی بالا محسوب می‌گردد؛ سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف می‌توانند با توجه به کاربرد IDP در زمینه‌های مختلف و همچنین نیازهای خود، از این فناوری در زمینه ثبت و پردازش انواع اسناد و مدارک، استفاده نمایند.

در این مقاله قصد داریم تا 5 مورد از کاربردهای فناوری IDP را باهم بررسی کنیم؛ اما قبل از آن باید با انواع اسنادی که با فناوری IDP قابل پردازش هستند آشنا شویم.

 انواع اسناد قابل پردازش با IDP

فناوری IDP به لطف هوش‌مصنوعی و دیگر فناور‌ی‌های – مانند یادگیری ماشین (Machine Learning)، تشخیص کاراکتر نوری (OCR)، پردازش زبان طبیعی (NLP) و… – قادر به پردازش طیف گسترده‌ای از نوشته‌ها، اسناد و مدارک است؛ به عنوان مثال برخی از اسناد قابل پردازش با فناوری IDP عبارت‌اند از:

• ایمیل‌ها
• رزومه
• دست‌نوشته
• قراردادها
• فاکتورها
• اسناد تصویری
• و…

در واقع یکی از نقاط قوت اصلی فناوری IDP یا پردازش هوشمند اسناد، قابلیت پردازش و استخراج اطلاعات و داده‌ها از اسناد و مدارک غیرساختاریافته و تبدیل آن‌ها به داده‌هایی ساختاریافته و قابل پردازش است. حال باید به این سوال بپردازیم که کاربرد IDP در حوزه مدیریت مستندات چیست و چگونه می‌توانید موجب بهبود مدیریت اسناد و مدارک بگردد؟

اگر هنوز شناخت کاملی از پردازش هوشمند داده‌ها یا همان IDP ندارید، توصیه می‌کنیم که حتما مقاله زیر را مطالعه بفرمایید:

• پردازش هوشمند اسناد IDP چیست؟

5 کاربرد IDP در حوزه مدیریت مستندات

همان‌طور که در قسمت قبل اشاره شد و مطالعه کردیم، فناوری IDP یا همان پردازش هوشمند اسناد، می‌تواند انواع مختلفی از مستندات ساختاریافته و بدون ساختار را پردازش نماید و اطلاعات و داده‌های تمیز و قابل استفاده‌ای را در اختیار ما بگذارد؛ در همین راستا، فناوری IDP کاربردهای مختلفی در زمینه مدیریت مستندات دارد. 5 کاربرد IDP در حوزه مدیریت مستندات عبارت‌اند از:

5 کاربرد IDP در حوزه مدیریت مستندات

1- پردازش اسناد مالی

اولین کاربرد IDP در مدیریت مستندات، پردازش اسناد مالی است؛ فناوری IDP به شما کمک می‌کند تا اطلاعات و داده‌های موجود در اسناد مالی – مانند شماره فاکتور، اقلام موجود در سند، جزئیات فاکتورهای فروش، ارقام و اعداد موجود و… – را به سادگی و به صورت ساختار یافته در اختیار داشته باشید.

IDP با استفاده از فناوری‌هایی مانند یادگیری ماشین، پردازش زبان طبیعی و…، قادر است طیف گسترده‌ای از اسناد و مدارک مالی را پردازش نمایید و مورد استفاده قرار دهید

به عنوان مثال، در سیستم سنتی، فاکتورهای خرید و فروش به صورت دستی در سازمان ثبت می‌شوند، که هم فرایندی زمان‌بر است و هم احتمال بالایی در بروز خطای انسانی دارد؛ اما با IDP دیگر نیازی نیست نگران خطای انسانی یا سرعت پایین ثبت اطلاعات باشید، زیرا IDP به سرعت اسناد مالی را پردازش کرده و تمامی اطلاعات و داده‌های مهم و کلیدی را در یک قالب ساختار یافته در پایگاه داده سازمان ثبت می‌نماید.

2- مدیریت قراردادها

قراردادهای سازمانی و رسمی به طور معمول از بخش‌ها، بند‌ها و شروط مختلفی تشکیل شده‌اند و بررسی و انطباق آن‌ها بر اساس استانداردها و یا مقایسه آن‌ها با یکدیگر، کاری بسیار زمان و خسته‌کننده است. کاربرد IDP در مدیریت قراردادها عبارت است از:

• استخراج داده‌ها مانند نام تجاری، تاریخ قرارداد، شرایط و ضوابط و…
• مقایسه قراردادها با یکدیگر و شناسایی تفاوت‌ها و نقص‌ها
• جستجوی حرفه‌ای و تخصصی قرارداد‌ها (مانند جستجو در بدنه اسناد)
• حفظ سازگاری و یکپارچگی لحن و ساختار قراردادها
• ثبت قراردادها به صورت ساختاریافته و قابل پردازش
• و…

3- مدیریت مشتریان

یکی دیگر از کاربردهای IDP در حوزه مدیریت مستندات، مدیریت مشتریان است؛ تمرکز IDP در این حوزه نیز بر روی استخراج داده‌ها و اطلاعات و تبدیل آن‌ها به صورت ساختاریافته معطوف گردیده است. پردازش اسنادی مانند کارت شناسایی، رزومه، فرم‌های درخواست، دست نوشته‌ها و… استخراج اطلاعات و داده‌های موجود در آن‌ها، همگی به آسانی با کمک IDP صورت می‌گیرند.

اگر بخواهیم اسنادی از این قبل را برای شما مثال بزنیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• فرم‌های دولتی (کاغذی و سنتی)
• فرم‌های بانکی
• اسناد مالیاتی
• اطلاعات بیماران
• دست‌نوشته‌ها
• و…

4- انطباق اطلاعات و داده‌ها

فناوری پردازش هوشمند اسناد یا همان IDP با استخراج داده‌ها و اطلاعات و بررسی آن‌ها با سایر داده‌ها و طبقه‌بندی و دسته‌بندی آن‌ها، کاربرد بسیار موثری در اهداف نظارتی و گزارش‌دهی دارد. به عنوان مثال، IDP به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که مشتریان در اسناد و مدارک مختلف وارد می نمایند – مانند آدرس محل سکونت، شماره تماس، کد ملی، کد پرسنلی، شماره بیمه و… – را با اطلاعات ثبت شده آن‌ها در پایگاه داده سازمان به صورت خودکار مطابقت دهید.

مثال دیگری که می‌توانیم بزنیم، در حوزه بانکداری و مالی است؛ این قابلیت و کاربرد IDP در حوزه بانکداری نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ به عنوان مثال، برای احراز هویت مشتریان دیگر نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات و بررسی نیست، بلکه تنها کافیست تا مدارک را به سامانه تحویل دهید تا فناوری IDP اطلاعات مشتری را با اطلاعات ثبت شده در پایگاه‌های داده، مطابقت دهد.

5- ثبت و رسیدگی به درخواست‌ها

در حوزه بیمه، یکی از چالش‌هایی که متخصصان با آن رو به رو هستند، جمع‌آوری، سازماندهی و بررسی انواع مختلفی از فرم‌ها و مدارکی است که مشتریان بیمه به آن‌ها ارائه داده‌اند و درخواست دریافت حق بیمه دارند؛ فناوری IDP می‌تواند انواع مختلف مدارک و اسناد را از هم تشخیص داده و هنگام استخراج اطلاعات و داده‌ها، آن‌ها به صورت کاملا ساختار یافته دسته‌بندی کند و در اختیار متخصصین بیمه و دیگر افرادی که نیاز به دسته‌بندی و تطبیق اطلاعات دارند، قرار دهد.

به بیان دیگر، فناوری IDP روند کار پردازش درخواست‌ها و مدارک همراه آن‌ها را سرعت می‌بخشد و با دقت بالاتری اطلاعات و داده‌ها را به صورت دسته‌بندی شده آماده می‌کند.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی ماهیت و کاربرد IDP یا همان فناوری پردازش هوشمند اسناد پرداختیم؛ به طور کلی فناوری IDP بر روی پردازش مستندات و استخراج اطلاعات و داده‌ها و تبدیل آن‌ها به داده‌هایی ساختار یافته و قابل استفاده در نرم افزارها و سامانه‌های سازمانی است و در همین راستا می‌توان که فناوری IDP در حوزه‌ها، صنایع و فرایندهای مختلفی کاربرد دارد و می‌توان از آن استفاده کرد.

سوالات متداول

فناوری IDP چیست؟

فناوری IDP ابزاری برای تبدیل داده‌های نیمه ساختار یافته یا بدون ساختار تصویری، به داده‌های ساختار یافته متنی و قابل استفاده در سامانه‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری است.

چه اسنادی با IDP قابل پردازش هستند؟

فناوری IDP قابلیت پردازش انواع مختلفی از اسناد، اعم از ایمیل‌ها، رزومه، دست‌نوشته، قراردادها، فاکتورها، اسناد تصویری و استخراج اطلاعات و داده‌ها از آن‌ها را دارد.