یازده دلیل که کسب و کار شما به یک نرم‌افزار دبیرخانه نیاز دارد؟
زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه
نرم‌افزارهای دبیرخانه به کسب و کارها کمک می‌کنند تا تمامی فعالیت‌های واحد دبیرخانه مانند ثبت انواع نامه‌های وارده و صادره را دیجیتالی و خودکارسازی کرده و آنها را با هزینه بسیار کمتری انجام دهند. بکارگیری این نرم‌افزارها، مانند سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون، نقش مهمی در رقابتی باقی ماندن سازمان‌ها دارد. با این حال، شاید شما هم مانند بسیاری از مدیران هنوز این پرسش را داشته باشید که چرا کسب و کار شما به یک نرم‌افزار دبیرخانه نیاز دارد؟ در این مقاله ضمن تعریف نرم‌افزار دبیرخانه و فواید آن برای سازمان‌ها، به دلایلی که سازمان شما به نرم‌افزار دبیرخانه احتیاج دارد می‌پردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
نرم‌افزار دبیرخانه چیست و چه فایده‌ای دارد؟
نرم‌افزار دبیرخانه ابزاری است که برای خودکارسازی و دیجیتالی کردن فعالیت‌های واحد دبیرخانه در سازمان‌ها و کسب و کارها استفاده می‌شود و امکانات متعددی را برای دستیابی به این هدف در اختیار کارکنان این واحدها قرار می‌دهد. به عنوان نمونه چنین نرم‌افزاری قابلیت ثبت انواع نامه‌های وارده و صادره، ذخیره‌سازی آنها و گردش آنها را به صورت الکترونیکی و با سرعت بالا دارد.
فایده اصلی این نرم افزارها برای سازمان‌های امروزی نیز افزایش سرعت ثبت مکاتبات اداری و نظم بخشیدن بیشتر به آنهاست. این نظم بیشتر و دیجیتالی شدن کارها، نه تنها باعث کاهش هزینه‌ها در سازمان شما می‌شود، بلکه توان رقابتی سازمان شما را نیز افزایش داده و به شما امکان می‌دهد نامهها و بسته‌ها صادره و وارده خود را به صورت سیستمی ردیابی و بر وضعیت آنها نظارت داشته باشید.
دلایلی که کسب و کار شما به یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب نیاز دارد؟
اگر سازمان شما دارای یک واحد دبیرخانه است که روزانه حجم زیادی از مکاتبات اداری را پردازش می‌کند، دلایل زیادی وجود دارد که باعث می‌شود به یک نرم‌افزار دبیرخانه قوی احتیاج داشته باشید. در ادامه 11 مورد از این دلایل را برای شما آورده‌ایم:
- نیاز به دیجیتالی کردن و خودکارسازی کارها
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که کسب و کارها به نرم‌افزار دبیرخانه نیاز دارند، توانایی این نرم‌افزارها برای دیجیتالی کردن وظایف واحد دبیرخانه و خودکارسازی آنهاست. این نرم‌افزارها با دیجیتالی کردن فرآیندهایی مثل ثبت و شماره‌گذاری نامهها به شما امکان می‌دهد تا شماره‌گذاری آنها را با فرمت‌های از پیش‌تعریف شده، خودکارسازی کنید و همچنین نقش مهمی در دیجیتالی شدن سازمان شما دیجیتالی ایفا می‌کنند.
- نیاز به کاهش استفاده از کاغذ
نرم‌افزارهای دبیرخانه با دیجیتالی کردن فرآیند ثبت و ذخیره‌سازی مکاتبات وارده و صادره، شما را از استفاده از کاغذ برای مکاتبات و استفاده از دفاتر کاغذی به عنوان دفتر اندیکاتور بی‌نیاز می‌کنند. با این نرم‌افزارها تمامی فعالیت‌های واحد دبیرخانه شما و حتی دفاتر اندیکاتور دیجیتالی می‌شود.
- نیاز به انجام کارها بدون محدودیت زمانی و مکانی
دیجیتالی شدن فعالیت‌های واحد دبیرخانه باعث می‌شود تا اگر نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید تحت وب باشد، بتوانید فعالیت‌های این واحد را بدون وابستگی زمانی و مکانی انجام دهید. به این ترتیب، کارهای این واحد هیچ‌گاه وابسته به حضور فیزیکی کارکنان نخواهد بود. همچنین این امکان را خواهید داشت تا بتوانید فعالیت‌های این واحد را علاوه بر کامپیوتر، از طریق موبایل و تبلت نیز انجام دهید.
- نیاز به ثبت مکاتبات انجام شده با فکس و ایمیل
دیجیتالی شدن فرآیند ثبت مکاتبات با نرم‌افزار دبیرخانه به شما امکان می‌دهد تا بتوانید نامه‌های ارسالی و دریافتی از طریق فکس و ایمیل را نیز همانند سایر نامهها، ثبت و شماره‌گذاری کنید.
- نیاز به دریافت گزارشات از عملکرد دبیرخانه
مدیران هر سازمان برای بررسی عملکرد واحدهای تحت کنترل خود نیازمند گزارش‌هایی دقیق هستند. تهیه این گزارش‌ها به صورت دستی و سنتی کاری زمان‌بر است. نرم‌افزار دبیرخانه با دیجیتالی‌سازی کارها، امکان دسترسی به گزارشات دقیق از عملکرد این واحد (مانند گزارش تعداد نامه‌های وارده ثبت شده) را برای شما فراهم می‌کند.
- نیاز به جستجو و پیگیری آسان مکاتبات
یکی از فعالیت‌های اصلی و زمان‌بر در هر واحد دبیرخانه، جستجو در میان شماره نامه‌های ثبت شده و پیگیری وضعیت آنهاست. با استفاده از یک نرم‌افزار دبیرخانه شما امکان جستجو در میان مکاتبات ثبت شده را با ترکیب متنوعی از حروف، اعداد و کاراکترهای خاص خواهید داشت و می‌توانید به سرعت نامه‌های مورد نظر خود را پیدا کرده و وضعیت آنها را پیگیری کنید.
- نیاز به تسریع و تسهیل کارها در دبیرخانه‌های بزرگ و پر ترافیک
سازمان‌هایی که دبیرخانه‌های بزرگ و پرترافیک دارند، برای تسهیل و تسریع کارها در این واحد بیش از سایر سازمان‌ها به یک نرم‌افزار دبیرخانه قوی نیاز دارند. یک نرم‌افزار دبیرخانه قوی با داشتن قابلیت‌هایی مانند پردازش و ثبت حجم بالای نامهها، ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه به صورت یکجا، قابلیت ثبت و پیگیری الکترونیکی بسته‌های مکاتباتی، شخصی‌سازی فرم‌های ثبت اطلاعات مکاتبات و حتی داشتن فهرست توزیع به دبیرخانه‌های بزرگ و پرترافیک برای انجام سریع‌تر و آسان‌تر کارها کمک می‌کند.
- نیاز به حفظ امنیت مکاتبات
سازمان‌ها برای حفظ امنیت داده‌ها و اطلاعات خود باید بتوانند از مکاتبات و اسناد صادره و وارده خود حفاظت کنند. یک نرم‌افزار دبیرخانه خوب می‌تواند با بهره‌گیری از سازوکارهای امنیتی مانند استفاده از پایگاه داده‌های ایمن و با برخورداری از گواهینامه‌های امنیتی معتبر (مانند گواهینامه‌های افتا و نما در ایران) به تأمین این امنیت کمک کند.
- نیاز به کاهش خطاهای انسانی
خطاهای انسانی می‌تواند باعث تحمیل انواع ضرورهای کوچک و بزرگ به سازمان شما شود. به عنوان نمونه، خطای تایپی در نگارش آدرس ارسال مکاتبات در واحد دبیرخانه و یا ثبت نامهها با یک شماره اشتباه باعث از دست رفتن فرصت‌ها و تحمیل هزینه و خسارت به کسب و کار شما شود. نرم‌افزارهای دبیرخانه با خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه، شانس وقوع خطاهای ناشی از کار دستی و انسانی در این واحد را به حداقل می‌رسانند و از آسیب‌های ناشی از آنها جلوگیری می‌کنند.
- نیاز به کاهش هزینه‌ها و حفظ توان رقابتی سازمان
بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها برای رقابتی ماندن هر کسب و کاری ضروری است. نرم‌افزارهای دبیرخانه با ساده‌سازی و خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه، ضمن کاهش زمان لازم برای انجام کارها، باعث کاهش حجم آنها، حذف کارهای تکراری و بهبود بهره‌وری کارکنان می‌شوند. در نهایت بهبود کارایی کارکنان، کاهش نیاز به نیروی انسانی و حذف کارهای تکراری باعث می‌شود تا هزینه‌های سازمان شما کاهش پیدا کند.
- نیاز به نظارت دقیق‌تر بر فعالیت‌های دبیرخانه
عملکرد صحیح سازمان نیازمند نظارت مستمر و دقیق بر فعالیت‌های واحدهای مختلف آن است. نرم‌افزارهای دبیرخانه با دیجیتالی کردن اطلاعات، امکان ردیابی بهتر داده‌ها و مکاتبات، مدیریت آنها و پیگیری از هر زمان و مکان را برای مدیران فراهم می‌کنند.
معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه ایرانی
نرم افزار دبیرخانه فراگستر علاوه بر ویژگی‌های ضروری که در قسمت قبل ذکر شد، دارای امکانات متعددی برای خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه و ثبت و بایگانی خودکار نامهها، فکس‌ها، ایمیل‌ها و ECE هاست که آن را به یکی از بهترین نرم‌افزارهای دبیرخانه ایرانی تبدیل می‌کند. برخی از امکانات متنوع این نرم افزار عبارتند از:
- قابلیت تعریف دبیرخانه مجزا برای شرکت‌های تابعه هلدینگ (چند سازمانی)
- داشتن قابلیت بایگانی کردن و دسته‌بندی مکاتبات
- قابلیت مکاتبه با سازمان‌های دارای نرم‌افزارها اتوماسیون اداری متفاوت با استفاده از پروتکل ECE
- ارائه فهرستی از انواع مکاتبات ثبت‌شده، ارسالی، دریافتی و حذف شده و امکان مدیریت آنها
- قابلیت تعریف تعداد نامحدود دبیرخانه همراه با دفاتر اندیکاتور مختلف
- امکان تعریف چندین دفتر اندیکاتور برای هر دبیرخانه
- امکان تعریف درختواره‌ای پرونده‌ها اعم از شخصی یا سازمانی
- امکان محدودسازی سطح دسترسی کاربران و واحدها به مکاتبات بایگانی شده در دبیرخانه
- داشتن قابلیت تعریف بایگانی سریع برای مکاتبات
- داشتن قابلیت اطلاع‌رسانی خودکار درباره ثبت و ارجاع مکاتبات با استفاده از ایمیل و پیامک
- امکان جستجو در میان مکاتبات ثبت شده با ترکیب متنوعی شامل حروف، اعداد و کاراکترهای خاص
کلام آخر
یک نرم‌افزار دبیرخانه قوی به انواع سازمان‌ها اعم از سازمان‌های بزرگ و یا کسب و کارهای در حال رشد امکان می‌دهد تا بتوانند روزانه با سرعتی بسیار بالا، هزاران نامه را بدون هیچ‌گونه محدودیتی ثبت، پردازش و پیگیری کنند. یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران، نرم‌افزار دبیرخانه تحت‌وب فراگستر است که خودکارسازی وظایف واحد دبیرخانه را امکان‌پذیر می‌کند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا دفاتر اندیکاتور خود را به صورت دیجیتالی نگهداری کرده و از منابع مالی و نیروی انسانی خود بهینه‌تر استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار دبیرخانه فراگستر و دریافت دمو می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
