یکپارچه سازی سازمانی چیست و چطور سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی را یکپارچه کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

سازمان‌ها از سامانه ها و نرم افزارهای مختلفی در بخش‌های مختلف استفاده می‌کنند و در بسیاری از مواقع مدیریت این نرم افزارها و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌های موجود بین آن‌ها کاری پیچیده و زمان‌بر محسوب می‌گردد؛ در همین راستا بسیاری از سازمان‌ها به دنبال یکپارچه سازی سیستم های سازمانی و مدیریت و دسترسی متمرکز به آن‌ها هستند. راهکارها و ابزارهایی مختلفی برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی و نرم افزارهای سازمانی وجود دارد؛ در ادامه ضمن بررسی اهداف و مزایای یکپارچه سازی سازمانی، بهترین ابزار و استراتژی برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی را نیز به شما معرفی خواهیم کرد.

یکپارچه سازی سیستم های سازمانی یعنی چه؟

به طور خلاصه، یکپارچه سازی سیستم های سازمانی یا همان یکپارچه سازی سازمانی، عبارت است از اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی با یکدیگر و ایجاد بستری امن برای مدیریت و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها در این نرم افزارها؛ فرایند یکپارچه سازی سازمانی شامل مراحل و بخش‌های مختلفی مانند یکپارچه سازی فرآیندها، اتصال نرم افزارها به یکدیگر، مدیریت متمرکز اطلاعات و داده‌ها و اشتراک‌گذاری آن‌ها بین سامانه‌ها و…  می‌باشد، که در راستای ادغام نرم افزارها و سامانه های سازمانی صورت می‌گیرند.

هدف از یکپارچه سازی سیستم های سازمانی چیست؟

اهداف مختلفی پشت یکپارچه سازی سیستم های سازمانی وجود دارد، اما 5 تا از مهم‌ترین اهداف یکپارچه سازی سازمانی عبارت‌اند از:

• بهبود هماهنگی واحد‌ها و بخش‌های سازمانی
• افزایش بهره‌وری کارکنان
• بهبود مدیریت اطلاعات و دسترسی به داده‌ها
• کاهش هزینه‌ها و زمان انجام فرایندها
• افزایش امنیت سامانه‌ها و اطلاعات آن‌ها

5 هدف مهم یکپارچه سازی سیستم های سازمانی

بهبود هماهنگی واحد‌ها و بخش های سازمانی

با اتصال و ادغام سیستم های سازمانی، ارتباط بخش‌ها و واحد‌های مختلف با یکدیگر بیشتر می‌شوند و به موجب این امر، هماهنگی بین واحد‌ها و بخش‌های سازمانی افزایش می‌یابد. همچنین تاثیراتی همچون ارتباط و تبادل بهتر اطلاعات و داده‌ها و کاهش تداخل‌های کاری نیز از عوامل تاثیرگذار در بهبود این هماهنگی بین بخش‌ها و واحد‌های سازمانی می‌گردد.

افزایش بهره‌وری کارکنان

از دیگر اهداف یکپارچه سازی سازمانی می‌توانیم به افزایش بهره‌وری کارکنان اشاره کنیم؛ پس از یکپارچه‌سازی، کاربران به راحتی قادر به استفاده از اطلاعات و داده‌های ثبت شده در سامانه‌های مختلف هستند و حتی بسیاری از داده‌ها نیز به صورت خودکار در سامانه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. تمام این عوامل منجر به بهبود بهره‌وری عملیاتی و در نتیجه افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود.

بهبود مدیریت اطلاعات و دسترسی به داده‌ها

یکپارچه سازی سیستم های سازمانی گاهی با هدف مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات و داده‌ها و همچنین مدیریت دسترسی سامانه‌ها و کاربران به این اطلاعات و داده‌ها صورت می‌گیرد؛ به عنوان مثال، برای مدیریت دسترسی یک کاربر در سامانه‌های مختلف، لازم به اعمال تغییرات در نرم افزارهای مختلف نیست و تنها از طریق یک بستر متمرکز می‌توان دسترسی‌های کاربران را مدیریت کرد.

کاهش زمان انجام فرایندها

با انتقال و اشتراک‌گذاری اطلاعات و داده‌ها بین سیستم ها و نرم افزارهای سازمانی و همچنین افزایش هماهنگی بین واحد‌ها و بخش‌ها، زمان انجام فرایندها کاهش خواهد یافت؛ به عنوان مثال دیگر نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات در یک سامانه در سامانه دیگر نیست و تنها با چند کلیک می‌توان اطلاعات مورد نیاز را در سامانه‌ها و نرم‌افزار در اختیار داشت.

افزایش امنیت سامانه‌ها و اطلاعات آن‌ها

یکی از مهم‌ترین اهداف یکپارچه سازی سازمانی، تقویت و افزایش امنیت سامانه‌ها و اطلاعات آن‌ها و کنترل و نظارت متمرکز بر آن‌ها است؛ با ادغام سامانه های سازمانی، امکان نظارت یکپارچه و متمرکز بر روی امنیت نرم افزارها، امنیت حساب‌های کاربری و جلوگیری از خطرات موجود در فضای فناوری اطلاعات برای سازمان‌ها فراهم می‌گردد.

چطور سیستم های سازمانی را یکپارچه کنیم؟

ادغام و یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، زیرا علاوه بر ایجاد ارتباطی امن، باید از صحت انتقال اطلاعات و تعیین درست و دقیق دسترسی ها نیز، اطمینان حاصل شود؛ در همین راستا، مراحل مختلفی برای یکپارچه سازی سازمانی وجود دارد، که باید به ترتیب صورت بگیرند. مراحل یکپارچه سازی سیستم های سازمانی عبارت‌اند از:

• تعیین اهداف و استراتژی
• تعیین نیازمندی‌های یکپارچه سازی
• انتخاب ابزار مناسب برای یکپارچه سازی
• پیاده‌سازی مراحل فنی یکپارچه سازی
• آزمون و ارزیابی سیستم یکپارچه‌ سازی شده

5 مرحله یکپارچه سازی سیستم های سازمانی

تعیین اهداف و استراتژی

قبل از شروع فرایند یکپارچه سازی سازمانی، باید اهداف خود از این یکپارچه سازی را مشخص کنید و سپس با توجه به اهداف تعیین شده، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را مشخص نمایید و در نهایت با توجه به بررسی‌های به عمل آمده، استراتژی مناسبی یکپارچه سازی سیستم های سازمانی طراحی کنید.

تعیین نیازمندی‌های یکپارچه سازی

برای پیاده‌سازی استراتژی‌های یکپارچه سازی سازمانی، باید زیرساخت‌ها، ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز سازمان را شناسایی کنید؛ در صورتی که سیستم‌ها و زیرساخت‌های مورد نیاز در سازمان موجود نبود، قبل از ادامه فرایند یکپارچه سازی، حتما باید نیازمندی‌های این فرایند فراهم شوند.

انتخاب ابزار مناسب برای یکپارچه سازی

قدم بعدی در فرایند یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی، انتخاب ابزار یا نرم افزار مناسب برای ادغام و یکپارچه سازی سازمانی می‌باشد. نرم‌افزارها و ابزارهای مختلفی برای این کار وجود دارند؛ در ادامه این مقاله به معرفی بهترین ابزار برای پیاده‌سازی فرایند یکپارچه سازی سازمانی را به شما معرفی خواهیم کرد.

پیاده‌سازی مراحل فنی یکپارچه سازی

پس از فراهم آوردن تمامی پیش‌نیازها، زمان پیاده سازی مراحل فنی و نرم افزاری فرایند یکپارچه سازی سیستم های سازمانی می‌رسد؛ در این مرحله باید به کمک امکانات و قابلیت‌های ابزار مورد نظر برای یکپارچه سازی سیستم‌ها، ارتباط امن و پایداری را بین سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی به منظور انتقال اطلاعات و داده‌ها ایجاد کنید.

آزمون و ارزیابی سیستم یکپارچه‌ سازی شده

در آخرین مرحله از فرایند یکپارچه سازی سیستم های سازمانی، باید سیستم را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهید و نقاط ضعف و قوت، باگ‌ها، فرایندها و گلوگاه‌های موجود در آن را شناسایی کنید و در کمترین زمان ممکن، آن‌ها را اصلاح نمایید. نظارت بر سامانه یکپارچه سازی شده و پشتیبانی از آن باید به صورت مداوم صورت بگیرد، زیرا این امر موجب بهبود عملکرد و حفظ سلامت و امنیت سیستم‌ها و سامانه‌های سازمان می‌گردد.

همان‌طور که بارها در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، ابزارهای مختلفی برای پیاده‌سازی فرایند یکپارچه سازی سازمانی وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها قابلیت‌ها و امکانات مختلفی را در اختیار شما می‌گذارند؛ اما در بین انواع مختلف این نرم‌‌افزارها، بهترین ابزار کدام است؟

بیشتر بخوانید: راهکار یکپارچه سازی سیستم‌های اطلاعاتی با فرایندها

جایگاه اتوماسیون اداری در یکپارچه سازی سازمانی کجاست؟

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها و دغدغه‌های سازمان‌ها برای ادغام و یکپارچه سازی سیستم های سازمانی، انتخاب بستر و ابزار مناسب برای پیاده سازی فرایند یکپارچه سازی است. از آن جایی که نیازها و همچنین سیستم‌های مورد استفاده در سازمان‌ها باهم متفاوت می‌باشد، برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی، به پلتفرم و بستری منعطف نیاز داریم.

اتوماسیون اداری به عنوان سامانه‌ای که تمام اعضای سازمان از آن استفاده می‌کنند و نرم‌افزار مشترک بین بخش‌ها و واحد‌های مختلف می‌باشد، بهترین گزینه برای ایجاد بستری جهت اتصال و یکپارچه سازی سیستم های سازمانی به آن است.

سامانه های اتوماسیون اداری با اتصال به سیستم های سازمانی، از اطلاعات آن‌ها برای به گردش در آوردن فرایندها و پردازش داد‌ها و اشتراک‌گذاری این اطلاعات و داده‌های پردازش‌شده در سامانه‌های دیگر استفاده می‌کند. برای درک بهتر جایگاه اتوماسیون اداری در یکپارچه سازی سیستم های سازمانی، به مثال زیر توجه فرمایید:

فرض کنیم که یکی از اعضای سازمان قصد ثبت درخواست مرخصی دارد؛ برای این کار کافی است تا به حساب کاربری خود در اتوماسیون اداری وارد شود و فرایند درخواست ثبت مرخصی را انتخاب کند. اتوماسیون اداری اطلاعات حضور/غیاب کاربر را از سامانه ساعت‌زن دریافت کرده و پس از پردازش و تحلیل داده‌ها، مانده مرخصی کاربر را به وی نشان می‌دهد؛ پس از تکمیل فرم درخواست مرخصی، فرایند آغاز شده و مسیر اخذ تاییدات را طی خواهد کرد، تا در انتها – پس از اخذ تاییدات لازم – در سامانه حقوق و دستمزد، ثبت گردد. دریافت اطلاعات مورد نیاز از سامانه ساعت‌زن، پردازش این اطلاعات توسط اتوماسیون اداری و اشتراک‌گذاری و ثبت نهایی آن در سامانه حقوق و دستمزد، به کمک اتصال و یکپارچگی سامانه اتوماسیون به سیستم های سازمانی صورت می‌گیرد.

مراحل ثبت درخواست مرخصی و دریافت اطلاعات از سامانه های مختلف

راهکار فراگستر برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی

مهم‌ترین و اصلی‌ترین ابزاری که در اتوماسیون اداری فراگستر برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی تعبیه شده است، APIهای آماده فراگستر هستند.

API‌های آماده اتوماسیون فراگستر

به صورت پیش‌فرض، اتوماسیون اداری امکان مدیریت مکاتبات و خودکارسازی برخی از فرایندهای مرتبط با مدیریت مکاتبات و ارسال و دریافت انواع مختلفی از نامه‌های صادره، وارده و داخلی، از طریق اتوماسیون، ایمیل، فکس و… را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می کند؛ اما به کمک APIهای آماده اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید طیف گسترده‌ای از سیستم های سازمانی – مانند سیستم‌های مالی، بازرگانی، حقوق و دستمزد، فروش، ارتباط با مشتریان، منابع انسانی و… – را به آن متصل کرد و به عنوان بستری متمرکز و یکپارچه، سامانه‌های دیگر را با اتوماسیون اداری فراگستر ادغام نمود.

بیشتر بخوانید: API چیست و معرفی FaragostarAPI

با استفاده از FaragostarAPI می‌توانید اطلاعات، داده‌ها، فرم‌ها و درخواست‌های مختلف سیستم‌های مالی، منابع انسانی، فروش و… را در اتوماسیون به گردش در آورید و سرعت رسیدگی به فرایندها و درخواست‌ها را افزایش دهید؛ این امر در نتیجه منجر به افزایش بهره‌وری کارکنان، کاهش هزینه‌های سازمان، صرفه‌جویی در زمان و… می‌گردد.

به عنوان مثال، با اتصال سامانه‌های مختلف به اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید با استفاده از زیرسیستم BPMS (مدیریت فرایندها)، فرم‌ها و فرایندهای مختلفی – مانند ثبت مرخصی، درخواست کالا، بررسی موجودی انبار و… – را در سامانه تعریف کرد و اطلاعات و داده‌های مربوطه را از نرم‌افزارها و سیستم‌های متصل به اتوماسیون اداری فراگستر، فراخوانی نمود و مورد استفاده قرار داد. این امر علاوه بر ایجاد یکپارچگی، موجب خودکارسازی فرایندهای مختلف و استفاده از اطلاعات و داده‌ها در فرم‌ها و فرایندهای مختلف می‌گردد.

در ویدیو زیر، انواع APIهای فراگستر و همچنین نحوه دسترسی به آنها برای شما توضیح داده شده است:

نرم افزارهای قابل اتصال به اتوماسیون اداری فراگستر

به طور کلی اگر هر دو طرف فرایند ادغام – یعنی هم اتوماسیون اداری و هم سامانه‌های دیگر – قابلیت پشتیبانی از APIها را داشته باشند، امکان ادغام و یکپارچه‌ سازی آن‌ها وجود دارد؛ با این حال، در زیر لیستی از نرم‌افزارهایی که قابلیت یکپارچه سازی با اتوماسیون فراگستر را دارند، برای شما تهیه کرده‌ایم:

• سیستم های برنامه ریزی منابع انسانی (ERP)
• سیستم‌های ارتباط با مشتریان (CRM)
• نرم‌افزارهای انبارداری
• نرم افزارهای حسابداری
• سیستم‌های داخلی سازمان‌ها (مانند سیستم‌های مالی که خود سازمان توسعه داده است)
• نرم‌افزارهای مرتبط بت منابع انسانی (مانند نرم افزارهای حضور و غیاب، دستگاه‌های کارت زن و…)

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری با چه نرم افزارهایی قابلیت یکپارچه شدن دارد؟

برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین بررسی قابلیت‌های یکپارچه سازی آن با سامانه‌ها و سیستم‌های سازمانی، می‌توانید از طریق لینک زیر، نسخه دموی رایگان آن را تهیه نمایید؛ در صورت نیاز به دریافت مشاوره رایگان نیز می‌توانید با شماره 42623 (021) تماس حاصل بفرمایید.

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی کامل فرایند یکپارچه سازی سیستم های سازمانی و مزایای این امر پرداختیم؛ همچنین مراحل یکپارچه‌سازی و ابزارهای لازم برای پیاده‌سازی این فرایند را نیز مورد بررسی قرار دادیم. ضمن تشکر از ایکه تا انتهای مقاله همراه ما بودید، باید به این نکته اشاره کنیم که اگر سوالی در ذهن شما بدون پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمانی چیست؟

اتصال سامانه‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی به یکدیگر و ایجاد راه ارتباطی برای انتقال و دریافت اطلاعات بین نرم افزارهای سازمانی را یکپارچگی سازی نرم افزارهای سازمانی می‌گویند.

جایگاه اتوماسیون اداری در یکپارچه سازی سازمانی کجاست؟

اتوماسیون های اداری بهترین بستر برای یکپارچه سازی سیستم های سازمانی محسوب می‌شوند، زیرا:

• تمامی افراد سازمان از آن استفاده می‌کنند.
• انعطاف‌پذیری و وفق‌پذیری بالایی دارد.
• سامانه مشترک تمامی بخش‌ها و واحد‌های سازمانی است.
• از APIهای آماده پشتیبانی می‌کند (برخی از آن‌ها).