چرا در دوران کرونا، استفاده از اتوماسیون فرایندها بطور چشمگیری افزایش یافت؟
زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه
با توجه به شیوع بیماری کرونا، بنظر میرسد بسیاری از مشاغل در جهان در حال مختل شدن هستند. این محیط جدید چالش برانگیز است و نحوه عملکرد مشاغل را به روشهایی که هنوز پیش‌بینی نکرده‌ایم تغییر خواهد داد.
درحالیکه همه ما میدانستیم که شرکتها باید مسیر خود را به سمت دیجیتالی شدن ادامه دهند، اما تصور نمی‌کردیم که به این سرعت این اتفاق بیفتد. با این حال، چشم‌انداز پس از کرونا همین مسئله را می‌طلبد.
کرونا: تغییر کنید تا زنده بمانید
سرعتی که این بیماری همه‌گیر در سطح جهان گسترش یافت و اقتصادهای ما را نیز تحت تأثیر قرار داد، تاکنون بی‌سابقه بوده است. بسیاری از بخشهای فناوری اطلاعات تا قبل از کرونا وقت زیادی برای تغییر داشته‌اند، اما اکنون اینگونه نیست. مقدمات کار باید در عرض چند هفته و نه سالها دسته‌بندی و انجام شوند.
هر شغلی که میخواهد در این محیط فعلی زنده بماند، مجبور است به سرعت کانالهای فیزیکی خود را به فضای دیجیتال منتقل کند. مراکز تحویل غذا و خواربارفروشی مجبور بودند بدون تماس باشند. هیچ یک از این نوع فرآیندها بدون کمک به اتوماسیون سازی و اتوماسیون فرایندها نمی‌توانستند دستخوش تغییر سریع شوند.
تغییر رفتار سازمانها طبق رفتار مشتری
این یعنی چه؟ یعنی زمان عمل است. تقریباً یک شبه، شرکتها مجبور بودند از بسیاری جهات دیجیتالی شوند. کانالهای دیجیتال اکنون کانالهای مقدماتی برای فروش و بهره‌وری هستند. این بیماری همه‌گیر رفتار مشتری را به روشی تغییر داده است که احتمالاً ادامه‌دار خواهد بود. مسلما در این میان سازمانهایی که پیش زمینه دیجیتالی نداشته‌اند بسیار متضرر شده‌اند.
ممکن است برخی تصور کنند که در این موقعیت حتی وقتی کسب‌وکارهای کوچک شروع به بازگشایی می‌کنند، از کارمندان دورکار خود بخواهند که به کار خود ادامه دهند تا هزینه‌هایی مثل هزینه ساختمان و تأسیسات را کاهش دهند. پس اتوماسیون فرایندها کجا ورود پیدا میکند؟
برای اینکه بیشتر پی به این موضوع ببرید به خواندن این مقاله ادامه دهید.
کاهش بحران با اتوماسیون سازی
شرکتهایی که از قبل در فرآیند اتوماسیون مستقر شده‌اند، مدیریت زمان آسانتری برای بهره‌وری، مراجعه به مراکز پشتیبانی مشتری، اطمینان از فعال بودن مرکز تماس، تنظیم اعضای تیم دورکار و بهینه‌سازی زنجیره‌های تأمین داشتند.
مشکلات سازمانهای بهداشت و درمان را در نظر بگیرید. حجم وسیعی از پردازش تستهای پزشکی، ارائه خدمات به موقع به بیماران و وارد کردن هزاران نفر از اعضای تیم جدید به سرعت برای کمک به کاهش بیماری کرونا لازم بود.
فقط به این فکر کنید که در این دوران چگونه اتوماسیون در امور بانکی و پرداختهای دیجیتال به کمک مردم آمد؟ با از بین بردن نیاز به پول یا تبادل کارت و امضاها، از در معرض قرار گرفتن انسان‌ها با ویروس کرونا، جلوگیری کرد.
مدارس و دانشگاه‌ها با استفاده از ابزارهای همکاری به توزیع منابع موردنیاز و خودکارسازی بسیاری از امور آموزشی پرداختند.
اتوماسیون به مدیریت موجودی مراکز توزیع و عرضه موادغذایی بسیار کمک کرد. شرکتهایی که زمینه اتوماسیون را دارا بودند، خودکارسازی سفارشات و عرضه به مشتریان در پیشرفت آنها بسیار اثرگذار واقع شد.
مثلا شرکت آمازون اعلام کرده است علاوه بر دریافت سفارش و کنترل موجودی بصورت خودکار، قصد دارد با بکارگیری هوش مصنوعی، اتوماسیون سازی و بهره‌گیری از رباتها، نیاز به افراد متعدد در طبقات انبار را نیز کاهش دهد.
چرا اتوماسیون فرایندها از هر زمان دیگری اهمیت بیشتری دارد؟
دنیای پس از ویروس همه‌گیر کرونا نیاز به درک عمیق‌تری از محیط فعلی و استفاده از اتوماسیون برای رفع نیازهای مشتری و در کنار آن بهبود روابط مشتری دارد. شرکتی که بتواند فوراً مطالبات جدید را برآورده سازد، قادر خواهد بود در اقتصادی که برای همیشه به موجب کرونا تغییر کرده است، اعتبار بیشتری را کسب کند.
همانطور که همه ما اثر COVID-19 را در صنایع مختلف جهانی مشاهده میکنیم، اتوماسیون کسب و کار میتواند به مؤلفه‌ای مهم برای پیشرفت و خودکارسازی سازمانها تبدیل شود. کشورها میتوانند به جای اتکا به نیروی کار، از اتوماسیون استفاده کنند.
درحالیکه میلیونها نفر بدلیل قرنطینه اجباری، اجازه حضور در محل کار را ندارند؛ اتوماسیون برای پرکردن برخی از این حفره‌ها دست بکار شده است.
چشم‌انداز آن واضح است: اتوماسیون تاکنون مد بوده است، اما اکنون پذیرش جهانی اتوماسیون با سرعت بسیار بیشتری اتفاق خواهد افتاد.
در حقیقت، در مواقع بحران است که مهمترین سرمایه گذاری های فناوری انجام میشود.
حتی در بیشتر مواقع، برنامه‌هایی که در زمانهای حادثه و به جهت بهبودی شرایط اعمال میشود، سرانجام تبدیل به جریان اصلی می‌شوند.
کدام مشاغل فرصت استفاده از اتوماسیون کسب‌وکار را دارند؟
در اکثر موارد، برخی از صنایعی که به شدت آسیب دیده‌اند در بخش خدمات بوده‌اند. در حال حاضر، بسیاری از مشاغل این فرصت را دارند که تعامل‌های خاصی مانند خرید و فروش آنلاین، مراکز پشتیبانی مشتریان، مدیریت کارکنان از راه دور و… را بصورت خودکار انجام دهند.
هنگامی که مشاغل به دلایل بهداشتی مجبور به تعطیل شدن هستند، نرم‌افزار اتوماسیون فرایندها میتواند با ایجاد خودکارسازی کارها، بهبود تعاملات سازمانی و امکان دورکاری برای کارکنان، آرامش و تداوم بیشتر در کسب و کارتان را فراهم نماید.
علاوه بر این، مشاغل نیاز به بهسازی مدلها و فرایندهای کسب‌وکار فعلی خواهند داشت. اتوماسیون کسب‌وکار بعنوان یک نرم‌افزار دورکاری و ابزار همکاری و بهره‌وری میتواند در بسیاری از امور از جمله موارد زیر سازمانها را پشتیبانی کند:
- اتوماسیونی کردن فرایندهای کاری کارمندان در دوران دورکاری
- امکان تفویض کارها و گزارشگیری از کارمندان دورکار برای مدیران
- انجام مکاتبات و تعاملات سازمانی به شکل تحت وب و از راه دور
- تقویم کاری با قابلیت کنترل وظایف و رویدادها
- امکان برنامه‌ریزی جلسات، قرارهای کاری و مدیریت آنها، ارسال دستورجلسات، تهیه‌ی صورتجلسه و…
- امکان طراحی فرایندها و گردش فرم‌های سازمانی از راه دور
- امکان کار مشترک روی فایلها و اسناد بصورت گروهی
- امکان ذخیره‌سازی فایلها و اسناد، بصورت تحت وب جهت استفاده تمام افراد سازمان
- امکان چت درون سازمانی
- تعیین سطح دسترسی و محرمانگی اسناد و مکاتبات نسبت به سمت کاربران
- مشاهده مکاتبات داخل کارتابل، امکان دستور و ارجاع مرتبط نامه‌ها و اطلاع از دریافت کارهای جدید در کارتابل (بصورت نوتیفیکیشن) از طریق تبلت و تلفن همراه بدون نصب برنامه جانبی روی دستگاه
- امکان دریافت و پیگیری ایمیل های سازمانی از راه دور
- کاهش مراجعات حضوری ارباب رجوع به محل فیزیکی سازمان با استفاده از پیشخوان ارباب رجوع
با مجموعه امکانات ارائه شده در راهکار اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر، امیدواریم بتوانیم سهمی در فراهم آوردن شرایط موردنیاز سازمانها در شرایط دورکاری داشته باشیم.
حتما بخوانید: فراگستر چگونه میتواند به کسب‌وکارها کمک کند تا در دوران شیوع ویروس کرونا، دورکاری کنند؟
برای تغییرات طولانی مدت آماده باشید
عواقب کوتاه مدت و طولانی مدت بیماری همه‌گیر کرونا وجود دارد. وقتی همه مجبور به ماندن در خانه باشند، شرکتها به نیروی کار خودکار نیاز دارند. اگر اتوماسیون و فرایندهای کسب‌وکار را بکار نگرفته‌اید، اکنون زمان آن است که این کار را انجام دهید. پس، برای بهینه‌سازی زمان بگذارید.
کلام آخر
شوک بیماری همه‌گیر کرونا موجب واکنشهای سریعی در کسب‌وکارها و رفتار مشتریان شده است. خبر خوب این است که فناوریهای جدید اتوماسیون سازی، ابزارهای همکاری و بهره‌وری زیادی آماده انجام کار و کمک به کسب‌وکار شماست.
اتوماسیون کسب‌وکار فراگستر تضمینی را در برابر خودکارسازی فرایندهای سازمان ارائه میدهد که هرگز پیش‌بینی آن را نمی‌کردید.
با اتوماسیون فرایندها وظایف اصلی میتواند طبق روال ادامه یافته و کمبود کارکنان موجب ترس و نگرانی چندانی نمی‌شود. اگر و هرگاه، یک وضعیت فوق‌العاده جهانی دیگر رخ دهد، می‌توانید با رضایت کامل به اعضای تیم خود اجازه دهید تا مراقب سلامتی خود باشند و نگران کار نباشید.
الان بهترین زمان سرمایه‌گذاری جهت پیشرفت فناوری شرکت و ایجاد زیرساخت‌های خودکارسازی کارها است.
شما برای نجات کسب‌وکار خود در دوران کرونا چه اقداماتی انجام داده‌اید؟
اقدامات سازمانتان را در بخش دیدگاه ها بیان کنید تا دیگر کاربران نیز بتوانند از آن بهره گیرند.
