چطور فعالیت کاربران (User Log) را در اتوماسیون فراگستر کنترل کنیم؟

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

گزارش فعالیت کاربران یا همان User Log، به معنای ثبت و ذخیره‌سازی تمامی فعالیت‌ها و اقدامات کاربران در یک سیستم، به صورت خودکار است؛ فعالیت‌هایی اعم از ورود و خروج به سیستم، فرایندهای انجام شده، دسترسی‌ها، تغییرات تنظیمات، خطاهای سیستمی و… . ثبت و بررسی فعالیت کاربران (User Log) کمک شایانی به ارزیابی عملکرد کاربران و همچنین عملکرد سیستم‌ها دارد و می‌توان به کمک آن‌ها، امنیت و عملکرد سیستم را بهبود ببخشید.

اما سوالی که در این بخش مطرح می‌شود، این است که چطور به این لاگ‌ها دسترسی پیدا کنیم؟ فعالیت کاربران را در اتوماسیون اداری چطور می‌توان رصد کرد؟ در این مقاله به بررسی کامل User Log یا فعالیت کاربران و نحوه مشاهده آن در اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

User Log یا ثبت فعالیت کاربران در سیستم چیست؟

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، User Log یا فعالیت کاربران شامل طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها و اعمالی است که کاربران درون سیستم انجام می‌دهند؛ فعالیت کاربران یا همان User Logها علاوه بر نوع فعالیت صورت گرفته، اطلاعات دیگری نیز در اختیار ما می‌گذارند، اطلاعاتی مانند زمان و تاریخ فعالیت، نام کاربری، نوع فعالیت، توضیحات سیستمی، نتیجه فعالیت و… .

User Logها ابزاری بسیار کاربردی برای ردیابی فعالیت و بررسی عملکرد کاربران و سیستم محسوب می‌گردد و به عنوان یک منبع داده مرجع برای تشخیص و رفع مشکلات مورد استفاده قرار می‌گیرد. نکته قابل توجه در مورد گزارش فعالیت کاربران این است که باید توجه ویژه‌ای به محرمانگی و سطح دسترسی آن داشته باشید.

انواع User Log کدامند؟

انواع مختلفی از گزارش فعالیت کاربران یا همان User Log وجود دارد، که هر کدام از آن‌ها انواع خاصی از فعالیت‌های صورت گرفته در سیستم را ثبت و لیست می‌کنند. توجه داشته باشید که User Logها بر اساس نوع سیستم و همچنین نیازهای سازمانی انتخاب می‌شوند و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

برخی از انواع معروف و پرکاربرد User Log عبارت است از:

انواع User Log

Logins/Authentication Logs

این دسته از لاگ‌ها به صورت خاص بر روی ورود و خروج کاربران در سیستم و احراز هویت آن‌ها تمرکز دارد؛ در Logins/Authentication Logs می‌توانید اطلاعاتی از جمله نام کاربری، زمان و تاریخ ورود/خروج، آدرس IP، مکان جغرافیایی و… به دست بیاورید.

Access Logs

Access Logها اطلاعات مربوط به دسترسی کاربران به منابع سیستم – مانند فایل‌ها، پوشه‌ها، نامه‌ها، بانک‌های اطلاعاتی و… – هستند و همچنین اطلاعانی نیز در مورد زمان دسترسی، نوع عملیات، نام کاربری و… نیز در این لاگ‌ها ضبط ثبت می‌شوند.

Event Logs

در Event Logs، رویداد‌های مهم سیستمی مانند ایجاد فایل، ویرایش و حذف فایل،  تغییر تنظیمات، ایجاد حساب کاربری و این قبیل از موارد، ثبت و پردازش می‌گردند. همانند لاگ‌های قبلی، در این لاک نیز اطلاعاتی مانند زمان و تاریخ رویداد، نوع رویداد، نام کاربری و… نیز ثبت می‌گردند.

Error Logs

خطاهای درون برنامه، خطاهای سرور، خطای شبکه و دیگر خطاها و مشکلاتی که در سیستم رخ می‌دهد، در Error Logs ثبت می شوند؛ به کمک این لاگ‌ها می‌توان به نوع خطا، زمان خطا و دیگر جزئیات مربوط به آن‌ها، دسترسی داشت.

ثبت فعالیت کاربران یا User Log چه کاربردهایی دارد؟

با توجه به اطلاعات و داده‌هایی که گزارش فعالیت کاربران یا همان User Log در اختیار می‌گذارد، می‌توان استفاده‌ها و کاربردهای مختلفی از آن داشت؛ برخی از کاربردهای User Log در سازما‌ن‌ها عبارت است از:

کاربردهای User Log

1- ردیابی و تحلیل رفتار کاربران

اولین کاربرد User Log در ردیابی و تحلیل عملکرد کارکنان است؛ راهبران سیستم و دیگر افرادی که دسترسی لازم برای مشاهده User Logها را دارند، با تجزیه و تحلیل فعالیت‌های کاربران در سیستم، می‌توانند رفتار کاربران و همچنین عملکرد آن‌ها را نیز مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند.

بیشتر بدانیم: چطور با چند کلیک ساده، گزارش عملکرد مکاتباتی کارکنان را در سیستم ارزیابی کنیم؟

2- مانیتورینگ و عیب یابی

از دیگر کاربردهای گزارش فعالیت کاربران، می‌توانیم به مانیتورینگ و عیب‌یابی از سیستم اشاره کنیم؛ با استفاده از لاگ‌ها و بررسی آن‌ها می‌توان علاوه بر رفتار کاربران، عملکرد و رفتار سیستم را نیز مورد بررسی قرار داد و در صورت مشاهده نقص عملکرد و یا بروز مشکل، به سرعت آن را شناسایی کرده و برطرف نمود.

3- پیشگیری از سوءاستفاده داخلی

درز اطلاعات از درون سازمان و یا خرابکاری در درون سازمان یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و مهم محسوب می‌گردد؛ به کمک User Log و ثبت فعالیت‌های کاربران، می‌تواند به دقت هر کدام از فعالیت‌های انجام شده را با جزئیات دقیق مورد بررسی قرار داد و با شناسایی رفتارها و الگوهای ناهنجار، از سوءاستفاده داخلی جلوگیری نمود.

4- بهبود امنیت سیستم

یکی دیگر از کاربردهای User Log، بهبود امنیت سیستم است؛ از لاگ کاربران می‌توان دسترسی‌ها و مجوز‌های آن‌ها را مشاهده کرد و با بررسی و تحلیل آن‌ها، اطلاعات و داده‌ای مهمی در راستای افزایش امنیت سیستم به دست آورد.

کنترل فعالیت کاربران (User Log) در اتوماسیون اداری فراگستر

برای دسترسی به فعالیت‌های ثبت شده کاربران یا همان User Log در اتوماسیون فراگستر، راه‌های مختلفی وجود دارد؛ در ادامه با انواع لاگ‌های موجود در اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین نحوه دسترسی به آن‌ها آشنا خواهیم شد:

1- لاگ مکاتبات

ساده‌ترین لاگی که می‌توانید به راحتی آن را مشاهده کنید، لاگ مکاتبات است؛ برای مشاهده فعالیت‌های انجام شده بر روی مکاتبات و نامه‌ها، تنها کافیست پس از باز کردن نامه، برگه “رویدادها” را انتخاب کنید، تا تمامی فعالیت‌های صورت گرفته بر روی نامه را همراه با جزئیاتی مانند تاریخ رویداد، نام کاربری، نوع رویداد، IP کاربر و… مشاهده نمایید.

مشاهده رویدادهای نامه

2- لاگ رویدادها

لاگ رویداد‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر، شامل تمامی فعالیت‌های کاربران در سامانه است؛ به بیان دیگر در این لاگ می‌توان تمامی فعالیت‌های کاربران به صورت تکی و گروهی را به همراه جزئیاتی مانند تاریخ رویداد، نام کاربر، سمت کاربر، نوع رویداد (عملکرد)، IP کاربر، منبع رویداد و… مشاهده نمود. برای مشاهده این User Log، پس از ورود به منوی زیرساخت، در بخش اطلاعات کاربردی آیکن مشاهده رویداد‌ها را انتخاب می‌کنیم.

بخش اطلاعات کاربردی در قسمت زیرساخت

مشاهده رویداد‌ها در بخش اطلاعات کاربردی در قسمت زیرساخت

پس از انتخاب گزینه “مشاهده رویدادها”، فرم جستجوی رویدادها برای شما به نمایش در آید؛ در این قسمت می‌توانید فیلترهای مختلفی برای جستجوی رویدادها اعمال کنید، تا دقیقا به User Log مورد نظرتان دست پیدا کنید. برخی از آیتم‌های جستجو در بخش مشاهده رویدادها عبارت‌اند از:

• بازه زمانی
• عنوان سازمان
• واحد سازمانی، پرسنل
• IP کاربر
• شناسه
• عملکرد رویداد
• نوع لاگ
• و…

پس از انتخاب گزینه‌های جستجو بر روی دکمه نمایش کلیک می‌کنید و در کمترین زمان ممکن، User Log کاربرد مورد نظر در اختیارتان قرار دارد.

مشاهده لاگ رویدادها

3- لاگ خطاها

همان‌طور که از اسمش پیداست، لاگ خطاها حاوی انواع خطاهایی است که کاربر با آن مواجه شده؛ برخی از این خطاها به دلیل مشکلات و نقص فنی یا نرم‌افزاری در سامانه و برخی دیگر به دلیل اشتباهات کاربران هستند. برای مشاهده لاگ خطاها، کافیست همانند مورد قبلی، وارد بخش “زیرساخت” شوید، اما این دفعه در قسمت “اطلاعات کاربردی” گزینه “مشاهده خطاها” را انتخاب ‌کنید.

ورود به بخش “مشاهده خطاها”

پس از ورود به بخش “مشاهده خطاها”، همانند مورد قبل – یعنی مشاهده لاگ رویدادها – گزینه‌های جستجوی مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی دکمه نمایش کلیک می‌کنید؛ سپس در کسری از ثانیه، تمام لاگ‌های ذخیره شده از خطاهای سیستمی به نمایش در می‌آید.

شایان ذکر است که با کلیک بر روی هر کدام از لاگ‌ها، می‌توانید جزئیات خطا را نیز مشاهده نمایید.

مشاهده لاگ خطاها

برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های کنترل و نظارت بر عملکرد و فعالیت کاربران در اتوماسیون اداری فراگستر و دریافت مشاوره و دموی آنلاین رایگان از کارشناسان ما، بر روی لینک زیر کلیک کنید و فرم درخواست دموی رایگان را تکمیل نمایید.

سخن پایانی

در این مقاله به معرفی و بررسی مفهوم گزارش فعالیت کاربران یا User Log و همچنین انواع مختلف آن آشنا شدیم؛ در ادامه نیز با نحوه مشاهده لاگ‌ مکاتبات، لاگ رویدادها و لاگ خطاها در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شدیم. ضمن تشکر از شما بابت همراهی تا انتهای مقاله، امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید.

سوالات متداول

User Log چیست؟

گزارش فعالیت کاربران یا همان User Log، به معنای ثبت و ذخیره‌سازی تمامی فعالیت‌ها و اقدامات کاربران در یک سیستم، به صورت خودکار است.

انواع User Logها کدامند؟

برخی از انواع لاگ‌ها عبارت‌اند از Logins/Authentication Logs، Access Logs، Event Logs، Error Logs و… .