کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه ها

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

دانشگاه‌ها یکی از ارگان‌هایی هستند که تعداد بسیار بالایی مکاتبه در آن‌ها صورت می‌گیرد و همچنین دارای فرآیندهای مختلفی نیز می‌باشد؛ بهترین ابزار برای افزایش بهره‌وری و همچنین کاهش زمان فرآیندها و سهولت در مکاتبات، نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS است. در این مقاله به بررسی کامل کاربردها و مزایای اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه‌ها می‌پردازیم؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

تعریف اتوماسیون اداری و BPMS

اتوماسیون اداری نرم‌افزاری برای مدیریت ارتباطات، مدیریت اطلاعات و خودکارسازی و تسهیل فرآیندهای مختلف می‌باشد؛ این نرم‌افزار قابلیت اتصال به سامانه‌ها، زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای دیگر را دارد و به همین جهت نرم‌افزاری قابل گسترش است.

از طرفی، نرم افزار BPMS ، ابزاری برای طراحی، خودکارسازی و مدیریت فرآیندها می‌باشد؛ به کمک این نرم‌افزار می‌توان فرآیندهایی که قابل پیش‌بینی و دارای مراحل مشخصی هستند‌، به صورت الکترونیکی و با کمک فرم‌ها، طراحی کرد و خودکار نمود. شایان ذکر است که این فرآیندها در نرم‌افزارهایی که پشتیبانی می‌کنند، قابل پیاده‌سازی می‌باشد، مانند اتوماسیون اداری.

کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه

حال که با تعریف اتوماسیون اداری و BPMS آشنا شدیم، احتمالاً می‌توانید کاربردهای این دو نرم افزار در دانشگاه را حدس بزنید؛ کاربردهای اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه‌ها عبارت‌اند از:

مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی

همان‌طور که می‌دانیم، تعداد زیادی مکاتبه درون/برون سازمانی در دانشگاه‌ها ارسال و دریافت می‌گردد؛ یکی از مواردی که مدیریت این مکاتبات را سخت می‌کند، راه‌های ارتباطی متنوع و جدا از هم می‌باشد.

با اتوماسیون اداری می‌توان تمامی این مکاتبات را به صورت یکپارچه و متمرکز و در یک محیط کاربری مدیریت نمود؛ همان‌طور که گفتیم، اتوماسیون اداری از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های مختلفی استفاده می‌کند و قابلیت‌های متنوعی مانند مدیریت ایمیل، مدیریت فکس و مکاتبات درون سازمانی را در کنار هم برای کاربران فراهم می‌نماید.

مدیریت درخواست ها

انواع مختلفی از درخواست‌های سازمانی، آموزشی، مالی و… در دانشگاه‌ها وجود دارند که افراد از آن‌ها استفاده می‌کنند؛ مدیریت این درخواست‌ها و رسیدگی به آن‌ها به شیوه سنتی، کاری زمان‌بر و هزینه‌بر محسوب می‌گردد، اما با استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS می‌توان درخواست‌ها را در قالب فرم‌های الکترونیکی طراحی کرد و پس از طراحی فرآیندها درخواست به کمک BPMS، فرم را درون فرآیند قرارداد و به این ترتیب، فرآیندها ثبت و رسیدگی به درخواست‌ها با سرعت بالا و با کمترین زمان و هزینه ممکن، صورت می‌گیرند.

خودکارسازی فرآیندها

پیش‌تر به این موضوع اشاره کردیم که به کمک نرم افزار BPMS می‌توان فرآیندهای مختلفی را طراحی و خودکار نمود؛ به عنوان فرآیندهایی مانند درخواست مرخصی، ثبت درخواست‌ها، انتخاب واحد دانشجویان، ارسال خودکار درخواست‌ها به کارتابل افراد مربوطه، محاسبه و پرداخت شهریه، پرداخت حقوق و… به کمک BPMS قابل خودکارسازی هستند.

خودکارسازی فرآیندها، موجب افزایش سرعت کارها و رسیدگی به درخواست‌ها می‌گردد؛ همچنین با الکترونیکی شدن فرآیندها، مصرف کاغذ در سازمان نیز کاهش می‌یابد، که این امر نیز موجب کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود.

اتصال به سامانه های دیگر

یکی دیگر از کاربردهای اتوماسیون اداری، قابلیت اتصال آن به سامانه‌ها و زیرسیستم‌های دیگر است؛ موارد مانند سامانه بایگانی اسناد، سامانه دبیرخانه، پیشخوان خدمات الکترونیک، تابلو اعلانات الکترونیکی و… .

با اتصال هر کدام از این زیرسیستم‌ها به نرم افزار اتوماسیون اداری، می‌تواند قابلیت‌ها و امکانات جدیدی را به آن افزود، تا در محیطی یکپارچه و متمرکز، از انواع ابزارها و نرم‌افزارها استفاده نمود.

مدیریت مستندات

مستندات مختلفی از قبیل بخش‌نامه‌ها، فرم‌ها، قرارداد‌ها، مدارک دانشجویان و… باید به درستی در دانشگاه‌ها دسته‌بندی، ثبت و بایگانی شوند تا در صورت نیاز، در کمترین زمان ممکن بتوان آن‌ها را پیدا کرد و مورد اسjفاده قرار داد؛ استفاده از روش‌های بایگانی سنتی، کاری پرهزینه و زمان‌بر است و فضای زیادی نیز اشغال می‌کند، اما با استفاده از اتوماسیون اداری و زیرسیستم مدیریت مستندات یا همان بایگانی الکترونیکی اسناد، می‌توان انواع مختلفی از مستندات را دسته‌بندی و ثبت کرد و به راحتی نیز آن‌ها را بازیابی نمود.

مدیریت منابع انسانی

مدیریت منابع انسانی و استفاده درست از نیروی انسانی، دغدغه هر سازمان بزرگی می‌باشد؛ دانشگاه نیز به عنوان یک نهاد آموزشی که کارکنان زیادی در بخش‌های مختلف دارد، باید مدیریت درست و بهینه‌ای بر منابع انسانی خود داشته باشد.

به کمک اتوماسیون اداری و زیرسیستم منابع انسانی، می‌توان عملکرد هر کدام از اعضا، کارکنان و کارمندان دانشگاه را مورد ارزیابی قرار داد؛ یا اینکه برای ارسال رزومه و ارسال مدارک برای استخدام، کاربران می‌توانند از فرم الکترونیکی مربوطه استفاده نمایند، تا اطلاعات و درخواستشان وارد جریان کار شود.

مدیریت امور دانشجویان

مدیریت امور دانشجویان، یکی دیگر از دغدغه‌ها و وظایف اصلی دانشگاه‌ها می‌باشد؛ برخی از فرآیندها و امور مرتبط با دانشجویان عبارت‌اند از: درخواست خوابگاه، انتخاب واحد، درخواست استفاده از غذاخوری (سلف سرویس دانشگاه)، انتخاب اساتید راهنما، درخواست مرخصی/انتقالی/انصراف از دانشگاه و… .

تمامی این درخواست‌ها به صوت غیرحضوری قابل ثبت در سامانه هستند و دانشجویان می‌توانند بدون نیاز به مراجعه به دانشگاه، درخواست‌های خود را ثبت نمایند و کارهای مورد نیاز خود را انجام دهند؛ از طرفی این درخواست‌ها به صورت خودکار قابل دسته‌بندی و ارجاع به افراد مرتبط نیز هستند و مسئولین دانشگاه به راحتی از طریق اتوماسیون اداری قادر به مشاهده و رسیدگی به درخواست‌ها و امور دانشجویان می‌باشند.

مدیریت مالی خودکار

فرآیندهای مالی مختلفی در دانشگاه‌ها وجود دارند و به کمک اتوماسیون اداری و BPMS می‌توان تمام آن‌ها را به صورت الکترونیکی و خودکار انجام داد؛ برخی از فرآیندهای مالی دانشگاه‌ها عبارت‌اند از: پرداخت شهریه، پرداخت حقوق، پرداخت قبوض، تسویه‌حساب دانشجویان، وام دانشجویی، محاسبه شهریه و… .

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه

همان‌طور که مشاهده کردید، اتوماسیون اداری و BPMS کاربردهای بسیار متنوعی در بخش‌های مختلف دانشگاه داشتند؛ حال نوبت به مروری بر مزایای استفاده از این دو نرم افزار می‌پردازیم.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه‌ها عبارت‌اند از:

• کاهش زمان فرآیندها و افزایش بهره‌وری آن‌ها
• ایجاد یکپارچگی محیط کاری و سامانه‌های مختلف
• افزایش شفافیت فرآیندهای سازمانی
• امکان پیگیری آنی و غیرحضوری مکاتبات و درخواست‌ها
• بهبود خدمت‌رسانی به دانشجویان و افزایش کیفیت آموزش
• بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش هزینه‌های اضافی دانشگاه‌ها
• مدیریت دقیق منابع انسانی و امور مالی

تجربه پیاده سازی اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در دانشگاه‌های ایران

دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی مختلفی در سراسر کشور از سامانه اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر استفاده می‌کنند؛ دانشگاه‌هایی مانند:

• دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی
• دانشگاه صنعتی کرمانشاه
• دانشگاه رازی کرمانشاه
• و…

به عنوان مثال، دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی در سال 1397 استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر را شروع کرد و این سامانه در دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی پیاده‌سازی شد؛ اکنون با گذشت سال‌ها، زیرسیستم‌های مختلفی بنا بر نیاز این دانشگاه مورد استفاده قرار گرفت؛ برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• اتوماسیون اداری فراگستر نسخه 7

(شامل کارتابل و گردش مکاتبات، بایگانی و جستجوی پیشرفته، دبیرخانه تحت وب، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی و مدیریت جلسات، سامانه تبادل فایل و …)

• نرم افزار فرم ساز
• نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS
• مدیریت ایمیل، فکس، ECE و…
• کارتابل آفلاین
• رسانه سازمانی
• دانش‌نامه سازمانی
• مدیریت مستندات
• نسخه موبایل PWA

سوالی که مطرح می‌شود، این است که استفاده اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی چه مزایای به همراه داشته؟

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی عبارت‌اند از:

• تسهیل امور اداری دانشگاه و سرعت بخشیدن به آن‌ها
• مدیریت و نظارت بر گردش کار در دانشگاه
• خودکارسازی فرآیندهای اداری و صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها
• یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف
• ایجاد محیط کاربری یکپارچه و متمرکز
• تسهیل دسترسی به سامانه‌های مختلف دانشگاه با برقراری قابلیت signal sign-on
• افزایش دسترس‌پذیری به سامانه اتوماسیون اداری، به کمک نسخه موبایل
• ارتباط با سازمان‌ها دیگر در بستر اتوماسیون اداری و به کمک پروتکل ECE
• مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات، درخواست‌ها و فرم‌ها
• تقویت امنیت اطلاعات، داده‌ها، مستندات و مکاتبات
• و…

در ویدیوی زیر، می‌توانید نظرات و سخنان جناب مهدی اثنی عشری – مدیر فناوری اطلاعات دانشگاه صنعی خواجه نصیرالدین طوسی – پیرامون استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در دانشگاه خواجه نصیرالدین طوسی را مشاهده بفرمایید.

مخلص کلام

در این  مقاله به بررسی کاربردها و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در دانشگاه ها پرداختیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون اتوماسیون اداری و BPMS، از شما دعوت می‌کنیم که به وبلاگ فراگستر مراجعه بفرمایید و یا اینکه سوالات خود را در بخش نظرات و یا تماس با شماره 42623 (021)، با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

آیا اتوماسیون اداری فراگستر قابلیت اتصال به سامانه های دانشگاهی را دارد؟

بله، اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک APIها قابلیت اتصال به سامانه‌های مختلف را دارد؛ شایان ذکر است که سامانه‌های دانشگاهی (مانند گلستان و…) نیز باید قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سامانه‌های دیگر مانند اتوماسیون اداری را داشته باشند.

استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS چه مزایایی برای دانشگاه ها دارد؟

• بهبود کارآیی و بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های اضافی
• افزایش و دقت و شفافیت فرآیندها
• ارائه خدمات غیرحضوری
• بهبود خدمت‌رسانی به دانشجویان و کارکنان
• ایجاد یکپارچگی محیط کاربری
• و…