۱۰ دلیل که نشان می‌دهد شما در سازمانتان به اتوماسیون اداری نیاز دارید
زمان تقریبی مطالعه: 10 دقیقه
در این مقاله قصد داریم درباره کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمان و مزایای استفاده از آن به عنوان یک ابزار همکاری و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها صحبت کنیم. همان‌گونه که می‌دانید سازمان‌ها متشکل از افرادی هستند که در راستای اهداف سازمان با همدیگر همکاری نموده و هر کدام وظایف خود را چه بصورت فردی و چه بصورت گروهی با یکدیگر هماهنگ نموده تا در نهایت به نتیجه دلخواه دست یابند.
در هر سازمان برای اینکه افراد بتوانند با یکدیگر تعامل بهتری داشته و وظایف و کارهای روزانه خود را بنحو احسنت مدیریت کنند؛ نیازمند ابزاری مانند اتوماسیون اداری هستند که این نیازها در آن پاسخ داده شده باشد. سیستمی که از طریق آن افراد و نیروهای سازمان بتوانند در عین همکاری با هم، به راحتی کارها و امور محوله خود را مدیریت کنند. چنین ابزاری باید به گونه‌ای باشد که باعث افزایش کارایی و هم‌افزایی درون سازمان شود تا گروه‌های سازمان با همدیگر بهتر تعامل داشته باشند و امور سازمان بهتر انجام گیرد.
اما پیش از اینکه بدانید اتوماسیون اداری چیست، لازم است تا به نشانه‌هایی بپردازیم که مشاهده این نشانه‌ها در سازمان، نشان می‌دهد که شما نیاز به تهیه ابزاری برای مدیریت بهتر افراد و کارهای سازمان خود دارید. اطلاع از اهمیت اتوماسیون اداری برای رفع این نیازها در سازمان، به شما در تصمیم گیری کمک کند.
۱- کارها به موقع انجام نمی‌شود
از جمله عارضه‌های بزرگی که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند اینست که کارها به فراموشی سپرده میشود و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده و مصوبات تایید شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان بدست فراموشی سپرده میشود و یا از طرفی افراد سازمان منتظر انجام کار از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند.
در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد ضروری است.
سازمان‌ها به کمک ابزارهای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر می‌توانند تمامی این موارد را هم بوسیله اپ این برنامه بر روی گوشی‌های موبایل و هم از طریق نسخه وب آن با کامپیوترهای شخصی و سایر پلتفرم‌های موجود در هر زمانی تعریف نموده و کارهای خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمایند. حتی برای هر کار موعد انجام کار و یادآوری تنظیم نمایند تا پیش از موعد و یا در موعدی مقرر به آنها یادآوری‌های لازم داده شود تا کارها به موقع انجام شده و سوابق و روند کارها را بتوان به راحتی پیگیری نمود.
همچنین از کاربردهای اتوماسیون اداری قابلیت گزارش‌گیری از روند انجام کارها و تاخیرات در این نرم‌افزار است که ابزاری بسیار مناسب برای مدیران سازمان بوده تا به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در جریان انجام کارها قرار گیرند.
۲- نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها
اگر شما هم در سازمانتان با این مشکل مواجه هستید که بصورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوراً و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ میتوانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این دغدغه خود را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها و حتی در سازمان امور مربوطه را پیگیری نمائید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.
برای مثال شما در یک جلسه کاری بیرون از سازمان قرار دارید و در همان لحظه یکی از کارهای مهمی که می‌بایست پیگیری نمائید را با استفاده از برنامه موبایل اتوماسیون اداری بر روی گوشی خود مشاهده می‌کنید. همانجا در جریان پیشرفت و وضعیت فعلی کار موردنظر قرار گرفته و از آخرین اقدامات صورت گرفته بر روی آن مطلع می‌شوید. حتی میتوانید به افراد مختلف کار را ارجاع دهید و یا از آنها نتیجه را درخواست نمائید و آن را به صورت آنلاین پیگیری نمائید.
بیشتر بخوانید: وب اپلیکیشن همراه اتوماسیون اداری فراگستر (PWA)
۳- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیاز
از جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها شاهد آن هستیم عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است.
معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا بصورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌های دیگر مرسوم از جمله لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها و یا سایر حافظه‌های ذخیره‌سازی شده است. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آنها و در یک زمان مناسب امر دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. حتی برخی مواقع دسترسی سریع به برخی اطلاعات بسیار ضروری است ولی به دلایل ذکر شده این امکان وجود ندارد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران میشود.
رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربردهای اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را بصورت کاملاً اصولی ذخیره نمایند تا بتوانند با یک جستجوی ساده در کوتاه‌ترین زمان ممکن به آنها دسترسی داشته باشند.
بیشتر بخوانید: زیرسیستم جستجوی معنایی اتوماسیون اداری فراگستر (بهجو)
۴-عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات
شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که در خارج از سازمان باشید و به اطلاعات خاصی در سازمان نیاز داشته باشید. برای مثال در مسافرت، سفر کاری، مرخصی، ماموریت، خارج از کشور و… باشید و نیاز به اطلاعات یک قرارداد خاص داشته باشید و یا نیاز به اطلاعات پرونده یکی از افراد سازمان در ساعات غیراداری و از منزل باشید.
در این مواقع دسترسی و یافتن اطلاعات موردنیاز خارج از سازمان حتی ممکن است بسیار حیاتی باشد. ولی به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب برای نگهداری اطلاعات این امکان را از شما سلب میکند.
شاید مهمترین کاربرد اتوماسیون اداری این است که شما از راه دور و در هر زمانی به راحتی میتوانید به اطلاعات موردنیاز خود حتی از طریق گوشی تلفن همراه‌تان دسترسی پیدا کرده و نیازتان را برطرف نمائید.
بیشتر بخوانید: زیرسیستم میزبانی وب اتوماسیون اداری فراگستر
۵- عدم دسترسی به اطلاعات در صورت در دسترس نبودن شخص مسئول
فرض کنید شما بعنوان مدیر سازمان در یک روزی کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز دارید. چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد.
در برخی مواقع نمی‌توان انتظار داشت افراد سازمان همواره در دسترس باشند و ممکن است به هر دلیلی از جمله مبتلا شدن به بیماری، مسافرت، ماموریت خارج سازمان و… فرد موردنظر در دسترس نباشد. در این مواقع نیز دسترسی به اطلاعات موردنیاز امکان‌پذیر نخواهد بود و یا بسیار دشوار و زمان‌بر است.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد میتواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و حتی به نامه‌هایی که در جریان آن قرار نداشته‌اند دسترسی پیدا کرده و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.
۶- سپری شدن مهلت انجام کارها
برخی مواقع کارهایی توسط مدیران و یا افراد بالاسری در سازمان از کارکنان درخواست میشود که دارای ضرب‌العجل و مهلت انجام هستند. گاهی بدلیل برخی مشکلات و مسائل پیش‌بینی نشده ممکن است آنها نتوانند در موعد مقرر کار محول شده را به سرانجام برسانند. در این میان شاید حتی نتوان به مدیران و افراد مسئول دسترسی داشت و مشکلات و مسائل پیش آمده را به آنها گزارش کرد. در چنین مواقعی معمولا تمامی تقصیرات متوجه کارکنان میشود و مدیران آنها را مقصر انجام نشدن کار مربوطه می‌دانند.
ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکار مانند اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا از این اضطراب در سازمان خود بکاهند و در همان زمان مشکلات و مسائل به وجود آمده را بصورت مستدل در سیستم ثبت و گزارش کنند تا بتوان شرایط زمانی پروژه ها را توجیه کرد. در واقع یکی از کاربردهای نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاهش اضطراب ناشی از سپری شدن مهلت انجام کارها در سازمان است.
حتما بخوانید: اگر اتوماسیون کسب و کار ندارید ۵ خطر بزرگ سازمان شما را تهدید میکند!
۷- جبهه‌گیری و ایجاد تنش میان مدیران و افراد سازمان
معمولاً در کشور ما مدیران بسیاری از کارهای پیش پا افتاده و غیرفوری تا کارهای ضروری و فوری را تلفنی پیگیری می‌کنند. درحالیکه در کشورهای پیشرفته عمدتاً کارها از طریق ایمیل یا سیستم‌های اداری و بصورت الکترونیکی پیگیری می‌شوند و تنها کارهای بسیار ضروری و بعبارتی کارهای اورژانسی را بصورت تلفنی پیگیری و یا رسیدگی می‌کنند.
دلیل این امر هم این است که معمولاً افراد در زمان‌های مختلف و تحت شرایطِ آن لحظه، ممکن است نتوانند به نرمی و خوبی پشت تلفن با دیگران تعامل نمایند و در صورت عدم انجام به موقع کار دچار تنش با افراد سازمان شوند.
به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این فرجه زمانی را هم در اختیار مدیران و هم در اختیار افراد سازمان قرار می‌دهد که از عبارات مناسب‌تر برای پیگیری و پاسخ‌گویی استفاده نموده و جلوی بسیاری از تنش‌ها گرفته خواهد شد. در نتیجه تعامل میان مدیران و افراد سازمان بنحو بهتری صورت می‌گیرد.
۸- عدم امکان تعیین مناسب شاخص‌های ارزیابی و بهره‌گیری از آن
یکی از موارد مهمی که سازمان‌ها به آن نیاز دارند وجود ابزاری برای تعیین میزان عملکرد افراد سازمان و همچنین استخراج شاخص‌های ارزیابی عملکرد از طریق آن است.
یکی از مهمترین قابلیتها و کاربرد های اتوماسیون اداری انواع گزارش‌گیری و استخراج شاخص‌های کارایی و عملکردی مانند سرعت پاسخ‌گویی، میزان حجم کاری و… است. با این نرم‌افزار میتوانید گزارش‌های شخصی‌سازی شده موردنیاز هر سازمان را تهیه کرده که این گزارش‌ها میتواند در تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد بکار برده شود.
حتما بخوانید: ۷ گام برای طراحی یک داشبورد مدیریتی سریع و کارا
۹- دفاتر و یا زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا دارید و مدیریت یکپارچه آنها دشوار است
برخی سازمان‌ها بصورت هلدینگ و شامل چند شرکت و یا سازمان زیرمجموعه مجزا هستند. شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط مختلف جغرافیایی قرار دارند و یا حتی برخی سازمان‌ها دفاتر کاری و یا شعبه‌های متعددی دارند که در بخش‌های مختلف شهر، استان، کشور و یا حتی جهان قرار دارند.
مسلما به علت پراکندگی شرکتهای زیرمجموعه، مدیریت آنها بسیار دشوارتر از مدیریت یک مجموعه متمرکز است.
در این حالت شما نیاز به ابزاری دارید که بتوانید این مجموعه‌ها را بصورت یکپارچه به هم متصل نموده و داده‌ها و اطلاعات متمرکز و واحدی داشته باشید که بتوانید به راحتی کارهای مختلف را در سازمان‌های خود رهگیری نمائید. امور را بصورت الکترونیکی یکجا نظارت و مدیریت نموده و گزارش‌های یکپارچه‌ای را تهیه کنید که شما را در جریان پیشرفت و عملکرد سازمان خود قرار دهد.
برخی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از قابلیتهای بسیار خوبی در این زمینه برخوردار هستند که شما میتوانید با بهره‌گیری از آنها، سازمان‌ها و دفاتر کاری خود را بصورت متمرکز و یکپارچه به راحتی مدیریت و نظارت نمائید.
بیشتر بخوانید: زیرسیستم چند سازمانی اتوماسیون اداری فراگستر
۱۰- عدم پیشرفت در فرایندهای سازمان بدلیل عدم حضور فیزیکی افراد
روزانه فرایندهای مختلفی در سازمان‌ها جریان پیدا میکند که بسیاری از آنها در مرحله‌ای خاص متوقف میشود. برخی نقاط فرایندها همانند گلوگاه هستند و با رسیدن فرایند به آن نقطه، زمان بسیار زیادی طول خواهد کشید تا فرایند به مرحله بعد برسد. خیلی از مواقع این تاخیرها به علت عدم حضور فیزیکی فرد و مسئول مربوطه در سازمان است.
برای مثال ممکن است در یک فرایند مرخصی نیاز به تایید مدیر منابع انسانی باشد و این شخص در جلسه یا خارج از سازمان باشد. یا برای تایید فرایند ارزیابی عملکرد نیاز به بررسی سرپرست هر فرد باشد. یا مواردی از این قبیل که بسیار در سازمان‌ها رایج است.
در این مواقع وجود ابزاری برای مکانیزه کردن فرایندها و گردش فرایندها در سازمان به صورت الکترونیکی که بتوان در هر زمان و در هر مکانی فرایندها را بررسی، تایید و یا رد کرد بسیار ضروری به نظر می‌رسد.
نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری که شامل نرم‌افزارهای مدیریت جریان کار و یا به اصطلاح BPMS ها نیز هستند در این زمینه می‌توانند بسیار به شما کمک کنند تا به راحتی بتوانید فرایندهای مرسوم و یا فرایندهای تخصصی سازمان خود را در نرم‌افزار طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت نمائید.
کلام آخر
نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب‌وکار از جمله اتوماسیون اداری، علاوه بر گردآوری و ذخیره‌سازی اطلاعات بعنوان یک ابزار همکاری و تعامل سازمانی شناخته میشود. از جمله کاربرد های اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه بهره‌ور شدن سازمان است. همچنین دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت محیط زیست بدنبال خواهد داشت.
شما نسبت به نوع کسب‌وکار و نیاز سازمانتان میتوانید از ماژول‌های مختلف اتوماسیون اداری بهره گرفته و جریان اطلاعات در داخل و خارج از سازمان را افزایش دهید.
